Digitaler Umlaufbeschluss

Wir lassen Ihren Traum einer unkomplizierten Abstimmung wahr werden. Profitieren Sie von der integrierte Online-Abstimmung im Kundenportal zur einfachen Beschlussfassung. Das Beste dabei ist, dass unser neues Abstimmungs-Tool in der etg24 Pro Version ohne Zusatzkosten enthalten ist!

Umlaufbeschluss jetzt digital, einfach & schnell!

Dank WEG Reform zum Umlaufbeschluss endlich digital abstimmen

Im neuen WEG Gesetz ist der Umlaufbeschluss in § 23 WEG geregelt. Dieser Paragraf regelt die Beschlussfassung in einer Wohnungseigentümergemeinschaft. Es wird unterschieden zwischen der Beschlussfassung in einer Eigentümerversammlung und der Beschlussfassung ohne Versammlung. Letzteres wird als Umlaufbeschluss bezeichnet (vgl. § 23 Abs. 3 WEG). Gerade in der aktuellen Ausnahmezeit der Corona Pandemie ist das kontaktlose Abstimmen eine wünschenswerte Angelegenheit. Mit der WEG Reform wurden erfreulicherweise die Formalien des Umlaufbeschlusses angepasst, wodurch der Traum vom unkompliziertem online Umlaufbeschluss greifbar nah ist. Seit 01.12.2020 ist eine Abstimmung in Textform endlich möglich. Der frühere WEG Umlaufbeschluss war wegen der Schriftformerfordernis ein Bürokratiemonster und für Hausverwalter und Eigentümer alles andere als praktisch umsetzbar. Da eine Unterschrift auf Blatt und Papier nicht mehr nötig ist, kann die Abstimmung digital z. B. per E-Mail, Messenger, App oder Online-Portal erfolgen. Für einen strukturierten und schnell umsetzbaren Umlaufbeschluss eignet sich eine integrierte Abstimmung in einem Kundenportal. 

Unsere Hausverwalter Software etg24 deckt alle Prozesse zwischen Hausverwaltungen und Eigentümern ganz digital in einem Onlineportal ab. Von der digitalen Dokumentenbereitstellung und Kommunikation, dem elektronischen Briefversand, der cloudbasierten Kundendatenverwaltung bis hin zur Online-Abstimmung, können alle Kundenprozesse digital abgewickelt werden. Dadurch ist das Kundenportal der Ort für alle Angelegenheiten rund um die Immobilie. Wenn Sie etg24 näher kennenlernen möchten, vereinbaren Sie eine Online-Präsentation mit unseren Experten. Oder Sie starten selbstständig und komplett gratis mit unserer dauerhaft kostenfreien etg24 Basis-Version in die digitale Verwaltung.

Formalien des Umlaufbeschluss in Eigentümergemeinschaften – Jetzt praxistauglich?

Grundsätzlich ist nach § 23 Abs. 3 S. 1 WEG ein Beschluss ohne Eigentümerversammlung nur dann gültig, wenn alle Eigentümer einstimmig ihre Zustimmung erteilen. Daran hat das neue WEG-Gesetz leider nichts geändert. Wird also in einem WEG Umlaufbeschluss nicht einstimmig abgestimmt oder stimmen einzelne Wohnungseigentümer gar nicht ab, kommt der Beschluss nicht zustande. Die Chance von allen Eigentümern eine Rückmeldung zu erhalten, ist sicherlich höher, je einfacher und schneller abgestimmt werden kann. Eine integrierte Abstimmung im Kundenportal oder in einer Hausverwaltung App ist eine komfortable Möglichkeit für Eigentümer und Verwalter. Wenige Klicks genügen und es ist abgestimmt. Besonders für jüngere Eigentümergemeinschaften ist die Abstimmung in der App am Smartphone die zeitsparendste und intuitivste Möglichkeit der Abstimmung.

Erfreulicherweise gibt es in § 23 Abs. 3 S. 2 WEG eine Ausnahme zur Allstimmigkeit. Seit der Reform ist beim WEG Umlaufbeschluss neu, dass Wohneigentümer zu einem einzelnen Gegenstand eine mehrheitliche Abstimmung für ein späteres Umlaufverfahren beschließen können. Liegen in einer Eigentümerversammlung zur Beschlussfassung also nicht alle notwendigen Informationen vor, kann beschlossen werden, dass mit einfacher Mehrheit im Umlaufverfahren der Beschluss nachträglich gefasst wird. Die frühere unumgängliche Allstimmigkeit hat somit Lockerung erfahren und seit 01.12.2020 besteht die Möglichkeit Umlaufbeschlüsse mit einfacher Mehrheit zu fassen. Anwendungsfälle für den § 23 Abs. 3 S. 2 WEG gibt es sicherlich einige:

  • Die Fassade des Objekts soll bspw. neu gestrichen werden. Der Hausverwalter hat Angebote verschiedener Maler angefragt, welche bei der Eigentümerversammlung aber noch nicht vorliegen. Die Eigentümergemeinschaft kann beschließen, dass darüber im Umlaufbeschluss mit einfacher Mehrheit abgestimmt wird.

 

  • In der Eigentümerversammlung offenbart sich, dass die Jahresabrechnung nicht korrekt ist und dies Auswirkungen auf die Einforderung von Nachschüssen oder die Anpassung der beschlossenen Vorschüsse hat. Auch hier kann die WEG beschließen, die im Nachgang korrigierte Jahresabrechnung im Umlaufverfahren zu genehmigen.

 

  • Bei einer anstehenden Beschlussfassung zu Sanierungsarbeiten stellt sich bei der Präsentation der Baumaßnahmen in der Versammlung heraus, dass noch zusätzliche Arbeiten notwendig sind. Es wird daher beschlossen diese Arbeiten auszuschreiben und im Umlaufverfahren beschließen zu lassen.

Umlaufbeschluss – So geht’s

Einen Umlaufbeschluss initiieren kann jeder Wohnungseigentümer, der Verwaltungsbeirat oder der Hausverwalter. Letzterer kümmert sich in der Regel um die Durchführung: 

Zunächst wird der Beschlussantrag an alle Eigentümer in Textform verschickt. Den Wohnungseigentümern muss eine angemessene Frist zur Abgabe ihrer Stimme und Rücksendung der Antwort eingeräumt werden. Auch sollte aus dem Beschlussantrag klar hervorgehen, dass es sich um eine verbindliche Abstimmung und nicht um eine bloße Meinungsäußerung handelt. Bei der Frage nach einer angemessenen Frist kann sich an § 24 Abs. 4 WEG orientiert werden. Sofern kein Fall besonderer Dringlichkeit vorliegt, ist der WEG eine Frist von mindestens drei Wochen zur Abstimmung zu gewähren. Nach Ablauf der Frist sind die Stimmen auszuzählen und durch den Verwalter zu verkünden. Handelt es sich um einen Umlaufbeschluss ohne vorherige Eigentümerversammlung nach § 23 Abs. 3 S. 1 WEG ist die Auszählung auf Grund des Erfordernisses einer Allstimmigkeit recht einfach. Wird der Umlaufbeschluss nach § 23 Abs. 3 S. 2 WEG durchgeführt, entscheidet die Mehrheit der Köpfe, wenn nichts anderweitig in der Teilungserklärung geregelt wurde.  Der gefasste Beschluss wird in die Beschlusssammlung aufgenommen.

Folgend Beispiele für Beschlusstexte:

Wirtschaftsplan für 2021
Die Vorschüsse aus den Einzelwirtschaftsplänen für das Jahr 2021 vom dd.mm.2021 werden genehmigt. Diese gelten so lange, bis ein neuer Beschluss über Vorschüsse aus Einzelwirtschaftsplänen gefasst wird.

Jahresabrechnung 2020
Die Nachschüsse bzw. Anpassungen der beschlossenen Vorschüsse aus den Einzelabrechnungen für das Jahr 2020 vom dd.mm.2021 werden genehmigt und fällig gestellt. Etwaige Guthaben der Eigentümer aufgrund der Anpassung der beschlossenen Vorschüsse hat der Verwalter – sofern kein anderweitiger Rückstand besteht – zu diesem Termin auszukehren.

Der digitale WEG Umlaufbeschluss mit etg24 integriert, einfach und schnell

Das Onlineportal etg24 ist der zentrale Ort rund um die Immobilie für Eigentümer und Verwalter. Integriert im Kundenportal kann eine Abstimmung für alle Beteiligten schnell, digital und einfach durchgeführt werden. 

Unsere Lösung etg24 umfasst den gesamten Prozess innerhalb eines Umlaufverfahrens: 

Umlaufbeschluss beantragen

Möchte ein Wohnungseigentümer oder Verwaltungsbeirat einen Umlaufbeschluss initiieren, kann dieser das bequem im Kundenportal etg24 beantragen. Mittels unserer vorgefertigten Serviceformulare für viele verschiedene Anwendungsfälle, ist eine strukturierte und schnelle Kommunikation möglich. Der Beantragende füllt im Fall des Umlaufbeschlusses das Serviceformular „Beschlussantrag für Umlaufbeschluss stellen“ im Portal aus und der Verwalter leitet die Abstimmung danach in die Wege.

Mit wenigen Klicks eine Online-Abstimmung erstellen

In et24 können Verwalter unter dem Menüpunkt „Abstimmungen“ blitzschnell einen Umlaufbeschluss erstellen. Dafür geben Sie der Abstimmung einen Titel, wählen den Abstimmungstyp „Umlaufbeschluss“ und einen Endtermin der Abstimmung aus. Danach legen Sie fest worüber abgestimmt werden soll. Sie können innerhalb eines Umlaufbeschlusses auch mehrere Abstimmungspunkte anlegen. Zu jedem Abstimmungspunkt gehört ein Titel und Beschlusstext. Außerdem erfolgt eine Auswahl über die Gewichtung der Stimmen (nach Kopfprinzip, Miteigentumsanteilen oder Einheiten) und über die Art des Umlaufbeschlusses (Einstimmigkeit nach § 23 Abs. 3 S. 1 WEG oder einfache Mehrheit nach § 23 Abs. 3 S. 2 WEG). Dadurch müssen Hausverwalter keine mühsame Auszählung vornehmen, da etg24 das komplett automatisiert erledigt.
Eine digitale Abstimmung im Kundenportal ermöglicht eine einfache Ergebnisvisualisierung. Sie können sogar eine Live-Visualisierung aktivieren. Damit sehen die etg24 nutzenden Eigentümer in Echtzeit das aktuelle Abstimmungsergebnis. Nachdem Sie alle Einstellungen getätigt haben, aktivieren Sie mit nur einem Klick die Abstimmung.

Abstimmung digital oder analog

Die „Online-Eigentümer“ werden direkt über die Abstimmung benachrichtigt und können im Portal oder in der App mit wenigen Klicks abstimmen. Natürlich gibt es immer wieder Wohnungseigentümer, die (noch) nicht „online“ sind. Für die „Offline-Eigentümer“ steht eine praktische Druckfunktion des Umlaufbeschlusses bereit. So können auch auf Postversand bestehende Kunden im Umlaufverfahren berücksichtigt werden.

Automatisierte Auswertung

Nach Ablauf der Frist oder manueller Beendigung der Abstimmung durch den Verwalter, erfolgt die Auswertung. Bei den „Offline-Eigentümer“ wird das postalisch zurückgemeldete Ergebnis einfach nachgetragen. Ab dann funktioniert alles automatisiert und etg24 errechnet das Ergebnis. Die Software etg24 hat eine saubere wohnungswirtschaftliche Datenstruktur und kann damit Mehrheitsentscheidungen nach verschiedensten Stimmgewichtungen berechnen.

Veröffentlichung

Nach Auswertung kann der Verwalter mit einem Klick den Umlaufbeschluss veröffentlichen. Die Nutzer werden darüber benachrichtigt und können das Ergebnis bequem im Portal abrufen. Außerdem praktisch ist, dass im Kundenportal alle Beschlüsse jeder Zeit einsehbar und an einem Ort archiviert sind. 

Beschlusssammlung

Sofern alle Beschlüsse und gerichtlichen Entscheidungen fortlaufend in etg24 erfasst und nummeriert wurden, erhält man daraus die erforderliche Beschluss Sammlung, die der Eigentümer in einem separaten Menüpunkt abrufen kann.

Vergütung eines Umlaufbeschlusses und Kosten der Online-Abstimmung mit etg24

Ein Umlaufbeschluss ist mit Arbeit für eine Immobilienverwaltung verbunden. Ob der Verwalter für den Aufwand eine zusätzliche Vergütung erhält, ist im Verwaltervertrag zu vereinbaren. Mit etg24 können Verwaltungen den Arbeitsaufwand im Rahmen eines Umlaufbeschlusses auf ein Minimum reduzieren. Dabei ist das Tool zur Online-Abstimmung sogar in der etg24 Pro-Version inklusive. Es fallen keine Zusatzkosten an. Unsere etg24 Pro Version ist für alle Profi-Immobilienverwaltungen gedacht, die auf Digitalisierung und Effizienz setzen. Preistransparenz ist für uns selbstverständlich, deshalb finden Sie hier unsere Preise und einen Preisrechner.

Fazit: Der Umlaufbeschluss endlich wachgeküsst

Der Umlaufbeschluss wird in Zukunft stark an Bedeutung gewinnen. Die mit dem WeMoG einhergehenden gesetzlichen Erleichterungen ermöglichen endlich eine digitale Abstimmung. Um den Umlaufbeschluss für Eigentümer und Verwalter so einfach und komfortabel wie möglich zu gestalten, empfiehlt sich eine integrierte Abstimmung im Kundenportal. Dadurch laufen alle Prozesse zwischen Immobilienverwaltern und Eigentümern digital an einem Ort ab. Möglichst wenig Medienbrüche in der Kommunikation mit Eigentümern steigern die Zufriedenheit und führen zu weniger Rückfragen.

 

Haben Sie Interesse Ihre Prozesse mit etg24 zu vereinfachen und möchten unsere Software einmal live sehen? Dann vereinbaren Sie einen Online-Präsentationstermin mit unseren Experten und testen etg24 unverbindlich bei sich in der Verwaltung.

Michaela Knodt | LEITUNG SALES & SUPPORT

Bei Fragen zu unseren Produkten steht unser Team Ihnen gerne Rede und Antwort. Auch falls Sie einmal Hilfe brauchen, sind wir natürlich gerne für Sie da.

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Übrigens haben wir für Sie alle Starthürden aus dem Weg geräumt und etg24 als moderne Web-App konzipiert. Sie benötigen für die Benutzung nur einen aktuellen Web-Browser. Da Sie unsere Website bereits mit einem solchen besuchen, haben Sie auch schon alles was Sie brauchen, um etg24 einzusetzen!

Erfolgsgeschichten mit etg24

"etg24 hat unsere digitale Arbeitsweise in erheblichem Umfang positiv verändert und ist inzwischen zu einem vollständigen Archivierungstool für alle verwalteten Wohnungen geworden. Über 80 % unserer Eigentümer nutzen diese Plattform zur Kommunikation und die von uns regelmäßig bereitgestellten Informationen zu aktuellen Sachständen, bspw. bei der Beschlusserfüllung, der Beseitigung von Schäden und der Vorbereitung auf kommende Eigentümerversammlungen."
Joachim Sacher
GERBURG Grundstücks- und Hausverwaltungs GmbH
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Reinhardt Helwig
Haus- und Mietverwaltung Helwig
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Ralf M. Ebinger
SGV Schwäbische Gebäudeverwaltung
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