Wohnungsverwaltung

Der Begriff Wohnungsverwaltung kann für verschiedene Arten der Verwaltung stehen. In diesem Artikel erfahren Sie alles Wissenswerte rund um das Thema Wohnungsverwaltung. Welche Aufgaben hat die Verwaltung, wie sieht es mit den Kosten aus und warum ist die Digitalisierung eine Erleichterung ? 

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Wohnungsverwaltung - Aufgaben, Kosten & Mehr

Wohnungsverwaltung: digital aufstellen und mehrfach profitieren

Hinter dem Begriff Wohnungsverwaltung können sich vollkommen verschiedene Aufgabenbereiche verbergen, die es strikt voneinander zu trennen gilt. Im folgenden Artikel erfahren Sie, welche Arten der Wohnungsverwaltung unterschieden werden und welche Aufgaben, Rechte und Pflichten sowie Kosten mit der Verwaltung einhergehen. Gemeinsam haben alle Verwaltungsformen, dass sie sich digital organisieren lassen. Umso wichtiger ist es, sich das enorme Potenzial näher anzuschauen.

Inhalt

Wo liegt der Unterschied zwischen einer WEG-Verwaltung, WEG-Wohnungsverwaltung/Sondereigentumsverwaltung und einer Mietverwaltung?

Zunächst sollen die Begrifflichkeiten im Detail geklärt werden, um Missverständnisse in puncto Wohnungsverwaltung zu vermeiden. Die Immobilienverwaltung ist vielseitig und aufwändig: Die Arten der Verwaltung lassen sich in WEG-Verwaltung, WEG-Wohnungsverwaltung bzw. Sondereigentumsverwaltung und Mietverwaltung unterteilen.  

Die WEG-Verwaltung befasst sich mit der Betreuung des gemeinschaftlichen Eigentums einer Wohnungseigentümergemeinschaft. Rechtliche Rahmenbedingungen sind im Gesetz über das Wohnungseigentum und das Dauerwohnrecht (WEG) festgelegt. In § 1 Abs. 5 WEG ist definiert: “Gemeinschaftliches Eigentum im Sinne dieses Gesetzes sind das Grundstück und das Gebäude, soweit sie nicht im Sondereigentum oder im Eigentum eines Dritten stehen.” 

Daraus geht im Umkehrschluss einher, dass Angelegenheiten rund um das jeweilige Sondereigentum nicht die Eigentümergemeinschaft betreffen, also nicht von der WEG-Verwaltung umfasst sind. Die sogenannte Sondereigentumsverwaltung oder WEG-Wohnungsverwaltung liegt im Aufgabenbereich eines jeden Eigentümers – oder einer von ihm beauftragten Hausverwaltung. Hier sind die Belange der Wohnungseigentümer zu wahren, die ihre Immobilie vermieten und für deren Werterhalt bzw. -steigerung Sorge tragen. Bei der WEG-Wohnungsverwaltung haben Eigentümer natürlich ein Interesse daran, dass ihr Sondereigentum, also die Wohnungen, vermietet sind und sie zuverlässig die geplanten Einnahmen generieren.

Bei Ein- oder Mehrfamilienhäusern, die einem Eigentümer gehören, gibt es keine Unterscheidung zwischen Sonder- und Gemeinschaftseigentum. Wird hier eine Verwaltung beauftragt, die sich um die Vermietung und Instandhaltung kümmert, spricht man von der Mietverwaltung

Es lässt sich festhalten, dass die Wohnungsverwaltung und deren Aufgaben von den jeweiligen Interessen geprägt sind:

  • die WEG-Verwaltung nimmt die Interessen der Wohnungseigentümergemeinschaft und damit möglichst aller Eigentümer wahr
  • Die WEG-Wohnungsverwaltung/Sondereigentumsverwaltung nimmt Mitgliedern einer Eigentümergemeinschaft die Verwaltung ihres Sondereigentums ab
  • die Mietverwaltung unterstützt einen Immobilieneigentümer bei der Vermietung und der Betreuung seiner Mieter

Aus den unterschiedlichen Interessenlagen ergeben sich sowohl verschiedene aber auch gleichartige Aufgaben, die ein Verwalter für die WEG, Eigentumswohnungen oder Eigentümer zu erledigen hat.

 

Auf welcher rechtlichen Grundlage arbeitet die Wohnungsverwaltung?

Zur Einordnung: Welche Aufgaben Wohnungsverwaltungen genau übernehmen, ist nicht gesetzlich definiert. Ebenso wenig handelt es sich bei einem Wohnungsverwalter um einen geschützten Beruf. Hier lassen sich also individuelle Vereinbarungen treffen, um die übertragenen Aufgaben klar zu definieren. 

Bei der WEG-Verwaltung stellt das WEG-Gesetz die rechtliche Grundlage dar. Hinzu kommt der Verwaltervertrag, den die Wohnungseigentümergemeinschaft mit dem Verwalter schließt.

Bei der Sondereigentumsverwaltung als auch bei der Mietverwaltung beruht die Tätigkeit der Verwaltung ausschließlich auf Basis des geschlossenen Vertrags. Dieser bildet auch die Grundlage dafür, in welcher Höhe die Wohnungsverwaltung Kosten berechnen darf.

Übrigens:

Im Zuge der WEG-Reform wurde beschlossen, dass Eigentümer ab Dezember 2022 grundsätzlich einen Anspruch auf eine zertifizierte Wohnungsverwaltung haben. Mit dieser Qualifizierung und einer Prüfung vor der zuständigen IHK soll die Qualität sichergestellt werden, da es keinerlei gewerberechtliche Voraussetzungen für Wohnungsverwaltungen der WEG gibt. Allerdings wurde die Frist nun verlängert: Die Zertifizierungen müssen bis zum Dezember 2023 nachgewiesen werden.

Wichtig:

Von der Fristverlängerung unberührt bleibt die Auflage, dass Personen, die bereits im Dezember 2020 nach Wohneigentumsgesetz Verwalter waren, bis einschließlich Mai 2024 auch als zertifizierter Verwalter gelten – spätestens dann ist ein Nachweis vorzulegen.

Was sind die Aufgaben einer Wohnungsverwaltung?

Ausschlaggebend für die konkreten Aufgaben sind also die vertraglichen Vereinbarungen – und die jeweilige Interessenlage:


Die (klassische) WEG-Verwaltung
In diesem Fall beauftragt die Eigentümergemeinschaft nach Wohneigentumsgesetz den Verwalter damit, die Interessen der Gemeinschaft zu wahren – und zwar im technischen, im wirtschaftlichen und im kaufmännischen Bereich. Zu den typischen Aufgaben gehören demnach:

  • Hausgeld der Eigentümer verwalten und bei Bedarf anmahnen
  • Wirtschaftsplan und Abrechnung erstellen
  • Instandhaltung und Sanierung organisieren und überwachen
  • Eigentümerversammlungen organisieren und durchführen

 

Die WEG-Wohnungsverwaltung/Sondereigentumsverwaltung und Mietverwaltung
Sowohl bei der WEG-Wohnungsverwaltung als auch der Mietverwaltung, die ein Dienstleister im Interesse eines Eigentümers wahrnimmt, fungieren die Verwalter als Mittler zwischen Eigentümer und Mieter, aber auch zwischen Eigentümer und Versorgungs- oder Handwerksunternehmen. Entsprechend umfangreich können die Befugnisse der Wohnungsverwaltung sein, denn die Aufgaben sind ausgesprochen vielfältig:

  • Vermietung von Wohnungen sowie bei Bedarf Organisation und Durchführung von Renovierungsarbeiten
  • Einnahme der Mieten und eventuell Mahnwesen
  • Aufnahme von Schäden und Abwicklung mit Versicherungen und Handwerksunternehmen
  • Koordinierung von Instandhaltungs-, Sanierungs- und Modernisierungsmaßnahmen
  • Abrechnung der Nebenkosten

Welche Rechte und Pflichten hat eine Wohnungsverwaltung?

Die konkreten Rechte und Pflichten einer Wohnungsverwaltung hängen von verschiedenen Faktoren ab, wie zum Beispiel:

  • Welche Art von Verwaltung wird übernommen – WEG-Verwaltung, WEG-Wohnungsverwaltung oder Mietverwaltung?
  • Welche Details wurden im Verwaltervertrag vereinbart?

 

Grundsätzlich hat eine Wohnungsverwaltung jedoch sauber, korrekt und jederzeit nachvollziehbar zu arbeiten – letztendlich übernimmt sie wichtige Aufgaben der Eigentümer und haftet dafür. Wie hoch der Stellenwert einer professionellen Wohnungsverwaltung ist, zeigen einmal mehr die Änderungen, die die Reform des Wohneigentumsgesetzes insbesondere für die WEG-Verwaltung mit sich brachte:

Die WEG-Verwaltung kann nun auch im Außenverhältnis eine Vertretungsmacht für die Eigentümergemeinschaft wahrnehmen – und zwar sowohl gerichtlich als auch außergerichtlich. Diese wird im Gesetz eingeschränkt, weil beispielsweise Darlehens- und Grundstücksverträge den Eigentümerbeschluss voraussetzen. Allerdings darf ein WEG-Verwalter auch im Innenverhältnis deutlich mehr, wie beispielsweise Maßnahmen mit untergeordneter Bedeutung eigenständig veranlassen. Darunter sind Maßnahmen zu verstehen, die entweder zur Fristwahrung oder Abwendung von Nachteilen notwendig sind oder nicht erhebliche Verpflichtungen nach sich ziehen.

 

Wichtig:

Wohnungseigentümer der Eigentümergemeinschaft können die Rechte und Pflichten der Verwaltung individuell erweitern, aber auch einschränken, indem sie beispielsweise einen konkreten Maßnahmenkatalog erstellen.

Was kostet eine Wohnungsverwaltung?

Die Kosten der Wohnungsverwaltung variieren in Abhängigkeit

  • vom Leistungsbereich
  • von der Anzahl der zu verwaltenden Wohn- und Gewerbeeinheiten 
  • von Umständen, die die Kosten der Wohnungsverwaltung erhöhende oder mindern können

 

Zur Orientierung einige durchschnittliche Kosten der Wohnungsverwaltung:

  • Verwaltung Wohnungseigentumsgemeinschaften (WEG ab zehn Einheiten) – von 18 bis 40 Euro je Wohneinheit zzgl. Mehrwertsteuer monatlich
  • Verwaltung von Eigentumswohnung/Sondereigentumsverwaltung oder Mietverwaltung – von 25 bis 50 Euro pro Wohnung zzgl. Mehrwertsteuer monatlich

 

Eigentümer und Verwalter für Eigentumswohnungen können sich aber auch auf einen prozentualen Anteil an der Kaltmiete einigen, wie beispielsweise fünf Prozent, auf die dann ebenfalls Mehrwertsteuer zu entrichten ist. Ebenso kann eine Wohnungsverwaltung Kosten für außerordentliche Arbeiten zusätzlich berechnen, wenn dies im Vertrag so vereinbart wurde.

Was kostet eine Wohnungsverwaltung?

Um es auf den Punkt zu bringen: Nein. Grundsätzlich können Eigentümer die Wohnungsverwaltung eigenständig übernehmen – mit allen Konsequenzen. Auch hier stellt die Eigentümergemeinschaft eine besondere Herausforderung dar: Sobald nämlich einer der Eigentümer darauf besteht, eine professionelle Wohnungsverwaltung zu beauftragen, muss dies auch geschehen.

Wie kann ich als Eigentümer die Wohnungsverwaltung wechseln?

Es gibt vielfältige Gründe, die einen Wechsel der Wohnungsverwaltung sinnvoll machen. Manch ein Eigentümer beschließt vielleicht sogar, die Verwaltung in Eigenregie zu übernehmen. Bei der Selbstverwaltung kann ein Eigentümer eine professionelle Hausverwalter-Software wie etg24, die in der Basisversion sogar kostenlos verfügbar ist, sehr gut unterstützen. Vermieter – sowohl eines Mehrfamilienhauses als auch Wohnungen in einer WEG – können damit zum Beispiel sämtliche Dokumente verwalten, ihren Mietern zur Verfügung stellen und archivieren, aber auch Rundmails an ihre Mieter versenden. Darüber hinaus lassen sich über das Portal notwendige Anfragen stellen. Ein Mieter kann beispielsweise einen Schaden melden und der Vermieter direkt einen Handwerker beauftragen.

Auch bei der Selbstverwaltung einer WEG durch einen Eigentümer kann auf etg24 zurückgegriffen werden, um strukturiert, transparent und digital zu verwalten. 

Um den aktuellen Verwalter zu kündigen, hat jedoch insbesondere eine Eigentümergemeinschaft einige Schritte zu befolgen:

  1. Abstimmung mit den anderen Eigentümern zur Kündigung
  2. Informationen zu Kündigungsfristen etc. recherchieren
  3. bei Bedarf Angebote anderer Wohnungsverwaltungen oder für eine passende Software einholen
  4. Eigentümerversammlung vorbereiten, durchführen und Beschluss fassen

Übrigens: Seit der WEG-Reform kann ein WEG-Verwalter nach § 26 Abs. 3 WEG jederzeit durch einen Mehrheitsbeschluss abberufen werden. Der Vertrag mit der WEG-Wohnungsverwaltung endet spätestens sechs Monate nach der Abberufung.

Was sollte man noch über eine Wohnungsverwaltung wissen?

Es liegt auf der Hand, dass im Rahmen einer Wohnungsverwaltung zahlreiche Akten angelegt und die Buchhaltung sorgfältig geführt werden muss. Insbesondere der reibungslose Informationsfluss ist hier essentiell – weder Anfragen der Mieter noch Dokumente der Behörden, Versorgungsträger oder Versicherungen dürfen verloren gehen. Im Gegenteil, sie sollten im Bedarfsfall schnell zur Hand sein. Genau diese Aufgaben kann eine digitale Lösung wie etg24 deutlich erleichtern:

 

  • 24/7-Verfügbarkeit aller Informationen
  • als mobile und Web-App nutzbar
  • Verwaltung kann direkt kontaktiert werden
  • Daten befinden sich alle an einem Ort
  • Dokumentenarchiv wird digital umgesetzt
  • transparente Abläufe rund um die Immobilie

 

Haben Sie noch Fragen rund um etg24? Dann wenden Sie sich direkt an uns und nutzen Sie gleich unsere kostenlose Basis-Version!

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Michaela Knodt | LEITUNG SALES & SUPPORT

Bei Fragen zu unseren Produkten steht unser Team Ihnen gerne Rede und Antwort. Auch falls Sie einmal Hilfe brauchen, sind wir natürlich gerne für Sie da.

Erfolgsgeschichten mit etg24

"Bereits seit 9 Jahren nutzen wir das Kundenportal etg24 mit zunehmender Begeisterung als zentrale Kommunikationsplattform und digitales Verwalterbüro. Gerade in den vergangenen zwei Jahren, in denen persönliche Kontakte erheblich eingeschränkt werden mussten, waren wir sehr dankbar über die Möglichkeit, unseren Kunden alle wesentlichen Unterlagen digital über das Portal zur Verfügung stellen zu können. Ganz besonders begrüßen wir es, dass nun auch die in ihrer Bedeutung aufgewerteten Umlaufverfahren komfortabel über das Portal abgewickelt werden können. Auch mit der zwischenzeitlich neu geschaffenen „App-Funktion“ können wir die regelmäßigen Liegenschaftsbegehungen künftig effektiver ausführen und auswerten. Zudem wollen wir in diesem Jahr auch erste Versuche mit der Hybriden Eigentümerversammlung starten und freuen uns, dass dies jetzt auch über die neue Versammlungsfunktion in etg24 möglich ist."
Patrik Riesterer
Hausverwaltungen Riesterer
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Friedrich J. Maier-Bode
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Wüstenrot Haus- und Städtebau GmbH
"Unsere Kunden schätzen die Informationen und Kontaktmöglichkeiten sehr, da sie sich aufgrund des gut strukturierten Aufbaus sehr schnell zurechtfinden. Selbst Kunden und Redakteure des Unternehmens, die technisch nicht so versiert sind, kommen damit gut zurecht. Alles in allem können wir die Produkte von etg24 wirklich sehr empfehlen."
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Michael Keuter
Keuter Grundbesitzverwaltung GmbH
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Joachim Sacher
GERBURG Grundstücks- und Hausverwaltungs GmbH

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„Mit der Gestaltung und der Nutzung des Infoportals etg24 bin ich persönlich sehr zufrieden. Es ist von unschätzbarem Vorteil, wenn man alle aktuellen und auch zeitlich zurückliegenden Daten und Informationen zur Immobilie jeder Zeit im Portal abrufen kann.“
Erhard W.
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Cornelia S.
Eigentümerin aus Berlin
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