Aufgabenmanagement leicht gemacht

Bei der Verwaltung von Immobilien fallen tagtäglich unzählige Aufgaben an. Den Überblick zu behalten ist nicht immer einfach. Doch mit einem Aufgabenmanagement Tool wie etg24, welches speziell auf die Anforderungen für Hausverwaltungen ausgelegt ist, haben Sie immer alles im Blick. Organisieren Sie den Arbeitsalltag direkt im führenden Onlineportal und legen blitzschnell Aufgaben online an, weisen diese ggfs. einem anderen Mitarbeiter zu und definieren die Fälligkeit.

Erfahren Sie hier alles zum Aufgabenmanagement in der Hausverwaltung

Kennen Sie das? Ein Anruf erreicht Sie, es gibt eine Aufgabe zu erledigen, welche Sie schnell auf die kleinen gelben selbsthaftenden Notizzettel (Post-Its) oder ein anderes Schmierpapier notieren. Dann kommen noch einige weitere Aufgaben hinzu, Sie verlegen den Zettel oder übersehen einfach die Notiz und schon wurde die notierte Aufgabe vergessen. Tagtäglich gibt es unzählige Aufgaben abzuarbeiten, weshalb ein durchdachtes Aufgabenmanagement in der Hausverwaltung unerlässlich ist.

Inhalt

Was ist Aufgabenmanagement?
Was ist ein Aufgabenmanagement Tool?
Funktionen eines guten Aufgabenmanagement Tools
Das digitale Aufgabenmanagement integriert im Onlineportal etg24
Das To-Dos-Dashboard als Mittelpunkt des Aufgabenmanagements in Ihrer Hausverwaltung
Vorgangsbearbeitung und Aufgabenmanagement
Fazit: Aufgabenmanagement direkt im führenden System nutzen?

Was ist Aufgabenmanagement?

Aufgaben oder engl. „To-Dos“ sind im Rahmen der Hausverwaltung täglich abzuarbeiten. Der Anruf beim Handwerker des Vertrauens, die E-Mail an die Versicherung, das Erstellen einer Rundmail an die Bewohner oder das Ergänzen eines neuen Abstimmungspunktes für die nächste Eigentümerversammlung online oder den digitalen Umlaufbeschluss. Diese Beispiele verdeutlichen wie vielfältig die To-Dos in einer Immobilienverwaltung sein können. Das A und O ist hier nichts zu übersehen.

Beim Aufgabenmanagement geht es also darum, Aufgaben zu planen, umzusetzen und die Umsetzung zu überwachen. Auch ist beim Aufgabenmanagement im Unternehmen wichtig, dass die Aufgaben im Team effizient erledigt werden. Nimmt bspw. ein Mitarbeiter eine Aufgabe am Telefon entgegen, für welche ein anderer Kollege zuständig ist, muss ein gutes Aufgabenmanagement vorhanden sein, um anfallende Aufgaben einfach und strukturiert weitergeben zu können. Der Flurfunk ist hier nicht das Mittel der Wahl. Entweder ist der Mitarbeiter im Homeoffice oder hat die an der Kaffeemaschine übermittelte Aufgabe beim Rückweg an den Arbeitsplatz schon wieder vergessen. In Zeiten der Digitalisierung sollte eine Software für das Aufgabenmanagement eingesetzt werden.

Was ist ein Aufgabenmanagement Tool?

Ein Tool für das Aufgabenmanagement unterstützt bei der strukturierten Erfassung und Abarbeitung von Aufgaben. Ziel ist es nicht nur die Erledigung aller Aufgaben sicherzustellen, sondern auch die Effizienz zu steigern. Am Ende führt dies zu organsierteren und entlasteten Mitarbeitern sowie einem besseren Kundenservice. Doch welche Funktionen sollte eine gute Aufgabenmanagement Software für die Hausverwaltung mitbringen?

Funktionen eines guten Aufgabenmanagement Tools

Fälligkeit: Es sollte die Möglichkeit bestehen zu definieren, bis wann eine Aufgabe erledigt werden muss.

Verantwortlichkeit: Das Aufgabenmanagement Tool muss für das gesamte Team verwendbar sein, sodass Aufgaben auch anderen Mitarbeitern zugeordnet werden können.

Online-Aufgabenmanagement: Sie sind z. B. bei einer Objektbegehung? Auch hier sollten Sie bequem in einer App aufkommende Aufgaben festhalten können. Aber auch im Homeoffice ist es wichtig, immer alle Aufgaben einsehen zu können. Deshalb ist für das Aufgabenmanagement eine cloudbasierte Software zu bevorzugen.

Transparenz: Aufgaben anderer Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen einsehen zu können, schafft Transparenz. Wie viele Aufgaben, die ihren Fälligkeitstermin überschritten haben, sind noch offen? Wo kommt es zu Engpässen bei der Erledigung von Aufgaben? Der Kollege ist krank geworden, welche Aufgaben müssen übernommen werden? Ein gutes Aufgabenmanagement Tool schafft Antworten auf diese Fragen.

Zuordnung und Navigation: In einem Aufgabenmanagement Tool für Hausverwaltungen ist es wichtig, schnell den Kontext der Aufgabe einsehen zu können. Um welches verwaltete Objekt geht es? Steht die Aufgabe im Zusammenhang mit einem größeren Vorgang wie einer Sanierung? Wie ist der aktuelle Stand? Um im Rahmen der Aufgabe die benötigten Informationen einsehen zu können, sollte es möglich sein, zu anderen Inhalten zu verlinken. Zur Unterscheidung zwischen Vorgangsbearbeitung und Aufgabenmanagement siehe unten.

Dashboard/Kalenderansicht: Eine gute Aufgabenmanagement Software beinhaltet eine Kalenderübersicht, um schnell die aktuell fälligen Aufgaben einzusehen.

Status: Ist die Aufgabe noch offen oder bereits erledigt? Es ist sinnvoll, dass Aufgaben einem Status zugeordnet werden können.

Suchfunktion: Eine Suchfunktion im digitalen Umfeld ist immer eine praktische Angelegenheit. Deshalb sollte jede gute Aufgabenmanagement Software eine integrierte Suche beinhalten.

All diese Funktionen finden Sie im Aufgabenmanagement der Hausverwalter Software etg24.

Das digitale Aufgabenmanagement integriert im Onlineportal etg24

Mit etg24 haben Hausverwaltungen eine Software, um 90 % der Tätigkeiten ihrer täglichen Arbeit komplett digital zu erledigen. In etg24 können alle Kundenprozesse gemanagt werden. Das Portal vereint eine CRM Software inkl. Kundendatenverwaltung, Kommunikationsfunktionen, Service-App, Vorgangsbearbeitung, digitalem Briefversand (elektronisches Postfach für Eigentümer und Mieter), eine Dokumentenmanagement Software, die Online-Belegprüfung für Beiräte, die Eigentümerversammlung Online und den digitalen Umlaufbeschluss. Im Rahmen all dieser Tätigkeiten fallen ständig Aufgaben an, die es zu planen gilt. Aus diesem Grund bietet es sich an, das Aufgabenmanagement online direkt im führenden Portal etg24 integriert zu nutzen. So ist alles an einem Ort zentral in der Cloud. Die ideale Voraussetzung, um flexibel und mobil arbeiten zu können. Mit etg24 wird für die Verwaltung nur ein aktueller Web-Browser oder die mobile App benötigt.

Das Aufgabenmanagement in der Software etg24 ist ein integriertes durchgängiges System. Das bedeutet an jedes Inhaltselement, wie bspw. Termine, Meldungen, Konversationen oder Nutzerprofile können aufkommende Aufgaben, sogenannte To-Dos angehängt werden. Der Vorteil an dem Aufgabenmanagement Tool von etg24 ist, dass jede Aufgabe dadurch im Kontext steht. Folgend zwei Beispiele:

Sie erhalten z. B. die Information, dass der Kabelempfang gestört ist. Zunächst informieren Sie alle Bewohner mithilfe der digitalen Meldung. Außerdem melden Sie das Problem der zuständigen Stelle. Sofort legen Sie sich in der Meldung eine Aufgabe an, die Beseitigung der Empfangsstörung am darauffolgenden Tag zu überwachen.

Ein weiteres Beispiel, welches die Vorteile einer Integration des Aufgabenmanagements in das Kundenportal verdeutlicht: Ein Kunde ruft an und hat Fragen zur Abrechnung. Direkt können Sie über die Nutzersuche nach dem Kunden suchen und erkennen, zu welchem Objekt die Person gehört. Mit einem Klick kann in die jeweilige Einheit der Person navigiert werden, um dort hinterlegte Dokumente aufzurufen. Sie sind nicht zuständig? Im Nutzerprofil können Sie direkt eine Aufgabe für die zuständige Person erstellen.

Das To-Dos-Dashboard als Mittelpunkt des Aufgabenmanagements in Ihrer Hausverwaltung

Es gibt verschiedene Aufgabenmanagement Methoden. Eine der bekanntesten ist sicherlich die To-Do-Liste. Es werden alle Aufgaben untereinander auf einer Liste notiert und nach Erledigung abgehakt. Daran angelehnt ist das To-Dos-Dashboard in etg24, welches als zentrale Übersicht des Aufgabenmanagements dient. Für mehr Struktur werden die Aufgaben jedoch nicht einfach nur untereinander dargestellt, sondern in einer Kalenderübersicht nach Fälligkeit sortiert. Jede Aufgabe ist mit weiteren Informationen versehen und als Kachel visualisiert. Es ist sofort erkennbar, zu welchem Objekt / Kunden und Inhaltselement die Aufgabe gehört. Mit einem Klick kann bspw. in den Vorgang, die Meldung oder das Nutzerprofil navigiert werden, um mehr Informationen zur Erledigung der Aufgabe aufrufen zu können. In der To-Dos-Übersicht besteht auch die Möglichkeit die Aufgaben anderer Mitarbeiter einzusehen.

Vorgangsbearbeitung und Aufgabenmanagement

Aufgaben sind einzeln abzuarbeitende Tätigkeiten. Ein Vorgang bezeichnet die Gesamtheit mehrerer Aufgaben zur Erreichung eines übergeordneten Ziels. Das kann bspw. die Sanierung der Tiefgarage oder ein größerer Schadensfall sein. Ein Vorgang erstreckt sich häufig über einen längeren Zeitraum. Das Aufgabenmanagement und die Vorgangsbearbeitung in etg24 gehen Hand in Hand. Der Vorgang ist eine Art Sammelmappe, in welcher alle relevanten Informationen wie Statusaktualisierungen, dazugehörige Konversationen, Termine und natürlich auch Aufgaben gepflegt werden. Die Aufgaben werden im To-Dos-Dashboard, der zentralen Übersicht des Auftragsmanagements, aufgelistet.

Fazit: Aufgabenmanagement direkt im führenden Cloud-System nutzen

Aufgaben an dem Ort zu managen, an dem sie größtenteils entstehen und abgearbeitet werden, schafft Effizienz. Alle Informationen zur Erledigung von Aufgaben sind in der Cloud Software etg24 vorhanden und sind bei der jeweiligen Aufgabe verlinkt. Zeit für aufwendiges Suchen, wie es bei einem zusätzlichen Tool der Fall ist, entfällt mit etg24.

Abschließend die Vorteile des Aufgabenmanagement Tools etg24 zusammengefasst:

Keine Zusatzkosten – integriert im Onlineportal etg24 pro
Alle Informationen an einem Ort
Einfach in der Bedienung
Dank mobiler App wird keine Aufgabe mehr vergessen
Einfache Zusammenarbeit, durch die Zuweisung von Aufgaben an Kollegen und Kolleginnen
Sofortige Übersicht aller offenen Aufgaben in einer Kalenderansicht

Haben Sie Interesse Ihre Prozesse mit etg24 zu vereinfachen und möchten unsere Software einmal live sehen? Dann vereinbaren Sie einen Online-Präsentationstermin mit unseren Experten und testen etg24 unverbindlich bei sich in der Verwaltung.

Michaela Knodt | LEITUNG SALES & SUPPORT

Bei Fragen zu unseren Produkten steht unser Team Ihnen gerne Rede und Antwort. Auch falls Sie einmal Hilfe brauchen, sind wir natürlich gerne für Sie da.

STARTEN SIE DURCH!

Schon unsere dauerhaft kostenfreie etg24 basis Version katapultiert Sie auf die Überholspur! Verpassen Sie also nicht den Start in die Digitalisierung.

Übrigens haben wir für Sie alle Starthürden aus dem Weg geräumt und etg24 als moderne Web-App konzipiert. Sie benötigen für die Benutzung nur einen aktuellen Web-Browser. Da Sie unsere Website bereits mit einem solchen besuchen, haben Sie auch schon alles was Sie brauchen, um etg24 einzusetzen!

Erfolgsgeschichten mit etg24

"Bereits seit 9 Jahren nutzen wir das Kundenportal etg24 mit zunehmender Begeisterung als zentrale Kommunikationsplattform und digitales Verwalterbüro. Gerade in den vergangenen zwei Jahren, in denen persönliche Kontakte erheblich eingeschränkt werden mussten, waren wir sehr dankbar über die Möglichkeit, unseren Kunden alle wesentlichen Unterlagen digital über das Portal zur Verfügung stellen zu können. Ganz besonders begrüßen wir es, dass nun auch die in ihrer Bedeutung aufgewerteten Umlaufverfahren komfortabel über das Portal abgewickelt werden können. Auch mit der zwischenzeitlich neu geschaffenen „App-Funktion“ können wir die regelmäßigen Liegenschaftsbegehungen künftig effektiver ausführen und auswerten. Zudem wollen wir in diesem Jahr auch erste Versuche mit der Hybriden Eigentümerversammlung starten und freuen uns, dass dies jetzt auch über die neue Versammlungsfunktion in etg24 möglich ist."

Patrik Riesterer

Hausverwaltungen Riesterer

"Ein sehr gutes Tool, das permanent weiterentwickelt wird. Wir sind schon lange digital unterwegs, aber erst mit etg24 konnten wir die internen Abläufe in der Hausverwaltung perfektionieren. Das liegt auch daran, dass unsere Kunden mitziehen, weil die Bedienung intuitiv ist und keiner Handbücher bedarf. Einladung online mit allen Unterlagen automatisch zusammengefasst ist so unfassbar zeitsparend und auch die Umlaufbeschlüsse sind online eine Wohltat. Wir können hier nur Danke sagen und freuen uns schon auf weitere Neuerungen und die damit verbundene Zeitersparnis."

Friedrich J. Maier-Bode

"Ich bin total begeistert und es ist so, wie in der Schulung von Herrn Preißer angekündigt, die Eigentümer nehmen das Tool „Abstimmung“ gut an. Ich habe heute das erste schriftliche Umlaufverfahren in etg24 eröffnet und tatsächlich war nach 10 Minuten die erste Abstimmung eingetragen. Ich freue mich sehr über die Erweiterung."

Sandra Rudolph

AKV Immobilienverwaltungs GmbH

"etg24 stellt mit seiner Software ein hervorragendes und zeitgemäßes Tool für die digitale Immobilienverwaltung bereit. Die Zeitersparnis und die Erleichterung unseres Arbeitsalltags sind täglich spürbar. Auch den guten Support, der stets schnell und zuverlässig reagiert, möchten wir lobend hervorheben. Auch deshalb können wir sowohl die Firma als auch das Produkt etg24 uneingeschränkt weiterempfehlen."

Jacqueline Gill

Wüstenrot Haus- und Städtebau GmbH

"Unsere Kunden schätzen die Informationen und Kontaktmöglichkeiten sehr, da sie sich aufgrund des gut strukturierten Aufbaus sehr schnell zurechtfinden. Selbst Kunden und Redakteure des Unternehmens, die technisch nicht so versiert sind, kommen damit gut zurecht. Alles in allem können wir die Produkte von etg24 wirklich sehr empfehlen."

Ralf M. Ebinger

SGV Schwäbische Gebäudeverwaltung

"etg24 ist für uns weitaus mehr als nur eine cloudbasierte Datenbank. Aufgrund der immer größeren Anforderungen seitens unserer Kunden, kann über dieses Portal eine schnelle und transparente Bearbeitung verschiedenster Vorgänge erfolgen. Neben der Bereitstellung von Informationen und Unterlagen, welche unseren Kunden somit „rund um die Uhr“ abseits jeder Öffnungs- und Arbeitszeiten zur Verfügung stehen, lassen sich z. B. auch die z. T. komplexen Abläufe einer Sanierung über mehrere Monate in einem Vorgang komprimiert und für alle Kunden sowie Nutzer einsehbar übersichtlich darstellen. Aus diesen Gründen können wir etg24 mit bestem Wissen und Gewissen an sämtliche Kollegen weiterempfehlen."

Michael Keuter

Keuter Grundbesitzverwaltung GmbH

"etg24 hat unsere digitale Arbeitsweise in erheblichem Umfang positiv verändert und ist inzwischen zu einem vollständigen Archivierungstool für alle verwalteten Wohnungen geworden. Über 80 % unserer Eigentümer nutzen diese Plattform zur Kommunikation und die von uns regelmäßig bereitgestellten Informationen zu aktuellen Sachständen, bspw. bei der Beschlusserfüllung, der Beseitigung von Schäden und der Vorbereitung auf kommende Eigentümerversammlungen."

Joachim Sacher

GERBURG Grundstücks- und Hausverwaltungs GmbH

DATENSCHUTZSTANDARDS GEMÄSS DIN ISO/IEC 27001

Uns ist der Schutz Ihrer Daten besonders wichtig. Darum treffen wir eine Vielzahl technischer und organisatorischer Maßnahmen, um diese vor unbefugten Zugriffen zu schützen.

100% ERNEUERBAREN ENERGIEQUELLEN

etg24 verwendet für den Betrieb aller Server zu 100% Strom aus Solar- und Wasserkraftwerken. Auch in unseren Büros setzen wir ausschließlich auf Ökostrom aus erneuerbaren Energien.

VERBINDUNGEN SSL/TLS VERSCHLÜSSELT

Heutzutage ist Verschlüsselung von Internet-Kommunikation ein absolutes Muss. Deswegen verschlüsselt etg24 ausnahmslos allen Datenverkehr zu und zwischen den Servern.

RUND UM DIE UHR ERREICHBAR

Unsere Produkte stehen Ihnen 24 Stunden am Tag zur Verfügung und sind noch dazu von überall aus erreichbar. Mit Ihrer Internetverbindung haben Sie bereits alles, was sie benötigen.