Um die Belegprüfung online durchführen zu können, müssen natürlich auch alle Belege digital zur Verfügung stehen. Das Scannen von Belegen stellt in der Regel heute kein Problem mehr dar. Ist kein Scanner vorhanden, klappt das Digitalisieren von Dokumenten sogar mit Scan-Apps per Smartphone. Es sollte aber darauf geachtet werden, die Dokumente in einer nicht zu hohen Qualität einzuscannen. Ansonsten können die Dokumente schnell viel Speicherplatz einnehmen. Falls der Beirat die Dokumente downloaden möchte, sind kleine Dateigrößen deutlich serviceorientierter. Beachten Sie auch, dass Dokumente mit OCR-Erkennung digitalisiert werden. So ermöglichen Sie es, dass die Dokumente durchsuchbar sind.
Da Scannen immer einen Aufwand bedeutet, sollte es das Ziel sein, so wenig wie möglich analoge Dokumente zu erhalten. Folgende Tipps helfen die Papierflut zu minimieren:
- Auf digitale Kontoauszüge umstellen
- Bei Dauerdienstleistungen jährliche Rechnungen anstelle von monatlichen bevorzugen
- Lieferanten und Dienstleister auffordern digitale Rechnungen per E-Mail zu verschicken
Die Digitalisierung der Rechnungsprüfung sollte von Anfang an vereinheitlicht und standardisiert ablaufen. Definieren Sie zum Beispiel die Verschlagwortung der Dokumente. Kryptische Dateinamen erschweren allen beteiligten Parteien den Prozess. Wählen Sie aussagekräftige Dateinamen, die bspw. Kostenart, Datum und Lieferant beinhalten. Am besten Erstellen Sie eine Dokumentation über den gesamten Prozess. Damit stellen Sie sicher, dass alle Punkte bedacht wurden und die gesamte Belegschaft weiß, wie der Workflow gestaltet ist.