Terminverwaltung digital & transparent

Bei der Verwaltung von Immobilien fallen unzählige Termine mit den unterschiedlichsten Parteien an. Egal ob Objektbegehung mit Beiräten und Handwerkern, Wohnungsübergaben mit Mietern oder die Eigentümerversammlung mit der WEG, es gilt den Überblick zu behalten und alle beteiligten Personen in Kenntnis zu setzen. Mit etg24 wird die Terminverwaltung digital und transparent. Hausverwaltungen können Termine online planen und über das Onlineportal informieren.

Terminverwaltung mit der Software etg24 – So geht´s

In der Hausverwalter Software etg24 können Verwalter unter anderem Termine verwalten. Im folgenden Artikel erfahren Sie alles rund um das Thema Terminverwaltung in der Immobilienverwaltung.

Warum ist die Terminverwaltung für alle Beteiligten einer Immobilie wichtig?

Eine Immobilie verbindet Menschen: Verwalter, Eigentümer, Mieter und Dienstleistungsunternehmen. Anfallende Termine können eine oder mehrere beteiligte Parteien, einzelne Personen oder nur die Verwaltung intern betreffen. Ein gutes Terminmanagement ist entscheidend, denn nur so sind die richtigen Beteiligten über die anstehenden Termine des Objekts informiert. Die Beispiele für Termine im Rahmen der Verwaltung einer Immobilie sind endlos:

  • Objektbegehungstermine 
  • Zählertausch und Ablesetermine 
  • Eigentümerversammlungen
  • Sperrungen von Parkplätzen oder Tiefgaragen 
  • Abstellung des Kalt-Warm-Wassers für einen Zeitraum 
  • etc.

 

Es liegt also im Interesse jeder Partei, dass die Terminverwaltung online für alle einsehbar ist. Mit einer cloudbasierten Software für die Terminverwaltung ist dies möglich. 

 

Welche Lösungen bietet etg24 zur Online-Terminverwaltung an?

In der etg24 Software ist die Terminverwaltung ab der Plus-Version integriert. Eine Übersicht aller Produktversionen finden Sie hier.  

Termine online erstellen 

Im verwalteten Objekt besteht die Möglichkeit, Termine einzustellen. Dafür werden mindestens Titel und das Datum zum Termin benötigt. Optional kann eine weitere Beschreibung und das Hinzufügen einer Adresse erfolgen. Außerdem ist auszuwählen, wen der Termin betrifft. Sollen alle Eigentümer, Mieter, Bewohner, Beiräte und/oder Lieferanten informiert werden? Kein Problem – mit nur einem Klick ist die relevante Gruppe ausgewählt. Betrifft der Termin lediglich einzelne Personen? Dann können diese manuell selektiert werden. Gibt es nähere Informationen zum Termin? Anhänge im Termin ermöglichen es, weiterführende Dokumente zu teilen.

Benachrichtigungen im Rahmen der Terminverwaltung

Das online Terminmanagement im Kundenportal etg24 hat den Vorteil, dass umgehend nach Veröffentlichung des Termins alle hinterlegten Nutzer benachrichtigt werden. Eine E-Mail oder Push-Benachrichtigung bei Nutzung der Hausverwaltungs App informiert über den geplanten Termin. Der angekündigte Termin kann in den privaten online Terminplaner bzw. Kalender, wie bspw. Google oder Outlook mit wenigen Klicks übernommen werden. Nutzt der zuständige Mitarbeiter der Hausverwaltung auch einen weiteren digitalen Kalender für das Management seiner Termine, kann dieser sich ebenfalls über die ICS-Datei den Termin in den eigenen Kalender übertragen. 

Kalendermanagement für mehr Übersicht

Hausverwaltungen haben im Rahmen der etg24 Terminverwaltung eine Kalender-Übersichtsseite. Hier können auf Monats, Wochen oder Tagesbasis anstehende Termine eingesehen werden. Natürlich besteht die Möglichkeit, mit einem Klick in das zugehörige Objekt zu navigieren, falls weitere Informationen benötigt werden.

 

Vorteile der Terminverwaltung online über etg24

Terminorganisation maximal effizient

Nutzen Kunden einer Hausverwaltung das Online-Portal zur Dokumenteneinsicht, Kommunikation und Information, ist es maximal effizient, hierüber auch die Terminverwaltung vorzunehmen. Alle Kundendaten sind hinterlegt, die Verwaltung muss nur die gewünschte Rolle auswählen und schon werden die richtigen Personen informiert. Ein Raussuchen von E-Mail-Adressen oder die Fahrt für einen Aushang vor Ort entfällt.

Mobile Terminverwaltung in der App

Die etg24 App ist für alle beteiligten Parteien einer Immobilie nutzbar. Verwalter können sogar von unterwegs über die App geschwind einen Termin einstellen oder in der Kalenderübersicht checken, welche Termine heute anstehen. Eigentümer, Mieter und Dienstleister haben in der App ebenfalls rund um die Uhr Zugriff auf die Terminverwaltung und können einsehen, welche Termine im Objekt geplant sind.

Höhere Kundenzufriedenheit durch das Terminmanagement online

Für Eigentümer und Mieter ist es wichtig, immer zu wissen, wann was in ihrem Objekt passiert. Die digitale Terminverwaltung im Kundenportal bzw. der App ermöglicht es, Transparenz zu schaffen und sorgt dadurch für eine höhere Zufriedenheit.

In der Terminmanagement Software Übersicht aller vergangenen Termine
Die Terminverwaltung über etg24 ist nicht nur sehr effizient und dank App mobil sowie flexibel, sondern schafft in der Hausverwaltung auch mehr Übersicht und Transparenz. Für jedes Objekt können vergangene Termine chronologisch eingesehen werden. Damit erkennen Verwalter schnell, wie viele Termine in welchem Objekt anstanden.

Optimierung des Terminmanagements durch Integration ins Aufgabenmanagement und die Vorgangsbearbeitung

Termine entstehen häufig im Rahmen größerer Vorgänge wie bspw. Sanierungsarbeiten. Aus diesem Grund können Termine in etg24 mit Vorgängen verknüpft werden. Außerdem sind das Planen und Durchführen von Terminen in der Regel mit weitergehenden Aufgaben verbunden. Deshalb können sich Verwaltungen in den erstellten Terminen Aufgaben bzw. To-dos anlegen, um nichts mehr zu vergessen. Mehr zum Thema Aufgabenmanagement finden Sie hier.

Fazit zur Terminverwaltung – digital und transparent

Smartphones sind aus dem Leben nicht mehr wegzudenken. Der Großteil der Bevölkerung informiert, kommuniziert und organisiert sich online. Es ist also klar, die Terminverwaltung sollte für alle beteiligten Parteien einer Immobilie transparent und online einsehbar sein. Mit etg24 haben Hausverwaltungen eine cloudbasierte Software an der Hand, die ihre Prozesse auf die digitale Ebene hebt.   

Haben Sie Interesse Ihre Prozesse mit etg24 zu vereinfachen und möchten unsere Software einmal live sehen? Dann vereinbaren Sie einen Online-Präsentationstermin mit unseren Experten und testen etg24 unverbindlich bei sich in der Verwaltung.

Michaela Knodt | LEITUNG SALES & SUPPORT

Bei Fragen zu unseren Produkten steht unser Team Ihnen gerne Rede und Antwort. Auch falls Sie einmal Hilfe brauchen, sind wir natürlich gerne für Sie da.

STARTEN SIE DURCH!

Schon unsere dauerhaft kostenfreie etg24 basis Version katapultiert Sie auf die Überholspur! Verpassen Sie also nicht den Start in die Digitalisierung.

Übrigens haben wir für Sie alle Starthürden aus dem Weg geräumt und etg24 als moderne Web-App konzipiert. Sie benötigen für die Benutzung nur einen aktuellen Web-Browser. Da Sie unsere Website bereits mit einem solchen besuchen, haben Sie auch schon alles was Sie brauchen, um etg24 einzusetzen!

Erfolgsgeschichten mit etg24

"Bereits seit 9 Jahren nutzen wir das Kundenportal etg24 mit zunehmender Begeisterung als zentrale Kommunikationsplattform und digitales Verwalterbüro. Gerade in den vergangenen zwei Jahren, in denen persönliche Kontakte erheblich eingeschränkt werden mussten, waren wir sehr dankbar über die Möglichkeit, unseren Kunden alle wesentlichen Unterlagen digital über das Portal zur Verfügung stellen zu können. Ganz besonders begrüßen wir es, dass nun auch die in ihrer Bedeutung aufgewerteten Umlaufverfahren komfortabel über das Portal abgewickelt werden können. Auch mit der zwischenzeitlich neu geschaffenen „App-Funktion“ können wir die regelmäßigen Liegenschaftsbegehungen künftig effektiver ausführen und auswerten. Zudem wollen wir in diesem Jahr auch erste Versuche mit der Hybriden Eigentümerversammlung starten und freuen uns, dass dies jetzt auch über die neue Versammlungsfunktion in etg24 möglich ist."
Patrik Riesterer
Hausverwaltungen Riesterer
"Ein sehr gutes Tool, das permanent weiterentwickelt wird. Wir sind schon lange digital unterwegs, aber erst mit etg24 konnten wir die internen Abläufe in der Hausverwaltung perfektionieren. Das liegt auch daran, dass unsere Kunden mitziehen, weil die Bedienung intuitiv ist und keiner Handbücher bedarf. Einladung online mit allen Unterlagen automatisch zusammengefasst ist so unfassbar zeitsparend und auch die Umlaufbeschlüsse sind online eine Wohltat. Wir können hier nur Danke sagen und freuen uns schon auf weitere Neuerungen und die damit verbundene Zeitersparnis."
Friedrich J. Maier-Bode
"Ich bin total begeistert und es ist so, wie in der Schulung von Herrn Preißer angekündigt, die Eigentümer nehmen das Tool „Abstimmung“ gut an. Ich habe heute das erste schriftliche Umlaufverfahren in etg24 eröffnet und tatsächlich war nach 10 Minuten die erste Abstimmung eingetragen. Ich freue mich sehr über die Erweiterung."
Sandra Rudolph
AKV Immobilienverwaltungs GmbH
"etg24 stellt mit seiner Software ein hervorragendes und zeitgemäßes Tool für die digitale Immobilienverwaltung bereit. Die Zeitersparnis und die Erleichterung unseres Arbeitsalltags sind täglich spürbar. Auch den guten Support, der stets schnell und zuverlässig reagiert, möchten wir lobend hervorheben. Auch deshalb können wir sowohl die Firma als auch das Produkt etg24 uneingeschränkt weiterempfehlen."
Jacqueline Gill
Wüstenrot Haus- und Städtebau GmbH
"Unsere Kunden schätzen die Informationen und Kontaktmöglichkeiten sehr, da sie sich aufgrund des gut strukturierten Aufbaus sehr schnell zurechtfinden. Selbst Kunden und Redakteure des Unternehmens, die technisch nicht so versiert sind, kommen damit gut zurecht. Alles in allem können wir die Produkte von etg24 wirklich sehr empfehlen."
Ralf M. Ebinger
SGV Schwäbische Gebäudeverwaltung
"etg24 ist für uns weitaus mehr als nur eine cloudbasierte Datenbank. Aufgrund der immer größeren Anforderungen seitens unserer Kunden, kann über dieses Portal eine schnelle und transparente Bearbeitung verschiedenster Vorgänge erfolgen. Neben der Bereitstellung von Informationen und Unterlagen, welche unseren Kunden somit „rund um die Uhr“ abseits jeder Öffnungs- und Arbeitszeiten zur Verfügung stehen, lassen sich z. B. auch die z. T. komplexen Abläufe einer Sanierung über mehrere Monate in einem Vorgang komprimiert und für alle Kunden sowie Nutzer einsehbar übersichtlich darstellen. Aus diesen Gründen können wir etg24 mit bestem Wissen und Gewissen an sämtliche Kollegen weiterempfehlen."
Michael Keuter
Keuter Grundbesitzverwaltung GmbH
"etg24 hat unsere digitale Arbeitsweise in erheblichem Umfang positiv verändert und ist inzwischen zu einem vollständigen Archivierungstool für alle verwalteten Wohnungen geworden. Über 80 % unserer Eigentümer nutzen diese Plattform zur Kommunikation und die von uns regelmäßig bereitgestellten Informationen zu aktuellen Sachständen, bspw. bei der Beschlusserfüllung, der Beseitigung von Schäden und der Vorbereitung auf kommende Eigentümerversammlungen."
Joachim Sacher
GERBURG Grundstücks- und Hausverwaltungs GmbH
27001

DATENSCHUTZSTANDARDS GEMÄSS DIN ISO/IEC 27001

Uns ist der Schutz Ihrer Daten besonders wichtig. Darum treffen wir eine Vielzahl technischer und organisatorischer Maßnahmen, um diese vor unbefugten Zugriffen zu schützen.

100% ERNEUERBAREN ENERGIEQUELLEN

etg24 verwendet für den Betrieb aller Server zu 100% Strom aus Solar- und Wasserkraftwerken. Auch in unseren Büros setzen wir ausschließlich auf Ökostrom aus erneuerbaren Energien.

VERBINDUNGEN SSL/TLS VERSCHLÜSSELT

Heutzutage ist Verschlüsselung von Internet-Kommunikation ein absolutes Muss. Deswegen verschlüsselt etg24 ausnahmslos allen Datenverkehr zu und zwischen den Servern.

RUND UM DIE UHR ERREICHBAR

Unsere Produkte stehen Ihnen 24 Stunden am Tag zur Verfügung und sind noch dazu von überall aus erreichbar. Mit Ihrer Internetverbindung haben Sie bereits alles, was sie benötigen.