Elektronisches Postfach für Hausverwaltungen

Mit etg24 stellen Verwaltungen allen „Online-Eigentümern/Mietern“ Briefe in wenigen Minuten digital in ihr persönliches elektronisches Postfach zu. Dabei sehen Verwalter sogar, wann das E-Postfach geöffnet wurde. Bei „Offline-Eigentümern/Mietern“ übernimmt die Hausverwaltungssoftware etg24 die Sortierung der verschiedenen Dokumente. Dadurch wird für jede Einheit ein druckfertiges Dokument erstellt, welches selbst gedruckt oder einem Postdienstleister übergeben werden kann.

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Unsere Mission: Zufriedene Verwaltungen, Eigentümer & Mieter

Elektronisches Postfach in der Hausverwaltung

Der digitale Versand von Dokumenten löst stetig, aber sicher, die Briefpost ab. Viele Menschen kennen die digitale Zustellung in ein elektronisches Postfach bspw. vom Online-Banking, dem Telefonvertrag- oder Versicherungsanbieter. Ein digitales Postfach spart Geld sowie Zeit und schont dabei noch die Umwelt. Gute Gründe, um den Postversand in der Hausverwaltung zu digitalisieren. Als Verwalter stellen Sie Ihren Kunden dadurch z. B. Einladungen und Abrechnungen schnell und einfach ins E-Postfach zu. Diese Funktion wird in der Software etg24 „Sendungen“ genannt und ist in der Pro-Version verfügbar. In folgendem Beitrag erfahren Sie alles, was Sie über ein elektronisches Postfach bzw. unsere Sendungsfunktion wissen sollten.

Inhalt

Was ist ein elektronisches Postfach in der Hausverwaltung?
Elektronisches Postfach etg24: Vorteile für Immobilienverwalter
Hand in Hand: Sendungsfunktion und Beschlussfassung (Umlaufbeschluss & Eigentümerversammlung)
Elektronisches Postfach etg24: Vorteile für Eigentümer & Mieter
Fazit: Profitieren mit dem elektronischen Postfach von etg24

Was ist ein elektronisches Postfach in der Hausverwaltung?

Eine analog arbeitende Immobilienverwaltung produziert Unmengen an Papier. Dokumente drucken, sortieren, falten, kuvertieren und per Post an Eigentümer oder Mieter verschicken, gehört damit zum Alltag. Angesichts der Tatsache, dass im Jahr 2021 88,8 % der deutschen Bevölkerung ein Smartphone besaßen, erscheint der Briefversand heutzutage weitgehend überholt (zur Quelle: Statista). Ein elektronisches Postfach bietet den Kunden einer Hausverwaltung die Möglichkeit, relevante Dokumente digital abzurufen. Versendet die Verwaltung die Post über die Software, wird der hinterlegte Nutzer sofort per E-Mail darüber benachrichtigt, dass eine digitale Sendung im E-Postfach zum Abruf bereitsteht. Datenschutzkonform kann der Inhalt des digitalen Briefes im elektronischen Postfach erst nach Login eingesehen werden. Das Praktische ist, dass ein elektronisches Postfach nichts verliert und der Eigentümer oder Mieter rund um die Uhr die Dokumente abrufen kann.

Elektronisches Postfach etg24: Vorteile für Immobilienverwalter

Über das Portal etg24 können Verwaltungen ihren Kunden nicht nur ein elektronisches Postfach zur Verfügung stellen. Vielmehr ist die etg24 Sendungsfunktion für jede Verwaltung ein wirksames Mittel zur Effizienzsteigerung. Folgender beispielhafter Prozess zeigt die Vorteile: Sie haben die Abrechnungen und Wirtschaftspläne erstellt und nun möchten Sie zur Eigentümerversammlung einladen und die Abrechnungen etc. beifügen.

Einladung erstellen

Sie können etg24 aufgrund der wohnungswirtschaftlichen Struktur führend für Ihre Kundendatenverwaltung nutzen. Dadurch, dass Online-Nutzer ihre Daten direkt selbst im Portal ändern können, haben Sie kaum Aufwand und immer aktuelle Kundendaten. Auf Basis dieser Daten, können Sie einen Word-Serienbrief für das Anschreiben bzw. die Einladung erstellen.

Kein Sortieren

Einladung, WEG-Abrechnung, Wirtschaftsplan, Heizkostenabrechnung oder sonstige Anhänge für jeden Eigentümer sortieren? Mit etg24 sparen Sie sich diese Arbeit. Sie laden jeden Dokumentenstapel in etg24 hoch und die Zuordnung zum jeweiligen Vertrag/Eigentümer passiert automatisiert. Dadurch erhalten Sie für jede Wohneinheit eine vorsortierte PDF.

Weniger Versand

Eigentümern, die digital sind und eine E-Mail-Adresse besitzen, können Sie die Sendung online ins E-Postfach zustellen. Hierdurch entfallen Druck- und Portokosten vollständig. Übrig bleiben nur noch die verbleibenden „Offline-Nutzer“. Dank etg24 haben Sie für diese bereits eine sortierte PDF. Selektieren Sie alle Nutzer mit Postzustellung und übergeben die PDFs je Einheit an einen Postdienstleister oder drucken selbst.

Mehr Transparenz durch Öffnungsnachweis

Bei etg24 sehen Hausverwalter bei allen Online-Nutzern, wann der digitale Brief im elektronischen Postfach abgerufen wurde und das sogar mit Zeitstempel. Dadurch haben Sie sogar noch mehr Transparenz wie bei einem Einschreiben.

Automatisierte Dokumentenablage

Mit dem Briefversand direkt auch die Dokumentenablage erledigen? Für maximale Effizienz erledigen Verwalter mit der etg24 Sendungsfunktion drei Dinge gleichzeitig: Erstens verschicken Sie Ihre Post, zweitens erledigen Sie Ihre Dokumentenablage im Dokumentenmanagementsystem etg24 und drittens auch die Ablage beim Kunden in seinem Dokumentenbereich im Onlineportal.

Hand in Hand: Sendungsfunktion und Beschlussfassung (Umlaufbeschluss & Eigentümerversammlung)

Über etg24 können auch Umlaufbeschlüsse und Eigentümerversammlungen gemanagt und durchgeführt werden. Dies geht bei etg24 Hand in Hand mit der Sendungsfunktion. So können Sie clever den gesamten Prozess rund um die Beschlussfassung im Portal abbilden.

Beispiel Umlaufbeschluss: Verwaltungen erstellen in wenigen Minuten digital einen Umlaufbeschluss über etg24. Alle Online-Eigentümer können bequem ihre Stimme über das Portal bzw. die App abgeben. Für die verbleibenden Offliner wird automatisch ein Stimmzettel generiert und in die Sendungsfunktion überführt. Die Stimmzettel der Offline-Eigentümer müssen nur noch gedruckt und verschickt werden. Nach erfolgter Abstimmungs- und Überprüfungsphase wird der gefasste Beschluss automatisiert in ein Protokoll überführt. Dieses Protokoll kann wieder über die Sendungsfunktion digital in das elektronische Postfach sowie analog verschickt werden.

Elektronisches Postfach etg24: Vorteile für Eigentümer & Mieter

In einem modernen Kundenportal wie etg24 haben Nutzer ein elektronisches Postfach zum Empfang von digitaler Post. Ein großer Vorteil ist, dass Eigentümer und Mieter dadurch alle Dokumente und Briefe zur Immobilie an einem Ort digital archiviert haben. So geht kein Brief mehr verloren. Außerdem sind die versendeten Dokumente nicht nur im elektronischen Postfach abgelegt, sondern auch in der übersichtlichen Dokumentenablage in der dazugehörigen Kategorie. Langes Suchen von vergangenen Abrechnungen in einem Leitzordner gehört damit der Geschichte an. In wenigen Klicks finden Eigentümer und Mieter die gesuchten Dokumente. Dabei ist etg24 durch die integrierte Dokumentenvorschau direkt im Internetbrowser oder der App besonders praktisch. Durch die Vorschau sieht der Nutzer sofort, ohne vorheriges Herunterladen, den Inhalt der Dokumente. Diese Funktion spart Zeit und bei der mobilen Nutzung Datenvolumen.

Weiterer Vorteil des online Versands ist, dass Kunden digitaler Verwaltungen z. B. ihre Abrechnungen Wochen früher erhalten, da das zeitaufwendige Drucken, Sortieren und Kuvertieren von Dokumenten bei der Hausverwaltung entfallen.

Fazit: Profitieren mit dem elektronischen Postfach von etg24

Ein elektronisches Postfach ist ein Muss für die effiziente Verwaltung. Mit der Sendungsfunktion von etg24 profitieren dabei alle beteiligten Parteien gleichermaßen. Verwaltungen sparen durch den automatisierten hybriden Versand über die Software etg24 wertvolle Arbeitszeit und Kosten. Eigentümer und Mieter mit einem Login zum Kundenportal haben alle Briefe und Dokumente dauerhaft und rund um die Uhr im digitalen Postfach archiviert.

Haben Sie Interesse Ihre Prozesse mit etg24 zu vereinfachen und möchten unsere Software einmal live sehen? Dann vereinbaren Sie einen Online-Präsentationstermin mit unseren Experten und testen etg24 unverbindlich bei sich in der Verwaltung.

Michaela Knodt | STRATEGIC RELATIONSHIP SALES MANAGER

Bei Fragen zu unserem Produkt steht unser Team Ihnen gerne Rede und Antwort. Auch falls Sie einmal Hilfe brauchen, sind wir natürlich gerne für Sie da.

FAQ zum Thema elektronisches Postfach

Was ist ein elektronisches Postfach bei etg24?

Ein elektronisches Postfach erlaubt Kunden den digitalen Zugriff auf wichtige Dokumente. Benutzer werden per E-Mail über neue digitale Sendungen informiert und können den Inhalt nach dem Login einsehen. Das elektronische Postfach gewährleistet Datenschutz und ermöglicht rund um die Uhr den Abruf der Dokumente, ohne dass etwas verloren geht.

Welche Möglichkeit bietet Ihnen das elektronische Postfach von etg24?

Über etg24 können Verwaltungen ihren Kunden nicht nur ein elektronisches Postfach bieten, sondern wichtige Dokumente effizient versenden. Das Portal ermöglicht eine nahtlose Abbildung des gesamten Beschlussfassungsprozesses. Es lassen sich Abrechnungen, Einladungen und Dokumente für Umlaufbeschlüsse und Eigentümerversammlungen problemlos verwalten und versenden.

Was sind die Vorteile des elektronischen Postfachs?

etg24 bietet Nutzern ein elektronisches Postfach zum digitalen Postempfang. Ein großer Vorteil ist, dass alle Immobilien-Dokumente zentral archiviert sind. Die integrierte Dokumentenvorschau spart Zeit und Datenvolumen.

STARTEN SIE DURCH!

Schon unsere etg24 Basis Version katapultiert Sie auf die Überholspur! Verpassen Sie also nicht den Start in die Digitalisierung.

Übrigens haben wir für Sie alle Starthürden aus dem Weg geräumt und etg24 als moderne Web-App konzipiert. Sie benötigen für die Benutzung nur einen aktuellen Web-Browser. Da Sie unsere Website bereits mit einem solchen besuchen, haben Sie auch schon alles was Sie brauchen, um etg24 einzusetzen!

Echte Menschen. Echte Erfolgsgeschichten.

Wenn Prozesse leichter werden, entsteht Raum für das Wesentliche: Menschen, Zusammenarbeit und Vertrauen.
Diese Geschichten zeigen, wie Verwaltungen mit etg24 genau das erreichen.

„Wir zeigen unsere Vorgänge in etg24 – die Eigentümer sehen, was wir tun. Diese Transparenz ist fantastisch.“

Thomas Nitsche

GERBURG Grundstücks- und Hausverwaltungs GmbH

„Wenn ich morgen kein etg24 mehr hätte, würde ich den Laden zumachen.“

Felix Immobilien GmbH

FELIX Immobilien GmbH

„Wir wurden Schritt für Schritt begleitet. Das hat den Unterschied gemacht.“

Ines Scholtz

Scholtz Quartiermanager GmbH & Co. KG

DATENSCHUTZSTANDARDS GEMÄSS DIN ISO/IEC 27001

Uns ist der Schutz Ihrer Daten besonders wichtig. Darum treffen wir eine Vielzahl technischer und organisatorischer Maßnahmen, um diese vor unbefugten Zugriffen zu schützen.

100% ERNEUERBAREN ENERGIEQUELLEN

etg24 verwendet für den Betrieb aller Server zu 100% Strom aus Solar- und Wasserkraftwerken. Auch in unseren Büros setzen wir ausschließlich auf Ökostrom aus erneuerbaren Energien.

VERBINDUNGEN SSL/TLS VERSCHLÜSSELT

Heutzutage ist Verschlüsselung von Internet-Kommunikation ein absolutes Muss. Deswegen verschlüsselt etg24 ausnahmslos allen Datenverkehr zu und zwischen den Servern.

RUND UM DIE UHR ERREICHBAR

Unsere Produkte stehen Ihnen 24 Stunden am Tag zur Verfügung und sind noch dazu von überall aus erreichbar. Mit Ihrer Internetverbindung haben Sie bereits alles, was sie benötigen.