Für Verwaltungen

Stammdatenverwaltung, die sämtliche wohnungswirtschaftlichen Strukturen basierend auf Objekt, Einheit und ET-/Mietverhältnissen umfassend und zukunftsfähig abdeckt.

• Verwaltung von Miet- und WEG-Objekten (inkl. SEV) mit Untergemeinschaften
• Verwaltung von Objekteigenschaften wie Baujahr, Heizungsart, Energieträger etc.
• Verwaltung von Einheiteneigenschaften inkl. Typ (Wohnung, Gewerbe, Garage, Stellplatz, Raum), Lage, MEA und Fläche
• Verwaltung von Eigenschaften zu Nutzungsverhältnissen wie Postzustellung, SEV und Leerstand
• Übersichtliche Historie aller Nutzungsverhältnisse
• Zentrale Kontaktverwaltung von Eigentümern, Mietern, Bevollmächtigten, Beiräten und Ansprechpartnern, wie Handwerker, Dienstleister sowie Lieferanten, unabhängig davon, ob diese sich im Online-Portal registrieren/anmelden
• Objektübergreifende Suchfunktionen mit verschiedenen Filterkriterien
• Innovative und selbstständige Stammdatenpflege durch die Nutzer
• Einfacher Massen-Export & -Import von Objekt-, Einheiten- und Kontaktlisten im CSV-Format
• Stammdaten als Grundlage für sämtliche Automatisierungen
• Verwaltung von Bevollmächtigten. Diese können als online und offline Nutzer verwaltet und zusätzlich mit einem Anfang- und Enddatum zeitlich bestimmt werden. Der Onlinezugriff ist nur innerhalb der Laufzeit möglich. Praktische Funktion für z. Bsp. Maklerzugang.
• Verwalten von Beiräten mit speziellen Zugriffsrechten wie z. Bsp. dem zusätzlichen Dokumentenregister „Verwaltungsbeirat“, einer Vorschau der ETV oder Auswahl bei Vorgängen, Terminen und Meldungen
• Einheitengruppen, um Informationen zielgerichtet und einfach verteilen zu können
• Objektgruppen, um Informationen objektübergreifend mit allen Kunden zu teilen

Grundlegende Portalfunktionen für die Digitalisierung Ihrer Verwaltung

• Cloudbasiertes Kunden & Service-Portal mit passwortgeschütztem Zugang
• Einfacher & schneller Registrierungsvorgang für Verwalter, Eigentümer und Mieter
• Mobile App (Android & iOs) für Sie und Ihre Eigentümer & Mieter
• Exzellente Benutzerfreundlichkeit dank gleicher Menüführung egal ob Web-Version oder mobile App
• Hohe Datenschutzstandards gemäß ISO/IEC 27001 und mit SSL/TLS-Verschlüsselung
• Keine Beschränkung an Redakteuren, Nutzern und Geräten
• Immobilienwissen für Eigentümer und Mieter
• Automatisierte E-Mail-Benachrichtigung bei neuen Inhalten
• Wohnungswirtschaftliche Datenstruktur: Alles wird dort archiviert, wo es hingehört
• Blitzschnell jeden Kunden dank globaler Nutzersuche finden
• Einfacher Export von Tabellen und Statistiken (Nutzerliste, Registrierungsstatistik etc.)
• Unternehmens-Branding: Portal mit Logo, Firmenname, Layout, Farben individualisieren

Strukturiertes Dokumentenarchiv in der Cloud für Sie und Ihre Kunden

• Ablage von Objektdokumenten (z. B. Hausordnung, Teilungserklärung, Protokolle, Energieausweis, etc.)
• Ablage von personenbezogenen Dokumenten für Eigentümer und Mieter
• Massenupload von personenbezogenen Dokumenten
• Integrierte Dokumentenvorschau
• Vorkonfigurierte Dokumentenstruktur mit definierten Berechtigungen
• Unbegrenzte Anzahl an Dokumentenuploads
• Jahresordner und Unterordner für mehr Struktur
• Dokumente auf der Einheit verwalten
• Exklusiver Dokumentenbereich für Beiräte (Online–Belegprüfung)
• Interner Dokumentenbereich nur für Mitarbeiter sichtbar

Funktionen, die die Kommunikation für Sie und Ihre Kunden einfacher, effizienter und strukturierter gestalten

• Standard Serviceformulare für viele Anwendungsfälle (z. B. Schadensmeldung, Schlüsselbestellung etc.)
• Konversationen („Einzel- & Gruppenchats“) mit Kunden
• Konversationen mit weiteren Kontakten bspw. Dienstleistern (kein Portalzugang notwendig für Kontakte)
• Dashboard: Übersicht über alle Konversationen im Unternehmen mit praktischen Filtermöglichkeiten (bearbeitet/offen/…)
• Meldung (Digitaler Aushang im Kundenportal)
• Rundschreiben (Sofort-Benachrichtigung an ausgewählte Nutzerkreise)
• FAQs: Standard-Fragen-und-Antworten-Katalog erstellen und bearbeiten
• Kollegen als Beobachter hinzufügen
• Wiedervorlagen setzen, damit keine Kommunikation vergessen geht
• Konversationen mit Vorgängen verknüpfen
• Nachrichten-/ Meldungsversand terminieren
• Einfache Erstellung von Serienbriefen bequem auf Basis der Stammdaten in etg24 auf Ihrem persönlichen Briefpapier
• Digitale Sendung – Papiersortieren abschaffen und Kunden beliebig viele Briefe digital zustellen
• Lesebestätigung: Geöffnete Sendungen werden mit einem Zeitstempel versehen
• Übergeben Sie Ihre PDF-Sendungen an einen Druck- oder Postdienstleister für den Versand der restlichen Papierpost

Als Digitalisierungsexperten wissen wir, dass die strukturierte Einführung einer neuen Lösung das A & O ist. Wir begleiten Sie von Anfang an und bieten umfassende Hilfestellungen.

• Integrierter „Hilfe&Support“- Bereich mit Hilfetexten, Erklärvideos und Schritt-für-Schritt-Anleitungen in Ihrem Portal
• Regelmäßig öffentliche und kostenfreie Schulungswebinare
• Support bei spezifischen Anwendungsfragen (per E-Mail oder telefonisch)
• Remote-Support per Fernwartung nach Terminabsprache

Bearbeiten Sie Vorgänge an einem zentralen Ort und teilen wichtige Informationen mit Ihren Kunden für mehr Transparenz

• Vorgangsbearbeitung (Dokumentation von Vorgängen mit Statusaktualisierungen und Anhängen)
• Einfaches und schnelles Einholen von Angeboten aus dem Vorgang heraus
• Vergabe von Aufträgen an Kontakte und Dienstleister mit Abarbeitungsstatus
• Kommunikation mit externen Dienstleistern in einem Vorgang
• Verknüpfen Sie Termine und Konversationen zu einem Vorgang
• Dashboard: Übersicht über alle Vorgänge im Unternehmen mit integrierter Such- und Filtermöglichkeit nach verantwortlichem Mitarbeiter, Objekt und Status

Behalten Sie den Überblick – Managen Sie Ihre Aufgaben ganz einfach und mit minimalstem Aufwand mit etg24 To-Dos

• Dokumentieren Sie Termine und teilen diese ggfs. mit Kunden
• Kalenderdashboard: Wöchentliche oder monatliche Übersicht über alle wichtigen Ereignisse
• Erstellen Sie Notizen mit Aufgaben (=To-Dos), weisen diese ggfs. Mitarbeitern und Kollegen zu und definieren ein Fälligkeitsdatum
• Dashboard To-Dos: Übersicht über alle ToDos im Unternehmen nach Datum sortiert und mit Filtermöglichkeiten versehen

Beschlussfassung maximal effizient und 100 % integriert im Kundenportal etg24

•  Umfrage: Einfache Funktion zur Abfrage von Meinungsbildern
• Der digitale Umlaufbeschluss: Von der Eingabe, Verteilung, Abstimmung bis zur Dokumentation
• Stimmgewichtungen wie Einheiten, MEA, Köpfe und spezielles Stimmgewicht automatisch abbildbar. Einfache Auswahl der abzustimmenden Einheiten nach z. Bsp. Untergemeinschaften
• Vorbereitung der Eigentümerversammlung und Versand der Beschlusspunkte (Abstimmzettel) direkt mit der integrierten Sendungsfunktionalität
• Automatisierte Vollmachtvergabe, Eigentümer können diese eigenständig verwalten
• Integrierte Rückmeldung ob die Eigentümer Ihre Teilnahme online oder in Präsenz planen
• Eigentümerversammlungen: Einlassmanagement mittels QR-Code, Stimmabgabe per App oder Handzeichen. Visualisierung des Abstimmergebnis via Kuchendiagramm
• Automatisierte Protokollerstellung mit Anwesenheitsliste und digitalem Unterzeichnen
• Vom System, auf Basis der durchgeführten Abstimmungen, generierte Beschluss-Sammlung

Telefonate effizienter führen und dokumentieren

• Anruferkennung und Rufaufbau: Cloud-Telefonanlage mit etg24 verknüpfen und sofort erkennen, wer anruft und zu welchem Objekt der Anrufer gehört
• Gesprächsvermerke zu Kontakten erfassen. Haben Sie Ihre Cloud-Telefonanlage mit etg24 verknüpft, ploppt das Fenster zum Erfassen der Gesprächsvermerke direkt auf Ihrem Bildschirm auf. Archiviert werden die Vermerke automatisch beim Kontakt
• Weisen Sie bei Bedarf den Gesprächsvermerk einer Konversation zu, um alle Informationen zu einem Sachverhalt zu bündeln
• Noch unbekannte Nummern unkompliziert bei einem bestehenden Kontakt hinterlegen
• Dashboard: Übersichtliche Dokumentation der Gespräche mit Filtermöglichkeiten nach Objekten und Mitarbeitern
• Erfassung der Dauer von Telefonaten sowie der Anrufrichtung (ein- oder ausgehende)

Dank der E-Mail-Inbox integrieren Sie Ihre E-Mails mithilfe von Künstlicher Intelligenz kinderleicht in etg24. Damit bündeln Sie Ihre gesamte Kommunikation digital an einem Ort.

• Flatrate: Verarbeitung beliebig vieler E-Mails
• Automatische Zuordnung der E-Mails zu Kontakten
• Nie wieder nichtssagende Betreffzeilen. KI-basierte Zusammenfassung der Nachricht
• Intelligente Ermittlung des zuständigen Mitarbeiters

etg24 verfügt über eine moderne Schnittstelle. In der Enterprise-Version können Sie beliebig viele Dienstleister an etg24 anknüpfen.
Welche Integrations-Partner bereits über eine aktive Schnittstelle verfügen, finden Sie in der etg24-Anwendung unter dem Menüpunkt „Add-Ons und Integrationen“.
Eine technische Dokumentation der REST-API finden Sie hier.

Vollständige Datenpflege in der etg24-Cloud. Profitieren Sie vom Self-Service und lassen Ihre Eigentümer und Mieter selbstständig über das Portal Kontodaten hinterlegen und Mandate erteilen. 

• Bankkonten auf Objektebene 
• Mandats- und Kontopflege durch Sie und Ihre Nutzer
• Übertragung der Bank- und Mandatsdaten an Ihr Buchhaltungssystem, sofern dieses bereits unsere moderne bidirektionale API unterstützt. (*Informieren Sie sich bei Ihrem Anbieter)

Digitalisierung und Automatisierung des Rechnungseingangs von PDF- & E-Rechnung, Rechnungsfreigabeworkflows bis hin zur Ablage in den Dokumenten und Vorgängen

• KI-basierte Erkennung von Rechnungen in unserer E-Mail-Inbox 
• Dashboard aller Rechnungen
• Rechnungsfreigabeworkflow 
• Bei Bedarf Weiterleitung an Ihr Buchhaltungssystem (*Sofern Ihr Buchhaltungssystem eine E-Mail-Einbindung oder eine Schnittstelle unterstützt)

Behalten Sie den Überblick über Ihre Arbeitszeit und die Ihrer Mitarbeiter. Steigern Sie Ihre Produktivität und legen die Basis für zeitbasierte Abrechnungen

• Zeiterfassung aller geführten Telefonate
• Zeiterfassung innerhalb der Vorgangsbearbeitung (ab Q2/2025)
• Zeiterfassung von geführtem Schriftverkehr (ab Q2/2025)
• Auswertungen mit Filtermöglichkeit nach Objekten und Mitarbeitern
• Reporting-Modul zur Analyse Ihrer Zeitaufwände (ab Q2/2025)

Mit dem Aktivitätsverlauf können Sie chronologisch nachvollziehen, wer wann welche Änderung vorgenommen hat. Dadurch haben Sie maximale Transparenz und Sicherheit. 

Seien Sie die ersten, die von KI-Innovationen in etg24 profitieren und das stets ohne Aufpreis.

• Intelligente Objektzuordnung von Nachrichten und Telefonaten
• Intelligente Zuordnung der Kontakte
• Intelligente Zuordnung der Sachbearbeiter
• Lassen Sie Ihre Anrufe mit Hilfe der AI-Mailbox von bspw. MANAGBL.AI* von einer künstlichen Intelligenz entgegennehmen und als Gesprächsvermerk direkt in etg24 erstellen.
  (*Informieren Sie sich bezüglich der anfallenden Kosten direkt beim Anbieter)
• KI-Zusammenfassung von Texten
• Profitieren Sie von intelligenten Antwortvorschlägen
• Weitere Innovationen sind in Planung