Eigentümerversammlung online

Wir lassen Ihren Traum einer unkomplizierten Abstimmung wahr werden. Profitieren Sie von der integrierte Online-Abstimmung im Kundenportal zur einfachen Beschlussfassung in der (hybriden) Eigentümerversammlung online. Das Beste dabei ist, dass unser neues Abstimmungs-Tool in der etg24 Pro Version ohne Zusatzkosten enthalten ist!

Eigentümerversammlung online – Alles was Sie dazu wissen sollten

WEBINAR

14

JUNI

10:30 – 12:00 

Für Interessenten: Prozesse rund um Versammlungen & Umlaufbeschlüsse effizient mit etg24 managen

Im 90 minütigen Webinar zeigt CEO und langjähriger Immobilienverwalter Bernhard Preißer wie Sie Ihre Prozesse rund um die Beschlussfassung effizient mit etg24 managen können. Dabei demonstriert Bernhard Preißer Ihnen nicht nur die Funktionsmöglichkeiten in etg24 sondern berichtet auch von seinen eigenen Erfahrungen und die unserer Kunden zur Durchführung von digitalen Umlaufbeschlüssen und Versammlungen mit etg24.

Die jährliche Wohnungseigentümerversammlung ist ein wichtiges Ereignis. In der Eigentümerversammlung fassen Eigentümer Beschlüsse, die maßgeblich für die Verwaltung des Gemeinschaftseigentums sind. Bis zur WEG-Reform waren Eigentümerversammlungen ausschließlich in Präsenz durchführbar. Seit dem 1.12.2020 besteht nach § 23 Abs. 1 S. 2 WEG jedoch die Möglichkeit einer Online-Teilnahme an der Eigentümerversammlung. Gerade in Zeiten von AHA-Regeln (Abstand, Hygiene, Alltag mit Maske) und mutierten Corona-Viren, scheinen digitale Eigentümerversammlungen ein gutes Mittel zu sein. Durch die Corona-Pandemie wurden häufig Versammlungen und damit auch wichtige Entscheidungen verschoben, deshalb gilt es, Klarheit über die Möglichkeiten der online Eigentümerversammlung zu schaffen: Was genau sind die rechtlichen und formalen Voraussetzungen für eine Eigentümerversammlung online? Und wie lässt sich eine online bzw. hybride Eigentümerversammlung technisch möglichst einfach bewerkstelligen? Welche digitalen Eigentümerversammlung Software-Lösungen sind verfügbar und mit welchen Kosten ist zu rechnen?

Eigentümerversammlung online durchführen – rechtliche Grundlagen

Die rechtliche Grundlage zur digitalen Eigentümerversammlung findet sich in § 23 Abs. 1 S. 2 WEG: 

„Die Wohnungseigentümer können beschließen, dass Wohnungseigentümer an der Versammlung auch ohne Anwesenheit an deren Ort teilnehmen und sämtliche oder einzelne ihrer Rechte ganz oder teilweise im Wege elektronischer Kommunikation ausüben können.“ 

Dem Gesetz nach können Eigentümer an einer Eigentümerversammlung auch online bzw. im Wege elektronischer Kommunikation teilnehmen. Zunächst benötigt es hierfür aber einen konkreten Beschluss der Wohnungseigentümer, welcher die Online-Teilnahme regelt. In diesem Beschluss ist festzulegen, welches elektronische Kommunikationsmittel gewählt und welches Recht (Stimmrecht und/oder Rederecht) damit ausgeübt werden soll. Dieser Beschluss ist entweder in einer Präsenz-Eigentümerversammlung mit einfacher Mehrheit oder einstimmig im Umlaufverfahren zu beschließen. Wie ein Umlaufbeschluss digital, schnell und einfach realisierbar ist, erfahren Sie hier

Rechtlich wichtig ist also zu wissen, dass eine Eigentümerversammlung Online-Teilnahme nur erlaubt ist, wenn dies vorher beschlossen wurde. Auch gilt zu beachten, dass eine reine Eigentümerversammlung online nicht erlaubt ist. Demnach muss zwingend für jeden Eigentümer die Möglichkeit bestehen, die Eigentümerversammlung „offline“ also in Präsenz besuchen zu können. So ist es weiterhin notwendig, einen Raum anzumieten. Beschließen die Eigentümer also eine Eigentümerversammlung online, stellt dies immer nur eine zusätzliche Möglichkeit zur Teilnahme dar. Aus diesem Grund wird auch oft von der hybriden Eigentümerversammlung gesprochen. Die hybride Eigentümerversammlung kann in Pandemiezeiten aber auch darüber hinaus für Eigentümer, die z.B. einen langen Anfahrtsweg hätten, praktisch sein. Die hybride Eigentümerversammlung ist für die Immobilienverwaltung organisatorisch und technisch jedoch eine Umstellung und kann zu einem Mehraufwand führen.

Beschluss zur (hybriden) Eigentümerversammlung

Ein konkreter Beschluss über die Möglichkeit der Online-Teilnahme ist also zentral. Mehrere Punkte sollten vor der ersten Wohnungseigentümerversammlung online beschlossen sein, um einer Beschlussanfechtung wegen Unbestimmtheit oder Nichtigkeitsklage vorzubeugen. 

Welche Rechte können elektronisch bzw. online ausgeübt werden? 

  • Kann elektronisch an der Versammlung teilgenommen werden (Ton und/oder Bildübertragung)? 
  • Kann das Stimmrecht online ausgeübt werden?
  • Besteht online ein Rede- und Antragsrecht? 


Welche elektronischen Kommunikationsmittel werden zur Ausübung der Rechte genutzt? 

  • Denkbare elektronische Kommunikationsmittel sind z.B. Video- und Audiokonferenzen, ein reiner Text-Bereich oder Chat, ein Online-Portal sowie die telefonische Kommunikation. 
  • Neben der Art des Kommunikationsmittels sollte idealerweise auch schon die konkrete Software bzw. das Portal genannt sein. 


Was passiert bei technischen Störungen?

  • Übertragungsfehler sollten den Fortgang der Eigentümerversammlung nicht behindern. 
  • Wenn ein Teilnehmer der Eigentümerversammlung online nicht abstimmen kann, sollte die Möglichkeit einer kurzfristigen Vollmachtsvergabe vorgesehen sein. 


Welche Zusatzkosten entstehen im Zusammenhang mit einer hybriden Eigentümerversammlung? 

  • Für die zusätzliche Technik (Hardware und Software) und den organisatorischen Mehraufwand der Koordination der „Offline“- und „Online“- Teilnehmer ist pro Position transparent festzuhalten, welche zusätzlichen Kosten entstehen

Folgend ein Beispiel für einen Beschlusstext. Dieser regelt zunächst nur die Möglichkeit zur online Stimmrechtsabgabe über das Portal etg24: 

„Online-Abstimmung 

Die Teilnahme an Eigentümerversammlungen mittels elektronischer Kommunikation gemäß WEMoG § 23 Abs. 1 wird nach Maßgabe folgender Bestimmungen zugelassen: Jeder Eigentümer kann sein Stimmrecht über den geschützten Zugang unter Verwendung des Portals etg24 ausüben. Die Übertragung der Stimmrechtsausübung an Nichtberechtigte ist zu unterbinden.“

Welche Besonderheiten gibt es bei einer Eigentümerversammlung online zu beachten?

Für Eigentümerversammlungen gilt der Grundsatz der Nichtöffentlichkeit. Das heißt, die Verwaltung muss sicherstellen, dass nur berechtigte Eigentümer an der Online Eigentümerversammlung teilnehmen können. Ein individuelles Benutzerprofil mit einem eigenen Passwort für jeden Online-Teilnehmer ist hierfür ratsam. Bei Online-Lösungen spielt das Thema Datenschutz ebenfalls eine große Rolle. Vorteilhaft ist es ein Tool zu wählen, welches DSGVO-konform ist. Eine Online-Abstimmung über etg24 erfüllt die notwendigen Datenschutzstandards. Wird eine Ton- und Videoübertragung vereinbart sind alle Eigentümer darüber zu belehren, dass ein Mitschnitt der digitalen Eigentümerversammlung nicht erlaubt ist. 

Auch bezüglich der Durchführung einer hybriden Eigentümerversammlung gibt ein einige Besonderheiten. Zunächst einmal benötigt es einen geeigneten Versammlungsraum, in welchem Präsenz und Online miteinander vereinbar sind. Eine stabile Internetverbindung gehört hier wohl zur Grundvoraussetzung. Die Versammlungsleitung ist außerdem verantwortlich für den ordnungsgemäßen Ablauf und die benötigte Technik, wie die Hardware (Kamera und Mikrofone) und Software. Eine besondere Herausforderung kann die Leitung der hybriden Versammlung darstellen.  Je nach Ausgestaltung muss die Versammlungsleitung Wortmeldungen in Präsenz und online, Rückfragen zu bspw. technischen Problemen, Chatbereiche und die Auszählung der Stimmen koordinieren. Erfahren Sie folgend, wie Versammlungen mit etg24 möglichst praxistauglich organisiert werden können.

Grundsätzliche Möglichkeiten der (technischen) Umsetzung

Wie bereits erörtert, kann und sollte jede Wohnungseigentümergemeinschaft ganz genau festlegen, wie die Eigentümerversammlung online ausgestaltet werden soll. Die Bandbreite der möglichen Ausgestaltungen einer digitalen bzw. hybriden Eigentümerversammlungen ist groß. Eine elektronische Teilnahme kann sich rein auf die Stimmabgabe beschränken oder aber es wird das volle Programm mit beidseitiger Video- und Tonübertragung, digitalem Rede- und Diskussionsrecht sowie Stimmrecht gewählt. Die Frage der Praktikabilität, der Kosten und des Nutzens sollte jedoch immer an erster Stelle stehen. Deshalb ist es wichtig, sich die verschiedenen möglichen Optionen mit allen Vor- und Nachteilen vor Augen zu führen und die für die Verwaltung und Wohnungseigentümergemeinschaft passende Lösung zu wählen. Das Wichtigste an einer Eigentümerversammlung ist die rechtssichere Stimmabgabe, weshalb Sie hierauf bei der gewählten Lösung besonders achten sollten.

Online Eigentümerversammlung praxistauglich und kostengünstig mit etg24

etg24 ist eine Hausverwalter Software für die digitale Verwaltung. Einfache und effiziente Lösungen sollen alle beteiligten Parteien einer Immobilie das Leben erleichtern. Insbesondere das intuitiv zu bedienende Online-Portal bzw. die Hausverwaltung App für Eigentümer und Mieter bietet besonderen Service und Komfort. Mit etg24 lässt sich der gesamte Prozess rund um die Beschlussfassung digital in einem Portal abbilden: 

Eigentümerversammlung im Onlineportal etg24 vorbereiten

  • Eine saubere Datenstruktur ist das A & O für jede (online) Eigentümerversammlung. Nutzen Verwaltungen die Software etg24 zur digitalen Verwaltung sind die notwendigen Daten vorhanden, um alle Stimmgewichtungen (z. B. nach Einheiten, MEA und Köpfe) automatisch mit einem Klick abzubilden.

 

  • Kein Medienbruch: etg24 ist die Plattform für Verwalter und Eigentümer. Von der digitalen Dokumenten-Bereitstellung und Kommunikation, dem elektronischen Briefversand, der cloud-basierten Kundendatenverwaltung bis hin zur Online-Abstimmung, können alle Kundenprozesse digital abgewickelt werden. Jeder Eigentümer kann über einen geschützten Login Zugang auf seine Daten zugreifen und im Falle der Eigentümerversammlung online direkt im Kundenportal abstimmen.

 

  • Vorbereitung aller Tagesordnungspunkte: Unter dem Menüpunkt Abstimmungen können Immobilienverwalter vor der Versammlung alle Tagesordnungspunkte samt Titel, Beschlusstext, Stimmgewichtung und Mehrheitserfordernis einpflegen.

 

  • Die Einladung zur (hybriden) Eigentümerversammlung mit allen Dokumenten und den Beschlusspunkten kann digital über etg24 verschickt werden. Ein innovativer Öffnungsnachweis zeigt Verwaltern sogar an, ob und wann die Eigentümer den digitalen Brief geöffnet haben.

 

  • Auch die Vergabe einer Vollmacht an den Verwalter oder einen Miteigentümer ist über das Portal etg24 möglich.

(Hybride) Eigentümerversammlung in etg24 durchführen

  • Abstimmung digital über etg24: Sobald die Versammlung beginnt, kann der Verwalter nacheinander die einzelnen vorbereiteten Abstimmungspunkte in etg24 starten. Die Online-Teilnehmer stimmen nach erfolgtem Login im Kundenportal im Browser oder der App ab. Auch die in Präsenz anwesenden Eigentümer können an ihrem Smartphone in der etg24 App ihre Stimme abgeben. Laut einer Studie von 2021 haben 88,8 Prozent der deutschen Bevölkerung ein Smartphone. In kleineren Wohnungseigentümergemeinschaften können die restlichen „Offline- Eigentümer im Versammlungsraum z. B. per Handzeichen abstimmen und die Verwaltung überträgt die Abstimmungszeichen ins etg24. Bei sehr großen WEGs ist das Abzählen der Handzeichen schwer händelbar. Hier ist eine technische Zusatzlösung zur Abstimmung für alle Eigentümer, die kein Smartphone besitzen, sinnvoll. Entsprechende Anbieter bieten sogenannte TED-Geräte zur digitalen Abstimmung zum Kauf oder Miete an. Über eine Schnittstelle können die Abstimmungsergebnisse dann in etg24 übertragen werden. Nach der Stimmabgabe erfolgt schließlich mit einem Klick die automatisierte Auswertung.

 

  • Haben Sie vorab beschlossen, dass eine Videoübertragung der Versammlung stattfinden soll, können Sie einen beliebigen Videokonferenzanbieter zur Videoübertragung wählen. Hier finden Sie eine Darstellung von Videokonferenz-Diensten, welche von der Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit bewertet wurden. Möchten Sie eine All-In-One-Lösung eines Spezialanbieters buchen, können Sie alle bis hier hin vorbereiteten Daten aus etg24 exportieren und für die Durchführung der Versammlung nutzen.
  • Nach der Abhandlung aller Beschlusspunkte kann das Protokoll direkt in etg24 generiert werden. Sofern Sie alle Beschlüsse und gerichtlichen Entscheidungen fortlaufend in etg24 erfassen, ist auch das Führen der Beschlusssammlug in etg24 mühelos möglich.

 

  • etg24 ist eine einfache und kostengünstige Möglichkeit der Online-Abstimmung. Nutzen Immobilienverwaltungen etg24 pro zur digitalen Verwaltung, fallen für die Abstimmung in einer Eigentümerversammlung online keine Zusatzkosten an! Die etg24 pro Version kostet je Einheit und Monat 24 Cent (weitere Informationen finden Sie hier).

Fazit zur Eigentümerversammlung online

Eine rein virtuelle Eigentümerversammlung ist vom Gesetzgeber nicht vorgesehen. Auch ist zunächst in einer Präsenz Eigentümerversammlung oder per Umlaufbeschluss ein Beschluss über die Online-Teilnahme zu fassen. Die Bandbreite der möglichen Ausgestaltungen einer hybriden Eigentümerversammlungen ist groß. Vor der Beschlussfassung zur Eigentümerversammlung online sollten sich alle beteiligten Parteien überlegen, ob Kosten und Nutzen der angedachten Lösung im Verhältnis stehen. Die Organisation einer hybriden Eigentümerversammlung kann eine Herausforderung sein und auch die Kosten für eine Spezialsoftware sind nicht unerheblich. etg24 bietet Ihnen integriert im Kundenportal eine schlanke Lösung, die eine Stimmabgabe rechtssicher digital ermöglicht.  

Haben Sie Interesse Ihre Prozesse mit etg24 zu vereinfachen und möchten unsere Software einmal live sehen? Dann vereinbaren Sie einen Online-Präsentationstermin mit unseren Experten und testen etg24 unverbindlich bei sich in der Verwaltung.

Michaela Knodt | LEITUNG SALES & SUPPORT

Bei Fragen zu unseren Produkten steht unser Team Ihnen gerne Rede und Antwort. Auch falls Sie einmal Hilfe brauchen, sind wir natürlich gerne für Sie da.

STARTEN SIE DURCH!

Schon unsere dauerhaft kostenfreie etg24 basis Version katapultiert Sie auf die Überholspur! Verpassen Sie also nicht den Start in die Digitalisierung.

Übrigens haben wir für Sie alle Starthürden aus dem Weg geräumt und etg24 als moderne Web-App konzipiert. Sie benötigen für die Benutzung nur einen aktuellen Web-Browser. Da Sie unsere Website bereits mit einem solchen besuchen, haben Sie auch schon alles was Sie brauchen, um etg24 einzusetzen!

Erfolgsgeschichten mit etg24

"Bereits seit 9 Jahren nutzen wir das Kundenportal etg24 mit zunehmender Begeisterung als zentrale Kommunikationsplattform und digitales Verwalterbüro. Gerade in den vergangenen zwei Jahren, in denen persönliche Kontakte erheblich eingeschränkt werden mussten, waren wir sehr dankbar über die Möglichkeit, unseren Kunden alle wesentlichen Unterlagen digital über das Portal zur Verfügung stellen zu können. Ganz besonders begrüßen wir es, dass nun auch die in ihrer Bedeutung aufgewerteten Umlaufverfahren komfortabel über das Portal abgewickelt werden können. Auch mit der zwischenzeitlich neu geschaffenen „App-Funktion“ können wir die regelmäßigen Liegenschaftsbegehungen künftig effektiver ausführen und auswerten. Zudem wollen wir in diesem Jahr auch erste Versuche mit der Hybriden Eigentümerversammlung starten und freuen uns, dass dies jetzt auch über die neue Versammlungsfunktion in etg24 möglich ist."
Patrik Riesterer
Hausverwaltungen Riesterer
"Ein sehr gutes Tool, das permanent weiterentwickelt wird. Wir sind schon lange digital unterwegs, aber erst mit etg24 konnten wir die internen Abläufe in der Hausverwaltung perfektionieren. Das liegt auch daran, dass unsere Kunden mitziehen, weil die Bedienung intuitiv ist und keiner Handbücher bedarf. Einladung online mit allen Unterlagen automatisch zusammengefasst ist so unfassbar zeitsparend und auch die Umlaufbeschlüsse sind online eine Wohltat. Wir können hier nur Danke sagen und freuen uns schon auf weitere Neuerungen und die damit verbundene Zeitersparnis."
Friedrich J. Maier-Bode
"Ich bin total begeistert und es ist so, wie in der Schulung von Herrn Preißer angekündigt, die Eigentümer nehmen das Tool „Abstimmung“ gut an. Ich habe heute das erste schriftliche Umlaufverfahren in etg24 eröffnet und tatsächlich war nach 10 Minuten die erste Abstimmung eingetragen. Ich freue mich sehr über die Erweiterung."
Sandra Rudolph
AKV Immobilienverwaltungs GmbH
"etg24 stellt mit seiner Software ein hervorragendes und zeitgemäßes Tool für die digitale Immobilienverwaltung bereit. Die Zeitersparnis und die Erleichterung unseres Arbeitsalltags sind täglich spürbar. Auch den guten Support, der stets schnell und zuverlässig reagiert, möchten wir lobend hervorheben. Auch deshalb können wir sowohl die Firma als auch das Produkt etg24 uneingeschränkt weiterempfehlen."
Edna Steininger
Wüstenrot Haus- und Städtebau GmbHn
"Unsere Kunden schätzen die Informationen und Kontaktmöglichkeiten sehr, da sie sich aufgrund des gut strukturierten Aufbaus sehr schnell zurechtfinden. Selbst Kunden und Redakteure des Unternehmens, die technisch nicht so versiert sind, kommen damit gut zurecht. Alles in allem können wir die Produkte von etg24 wirklich sehr empfehlen."
Ralf M. Ebinger
SGV Schwäbische Gebäudeverwaltung
"etg24 ist für uns weitaus mehr als nur eine cloudbasierte Datenbank. Aufgrund der immer größeren Anforderungen seitens unserer Kunden, kann über dieses Portal eine schnelle und transparente Bearbeitung verschiedenster Vorgänge erfolgen. Neben der Bereitstellung von Informationen und Unterlagen, welche unseren Kunden somit „rund um die Uhr“ abseits jeder Öffnungs- und Arbeitszeiten zur Verfügung stehen, lassen sich z. B. auch die z. T. komplexen Abläufe einer Sanierung über mehrere Monate in einem Vorgang komprimiert und für alle Kunden sowie Nutzer einsehbar übersichtlich darstellen. Aus diesen Gründen können wir etg24 mit bestem Wissen und Gewissen an sämtliche Kollegen weiterempfehlen."
Michael Keuter
Keuter Grundbesitzverwaltung GmbH
"etg24 hat unsere digitale Arbeitsweise in erheblichem Umfang positiv verändert und ist inzwischen zu einem vollständigen Archivierungstool für alle verwalteten Wohnungen geworden. Über 80 % unserer Eigentümer nutzen diese Plattform zur Kommunikation und die von uns regelmäßig bereitgestellten Informationen zu aktuellen Sachständen, bspw. bei der Beschlusserfüllung, der Beseitigung von Schäden und der Vorbereitung auf kommende Eigentümerversammlungen."
Joachim Sacher
GERBURG Grundstücks- und Hausverwaltungs GmbH
27001

DATENSCHUTZSTANDARDS GEMÄSS DIN ISO/IEC 27001

Uns ist der Schutz Ihrer Daten besonders wichtig. Darum treffen wir eine Vielzahl technischer und organisatorischer Maßnahmen, um diese vor unbefugten Zugriffen zu schützen.

100% ERNEUERBAREN ENERGIEQUELLEN

etg24 verwendet für den Betrieb aller Server zu 100% Strom aus Solar- und Wasserkraftwerken. Auch in unseren Büros setzen wir ausschließlich auf Ökostrom aus erneuerbaren Energien.

VERBINDUNGEN SSL/TLS VERSCHLÜSSELT

Heutzutage ist Verschlüsselung von Internet-Kommunikation ein absolutes Muss. Deswegen verschlüsselt etg24 ausnahmslos allen Datenverkehr zu und zwischen den Servern.

RUND UM DIE UHR ERREICHBAR

Unsere Produkte stehen Ihnen 24 Stunden am Tag zur Verfügung und sind noch dazu von überall aus erreichbar. Mit Ihrer Internetverbindung haben Sie bereits alles, was sie benötigen.