Immobilienverwaltung

Erfahren Sie in diesem Artikel alles was Sie über das Thema Immobilienverwaltung wissen sollten. Was sind die Aufgaben einer Haus- oder Immobilienverwaltung? Welche Kosten fallen für die Verwaltung einer Immobilie an? Warum lohnt sich eine digitalisierte Verwaltung? 

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Immobilienverwaltung - das sollten Sie wissen!

Haus- oder Immobilienverwaltung – dieser Begriff wird nicht nur synonym verwendet, sondern fällt in der Regel im Zusammenhang mit vermieteten Immobilien oder Wohnungseigentümergemeinschaften (WEG). Der Hintergrund ist klar: Rund um Immobilieneigentum fallen eine Menge Aufgaben an, die fundiertes Fachwissen erfordern. Umso sinnvoller ist es, ein auf die Verwaltung von Immobilien spezialisiertes Unternehmen, also eine Immobilien- bzw. Hausverwaltung, einzuschalten. Hier gibt es jedoch einige Unterschiede zu beachten – und die finden Sie im Folgenden ausführlich erläutert.

Inhalt

Was ist das genau: Immobilienverwaltung?

Um es auf den Punkt zu bringen: Als Haus- oder Immobilienverwalter wird ein Unternehmen bezeichnet, das sich um sämtliche mit einer Immobilie zusammenhängenden Belange befasst. Die Bandbreite der Unternehmen reicht von bevorzugt regional agierenden Einzelkämpfern bis hin zu bundesweit aktiven Unternehmen, die sowohl eigene Wohnhäuser und -anlagen sowie Gewerbeimmobilien als auch andere Objekte im Auftrag Dritter verwalten.

Welche Teilbereiche gibt es in der Immobilienverwaltung?

Die Leistungsspektren können sich deutlich unterscheiden, denn es sind zunächst die verschiedenen Bereiche der Hausverwaltung abzugrenzen:

  1. Die Haus- und Eigentumsverwaltung nach Wohnungseigentumsgesetz (WEG) befasst sich mit den Verwaltungsaufgaben, die das gemeinschaftliche Eigentum einer Eigentümergemeinschaft betreffen.
  2. Die Mietverwaltung deckt die Mieter von Wohn- und/oder Gewerbeimmobilien betreffenden Angelegenheiten ab.
  3. Mietsonder- oder Sondereigentumsverwaltung ergänzt die klassische Haus- und Eigentumsverwaltung in Eigentümergemeinschaften für die Immobilieneinheiten, die von den Eigentümern vermietet werden.

Was für eine Rolle spielt der Vermieter in der Immobilienverwaltung?

Das hängt davon ab, welcher Verwaltungsbereich angesprochen wird: Bei einer Mietverwaltung agiert die Immobilienverwaltung ebenso im Auftrag des Vermieters wie bei der Mietsonder- oder Sondereigentumsverwaltung. Der Verwalter übernimmt die Aufgaben des Vermieters, wobei der Leistungsumfang individuell festgelegt werden kann. Eine WEG-Verwaltung wird hingegen von der Wohnungseigentümergemeinschaft beauftragt, um deren Interessen zu vertreten.

Welche Rolle spielt der Mieter in der Immobilienverwaltung?

Der Vermieter kann seine Zuständigkeiten rund um die Immobilie entgeltlich übertragen, sodass die Immobilienverwaltung für Mieter der erste Ansprechpartner ist: Gibt es Probleme, was die Wohnung, Mietzahlungen oder andere Angelegenheiten betrifft, so müssen diese mit dem Hausverwalter geklärt werden. Dieser kümmert sich sodann um eine Lösung.

Was kostet die Immobilienverwaltung?

Die Preise werden in der Regel abhängig von der Anzahl der Wohneinheiten monatlich und je Einheit kalkuliert. Verschiedene Faktoren beeinflussen die Kosten der Immobilienverwaltung, wie zum Beispiel

 

  • der relevante Teilbereich der Immobilienverwaltung
  • die Anzahl der zu verwaltenden Einheiten – und das bei Wohn- und Gewerbeimmobilien
  • die regionale Verteilung der relevanten Einheiten
  • bei Bedarf die Art des Gewerbes
  • die geografische Entfernung zwischen Verwaltung und Objekten sowie eventuell besondere Minder- oder Mehraufwände

Die monatlichen Immobilienverwaltung Kosten für eine WEG-Verwaltung je Wohneinheit ab einem Objekt mit 10 Wohnungen liegen im Durchschnitt zwischen 18 und 30 Euro zuzüglich gesetzlicher Mehrwertsteuer – immer in Abhängigkeit der Anzahl der Einheiten und der relevanten Region. Eine Mietverwaltung kostet im Monat durchschnittlich zwischen 25 und 40 Euro netto je Wohneinheit. Alternativ können aber auch Gebührensätze vereinbart werden, die sich auf die Kaltmiete beziehen. Üblich sind hier fünf oder sechs Prozent zuzüglich gesetzliche Mehrwertsteuer.

Ausschlaggebend sind jedoch immer die vertraglichen Details: Insbesondere für Arbeiten, die nicht regelmäßig anfallen, kann eine Immobilienverwaltung separate Gebühren berechnen. Dabei kann es sich zum Beispiel um umfangreiche Instandsetzungs- oder energetische Sanierungsmaßnahmen handeln, die naturgemäß einen enormen zusätzlichen Aufwand für die Immobilienverwaltung verursachen.

Was sind die Aufgaben der Immobilienverwaltung?

Grundsätzlich lassen sich die konkreten Schwerpunkte, die eine Immobilienverwaltung abbildet, individuell vereinbaren. Hier eine Auswahl:

  • Die Immobilienverwaltung vertritt die Interessen der Eigentümer – und zwar gegenüber Mietern oder Dritten.

 

  • Da die Verwalter auch die juristischen Belange für die Auftraggeber erledigen, sollten sie entsprechend qualifiziert sein, sich regelmäßig weiterbilden und die laufende Rechtsprechung im Blick behalten. Die juristische Verwaltung nimmt einen Großteil der Arbeit ein.

 

  • Ein weiterer Leistungsschwerpunkt ist die technische Verwaltung: Die Verwalter besichtigen und kontrollieren die Objekte regelmäßig, um den Bauzustand und die technischen Einrichtungen (wie z.B. Aufzüge) zu überwachen. Eröffnet sich Reparatur- oder Instandhaltungsbedarf, dann sind sie für die Organisation und Durchführung der notwendigen Maßnahmen zuständig.

 

  • Nicht zuletzt ist die kaufmännische Verwaltung zu nennen, also die wirtschaftliche Betreuung der Immobilie – und zwar gegenüber den Mietern und den Eigentümern. Die Buchhaltung der Immobilien zählt also ebenso zur Immobilienverwaltung wie das Führen der Rechnungsbücher und Akten wie Betriebskosten- und Jahresabrechnungen, aber auch das Berichtswesen und die Aufstellung der Wirtschaftspläne. Gleichzeitig behalten die Verwalter den Mietspiegel im Auge, um bei Bedarf Anpassungen einleiten zu können.

Warum lohnt sich eine digitalisierte Immobilienverwaltung für Eigentümergemeinschaften und Vermieter?

Die Immobilienverwaltung Aufgaben sind komplex – und erfordern eine durchdachte Organisation. Es sind nicht nur zahlreiche Unterlagen, Verträge und Informationen zu verarbeiten, sondern auch unterschiedlichste Fristen einzuhalten, um rechtliche Konsequenzen zu vermeiden. Vor allem aber sollte eine Immobilienverwaltung jederzeit eine fundierte Auskunft geben können. Dies lässt sich nur durch die Digitalisierung der Immobilienverwaltung realisieren. Berge von Aktenordnern und Papierstapel sind ineffizient und bieten wenig Transparenz, welche bei der Verwaltung von fremdem Eigentum besonders wichtig ist. Eine hochwertige CRM Immobilienverwaltung Software bildet sämtliche kundenbezogenen Immobilienverwaltung Aufgaben ab. (CRM ist die Abkürzung für Customer Relationship Management und bedeutet auf deutsch Kundenbeziehungsmanagement). Mit Hilfe einer cloudbasierten CRM-Software – einem Kundenportal oder Onlineportal – können Verwaltungen alle Informationen transparent, effizient und papierarm rund um die Uhr seinen Auftraggebern zur Verfügung stellen. Beim Einsatz einer Hausverwaltung App haben Eigentümer, Vermieter und Mieter dabei maximalen Komfort und volle Flexibilität.

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Die Vorteile einer Immobilienverwaltung online mit Service-Portal

  • Eine digitale Dokumentenablage in einem Onlineportal ermöglicht es, alle Informationen zur Immobilie digital 24/7 abrufen zu können. Neben objektbezogenen Dokumenten wie Energieausweis, Teilungserklärung und Protokolle, stehen persönliche Dokumente wie Einladungen zur Eigentümerversammlung und Abrechnungen zur Verfügung. Wichtig ist, dass die verwendete Software natürlich die deutschen Datenschutzstandards einhält und die Daten nur nach einem geschützten Login einsehbar sind.

 

  • In einem modernen Kundenportal haben die Nutzer ein elektronisches Postfach zur digitalen Postzustellung. Durch den digitalen Versand erhalten Kunden digitaler Verwaltungen z.B. ihre Abrechnungen Wochen früher, da das zeitaufwendige Drucken, Sortieren und Kuvertieren von Dokumenten entfällt.

 

  • Die strukturierte Kommunikation in einem Service-Portal oder einer mobilen App zwischen Verwaltung und Kunden führt in der Regel zu einer beschleunigten Bearbeitung von Anfragen.

 

  • Pflegt die Immo Verwaltung Statusmeldungen zu Vorgängen, wie Schadensbearbeitungen oder Sanierungsprojekten, sind alle beteiligten Parteien zu jedem Zeitpunkt informiert.

 

  •  Beschlüsse in einer Eigentümergemeinschaft zu fassen, kann kompliziert sein. In einer modernen Softwarelösung, kann sogar mobil in der Immobilienverwaltung App abgestimmt werden. Dadurch können Beschlüsse im Umlaufverfahren digital, einfach und schnell realisiert werden.

 

  •  Digitale Prozesse sparen nicht nur Ressourcen wie Papier, sondern führen auch zu einer effizienteren Verwaltung. Dadurch hat die Immobilienverwaltung mehr Zeit die Immobilie optimal zu bewirtschaften.

Warum lohnt sich die digitale Immobilienverwaltung für Mieter bzw. Hausbewohner?

Mieter profitieren gleich mehrfach von der Immobilienverwaltung Software: Einerseits können moderne  Programme auch mobil im Browser oder einer App genutzt werden, um beispielsweise Nachrichten zu übermitteln oder Notfallrufnummern zu wählen, aber auch den zuständigen Ansprechpartner für bestimmte Probleme zu erfahren. Darüber hinaus stellt eine derartige spezialisierte Software für die Immobilienverwaltung dem Mieter umfangreiches Immobilienwissen zur Verfügung – in einem Fragen-Antworten-Katalog (FAQ) und einem Immobilien-Lexikon. Gibt es also offene Fragen, können sich die Nutzer grundlegend informieren. 

Des Weiteren stehen den Bewohnern in einer online Immobilienverwaltung alle wichtigen Meldungen und Dokumente rund um die Uhr zur Verfügung. Über Probleme mit dem Aufzug, einen Heizungsdefekt oder Beeinträchtigungen durch Wartungsarbeiten werden alle Bewohner direkt online informiert. Das schwarze Brett mit einem Papierchaos ist damit Geschichte. Alle Meldungen sind in einem Onlineportal der Verwaltung einsehbar. Ebenso wichtige Dokumente wie die Nebenkostenabrechnung sind online in einem Dokumentenbereich abrufbar. Digitalisierung bedeutet nicht nur mehr Service, sondern macht die Arbeit der Verwaltung auch effizienter, sodass die Preise moderat bleiben – zumal eine Immobilienverwaltung Software kostenlos ebenfalls genutzt werden kann.

Fazit

Seine Immobilien verwalten zu lassen, ist vor allem Vertrauenssache – Vertrauen in die Immobilien Verwaltung kann aber erst im Laufe der Zeit wachsen. Einige Kriterien erleichtern Ihnen aber die Entscheidung:

  • Ausbildung – es gibt kein gesetzlich definiertes Berufsbild, eine fundierte Ausbildung ist also wichtig.

 

  • Verbandsmitgliedschaft – Berufsverbände prüfen ihre Mitglieder und liefern somit einen guten Anhaltspunkt.

 

  • Marktposition – Größe, Erfahrungen und Spezialisierungen der Immobilienverwaltung sind ebenfalls aussagekräftig.

 

  • Vertragsangebot – Transparenz ist gefragt, sämtliche Leistungen und damit verbundene Kosten sollten klar kommuniziert werden.

 

  • Absicherung – eine ausreichende Berufshaftpflichtversicherung mit Deckung für Vermögensschäden ist bei der Verwaltung von Immobilien.

 

  • Technologie – Stand der Digitalisierung der Immobilienverwaltung, wie beispielsweise die Verwendung einer online Immobilienverwaltung Software bzw. einem Kundenportal, worauf Eigentümer und Mieter online oder in einer App zugreifen können.

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Michaela Knodt | LEITUNG SALES & SUPPORT

Bei Fragen zu unseren Produkten steht unser Team Ihnen gerne Rede und Antwort. Auch falls Sie einmal Hilfe brauchen, sind wir natürlich gerne für Sie da.

Erfolgsgeschichten mit etg24

"Bereits seit 9 Jahren nutzen wir das Kundenportal etg24 mit zunehmender Begeisterung als zentrale Kommunikationsplattform und digitales Verwalterbüro. Gerade in den vergangenen zwei Jahren, in denen persönliche Kontakte erheblich eingeschränkt werden mussten, waren wir sehr dankbar über die Möglichkeit, unseren Kunden alle wesentlichen Unterlagen digital über das Portal zur Verfügung stellen zu können. Ganz besonders begrüßen wir es, dass nun auch die in ihrer Bedeutung aufgewerteten Umlaufverfahren komfortabel über das Portal abgewickelt werden können. Auch mit der zwischenzeitlich neu geschaffenen „App-Funktion“ können wir die regelmäßigen Liegenschaftsbegehungen künftig effektiver ausführen und auswerten. Zudem wollen wir in diesem Jahr auch erste Versuche mit der Hybriden Eigentümerversammlung starten und freuen uns, dass dies jetzt auch über die neue Versammlungsfunktion in etg24 möglich ist."
Patrik Riesterer
Hausverwaltungen Riesterer
"Ein sehr gutes Tool, das permanent weiterentwickelt wird. Wir sind schon lange digital unterwegs, aber erst mit etg24 konnten wir die internen Abläufe in der Hausverwaltung perfektionieren. Das liegt auch daran, dass unsere Kunden mitziehen, weil die Bedienung intuitiv ist und keiner Handbücher bedarf. Einladung online mit allen Unterlagen automatisch zusammengefasst ist so unfassbar zeitsparend und auch die Umlaufbeschlüsse sind online eine Wohltat. Wir können hier nur Danke sagen und freuen uns schon auf weitere Neuerungen und die damit verbundene Zeitersparnis."
Friedrich J. Maier-Bode
"Ich bin total begeistert und es ist so, wie in der Schulung von Herrn Preißer angekündigt, die Eigentümer nehmen das Tool „Abstimmung“ gut an. Ich habe heute das erste schriftliche Umlaufverfahren in etg24 eröffnet und tatsächlich war nach 10 Minuten die erste Abstimmung eingetragen. Ich freue mich sehr über die Erweiterung."
Sandra Rudolph
AKV Immobilienverwaltungs GmbH
"etg24 stellt mit seiner Software ein hervorragendes und zeitgemäßes Tool für die digitale Immobilienverwaltung bereit. Die Zeitersparnis und die Erleichterung unseres Arbeitsalltags sind täglich spürbar. Auch den guten Support, der stets schnell und zuverlässig reagiert, möchten wir lobend hervorheben. Auch deshalb können wir sowohl die Firma als auch das Produkt etg24 uneingeschränkt weiterempfehlen."
Jacqueline Gill
Wüstenrot Haus- und Städtebau GmbH
"Unsere Kunden schätzen die Informationen und Kontaktmöglichkeiten sehr, da sie sich aufgrund des gut strukturierten Aufbaus sehr schnell zurechtfinden. Selbst Kunden und Redakteure des Unternehmens, die technisch nicht so versiert sind, kommen damit gut zurecht. Alles in allem können wir die Produkte von etg24 wirklich sehr empfehlen."
Ralf M. Ebinger
SGV Schwäbische Gebäudeverwaltung
"etg24 ist für uns weitaus mehr als nur eine cloudbasierte Datenbank. Aufgrund der immer größeren Anforderungen seitens unserer Kunden, kann über dieses Portal eine schnelle und transparente Bearbeitung verschiedenster Vorgänge erfolgen. Neben der Bereitstellung von Informationen und Unterlagen, welche unseren Kunden somit „rund um die Uhr“ abseits jeder Öffnungs- und Arbeitszeiten zur Verfügung stehen, lassen sich z. B. auch die z. T. komplexen Abläufe einer Sanierung über mehrere Monate in einem Vorgang komprimiert und für alle Kunden sowie Nutzer einsehbar übersichtlich darstellen. Aus diesen Gründen können wir etg24 mit bestem Wissen und Gewissen an sämtliche Kollegen weiterempfehlen."
Michael Keuter
Keuter Grundbesitzverwaltung GmbH
"etg24 hat unsere digitale Arbeitsweise in erheblichem Umfang positiv verändert und ist inzwischen zu einem vollständigen Archivierungstool für alle verwalteten Wohnungen geworden. Über 80 % unserer Eigentümer nutzen diese Plattform zur Kommunikation und die von uns regelmäßig bereitgestellten Informationen zu aktuellen Sachständen, bspw. bei der Beschlusserfüllung, der Beseitigung von Schäden und der Vorbereitung auf kommende Eigentümerversammlungen."
Joachim Sacher
GERBURG Grundstücks- und Hausverwaltungs GmbH

Das sagen andere Eigentümer und Mieter

„Mit der Gestaltung und der Nutzung des Infoportals etg24 bin ich persönlich sehr zufrieden. Es ist von unschätzbarem Vorteil, wenn man alle aktuellen und auch zeitlich zurückliegenden Daten und Informationen zur Immobilie jeder Zeit im Portal abrufen kann.“
Erhard W.
Eigentümer aus dem Raum Stuttgart
„Eine wirklich übersichtliche Plattform für den Eigentümer. Die Benutzeroberfläche ist intuitiv und einfach zu bedienen, alle Kategorien sind sinnvoll und übersichtlich angeordnet. Dokumente findet man ohne Aufwand. Ladezeiten und Stabilität sind ausgezeichnet.“
Cornelia S.
Eigentümerin aus Berlin
27001

DATENSCHUTZSTANDARDS GEMÄSS DIN ISO/IEC 27001

Uns ist der Schutz Ihrer Daten besonders wichtig. Darum treffen wir eine Vielzahl technischer und organisatorischer Maßnahmen, um diese vor unbefugten Zugriffen zu schützen.

100% ERNEUERBAREN ENERGIEQUELLEN

etg24 verwendet für den Betrieb aller Server zu 100% Strom aus Solar- und Wasserkraftwerken. Auch in unseren Büros setzen wir ausschließlich auf Ökostrom aus erneuerbaren Energien.

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Heutzutage ist Verschlüsselung von Internet-Kommunikation ein absolutes Muss. Deswegen verschlüsselt etg24 ausnahmslos allen Datenverkehr zu und zwischen den Servern.

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Unsere Produkte stehen Ihnen 24 Stunden am Tag zur Verfügung und sind noch dazu von überall aus erreichbar. Mit Ihrer Internetverbindung haben Sie bereits alles, was sie benötigen