WEG-Verwaltung

In diesem Artikel erfahren Sie alles Wissenswerte rund um das Thema WEG-Verwaltung. Welche Aufgaben hat die Verwaltung, wie sieht es mit den Kosten aus, warum ist die Digitalisierung eine Erleichterung  und welche wichtigen Änderungen sind durch das neue WEG-Gesetz zu beachten? 

Mit der cloudbasierten Hausverwalter Software etg24 profitieren alle beteiligten Parteien einer Wohnungseigentümergemeinschaft! 

Hausverwaltung App

WEG-Verwaltung: Aufgaben, Kosten und vieles mehr

Haus-, Wohnungsverwaltung  bzw. Immobilienverwaltung  – diese Begriffe werden oft synonym verwendet. Allerdings lassen sich verschiedene Arten der Verwaltung unterscheiden, die für vollkommen unterschiedliche Zuständigkeiten und Leistungsbereiche stehen. Klare Differenzierungen und Definitionen sind also wichtig. Genau deswegen befassen wir uns in diesem Beitrag mit dem Thema WEG-Verwaltung, denn hier sind einige Besonderheiten zu beachten.

Inhalt

Was ist eine WEG-Verwaltung?

Auch bei der Abkürzung WEG kommt es zu Verwechslungen: Einerseits wird das Gesetz über das Wohnungseigentum und das Dauerwohnrecht so bezeichnet, andererseits die Wohnungseigentümergemeinschaft, die ebenso wie ihre notwendige Verwaltung in jenem Gesetz geregelt ist.

Demnach liegt eine Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) dann vor, wenn ein Wohnhaus oder eine Wohnanlage aus Eigentumswohnungen besteht – und zwar auf der Grundlage der notariell beurkundeten Teilungserklärung und Gemeinschaftsordnung. Dabei entsteht neben dem Sondereigentum der verschiedenen Wohnungseigentümer auch Gemeinschaftseigentum, wie zum Beispiel das Grundstück an sich, aber auch Anlagen, Einrichtungen und Gebäudeteile, die nicht zum Sondereigentum zählen oder Dritten gehören.

Genau mit diesem Gemeinschaftseigentum beschäftigt sich die WEG-Verwaltung: Sie befasst sich mit allen Belangen rund um die Immobilie, um das Vermögen der Gemeinschaft zu schützen und die mit dem Gemeinschaftseigentum verbundenen Pflichten zu erfüllen. Die Eigentümergemeinschaft kann per Mehrheitsentscheid eine professionelle Immobilienverwaltung, die auf die WEG-Verwaltung spezialisiert ist, oder bereits einen zertifizierten Verwalter, bestellen. Bei kleineren WEG können Aufgaben auch von einem bzw. mehreren Eigentümern in eigener Regie erledigt werden.

Wo genau liegt der Unterschied zwischen einer WEG-Verwaltung und einer Sondereigentums- oder Mietverwaltung?

Diese drei Formen der Immobilienverwaltung sind folgendermaßen klar voneinander abzugrenzen:

 

WEG-Verwaltung

Der bestellte Verwalter befasst sich – wie beschrieben – mit dem Gemeinschaftseigentum einer Wohnungseigentümergemeinschaft. Die rechtlichen Grundlagen dafür liefert einerseits das Gesetz über das Wohnungseigentum und das Dauerwohnrecht, andererseits der Vertrag mit dem Verwalter.

 

Sondereigentumsverwaltung

Als Sondereigentum wird das Eigentumsrecht an einer Wohnung bezeichnet. Vermietet ein Mitglied der Wohnungseigentümergemeinschaft seine Wohnung, kann er für alle damit zusammenhängenden Belange ebenfalls einen Verwalter beauftragen. Eine explizite gesetzliche Grundlage gibt es nicht, hier zählt ausschließlich die vertragliche Vereinbarung.

 

Mietverwaltung

Voraussetzung für eine Mietverwaltung ist, wenn ein Eigentümer eines Mehrfamilienhauses bzw. Immobilie diese vermietet und damit eine Hausverwaltung  als Dienstleister beauftragt. Auch dafür gibt es keine gesetzliche Grundlage, der Vertrag mit der Verwaltung ist verbindlich.

Was sind die Aufgaben einer WEG-Verwaltung?

Die Aufgaben einer WEG-Verwaltung sind im § 28 WEG geregelt. Auch wenn das Gesetz sich auf die kaufmännischen Aspekte wie die Jahresabrechnung für die WEG fokussiert, lassen sich die Aufgaben der WEG-Verwaltung grundsätzlich in folgende Bereiche untergliedern:

 

Kaufmännischer Bereich

  • Erstellung von Wirtschaftsberichten und der Jahresabrechnung für die WEG
  • Erfüllen der Prüfungspflicht
  • Führen und Kontrollieren der Verwaltungsunterlagen

 

Organisatorischer Bereich

  • Organisation der Eigentümerversammlung (auch online/hybrid – neues WEG-Gesetz)
  • Anfertigung der Sitzungsprotokolle
  • Beschwerdemanagement und Mieterkorrespondenz

 

Technischer Bereich

  • Objektüberwachung
  • Wahrnehmung der Verkehrssicherungspflichten

 

Rechtlicher Bereich

  • rechtliche Vertretung der Wohnungseigentümergemeinschaft – bei Anwälten und vor Gericht
  • Abschluss relevanter Verträge, wie zum Beispiel zur Wartung von Anlagen
  • Ausübung des Beschwerderechts

 

In der Praxis sind die Aufgaben über die im § 28 WEG genannten hinaus breit gefächert, sodass der Vertrag mit einer externen WEG-Verwaltung umso detaillierter aufgesetzt sein sollte. Die Neuregelung, auch eine digitale WEG-Versammlung anzuerkennen, erleichtert die Durchführung der Eigentümerversammlungen ungemein. Für weitere Informationen zu diesem Thema lesen Sie unseren Artikel “Eigentümerversammlung online”.

Welche Rechte und Pflichten hat eine WEG-Verwaltung?

Hier greift § 27 WEG: Seit der Neufassung des Gesetzes im Jahr 2020 darf die WEG-Verwaltung alle Maßnahmen rund um das Gemeinschaftseigentum, die eine untergeordnete Bedeutung haben, selbstständig veranlassen. Dazu zählen beispielsweise neben dem Inkasso des vereinbarten Hausgeldes auch Instandsetzungs- und Instandhaltungsmaßnahmen – in einem bestimmten Rahmen. Der Verwalter wird nach § 27 WEG-Gesetz außerdem nach wie vor dazu befugt, die zur Notgeschäftsführung zählenden Maßnahmen zu ergreifen, um Nachteile für die Eigentümergemeinschaft abzuwenden.

Grundsätzlich muss die Eigentümergemeinschaft also nicht beschließen, dass die WEG-Verwaltung ihre Interessen sowohl gerichtlich als auch außergerichtlich vertreten darf – dies ist bereits im § 27 WEG gesetzlich verankert. Mit folgenden Ausnahmen: Grundstückskauf- und Darlehensverträge. Gleichzeitig sieht der § 27 Abs. 2 WEG-Gesetz vor, dass die Eigentümer sowohl die Rechte als auch die Pflichten der Verwaltung nach eigenem Ermessen erweitern oder auch einschränken können.

Was kostet eine WEG-Verwaltung?

Die Kosten einer WEG-Verwaltung hängen von verschiedenen Faktoren ab, wie beispielsweise der Region, dem Umfang der vereinbarten Aufgaben und der Anzahl der zu verwaltenden Wohneinheiten. Für eine Anlage ab zehn Wohneinheiten sollten Sie zwischen 18 und 40 Euro je Wohneinheit zzgl. Mehrwertsteuer monatlich für die WEG-Verwaltung einplanen.

Ist es Pflicht, eine WEG-Verwaltung zu haben?

Es gibt keine gesetzliche Pflicht, einen externen Dienstleister für die WEG-Verwaltung zu bestellen. Doch Fakt ist: Das Gemeinschaftseigentum bringt Rechte und Pflichten mit sich – und jede Menge zu erledigender Aufgaben. Es muss also korrekt und umsichtig verwaltet werden. Das können grundsätzlich auch die Eigentümer selbst übernehmen: Dabei nehmen alle Eigentümer die Verwaltungsaufgaben gemeinschaftlich wahr, was für die meisten WEGs nicht praxistauglich ist. Alternativ wird per Beschluss ein Mitglied der Eigentümergemeinschaft zum Verwalter erklärt.

Sobald jedoch ein einzelner Eigentümer anderer Meinung ist, muss ein externer Dienstleister mit der WEG-Verwaltung beauftragt werden. Ab Dezember 2023 ist dafür eine Zertifizierung vorzulegen, um insbesondere auch den Belangen des Wohnungseigentumsmodernisierungsgesetzes (WEMoG) kompetent Rechnung zu tragen. Sollte die Eigentümergemeinschaft bereits vor Inkrafttreten der WEG-Reform eine externe WEG-Verwaltung beauftragt haben, gilt diese bis zum 1. Juni 2024 als zertifiziert.

Ausnahme: Nach § 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG gilt für Wohnanlagen mit weniger als neun Wohneinheiten, dass ein zertifizierter Verwalter nur dann bestellt werden muss, wenn mindestens ein Drittel der Gemeinschaft dies verlangt.

Wie kann ich als Eigentümer die Verwaltung wechseln?

Als Eigentümer können Sie jederzeit die Verwaltung abberufen – und das jetzt auch ohne wichtigen Grund. So gehen Sie vor:

  1. Sie sprechen sich zunächst mit den Miteigentümern ab, da Sie eine einfache Mehrheit in der Eigentümerversammlung benötigen.
  2. Recherchieren Sie, welche Möglichkeiten Ihnen der mit dem Verwalter geschlossene Vertrag zur Kündigung eröffnet.
  3. Holen Sie alternative Angebote ein oder stellen Sie auf die digitale Hausverwaltung in Eigenregie um.
  4. Führen Sie die Eigentümerversammlung durch und fassen Sie einen Beschluss unter der Überschrift Abberufung Verwalter WEG.

 

Wichtig: Außerordentliche Abberufung Verwalter WEG

Entscheiden Sie sich dafür, die Kündigungsfristen des Verwaltervertrages ohne triftigen Grund nicht einzuhalten, kann der bisherige Verwalter noch für sechs Monate seine Vergütung beanspruchen.

Natürlich kann auch ein externer Dienstleister seinerseits den Vertrag über die WEG-Verwaltung kündigen – auch dafür gelten die getroffenen vertraglichen Vereinbarungen. Wurde diese nicht ausformuliert und erhält der Dienstleister monatliche Vergütungen, reicht es im Prinzip aus, wenn er bis zum 15. eines Monats kündigt – der Vertrag erlischt dann zum Monatsende. Der übliche Weg zur Neubestellung eines geeigneten Verwalters kann lang sein. Folgende Alternativen stehen dann zur Auswahl:

  • neue Immobilienverwaltung für die WEG finden und binden
  • Selbstverwaltung durch einen oder mehrere Eigentümer
  • kommissarischen Verwalter als Übergangslösung bestellen
  • Notverwalter WEG wird durch ein Gericht bestellt

 

Wichtig: Der Notverwalter für eine WEG kommt nur dann in Frage, wenn der Eigentümergemeinschaft erhebliche Nachteile drohen.

Was sollte man noch über eine Wohnungsverwaltung wissen?

Eine weitere Erleichterung, die das novellierte Gesetz über das Wohnungseigentum und das Dauerwohnrecht mit sich bringt: Der Beirat einer WEG muss nicht mehr eine Mindestanzahl an Mitgliedern aufweisen – die Eigentümergemeinschaft sollte sich nach ihren eigenen Bedürfnissen richten. Fakt ist jedoch, dass nur Eigentümer in den Beirat der WEG berufen werden dürfen. Gleichzeitig wird die Funktion gestärkt, denn dem Beirat der WEG obliegt es zum Beispiel nicht nur, den Verwalter zu unterstützen, sondern auch zu überwachen und alle wichtigen Informationen von ihm zu fordern.

Fazit: WEG-Verwaltung - große Verantwortung clever meistern

Die Reform des Gesetzes über das Wohnungseigentum und das Dauerwohnrecht bringt gleich mehrere Vorteile: Zum einen sind die Aufgaben einer WEG-Verwaltung nicht mehr explizit aufgeführt, zum anderen können auch Rechte und Pflichten des Verwalters individuell festgelegt werden. Darüber hinaus lassen sich die technologischen Errungenschaften sehr gut ausnutzen – denn die digitale Hausverwaltung wird vom Gesetzgeber verstärkt unterstützt:

Bspw. ist der Umlaufbeschluss nun in Textform durchführbar. Die frühere Schriftformerfordernis hat viel Zeit beansprucht und Papierflut verursacht. Auch die digitale WEG-Versammlung mit der Möglichkeit einer Online-Teilnahme zeigt klar den Trend in Richtung digitaler WEG.

Geeignete Tools wie etg24 unterstützen den Weg zur digitalen Verwaltung. Die Digitalisierung mit etg24 führt zu effizienteren Prozessen. Unsere digitale WEG-Lösung stellt nämlich sicher,

  • dass alle Informationen 24/7 verfügbar sind,
  • alle Daten an einem Ort verwaltet und digital archiviert werden,
  • der direkte Kontakt zur Verwaltung genutzt werden kann und
  • sämtliche Abläufe rund um das Gemeinschaftseigentum transparent sind.

 

Mit etg24 haben aber auch Eigentümergemeinschaften die Chance, eine professionelle Selbstverwaltung auf die Beine zu stellen.

Sie können dies ganz einfach mit unserer Basis-Version testen. Selbstverständlich stehen wir Ihnen bei Fragen gerne Rede und Antwort – rufen Sie uns direkt an oder schreiben uns eine E-Mail!

Hausverwaltung App

JETZT ANMELDEN & DURCHSTARTEN

Wir haben für jede Verwaltung das passende Angebot. Sie wagen den ersten Schritt in Richtung Digitalisierung? Mit etg24 basis können Sie sich kostenfrei und komplett selbstständig ein Kundenportal inkl. App mit wichtigen Grundfunktionen anlegen.
Zur Abdeckung weiterer Anforderungen bieten wir die Versionen etg24 plus und pro. Reich an Funktionen, decken Sie damit alles ab, was Sie als digitalisierte Immobilienverwaltung benötigen.

Unsere mobile etg24 App

Video abspielen

Michaela Knodt | LEITUNG SALES & SUPPORT

Bei Fragen zu unseren Produkten steht unser Team Ihnen gerne Rede und Antwort. Auch falls Sie einmal Hilfe brauchen, sind wir natürlich gerne für Sie da.

Erfolgsgeschichten mit etg24

"Bereits seit 9 Jahren nutzen wir das Kundenportal etg24 mit zunehmender Begeisterung als zentrale Kommunikationsplattform und digitales Verwalterbüro. Gerade in den vergangenen zwei Jahren, in denen persönliche Kontakte erheblich eingeschränkt werden mussten, waren wir sehr dankbar über die Möglichkeit, unseren Kunden alle wesentlichen Unterlagen digital über das Portal zur Verfügung stellen zu können. Ganz besonders begrüßen wir es, dass nun auch die in ihrer Bedeutung aufgewerteten Umlaufverfahren komfortabel über das Portal abgewickelt werden können. Auch mit der zwischenzeitlich neu geschaffenen „App-Funktion“ können wir die regelmäßigen Liegenschaftsbegehungen künftig effektiver ausführen und auswerten. Zudem wollen wir in diesem Jahr auch erste Versuche mit der Hybriden Eigentümerversammlung starten und freuen uns, dass dies jetzt auch über die neue Versammlungsfunktion in etg24 möglich ist."
Patrik Riesterer
Hausverwaltungen Riesterer
"Ein sehr gutes Tool, das permanent weiterentwickelt wird. Wir sind schon lange digital unterwegs, aber erst mit etg24 konnten wir die internen Abläufe in der Hausverwaltung perfektionieren. Das liegt auch daran, dass unsere Kunden mitziehen, weil die Bedienung intuitiv ist und keiner Handbücher bedarf. Einladung online mit allen Unterlagen automatisch zusammengefasst ist so unfassbar zeitsparend und auch die Umlaufbeschlüsse sind online eine Wohltat. Wir können hier nur Danke sagen und freuen uns schon auf weitere Neuerungen und die damit verbundene Zeitersparnis."
Friedrich J. Maier-Bode
"Ich bin total begeistert und es ist so, wie in der Schulung von Herrn Preißer angekündigt, die Eigentümer nehmen das Tool „Abstimmung“ gut an. Ich habe heute das erste schriftliche Umlaufverfahren in etg24 eröffnet und tatsächlich war nach 10 Minuten die erste Abstimmung eingetragen. Ich freue mich sehr über die Erweiterung."
Sandra Rudolph
AKV Immobilienverwaltungs GmbH
"etg24 stellt mit seiner Software ein hervorragendes und zeitgemäßes Tool für die digitale Immobilienverwaltung bereit. Die Zeitersparnis und die Erleichterung unseres Arbeitsalltags sind täglich spürbar. Auch den guten Support, der stets schnell und zuverlässig reagiert, möchten wir lobend hervorheben. Auch deshalb können wir sowohl die Firma als auch das Produkt etg24 uneingeschränkt weiterempfehlen."
Jacqueline Gill
Wüstenrot Haus- und Städtebau GmbH
"Unsere Kunden schätzen die Informationen und Kontaktmöglichkeiten sehr, da sie sich aufgrund des gut strukturierten Aufbaus sehr schnell zurechtfinden. Selbst Kunden und Redakteure des Unternehmens, die technisch nicht so versiert sind, kommen damit gut zurecht. Alles in allem können wir die Produkte von etg24 wirklich sehr empfehlen."
Ralf M. Ebinger
SGV Schwäbische Gebäudeverwaltung
"etg24 ist für uns weitaus mehr als nur eine cloudbasierte Datenbank. Aufgrund der immer größeren Anforderungen seitens unserer Kunden, kann über dieses Portal eine schnelle und transparente Bearbeitung verschiedenster Vorgänge erfolgen. Neben der Bereitstellung von Informationen und Unterlagen, welche unseren Kunden somit „rund um die Uhr“ abseits jeder Öffnungs- und Arbeitszeiten zur Verfügung stehen, lassen sich z. B. auch die z. T. komplexen Abläufe einer Sanierung über mehrere Monate in einem Vorgang komprimiert und für alle Kunden sowie Nutzer einsehbar übersichtlich darstellen. Aus diesen Gründen können wir etg24 mit bestem Wissen und Gewissen an sämtliche Kollegen weiterempfehlen."
Michael Keuter
Keuter Grundbesitzverwaltung GmbH
"etg24 hat unsere digitale Arbeitsweise in erheblichem Umfang positiv verändert und ist inzwischen zu einem vollständigen Archivierungstool für alle verwalteten Wohnungen geworden. Über 80 % unserer Eigentümer nutzen diese Plattform zur Kommunikation und die von uns regelmäßig bereitgestellten Informationen zu aktuellen Sachständen, bspw. bei der Beschlusserfüllung, der Beseitigung von Schäden und der Vorbereitung auf kommende Eigentümerversammlungen."
Joachim Sacher
GERBURG Grundstücks- und Hausverwaltungs GmbH

Das sagen andere Eigentümer und Mieter

„Mit der Gestaltung und der Nutzung des Infoportals etg24 bin ich persönlich sehr zufrieden. Es ist von unschätzbarem Vorteil, wenn man alle aktuellen und auch zeitlich zurückliegenden Daten und Informationen zur Immobilie jeder Zeit im Portal abrufen kann.“
Erhard W.
Eigentümer aus dem Raum Stuttgart
„Eine wirklich übersichtliche Plattform für den Eigentümer. Die Benutzeroberfläche ist intuitiv und einfach zu bedienen, alle Kategorien sind sinnvoll und übersichtlich angeordnet. Dokumente findet man ohne Aufwand. Ladezeiten und Stabilität sind ausgezeichnet.“
Cornelia S.
Eigentümerin aus Berlin
27001

DATENSCHUTZSTANDARDS GEMÄSS DIN ISO/IEC 27001

Uns ist der Schutz Ihrer Daten besonders wichtig. Darum treffen wir eine Vielzahl technischer und organisatorischer Maßnahmen, um diese vor unbefugten Zugriffen zu schützen.

100% ERNEUERBAREN ENERGIEQUELLEN

etg24 verwendet für den Betrieb aller Server zu 100% Strom aus Solar- und Wasserkraftwerken. Auch in unseren Büros setzen wir ausschließlich auf Ökostrom aus erneuerbaren Energien.

VERBINDUNGEN SSL/TLS VERSCHLÜSSELT

Heutzutage ist Verschlüsselung von Internet-Kommunikation ein absolutes Muss. Deswegen verschlüsselt etg24 ausnahmslos allen Datenverkehr zu und zwischen den Servern.

RUND UM DIE UHR ERREICHBAR

Unsere Produkte stehen Ihnen 24 Stunden am Tag zur Verfügung und sind noch dazu von überall aus erreichbar. Mit Ihrer Internetverbindung haben Sie bereits alles, was sie benötigen