Kommunikation digital & transparent

etg24 optimiert die Kommunikation zwischen Verwalter, Eigentümer, Mieter und Dienstleister. Über standardisierte Service Formulare im webbasierten Kundenportal oder der Hausverwaltung App übermitteln Mieter und Eigentümer blitzschnell ihr Anliegen. Die Hausverwaltung hat sofort alle benötigten Informationen direkt online in der Hausverwalter Software etg24 vorliegen. Die Bearbeitung der Anfrage kann schnell vorgenommen werden.

Kommunikation zwischen Verwalter, Eigentümer/ Mieter und Dienstleister effizient managen

Im Rahmen der Immobilienverwaltung muss die Verwaltung mit verschiedenen Akteuren kommunizieren: angefangen vom Eigentümer und Mieter über den Verwaltungsbeirat bis hin zu Handwerkern, Hausmeistern und anderen Dienstleistern. Zwischen all diesen beteiligten Parteien sind regelmäßig Informationen auszutauschen. Eine einfache und effiziente Kommunikation erleichtert das Leben aller Beteiligten, spart Zeit und führt zu Transparenz. Wie die Kommunikation in einer Hausverwaltung digital und strukturiert mit etg24 durchgeführt werden kann, erfahren Sie in diesem Artikel.

Inhalt

Warum gute Kommunikation so wichtig ist
Mehr Effizienz durch standardisierte Online-Kommunikation?
Welche Kommunikationsfunktionen stehen in etg24 zur Verfügung?
Das praxisorientierte Kommunikations-Tool etg24
Fazit: Effiziente Kommunikation über das etg24 Portal führen

Warum gute Kommunikation so wichtig ist

Ein Augenmerk auf eine gute Kommunikation zwischen Verwalter und Eigentümer/Mieter zu legen, ist aus mehreren Gründen wichtig.

Zum einen führt eine transparente Kommunikation zu einer höheren Zufriedenheit bei den Kunden. Für Eigentümer, Beiräte und Mieter ist es beruhigend zu wissen, dass sich um Anliegen wie bspw. Schadensmeldungen oder Schlüsselbestellungen schnell und professionell gekümmert wird. Aber auch die allgemeine Informationsbereitstellung zu Themen, die alle Eigentümer/Mieter betreffen, sollte unverzüglich erfolgen. Wird der Aufzug gewartet und kann nicht genutzt werden oder steht bald die Zählerablesung an? Kunden frühzeitig in Kenntnis zu setzen, steigert den Service und die Zufriedenheit.

Ein weiterer Vorteil einer gut durchdachten Kommunikation ist die damit einhergehende Effizienzsteigerung. Ziel sollte es sein, Kommunikation möglichst über einen Kanal zu zentralisieren und jede vermeidbare Kommunikation zu beseitigen.

Mehr Effizienz durch standardisierte Online-Kommunikation

Nutzen Sie eine Online-Plattform wie etg24 als führenden Kommunikationskanal, bündeln Sie alle Kommunikationen an einem Ort. Dadurch haben Sie ein vollumfängliches Archiv aller geführten Kommunikationen. Sie wissen auch noch Jahre später, mit wem welcher Schriftwechsel geführt wurde. Auch die Informationsbereitstellung im Kundenportal in Form von Online-Aushängen (Meldungen), Terminen oder Vorgängen führt zu Transparenz und minimiert wiederkehrende Anfragen. Erhalten Sie als Verwalter normalerweise mehrfach Mails oder Anrufe zum gleichen Sachverhalt wie bspw. die Meldung eines technischen Defekts? Über eine Online-Plattform informieren Verwaltungen sofort alle Nutzer per Rundmail. Die Kunden wissen, dass sich bereits um das Problem gekümmert wird und rufen nicht erneut an. Am Ende spart das eine Menge wertvolle Arbeitszeit.

Nehmen Eigentümer und Mieter zur Hausverwaltung Kontakt auf, ist das Onlineportal etg24 der effizienteste Weg. Über das Portal ist automatisch hinterlegt, zu welchem Objekt und welcher Wohneinheit die Person gehört. Auch wird die Nachricht direkt dem zuständigen Sachbearbeiter zugestellt. Darüber hinaus stehen dem Eigentümer und Mieter Service Formulare für verschiedene Sachverhalte zur Verfügung. Dadurch wird gewährleistet, dass direkt alle notwendigen Informationen durch Wahl- und Pflichtfelder abgefragt werden. Das führt zur Minimierung von Rückfragen, sodass Anfragen sofort bearbeitbar sind.

Als führende Software zur Verwaltung aller anfallenden Tätigkeiten, können Hausverwaltungen im Rahmen der Vorgangsbearbeitung in etg24 auch mit Dienstleistern kommunizieren. Ganz einfach können sogar Angebote und Aufträge verwaltet werden.

Welche Kommunikationsfunktionen stehen in etg24 zur Verfügung?

Service-Formulare / Konversationen

Eigentümer und Mieter können im Kundenportal das für ihr Anliegen passende Formular auswählen. Eine Suchfunktion ermöglicht es, schnell das richtige Formular zu finden. Alle Nachrichten werden im Benutzerprofil gespeichert und sind damit jederzeit wieder abrufbar. Die Formulare können auch am Smartphone oder Tablet in der mobilen etg24 App genutzt werden.

Übrigens: Einsteigerverwaltern oder Vermietern steht die etg24 basis Hausverwalter Software kostenlos zur Verfügung. Damit können Mieter mit Ihrem Vermieter Kontakt über das Portal und die App aufnehmen.

Über die eingehende Anfrage wird der zuständige Sachbearbeiter informiert. Es kann direkt im Portal etg24 geantwortet werden. Auch besteht die Möglichkeit aus der Anfrage ein Vorgang/Ticket zu generieren, um die weitere Bearbeitung strukturiert und transparent in einer digitalen Aktenmappe (Vorgang) abzuarbeiten.

Vorgänge

Im Rahmen der Vorgangsbearbeitung können Verwaltungen mit den verschiedenen Akteuren kommunizieren. Zum einen findet die Kommunikation bilateral/unilateral in Form von Konversationen mit Eigentümern und Mieter und über das Angebots- und Auftragsmanagement mit Dienstleistern statt. Zum anderen besteht die Möglichkeit der einseitigen Kommunikation in Form von Statusaktualisierungen, um die relevante Personengruppe über das Fortschreiten der Vorgangsbearbeitung in Kenntnis zu setzen.

Sendungen

Mit Hilfe der Sendung verschicken Hausverwaltungen digitale Briefe, wie bspw. die Einladung zur Eigentümerversammlung samt Abrechnung. Die Hausverwaltungs-Kunden können die zugestellten Unterlagen in ihrem Elektronischen Postfach rund um die Uhr abrufen und einsehen.

Meldungen und Termine

Um viele Eigentümer und Mieter auf einmal mit einer Information zu erreichen, schalten Sie Meldungen. Eine Meldung ist wie ein Aushang am schwarzen Brett, nur digital. Auch Termine können direkt im Portal angelegt werden.

Das Portal bietet für die Verwaltung stets die Möglichkeit zu entscheiden, ob die Kommunikation der reinen Information dient (Vorgangsaktualisierung, Sendung, Meldung, Termin) oder dem direkten Austausch (Konversationen). Dementsprechend wählt die Verwaltung die passende Art der Kommunikation, um transparent zu agieren, aber unnötige Kommunikation zu minimieren.

Abstimmungen

Die integrierte Abstimmung im Kundenportal ist im weitesten Sinne ebenfalls eine Form der Kommunikation. Dazu gehört die Umfrage online, der Umlaufbeschluss als auch die Eigentümerversammlung online. Mit den genannten Funktionen können Beschlüsse digital und einfach gefasst oder mit Hilfe der Umfrage unverbindliche Meinungsbilder eingeholt werden.

Das praxisorientierte Kommunikations-Tool etg24

Die Kommunikation über etg24 schafft Struktur und Transparenz. Aber auch darüber hinaus überzeugt die Kommunikation in etg24 durch clevere und praxisrelevante Funktionen. Zwei Beispiele, die verdeutlichen, dass die Software aus der Verwaltung für die Verwaltung entwickelt wird:

Wiedervorlagen

Setzen Sie sich Konversationen auf Wiedervorlagen, um offene Rückmeldungen später überwachen zu können. Ein Beispiel aus der Praxis: Sie haben über das Portal ein SEPA-Lastschriftmandat erteilt bekommen. Leider hat die Bank zurückgemeldet, dass die Prüfziffer falsch ist. Sie antworten ihrem Kunden über das Portal und bitten um Überprüfung. Setzen Sie sich die Konversation zu einem späteren Zeitpunkt auf Wiedervorlage, um nach Ablauf die Rückmeldung zu kontrollieren.

Terminieren/Planen von Nachrichten

Sie beantworten die ein oder andere Nachricht am Wochenende, möchten jedoch, dass die Rückmeldung erst werktags verschickt wird? Kein Problem – mit etg24 wählen Sie für den Nachrichtenversand Datum und Uhrzeit aus, sodass die Nachricht wie gewünscht automatisch zum ausgewählten Zeitpunkt verschickt wird.

Fazit: Effiziente Kommunikation über das etg24 Portal führen

Schaffen Sie das Kommunikationswirrwarr ab und zentralisieren Sie Ihre Kommunikation im Onlineportal etg24. Das schafft Transparenz, Effizienz und Zufriedenheit bei Verwaltern und deren Kunden. Die digitale Kommunikation kann vollständig mit etg24 abgebildet werden. Erreicht die Hausverwaltung doch noch der ein oder andere Anruf, hilft die Anruferkennung auch hier den Überblick zu behalten.

Haben Sie Interesse Ihre Prozesse mit etg24 zu vereinfachen und möchten unsere Software einmal live sehen? Dann vereinbaren Sie einen Online-Präsentationstermin mit unseren Experten und testen etg24 unverbindlich bei sich in der Verwaltung.

Michaela Knodt | LEITUNG SALES & SUPPORT

Bei Fragen zu unseren Produkten steht unser Team Ihnen gerne Rede und Antwort. Auch falls Sie einmal Hilfe brauchen, sind wir natürlich gerne für Sie da.

STARTEN SIE DURCH!

Schon unsere dauerhaft kostenfreie etg24 basis Version katapultiert Sie auf die Überholspur! Verpassen Sie also nicht den Start in die Digitalisierung.

Übrigens haben wir für Sie alle Starthürden aus dem Weg geräumt und etg24 als moderne Web-App konzipiert. Sie benötigen für die Benutzung nur einen aktuellen Web-Browser. Da Sie unsere Website bereits mit einem solchen besuchen, haben Sie auch schon alles was Sie brauchen, um etg24 einzusetzen!

Erfolgsgeschichten mit etg24

"Bereits seit 9 Jahren nutzen wir das Kundenportal etg24 mit zunehmender Begeisterung als zentrale Kommunikationsplattform und digitales Verwalterbüro. Gerade in den vergangenen zwei Jahren, in denen persönliche Kontakte erheblich eingeschränkt werden mussten, waren wir sehr dankbar über die Möglichkeit, unseren Kunden alle wesentlichen Unterlagen digital über das Portal zur Verfügung stellen zu können. Ganz besonders begrüßen wir es, dass nun auch die in ihrer Bedeutung aufgewerteten Umlaufverfahren komfortabel über das Portal abgewickelt werden können. Auch mit der zwischenzeitlich neu geschaffenen „App-Funktion“ können wir die regelmäßigen Liegenschaftsbegehungen künftig effektiver ausführen und auswerten. Zudem wollen wir in diesem Jahr auch erste Versuche mit der Hybriden Eigentümerversammlung starten und freuen uns, dass dies jetzt auch über die neue Versammlungsfunktion in etg24 möglich ist."

Patrik Riesterer

Hausverwaltungen Riesterer

"Ein sehr gutes Tool, das permanent weiterentwickelt wird. Wir sind schon lange digital unterwegs, aber erst mit etg24 konnten wir die internen Abläufe in der Hausverwaltung perfektionieren. Das liegt auch daran, dass unsere Kunden mitziehen, weil die Bedienung intuitiv ist und keiner Handbücher bedarf. Einladung online mit allen Unterlagen automatisch zusammengefasst ist so unfassbar zeitsparend und auch die Umlaufbeschlüsse sind online eine Wohltat. Wir können hier nur Danke sagen und freuen uns schon auf weitere Neuerungen und die damit verbundene Zeitersparnis."

Friedrich J. Maier-Bode

"Ich bin total begeistert und es ist so, wie in der Schulung von Herrn Preißer angekündigt, die Eigentümer nehmen das Tool „Abstimmung“ gut an. Ich habe heute das erste schriftliche Umlaufverfahren in etg24 eröffnet und tatsächlich war nach 10 Minuten die erste Abstimmung eingetragen. Ich freue mich sehr über die Erweiterung."

Sandra Rudolph

AKV Immobilienverwaltungs GmbH

"etg24 stellt mit seiner Software ein hervorragendes und zeitgemäßes Tool für die digitale Immobilienverwaltung bereit. Die Zeitersparnis und die Erleichterung unseres Arbeitsalltags sind täglich spürbar. Auch den guten Support, der stets schnell und zuverlässig reagiert, möchten wir lobend hervorheben. Auch deshalb können wir sowohl die Firma als auch das Produkt etg24 uneingeschränkt weiterempfehlen."

Jacqueline Gill

Wüstenrot Haus- und Städtebau GmbH

"Unsere Kunden schätzen die Informationen und Kontaktmöglichkeiten sehr, da sie sich aufgrund des gut strukturierten Aufbaus sehr schnell zurechtfinden. Selbst Kunden und Redakteure des Unternehmens, die technisch nicht so versiert sind, kommen damit gut zurecht. Alles in allem können wir die Produkte von etg24 wirklich sehr empfehlen."

Ralf M. Ebinger

SGV Schwäbische Gebäudeverwaltung

"etg24 ist für uns weitaus mehr als nur eine cloudbasierte Datenbank. Aufgrund der immer größeren Anforderungen seitens unserer Kunden, kann über dieses Portal eine schnelle und transparente Bearbeitung verschiedenster Vorgänge erfolgen. Neben der Bereitstellung von Informationen und Unterlagen, welche unseren Kunden somit „rund um die Uhr“ abseits jeder Öffnungs- und Arbeitszeiten zur Verfügung stehen, lassen sich z. B. auch die z. T. komplexen Abläufe einer Sanierung über mehrere Monate in einem Vorgang komprimiert und für alle Kunden sowie Nutzer einsehbar übersichtlich darstellen. Aus diesen Gründen können wir etg24 mit bestem Wissen und Gewissen an sämtliche Kollegen weiterempfehlen."

Michael Keuter

Keuter Grundbesitzverwaltung GmbH

"etg24 hat unsere digitale Arbeitsweise in erheblichem Umfang positiv verändert und ist inzwischen zu einem vollständigen Archivierungstool für alle verwalteten Wohnungen geworden. Über 80 % unserer Eigentümer nutzen diese Plattform zur Kommunikation und die von uns regelmäßig bereitgestellten Informationen zu aktuellen Sachständen, bspw. bei der Beschlusserfüllung, der Beseitigung von Schäden und der Vorbereitung auf kommende Eigentümerversammlungen."

Joachim Sacher

GERBURG Grundstücks- und Hausverwaltungs GmbH

DATENSCHUTZSTANDARDS GEMÄSS DIN ISO/IEC 27001

Uns ist der Schutz Ihrer Daten besonders wichtig. Darum treffen wir eine Vielzahl technischer und organisatorischer Maßnahmen, um diese vor unbefugten Zugriffen zu schützen.

100% ERNEUERBAREN ENERGIEQUELLEN

etg24 verwendet für den Betrieb aller Server zu 100% Strom aus Solar- und Wasserkraftwerken. Auch in unseren Büros setzen wir ausschließlich auf Ökostrom aus erneuerbaren Energien.

VERBINDUNGEN SSL/TLS VERSCHLÜSSELT

Heutzutage ist Verschlüsselung von Internet-Kommunikation ein absolutes Muss. Deswegen verschlüsselt etg24 ausnahmslos allen Datenverkehr zu und zwischen den Servern.

RUND UM DIE UHR ERREICHBAR

Unsere Produkte stehen Ihnen 24 Stunden am Tag zur Verfügung und sind noch dazu von überall aus erreichbar. Mit Ihrer Internetverbindung haben Sie bereits alles, was sie benötigen.