WEG-Verwaltung

In diesem Artikel erhalten Sie umfassende Einblicke in das Thema WEG-Verwaltung. Wir beleuchten die Aufgaben und Kosten der Verwaltung, erläutern den Mehrwert der Digitalisierung und geben wichtige Hinweise zu den Änderungen im neuen WEG-Gesetz. Die WEG-Verwaltung ist anspruchsvoll und birgt Risiken. Mit unserer cloudbasierten Hausverwalter-Software etg24 können Sie die Verwaltung und Vermietung von Immobilien problemlos und effizient bewältigen. Davon profitieren alle beteiligten Parteien einer Wohnungseigentümergemeinschaft!

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WEG-Verwaltung: Aufgaben, Kosten und vieles mehr

Haus-, Wohnungsverwaltung bzw. Immobilienverwaltung – diese Begriffe werden oft synonym verwendet. Allerdings lassen sich verschiedene Arten der Verwaltung unterscheiden, die für vollkommen unterschiedliche Zuständigkeiten und Leistungsbereiche stehen. Klare Differenzierungen und Definitionen sind also wichtig. Genau deswegen befassen wir uns in diesem Beitrag mit dem Thema WEG-Verwaltung, denn hier sind einige Besonderheiten zu beachten.

Inhalt

Was ist eine WEG-Verwaltung?
Wo genau liegt der Unterschied zwischen einer WEG-Verwaltung und einer Sondereigentums- oder Mietverwaltung?
Was sind die Aufgaben einer WEG-Verwaltung?
Welche Rechte und Pflichten hat eine WEG-Verwaltung?
Was kostet eine WEG-Verwaltung?
Ist es Pflicht, eine WEG-Verwaltung zu haben?
Wie kann ich als WEG-Eigentümer die Wohnungsverwaltung wechseln?
Was sollte man noch über eine WEG-Verwaltung wissen?
Fazit: WEG-Verwaltung – große Verantwortung clever meistern

Was ist eine WEG-Verwaltung?

Auch bei der Abkürzung WEG kommt es zu Verwechslungen: Einerseits wird das Gesetz über das Wohnungseigentum und das Dauerwohnrecht so bezeichnet, andererseits die Wohnungseigentümergemeinschaft, die ebenso wie ihre notwendige Verwaltung in jenem Gesetz geregelt ist.

Demnach liegt eine Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) dann vor, wenn ein Wohnhaus oder eine Wohnanlage aus Eigentumswohnungen besteht – und zwar auf der Grundlage der notariell beurkundeten Teilungserklärung und Gemeinschaftsordnung. Dabei entsteht neben dem Sondereigentum der verschiedenen Wohnungseigentümer auch Gemeinschaftseigentum, wie zum Beispiel das Grundstück an sich, aber auch Anlagen, Einrichtungen und Gebäudeteile, die nicht zum Sondereigentum zählen oder Dritten gehören.

Genau mit diesem Gemeinschaftseigentum beschäftigt sich die WEG-Verwaltung: Sie befasst sich mit allen Belangen rund um die Immobilie, um das Vermögen der Gemeinschaft zu schützen und die mit dem Gemeinschaftseigentum verbundenen Pflichten zu erfüllen. Die Eigentümergemeinschaft kann per Mehrheitsentscheid eine professionelle Immobilienverwaltung, die auf die WEG-Verwaltung spezialisiert ist, oder bereits einen zertifizierten Verwalter, bestellen. Bei kleineren WEG können Aufgaben auch von einem bzw. mehreren Eigentümern in eigener Regie erledigt werden.

Wo genau liegt der Unterschied zwischen einer WEG-Verwaltung und einer Sondereigentums- oder Mietverwaltung?

Diese drei Formen der Immobilienverwaltung sind folgendermaßen klar voneinander abzugrenzen:

WEG-Verwaltung

Der bestellte Verwalter befasst sich – wie beschrieben – mit dem Gemeinschaftseigentum einer Wohnungseigentümergemeinschaft. Die rechtlichen Grundlagen dafür liefert einerseits das Gesetz über das Wohnungseigentum und das Dauerwohnrecht, andererseits der Vertrag mit dem Verwalter.

Sondereigentumsverwaltung

Als Sondereigentum wird das Eigentumsrecht an einer Wohnung bezeichnet. Vermietet ein Mitglied der Wohnungseigentümergemeinschaft seine Wohnung, kann er für alle damit zusammenhängenden Belange ebenfalls einen Verwalter beauftragen. Eine explizite gesetzliche Grundlage gibt es nicht, hier zählt ausschließlich die vertragliche Vereinbarung.

Mietverwaltung

Voraussetzung für eine Mietverwaltung ist, wenn ein Eigentümer eines Mehrfamilienhauses bzw. Immobilie diese vermietet und damit eine Hausverwaltung als Dienstleister beauftragt. Auch dafür gibt es keine gesetzliche Grundlage, der Vertrag mit der Verwaltung ist verbindlich.

Was sind die Aufgaben einer WEG-Verwaltung?

Die Aufgaben einer WEG-Verwaltung sind im § 28 WEG geregelt. Auch wenn das Gesetz sich auf die kaufmännischen Aspekte wie die Jahresabrechnung für die WEG fokussiert, lassen sich die Aufgaben der WEG-Verwaltung grundsätzlich in folgende Bereiche untergliedern:

Kaufmännischer Bereich

Erstellung von Wirtschaftsberichten und der Jahresabrechnung für die WEG
Erfüllen der Prüfungspflicht
Führen und Kontrollieren der Verwaltungsunterlagen

Organisatorischer Bereich

Organisation der Eigentümerversammlung (auch online/hybrid – neues WEG-Gesetz)
Anfertigung der Sitzungsprotokolle
Beschwerdemanagement und Mieterkorrespondenz

Technischer Bereich

Objektüberwachung
Wahrnehmung der Verkehrssicherungspflichten

Rechtlicher Bereich

rechtliche Vertretung der Wohnungseigentümergemeinschaft – bei Anwälten und vor Gericht
Abschluss relevanter Verträge, wie zum Beispiel zur Wartung von Anlagen
Ausübung des Beschwerderechts

In der Praxis sind die Aufgaben über die im § 28 WEG genannten hinaus breit gefächert, sodass der Vertrag mit einer externen WEG-Verwaltung umso detaillierter aufgesetzt sein sollte. Die Neuregelung, auch eine digitale WEG-Versammlung anzuerkennen, erleichtert die Durchführung der Eigentümerversammlungen ungemein. Für weitere Informationen zu diesem Thema lesen Sie unseren Artikel “Eigentümerversammlung online”.

Welche Rechte und Pflichten hat eine WEG-Verwaltung?

Hier greift § 27 WEG: Seit der Neufassung des Gesetzes im Jahr 2020 darf die WEG-Verwaltung alle Maßnahmen rund um das Gemeinschaftseigentum, die eine untergeordnete Bedeutung haben, selbstständig veranlassen. Dazu zählen beispielsweise neben dem Inkasso des vereinbarten Hausgeldes auch Instandsetzungs- und Instandhaltungsmaßnahmen – in einem bestimmten Rahmen. Der Verwalter wird nach § 27 WEG-Gesetz außerdem nach wie vor dazu befugt, die zur Notgeschäftsführung zählenden Maßnahmen zu ergreifen, um Nachteile für die Eigentümergemeinschaft abzuwenden.

Grundsätzlich muss die Eigentümergemeinschaft also nicht beschließen, dass die WEG-Verwaltung ihre Interessen sowohl gerichtlich als auch außergerichtlich vertreten darf – dies ist bereits im § 27 WEG gesetzlich verankert. Mit folgenden Ausnahmen: Grundstückskauf- und Darlehensverträge. Gleichzeitig sieht der § 27 Abs. 2 WEG-Gesetz vor, dass die Eigentümer sowohl die Rechte als auch die Pflichten der Verwaltung nach eigenem Ermessen erweitern oder auch einschränken können.

Was kostet eine WEG-Verwaltung?

Die Kosten einer WEG-Verwaltung hängen von verschiedenen Faktoren ab, wie beispielsweise der Region, dem Umfang der vereinbarten Aufgaben und der Anzahl der zu verwaltenden Wohneinheiten. Für eine Anlage ab zehn Wohneinheiten sollten Sie zwischen 18 und 40 Euro je Wohneinheit zzgl. Mehrwertsteuer monatlich für die WEG-Verwaltung einplanen.

Ist es Pflicht, eine WEG-Verwaltung zu haben?

Es gibt keine gesetzliche Pflicht, einen externen Dienstleister für die WEG-Verwaltung zu bestellen. Doch Fakt ist: Das Gemeinschaftseigentum bringt Rechte und Pflichten mit sich – und jede Menge zu erledigender Aufgaben. Es muss also korrekt und umsichtig verwaltet werden. Das können grundsätzlich auch die Eigentümer selbst übernehmen: Dabei nehmen alle Eigentümer die Verwaltungsaufgaben gemeinschaftlich wahr, was für die meisten WEGs nicht praxistauglich ist. Alternativ wird per Beschluss ein Mitglied der Eigentümergemeinschaft zum Verwalter erklärt.

Sobald jedoch ein einzelner Eigentümer anderer Meinung ist, muss ein externer Dienstleister mit der WEG-Verwaltung beauftragt werden. Ab Dezember 2023 ist dafür eine Zertifizierung vorzulegen, um insbesondere auch den Belangen des Wohnungseigentumsmodernisierungsgesetzes (WEMoG) kompetent Rechnung zu tragen. Sollte die Eigentümergemeinschaft bereits vor Inkrafttreten der WEG-Reform eine externe WEG-Verwaltung beauftragt haben, gilt diese bis zum 1. Juni 2024 als zertifiziert.

Ausnahme: Nach § 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG gilt für Wohnanlagen mit weniger als neun Wohneinheiten, dass ein zertifizierter Verwalter nur dann bestellt werden muss, wenn mindestens ein Drittel der Gemeinschaft dies verlangt.

Sobald jedoch ein einzelner Eigentümer anderer Meinung ist, muss ein externer Dienstleister mit der WEG-Verwaltung beauftragt werden. Ab Dezember 2023 ist dafür eine Zertifizierung vorzulegen, um insbesondere auch den Belangen des Wohnungseigentums-modernisierungsgesetzes (WEMoG) kompetent Rechnung zu tragen. Sollte die Eigentümergemeinschaft bereits vor Inkrafttreten der WEG-Reform eine externe WEG-Verwaltung beauftragt haben, gilt diese bis zum 1. Juni 2024 als zertifiziert.

Wie kann ich als Eigentümer die Verwaltung wechseln?

Als Eigentümer können Sie jederzeit die Verwaltung abberufen – und das jetzt auch ohne wichtigen Grund. So gehen Sie vor:

Sie sprechen sich zunächst mit den Miteigentümern ab, da Sie eine einfache Mehrheit in der Eigentümerversammlung benötigen.
Recherchieren Sie, welche Möglichkeiten Ihnen der mit dem Verwalter geschlossene Vertrag zur Kündigung eröffnet.
Holen Sie alternative Angebote ein oder stellen Sie auf die digitale Hausverwaltung in Eigenregie um.
Führen Sie die Eigentümerversammlung durch und fassen Sie einen Beschluss unter der Überschrift Abberufung Verwalter WEG.

Wichtig: Außerordentliche Abberufung Verwalter WEG

Entscheiden Sie sich dafür, die Kündigungsfristen des Verwaltervertrages ohne triftigen Grund nicht einzuhalten, kann der bisherige Verwalter noch für sechs Monate seine Vergütung beanspruchen.

Natürlich kann auch ein externer Dienstleister seinerseits den Vertrag über die WEG-Verwaltung kündigen – auch dafür gelten die getroffenen vertraglichen Vereinbarungen. Wurde diese nicht ausformuliert und erhält der Dienstleister monatliche Vergütungen, reicht es im Prinzip aus, wenn er bis zum 15. eines Monats kündigt – der Vertrag erlischt dann zum Monatsende. Der übliche Weg zur Neubestellung eines geeigneten Verwalters kann lang sein. Folgende Alternativen stehen dann zur Auswahl:

neue Immobilienverwaltung für die WEG finden und binden
Selbstverwaltung durch einen oder mehrere Eigentümer
kommissarischen Verwalter als Übergangslösung bestellen
Notverwalter WEG wird durch ein Gericht bestellt

Wichtig: Der Notverwalter für eine WEG kommt nur dann in Frage, wenn der Eigentümergemeinschaft erhebliche Nachteile drohen.

Was sollte man noch über eine Wohnungsverwaltung wissen?

Was sollte man noch
über eine Wohnungsverwaltung wissen?

Eine weitere Erleichterung, die das novellierte Gesetz über das Wohnungseigentum und das Dauerwohnrecht mit sich bringt: Der Beirat einer WEG muss nicht mehr eine Mindestanzahl an Mitgliedern aufweisen – die Eigentümergemeinschaft sollte sich nach ihren eigenen Bedürfnissen richten. Fakt ist jedoch, dass nur Eigentümer in den Beirat der WEG berufen werden dürfen. Gleichzeitig wird die Funktion gestärkt, denn dem Beirat der WEG obliegt es zum Beispiel nicht nur, den Verwalter zu unterstützen, sondern auch zu überwachen und alle wichtigen Informationen von ihm zu fordern.

Fazit: WEG-Verwaltung - große Verantwortung clever meistern

Die Reform des Gesetzes über das Wohnungseigentum und das Dauerwohnrecht bringt gleich mehrere Vorteile: Zum einen sind die Aufgaben einer WEG-Verwaltung nicht mehr explizit aufgeführt, zum anderen können auch Rechte und Pflichten des Verwalters individuell festgelegt werden. Darüber hinaus lassen sich die technologischen Errungenschaften sehr gut ausnutzen – denn die digitale Hausverwaltung wird vom Gesetzgeber verstärkt unterstützt:

Bspw. ist der Umlaufbeschluss nun in Textform durchführbar. Die frühere Schriftformerfordernis hat viel Zeit beansprucht und Papierflut verursacht. Auch die digitale WEG-Versammlung mit der Möglichkeit einer Online-Teilnahme zeigt klar den Trend in Richtung digitaler WEG.

Geeignete Tools wie etg24 unterstützen den Weg zur digitalen Verwaltung. Die Digitalisierung mit etg24 führt zu effizienteren Prozessen. Unsere digitale WEG-Lösung stellt nämlich sicher,

dass alle Informationen 24/7 verfügbar sind,
alle Daten an einem Ort verwaltet und digital archiviert werden,
der direkte Kontakt zur Verwaltung genutzt werden kann und
sämtliche Abläufe rund um das Gemeinschaftseigentum transparent sind.

Mit etg24 haben aber auch Eigentümergemeinschaften die Chance, eine professionelle Selbstverwaltung auf die Beine zu stellen.

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FAQ zum Thema WEG-Verwaltung

Was ist eine WEG-Verwaltung?

WEG steht für Wohnungseigentümergemeinschaft. Wenn ein Wohnhaus/eine Wohnanlage aus mehreren Eigentumswohnungen besteht, spricht man von einer WEG. Für die Verwaltung des Gemeinschaftseigentums (z.B. Grundstück, Anlagen, Gebäudeteilung) ist die WEG-Verwaltung zuständig.

Was macht eine WEG-Verwaltung?

Nach § 28 WEG sind die Aufgaben einer WEG-Verwaltung sowohl kaufmännischer und organisatorischer als auch technischer und rechtlicher Natur. Hierzu gehören z.B. die Erstellung von Wirtschaftsplänen, Organisation der Eigentümerversammlung oder der Abschluss relevanter Verträge.

Was ist das WEG und was regelt es?

Das WEG ist das Wohnungseigentumsgesetz. Es beinhaltet die Bestimmungen zur Entstehung von Wohneigentum sowie zur Verwaltung und Aufteilung der Immobilie in Gemeinschafts- und Sondereigentum. Auch schreibt das WEG beispielsweise die Rechte und Pflichten einer WEG-Verwaltung vor.

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Joachim Sacher

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Das sagen andere Eigentümer und Mieter

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