Elektronisches Postfach für Hausverwaltungen

Mit etg24 stellen Verwaltungen allen „Online-Eigentümern/Mietern“ Briefe in wenigen Minuten digital in ihr persönliches elektronisches Postfach zu. Dabei sehen Verwalter sogar, wann das E-Postfach geöffnet wurde. Bei „Offline-Eigentümern/Mietern“ übernimmt die Hausverwalter Software etg24 die Sortierung der verschiedenen Dokumente. Dadurch wird für jede Einheit ein druckfertiges Dokument erstellt, welches selbst gedruckt oder einem Postdienstleister übergeben werden kann.

Elektronisches Postfach in der Hausverwaltung

Der digitale Versand von Dokumenten löst stetig, aber sicher, die Briefpost ab. Viele Menschen kennen die digitale Zustellung in ein elektronisches Postfach bspw. vom Online-Banking, dem Telefonvertrag- oder Versicherungsanbieter. Ein digitales Postfach spart Geld sowie Zeit und schont dabei noch die Umwelt. Gute Gründe, um den Postversand in der Hausverwaltung zu digitalisieren. Als Verwalter stellen Sie Ihren Kunden dadurch z. B. Einladungen und Abrechnungen schnell und einfach ins E Postfach zu.  Diese Funktion wird in der Software etg24 „Sendungen“ genannt und ist in der Pro-Version verfügbar. In folgendem Beitrag erfahren Sie alles was Sie über ein elektronisches Postfach bzw. unsere Sendungsfunktion wissen sollten.

Was ist ein elektronisches Postfach in der Hausverwaltung?

Eine analog arbeitende Immobilienverwaltung produziert Unmengen an Papier. Dokumente drucken, sortieren, falten, kuvertieren und per Post an Eigentümer oder Mieter verschicken, gehört damit zum Alltag. Angesichts der Tatsache, dass im Jahr 2021 88,8 % der deutschen Bevölkerung ein Smartphone besaßen, erscheint der Briefversand heutzutage weitgehend überholt (zur Quelle Statista). Ein elektronisches Postfach bietet den Kunden einer Hausverwaltung die Möglichkeit, relevante Dokumente digital abzurufen. Versendet die Verwaltung die Post über die Software, wird der hinterlegte Nutzer sofort per E-Mail darüber benachrichtigt, dass eine digitale Sendung im E-Postfach zum Abruf bereitsteht. Datenschutzkonform kann der Inhalt des digitalen Briefes im elektronischen Postfach erst nach Login eingesehen werden. Das praktische ist, dass ein elektronisches Postfach nichts verliert und der Eigentümer oder Mieter rund um die Uhr die Dokumente abrufen kann.  

Elektronisches Postfach etg24: Vorteile für Immobilienverwalter

Über das Portal etg24 können Verwaltungen ihren Kunden nicht nur ein elektronisches Postfach zur Verfügung stellen. Vielmehr ist die etg24 Sendungsfunktion für jede Verwaltung ein wirksames Mittel zur Effizienzsteigerung. Folgender beispielhafter Prozess zeigt die Vorteile: Sie haben die Abrechnungen und Wirtschaftspläne erstellt und nun möchten Sie zur Eigentümerversammlung einladen und die Abrechnungen etc. beifügen.

Einladung erstellen

Sie können etg24 aufgrund der wohnungswirtschaftlichen Struktur führend für Ihre Kundendatenverwaltung nutzen.  Dadurch, dass Online-Nutzer ihre Daten direkt selbst im Portal ändern können, haben Sie kaum Aufwand und immer aktuelle Kundendaten. Auf Basis dieser Daten, können Sie einen Word-Serienbrief für das Anschreiben bzw. die Einladung erstellen.

Kein Sortieren

Einladung, WEG-Abrechnung, Wirtschaftsplan, Heizkostenabrechnung oder sonstige Anhänge für jeden Eigentümer sortieren? Mit etg24 sparen Sie sich diese Arbeit. Sie laden jeden Dokumentenstapel in etg24 hoch und die Zuordnung zum jeweiligen Vertrag/Eigentümer passiert automatisiert. Dadurch erhalten Sie für jede Wohneinheit eine vorsortierte PDF.

Weniger Versand

Eigentümern, die digital sind und eine E-Mail-Adresse besitzen, können Sie die Sendung online ins E-Postfach zustellen. Hierdurch entfallen Druck- und Portokosten vollständig. Übrig bleiben nur noch die verbleibenden „Offline-Nutzer“. Dank etg24 haben Sie für diese bereits eine sortierte PDF. Selektieren Sie alle Nutzer mit Postzustellung und übergeben die PDFs je Einheit an einen Postdienstleister oder drucken selbst.

Mehr Transparenz durch Öffnungsnachweis

Bei etg24 sehen Hausverwalter bei allen Online-Nutzern, wann der digitale Brief im elektronischen Postfach abgerufen wurde und das sogar mit Zeitstempel. Dadurch haben Sie sogar noch mehr Transparenz wie bei einem Einschreiben.

Automatisierte Dokumentenablage

Mit dem Briefversand direkt auch die Dokumentenablage erledigen? Für maximale Effizienz erledigen Verwalter mit der etg24 Sendungsfunktion drei Dinge gleichzeitig: Erstens verschicken Sie Ihre Post, zweitens erledigen Sie Ihre Dokumentenablage im Dokumentenmanagementsystem etg24 und drittens auch die Ablage beim Kunden in seinem Dokumentenbereich im Onlineportal.

Hand in Hand: Sendungsfunktion und Beschlussfassung (Umlaufbeschluss & Eigentümerversammlung)

Über etg24 können auch Umlaufbeschlüsse und Eigentümerversammlungen gemanagt und durchgeführt werden. Dies geht bei etg24 Hand in Hand mit der Sendungsfunktion.  So können Sie clever den gesamten Prozess rund um die Beschlussfassung im Portal abbilden. 


Beispiel Umlaufbeschluss: Verwaltungen erstellen in wenigen Minuten digital einen Umlaufbeschluss über etg24. Alle Online-Eigentümer können bequem ihre Stimme über das Portal bzw. die App abgeben. Für die verbleibenden Offliner wird automatisch ein Stimmzettel generiert und in die Sendungsfunktion überführt. Die Stimmzettel der Offline-Eigentümer müssen nur noch gedruckt und verschickt werden. Nach erfolgter Abstimmungs- und Überprüfungsphase wird der gefasste Beschluss automatisiert in ein Protokoll überführt. Dieses Protokoll kann wieder über die Sendungsfunktion digital in das elektronische Postfach sowie analog verschickt werden.

Elektronisches Postfach etg24: Vorteile für Eigentümer & Mieter

In einem modernen Kundenportal wie etg24 haben Nutzer ein elektronisches Postfach zum Empfang von digitaler Post. Ein großer Vorteil ist, dass Eigentümer und Mieter dadurch alle Dokumente und Briefe zur Immobilie an einem Ort digital archiviert haben. So geht kein Brief mehr verloren. Außerdem sind die versendeten Dokumente nicht nur im elektronischen Postfach abgelegt, sondern auch in der übersichtlichen Dokumentenablage in der dazugehörigen Kategorie. Langes Suchen von vergangenen Abrechnungen in einem Leitzordner gehört damit der Geschichte an. In wenigen Klicks finden Eigentümer und Mieter die gesuchten Dokumente. Dabei ist etg24 durch die integrierte Dokumentenvorschau direkt im Internetbrowser oder der App besonders praktisch. Durch die Vorschau sieht der Nutzer sofort, ohne vorheriges Herunterladen, den Inhalt der Dokumente. Diese Funktion spart Zeit und bei der mobilen Nutzung Datenvolumen. 

Weiterer Vorteil des online Versands ist, dass Kunden digitaler Verwaltungen z. B. ihre Abrechnungen Wochen früher erhalten, da das zeitaufwendige Drucken, Sortieren und Kuvertieren von Dokumenten bei der Hausverwaltung entfallen.

Fazit: Profitieren mit dem elektronischen Postfach von etg24

Ein elektronisches Postfach ist ein Muss für die effiziente Verwaltung. Mit der Sendungsfunktion von etg24 profitieren dabei alle beteiligten Parteien gleichermaßen. Verwaltungen sparen durch den automatisierten hybriden Versand über die Software etg24 wertvolle Arbeitszeit und Kosten. Eigentümer und Mieter mit einem Login zum Kundenportal haben alle Briefe und Dokumente dauerhaft und rund um die Uhr im digitalen Postfach archiviert. 

Haben Sie Interesse Ihre Prozesse mit etg24 zu vereinfachen und möchten unsere Software einmal live sehen? Dann vereinbaren Sie einen Online-Präsentationstermin mit unseren Experten und testen etg24 unverbindlich bei sich in der Verwaltung.

Michaela Knodt | LEITUNG SALES & SUPPORT

Bei Fragen zu unseren Produkten steht unser Team Ihnen gerne Rede und Antwort. Auch falls Sie einmal Hilfe brauchen, sind wir natürlich gerne für Sie da.

STARTEN SIE DURCH!

Schon unsere dauerhaft kostenfreie etg24 basis Version katapultiert Sie auf die Überholspur! Verpassen Sie also nicht den Start in die Digitalisierung.

Übrigens haben wir für Sie alle Starthürden aus dem Weg geräumt und etg24 als moderne Web-App konzipiert. Sie benötigen für die Benutzung nur einen aktuellen Web-Browser. Da Sie unsere Website bereits mit einem solchen besuchen, haben Sie auch schon alles was Sie brauchen, um etg24 einzusetzen!

Erfolgsgeschichten mit etg24

"Bereits seit 9 Jahren nutzen wir das Kundenportal etg24 mit zunehmender Begeisterung als zentrale Kommunikationsplattform und digitales Verwalterbüro. Gerade in den vergangenen zwei Jahren, in denen persönliche Kontakte erheblich eingeschränkt werden mussten, waren wir sehr dankbar über die Möglichkeit, unseren Kunden alle wesentlichen Unterlagen digital über das Portal zur Verfügung stellen zu können. Ganz besonders begrüßen wir es, dass nun auch die in ihrer Bedeutung aufgewerteten Umlaufverfahren komfortabel über das Portal abgewickelt werden können. Auch mit der zwischenzeitlich neu geschaffenen „App-Funktion“ können wir die regelmäßigen Liegenschaftsbegehungen künftig effektiver ausführen und auswerten. Zudem wollen wir in diesem Jahr auch erste Versuche mit der Hybriden Eigentümerversammlung starten und freuen uns, dass dies jetzt auch über die neue Versammlungsfunktion in etg24 möglich ist."
Patrik Riesterer
Hausverwaltungen Riesterer
"Ein sehr gutes Tool, das permanent weiterentwickelt wird. Wir sind schon lange digital unterwegs, aber erst mit etg24 konnten wir die internen Abläufe in der Hausverwaltung perfektionieren. Das liegt auch daran, dass unsere Kunden mitziehen, weil die Bedienung intuitiv ist und keiner Handbücher bedarf. Einladung online mit allen Unterlagen automatisch zusammengefasst ist so unfassbar zeitsparend und auch die Umlaufbeschlüsse sind online eine Wohltat. Wir können hier nur Danke sagen und freuen uns schon auf weitere Neuerungen und die damit verbundene Zeitersparnis."
Friedrich J. Maier-Bode
"Ich bin total begeistert und es ist so, wie in der Schulung von Herrn Preißer angekündigt, die Eigentümer nehmen das Tool „Abstimmung“ gut an. Ich habe heute das erste schriftliche Umlaufverfahren in etg24 eröffnet und tatsächlich war nach 10 Minuten die erste Abstimmung eingetragen. Ich freue mich sehr über die Erweiterung."
Sandra Rudolph
AKV Immobilienverwaltungs GmbH
"etg24 stellt mit seiner Software ein hervorragendes und zeitgemäßes Tool für die digitale Immobilienverwaltung bereit. Die Zeitersparnis und die Erleichterung unseres Arbeitsalltags sind täglich spürbar. Auch den guten Support, der stets schnell und zuverlässig reagiert, möchten wir lobend hervorheben. Auch deshalb können wir sowohl die Firma als auch das Produkt etg24 uneingeschränkt weiterempfehlen."
Jacqueline Gill
Wüstenrot Haus- und Städtebau GmbH
"Unsere Kunden schätzen die Informationen und Kontaktmöglichkeiten sehr, da sie sich aufgrund des gut strukturierten Aufbaus sehr schnell zurechtfinden. Selbst Kunden und Redakteure des Unternehmens, die technisch nicht so versiert sind, kommen damit gut zurecht. Alles in allem können wir die Produkte von etg24 wirklich sehr empfehlen."
Ralf M. Ebinger
SGV Schwäbische Gebäudeverwaltung
"etg24 ist für uns weitaus mehr als nur eine cloudbasierte Datenbank. Aufgrund der immer größeren Anforderungen seitens unserer Kunden, kann über dieses Portal eine schnelle und transparente Bearbeitung verschiedenster Vorgänge erfolgen. Neben der Bereitstellung von Informationen und Unterlagen, welche unseren Kunden somit „rund um die Uhr“ abseits jeder Öffnungs- und Arbeitszeiten zur Verfügung stehen, lassen sich z. B. auch die z. T. komplexen Abläufe einer Sanierung über mehrere Monate in einem Vorgang komprimiert und für alle Kunden sowie Nutzer einsehbar übersichtlich darstellen. Aus diesen Gründen können wir etg24 mit bestem Wissen und Gewissen an sämtliche Kollegen weiterempfehlen."
Michael Keuter
Keuter Grundbesitzverwaltung GmbH
"etg24 hat unsere digitale Arbeitsweise in erheblichem Umfang positiv verändert und ist inzwischen zu einem vollständigen Archivierungstool für alle verwalteten Wohnungen geworden. Über 80 % unserer Eigentümer nutzen diese Plattform zur Kommunikation und die von uns regelmäßig bereitgestellten Informationen zu aktuellen Sachständen, bspw. bei der Beschlusserfüllung, der Beseitigung von Schäden und der Vorbereitung auf kommende Eigentümerversammlungen."
Joachim Sacher
GERBURG Grundstücks- und Hausverwaltungs GmbH
27001

DATENSCHUTZSTANDARDS GEMÄSS DIN ISO/IEC 27001

Uns ist der Schutz Ihrer Daten besonders wichtig. Darum treffen wir eine Vielzahl technischer und organisatorischer Maßnahmen, um diese vor unbefugten Zugriffen zu schützen.

100% ERNEUERBAREN ENERGIEQUELLEN

etg24 verwendet für den Betrieb aller Server zu 100% Strom aus Solar- und Wasserkraftwerken. Auch in unseren Büros setzen wir ausschließlich auf Ökostrom aus erneuerbaren Energien.

VERBINDUNGEN SSL/TLS VERSCHLÜSSELT

Heutzutage ist Verschlüsselung von Internet-Kommunikation ein absolutes Muss. Deswegen verschlüsselt etg24 ausnahmslos allen Datenverkehr zu und zwischen den Servern.

RUND UM DIE UHR ERREICHBAR

Unsere Produkte stehen Ihnen 24 Stunden am Tag zur Verfügung und sind noch dazu von überall aus erreichbar. Mit Ihrer Internetverbindung haben Sie bereits alles, was sie benötigen.