Belegprüfung: flexibel und digital durchführen

Die Realität der Belegprüfung in vielen Eigentümergemeinschaften sieht so aus, dass sich Beiräte durch große Papierstapel an Belegen und Berichten blättern müssen. Mit etg24 gehört dies der Vergangenheit an. Mit der Cloud-Lösung ermöglichen Verwaltungen den Beiräten eine komplett digitale und zeitlich unabhängige Belegprüfung. In diesem Artikel erfahren Sie nicht nur die praktische Umsetzung der Online-Belegprüfung, sondern auch die wichtigsten Grundlagen zum Thema.

Das sollten Sie über die Belegprüfung wissen

Was ist eine Belegprüfung?

Dem Verwalter steht die vertrauensvolle Aufgabe zu, das Geld einer Wohnungseigentümergemeinschaft entgegenzunehmen und Rechnungen für diese zu begleichen. Das Wohnungseigentümergesetz hat den Eigentümern durch die Einführung der Belegprüfung die Möglichkeit erteilt, die Arbeit der Verwaltung zu prüfen und auf Fehler zu begutachten. Nach § 29 Abs. 2 WEG ist es die Aufgabe des Verwaltungsbeirats den Verwalter bei seinen Aufgaben zu unterstützen und die ordnungsgemäße Durchführung seiner Arbeit zu überwachen. Um die Jahresabrechnung und den Wirtschaftsplan beschließen zu können, muss der Beirat vorab alle Einnahmen und Ausgaben sorgfältig auf ihre Richtigkeit prüfen.

Die Belegprüfung, auch Rechnungsprüfung genannt, umfasst die Prüfung der Gesamtkosten einer Jahres- und Heizkostenabrechnung anhand der Rechnungsunterlagen, welche die Hausverwaltung zur Verfügung stellt. In der Regel wird die Belegprüfung durch den Beirat durchgeführt. Dies ist aber nicht zwingend Pflicht, denn manche Eigentümergemeinschaften verfügen über keinen Verwaltungsbeirat. In diesem Fall erfolgt die Belegprüfung durch einen Eigentümer (oder mehrere Eigentümer). Auch ist zu beachten, dass jeder Wohnungseigentümer berechtigt ist, eine Einsichtnahme in die Verwaltungsunterlagen vorzunehmen.

Welche Kriterien sind bei der Belegprüfung zu beachten?

Eine Belegprüfung durch den Beirat kann je nach Art und Größe der Immobilie schnell und einfach erfolgen oder komplexer sein. Doch was genau alles zu prüfen ist, hat der Gesetzgeber leider nicht definiert. Aus diesem Grund sollte der Verwaltungsbeirat sich für die Belegprüfung eine Checkliste erstellen. Folgende Kriterien sollten auf der Checkliste für die Belegprüfung des Beirats enthalten sein:


  • Rechnerische Richtigkeit der Belege und der Kostenaufstellung für die Jahresabrechnung
  • Abgrenzung der Belege ins richtige Kalenderjahr
  • Buchungsvorgänge und Rechnungen müssen übereinstimmen
  • Prüfung der Rechnungen (richtige Adresse, Rechnungsnummer, Beschreibung der Leistung…)
  • Prüfung der Heizkostenabrechnung
  • Prüfung der Instandhaltungsrücklage
  • Prüfung der Salden der Bankkonten
  • Prüfung der Hausgeldzahlungen
  • Prüfung Wirtschaftsplan
  •  

 

Die Belegprüfung bei der Hausverwaltung vor Ort oder online sollte nicht kurz vor knapp vor der nächsten Eigentümerversammlung stattfinden. Im Idealfall prüft der Beirat die Jahresendabrechnung vor dem Versand an die Eigentümer. Bei etwaigen Beanstandungen kann so die Abrechnung in Ruhe korrigiert werden.

Wo findet die Belegprüfung statt?

Bei analog arbeitenden Verwaltungen kann die Belegprüfung ein für alle Beteiligten anstrengendes Unterfangen sein. Lange Nachmittage im Büro der Hausverwaltung, um den Beirat durch Papierberge an Rechnungen, Kostenveranschlägen und Kontoauszügen zu führen, ist keine Seltenheit. Doch in Zeiten der Digitalisierung geht das auch komfortabler und vor allem zeitlich sowie örtlich flexibler. Mit der Online-Belegprüfung via der Dokumentenmanagement Software etg24 stellen Immobilienverwaltungen dem Verwaltungsbeirat alle Unterlagen digital zur Verfügung. Der Beirat hat zu jeder Zeit und an jedem Ort online Zugriff auf die Dokumente. Egal ob aus dem Urlaub oder abends auf dem Sofa, der Beirat kann über einen Browser oder über die App aus dem Android Playstore / App Store auf das geschützte Kundenportal und die Dokumente zugreifen.  

Die Verwaltung stellt alle relevanten Dokumente und Informationen in etg24 unter der Dokumentenkategorie „Verwaltungsbeirat“ zur Verfügung. Mieter und Eigentümer haben keinen Zugriff auf diese Kategorie. Nur dem Beirat ist der Zugriff gestattet. Im Vorfeld muss den Eigentümern, welche sich im Verwaltungsbeirat befinden, die Berechtigung als Beirat in etg24 erteilt werden. Danach steht einer übersichtlichen, geordneten und schnellen Online-Belegprüfung nichts mehr im Weg. 

In etg24 stehen dem Verwalter viele verschiedene Dokumentenkategorien zur Verfügung. Zugriff auf die Kategorie "Verwaltungsbeirat" hat nur der Beirat.

Mehr Flexibilität dank Online-Belegprüfung

Mit einem Onlineportal wie etg24 müssen Beiräte keine klassisch analoge Belegprüfung mit Papier mehr durchführen. Das neue Motto lautet Online-Belegprüfung. Die digitale Bereitstellung der Unterlagen spart eine Menge Zeit für Verwaltungen und Beiräte ein. Der Beirat hat von überall aus Zugriff auf die Unterlagen und kann wann immer er Lust und Laune hat mit der Belegprüfung starten. Besonders praktisch, der Beirat kann sich seine Arbeit auf einen Zeitraum verteilen und muss sich nicht an einem Nachmittag in kurzer Zeit durch alle Papiere ackern. Dadurch kann die Belegprüfung sorgfältiger und ganz ohne Zeitdruck erfolgen. Doch wie genau sieht eine Online-Belegprüfung konkret mit etg24 aus und welche Vorteile hat die Software im Besonderen?

Wie funktioniert eine Belegprüfung mit etg24?

Etg24 ist ein cloudbasiertes Programm für Hausverwaltungen mit vielfältigen Möglichkeiten: Dokumentenmanagement, Aufgabenmanagement, elektronisches Postfach, Eigentümerversammlung online, Umlaufbeschluss oder CRM-Software-Funktionen sind einige Beispiele. Für die Online-Belegprüfung ist das Dokumentenmanagement zentraler Bestandteil. Im etg24 Portal stehen Verwaltungen im Vorfeld schon vordefinierte Dokumentenkategorien zur Verfügung, so auch die Kategorie Verwaltungsbeirat. Die Dokumentenkategorie hat wie auch alle anderen Kategorien, sogenannte Unterkategorien. Eine dieser Unterkategorien stellt die Rechnungsprüfung dar. Hier lädt die Verwaltung alle Rechnungen und Kontoauszüge eines Wirtschaftsjahres hoch. Innerhalb dieser Unterkategorie können weitere Markierungen eingefügt werden. Damit haben Verwalter die Möglichkeit zusätzliche Unterordner zu schaffen, um mehr Struktur in sehr dokumentenreiche Kategorien zu bringen. Legen Verwalter hier z. B. Marker je Kostenart an, können Beiräte danach filtern und so Belege schneller heraussuchen.

Außerdem besteht die Möglichkeit, Dokumente Wirtschaftsjahren zuzuordnen. Dadurch hat der Beirat eine saubere Historie aller Rechnungsprüfungsunterlagen. So kann der Beirat bei Abweichungen zu Vorjahren direkt die passenden Unterlagen raussuchen, um etwaige Abweichungen genauer zu prüfen. Für den Beirat bleiben damit alle wesentlichen Unterlagen über Jahre hinweg im Zugriff.

Die im Portal integrierte Kommunikationsfunktion hat weiteren Vorteil für die Rechnungsprüfung. Im Zuge der Belegprüfung können Verwaltungen parallel eine Konversation starten, in der es um die Rechnungsprüfung und die damit verbundene bevorstehende Eigentümerversammlung geht. Die Beiräte können als Teilnehmer zur Konversation hinzugefügt werden. Nun kann hier über die Rechnungsprüfung diskutiert und Informationen ausgetauscht werden. Aktenordner, Papierstapel und feste Termine sind Geschichte. Mit wenigen Klicks werden alle Dokumente gefunden und schnell geprüft. Dank der etg24 App sind Hausverwaltungen und ihre Beiräte noch mobiler unterwegs und können zwischen verschiedenen Endgeräten wählen.

Tipps für Immobilienverwaltungen zur Online-Belegprüfung

Um die Belegprüfung online durchführen zu können, müssen natürlich auch alle Belege digital zur Verfügung stehen. Das Scannen von Belegen stellt in der Regel heute kein Problem mehr dar. Ist kein Scanner vorhanden, klappt das Digitalisieren von Dokumenten sogar mit Scan-Apps per Smartphone. Es sollte aber darauf geachtet werden, die Dokumente in einer nicht zu hohen Qualität einzuscannen. Ansonsten können die Dokumente schnell viel Speicherplatz einnehmen. Falls der Beirat die Dokumente downloaden möchte, sind kleine Dateigrößen deutlich serviceorientierter. Beachten Sie auch, dass Dokumente mit OCR-Erkennung digitalisiert werden. So ermöglichen Sie es, dass die Dokumente durchsuchbar sind. 

 

Da Scannen immer einen Aufwand bedeutet, sollte es das Ziel sein, so wenig wie möglich analoge Dokumente zu erhalten. Folgende Tipps helfen die Papierflut zu minimieren: 

 

  • Auf digitale Kontoauszüge umstellen
  • Bei Dauerdienstleistungen jährliche Rechnungen anstelle von monatlichen bevorzugen 
  • Lieferanten und Dienstleister auffordern digitale Rechnungen per E-Mail zu verschicken

 

Die Digitalisierung der Rechnungsprüfung sollte von Anfang an vereinheitlicht und standardisiert ablaufen. Definieren Sie zum Beispiel die Verschlagwortung der Dokumente. Kryptische Dateinamen erschweren allen beteiligten Parteien den Prozess. Wählen Sie aussagekräftige Dateinamen, die bspw. Kostenart, Datum und Lieferant beinhalten. Am besten Erstellen Sie eine Dokumentation über den gesamten Prozess. Damit stellen Sie sicher, dass alle Punkte bedacht wurden und die gesamte Belegschaft weiß, wie der Workflow gestaltet ist. 

Welche Rechte haben eigentlich Mieter, wenn es um die Belegprüfung geht?

Wie die Belegprüfung in einer Wohnungseigentümergemeinschaft geregelt ist, wurde bereits erörtert. Nun stellt sich noch die Frage, welche Rechte und Ansprüche Mieter haben.

Eigentümer stellen ihren Mietern zum Ende eines Wirtschaftsjahres eine Betriebskostenabrechnung in Rechnung. Die Betriebskostenabrechnung sollte für den Mieter verständlich und nachvollziehbar sein. Sollte der Mieter jedoch etwas als nicht nachvollziehbar sehen, hat er nach § 259 BGB ,,Umfang der Rechenschaftspflicht“ das Recht eine Belegeinsicht durch seinen Vermieter zu fordern. Das Recht auf Belegeinsicht kann der Mieter innerhalb der Widerspruchsfrist von 12 Monaten geltend machen. Äußert der Mieter keine Einwände, so gilt die Betriebskostenabrechnung so wie sie erstellt wurde. Ein Mieter hat das Recht die Belege in den Räumlichkeiten der Hausverwaltung einzusehen. Es ist ihm jedoch untersagt Belege mitzunehmen. Jedoch ist es gestattet Kopien anzufertigen oder sich einzelne Notizen zu machen.   

Und welche Belege muss der Vermieter vorlegen?

Der Vermieter muss seinem Mieter alle Nachweise zur Verfügung stellen, die zur Erstellung der Betriebskostenabrechnung benötigt werden. Nachweise, welche darunter fallen sind: 

 

  • Wartungsverträge
  • Versicherungsverträge
  • Lieferscheine und Rechnungen
  • Ableseprotokolle 
  • sonstige Verträge mit Dienstleistern

 

Im Falle, dass der Vermieter eine Belegeinsicht nicht gestattet, hat der Mieter laut § 273 BGB das Recht weitere Betriebskostenvorauszahlungen einzubehalten.


Mit etg24 ist auch die Belegeinsicht für den Mieter kinderleicht. Der Mieter kann die Dokumente über etg24 bei der Hausverwaltung anfordern und die Hausverwaltung ist in kurzer Zeit in der Lage dem Mieter die Belege online zu präsentieren.

Fazit zur digitalen Online-Belegprüfung mit etg24

Mit der Online-Belegprüfung über das etg24 Kundenportal ist eine schnelle und unkomplizierte Belegprüfung möglich, die bei Verwalter/innen und den prüfenden Beiräten für Erleichterung sorgt. Beide Parteien können hierdurch Kosten und Zeit sparen. Gleichzeitig wird der Umwelt etwas Gutes getan, da nach und nach alle Belege nur noch in digitaler Form verfügbar sind und Papier vermieden wird. Alle, die an der Immobilie beteiligt sind, haben leichten Zugang zu Dokumenten. In der heutigen Zeit ist eine Online-Belegprüfung kein vielleicht mehr, sondern ein Muss, um die Effizienz der Hausverwaltung zum Ausdruck zu bringen.

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Michaela Knodt | LEITUNG SALES & SUPPORT

Bei Fragen zu unseren Produkten steht unser Team Ihnen gerne Rede und Antwort. Auch falls Sie einmal Hilfe brauchen, sind wir natürlich gerne für Sie da.

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Schon unsere dauerhaft kostenfreie etg24 basis Version katapultiert Sie auf die Überholspur! Verpassen Sie also nicht den Start in die Digitalisierung.

Übrigens haben wir für Sie alle Starthürden aus dem Weg geräumt und etg24 als moderne Web-App konzipiert. Sie benötigen für die Benutzung nur einen aktuellen Web-Browser. Da Sie unsere Website bereits mit einem solchen besuchen, haben Sie auch schon alles was Sie brauchen, um etg24 einzusetzen!

Erfolgsgeschichten mit etg24

"Bereits seit 9 Jahren nutzen wir das Kundenportal etg24 mit zunehmender Begeisterung als zentrale Kommunikationsplattform und digitales Verwalterbüro. Gerade in den vergangenen zwei Jahren, in denen persönliche Kontakte erheblich eingeschränkt werden mussten, waren wir sehr dankbar über die Möglichkeit, unseren Kunden alle wesentlichen Unterlagen digital über das Portal zur Verfügung stellen zu können. Ganz besonders begrüßen wir es, dass nun auch die in ihrer Bedeutung aufgewerteten Umlaufverfahren komfortabel über das Portal abgewickelt werden können. Auch mit der zwischenzeitlich neu geschaffenen „App-Funktion“ können wir die regelmäßigen Liegenschaftsbegehungen künftig effektiver ausführen und auswerten. Zudem wollen wir in diesem Jahr auch erste Versuche mit der Hybriden Eigentümerversammlung starten und freuen uns, dass dies jetzt auch über die neue Versammlungsfunktion in etg24 möglich ist."
Patrik Riesterer
Hausverwaltungen Riesterer
"Ein sehr gutes Tool, das permanent weiterentwickelt wird. Wir sind schon lange digital unterwegs, aber erst mit etg24 konnten wir die internen Abläufe in der Hausverwaltung perfektionieren. Das liegt auch daran, dass unsere Kunden mitziehen, weil die Bedienung intuitiv ist und keiner Handbücher bedarf. Einladung online mit allen Unterlagen automatisch zusammengefasst ist so unfassbar zeitsparend und auch die Umlaufbeschlüsse sind online eine Wohltat. Wir können hier nur Danke sagen und freuen uns schon auf weitere Neuerungen und die damit verbundene Zeitersparnis."
Friedrich J. Maier-Bode
"Ich bin total begeistert und es ist so, wie in der Schulung von Herrn Preißer angekündigt, die Eigentümer nehmen das Tool „Abstimmung“ gut an. Ich habe heute das erste schriftliche Umlaufverfahren in etg24 eröffnet und tatsächlich war nach 10 Minuten die erste Abstimmung eingetragen. Ich freue mich sehr über die Erweiterung."
Sandra Rudolph
AKV Immobilienverwaltungs GmbH
"etg24 stellt mit seiner Software ein hervorragendes und zeitgemäßes Tool für die digitale Immobilienverwaltung bereit. Die Zeitersparnis und die Erleichterung unseres Arbeitsalltags sind täglich spürbar. Auch den guten Support, der stets schnell und zuverlässig reagiert, möchten wir lobend hervorheben. Auch deshalb können wir sowohl die Firma als auch das Produkt etg24 uneingeschränkt weiterempfehlen."
Jacqueline Gill
Wüstenrot Haus- und Städtebau GmbH
"Unsere Kunden schätzen die Informationen und Kontaktmöglichkeiten sehr, da sie sich aufgrund des gut strukturierten Aufbaus sehr schnell zurechtfinden. Selbst Kunden und Redakteure des Unternehmens, die technisch nicht so versiert sind, kommen damit gut zurecht. Alles in allem können wir die Produkte von etg24 wirklich sehr empfehlen."
Ralf M. Ebinger
SGV Schwäbische Gebäudeverwaltung
"etg24 ist für uns weitaus mehr als nur eine cloudbasierte Datenbank. Aufgrund der immer größeren Anforderungen seitens unserer Kunden, kann über dieses Portal eine schnelle und transparente Bearbeitung verschiedenster Vorgänge erfolgen. Neben der Bereitstellung von Informationen und Unterlagen, welche unseren Kunden somit „rund um die Uhr“ abseits jeder Öffnungs- und Arbeitszeiten zur Verfügung stehen, lassen sich z. B. auch die z. T. komplexen Abläufe einer Sanierung über mehrere Monate in einem Vorgang komprimiert und für alle Kunden sowie Nutzer einsehbar übersichtlich darstellen. Aus diesen Gründen können wir etg24 mit bestem Wissen und Gewissen an sämtliche Kollegen weiterempfehlen."
Michael Keuter
Keuter Grundbesitzverwaltung GmbH
"etg24 hat unsere digitale Arbeitsweise in erheblichem Umfang positiv verändert und ist inzwischen zu einem vollständigen Archivierungstool für alle verwalteten Wohnungen geworden. Über 80 % unserer Eigentümer nutzen diese Plattform zur Kommunikation und die von uns regelmäßig bereitgestellten Informationen zu aktuellen Sachständen, bspw. bei der Beschlusserfüllung, der Beseitigung von Schäden und der Vorbereitung auf kommende Eigentümerversammlungen."
Joachim Sacher
GERBURG Grundstücks- und Hausverwaltungs GmbH
27001

DATENSCHUTZSTANDARDS GEMÄSS DIN ISO/IEC 27001

Uns ist der Schutz Ihrer Daten besonders wichtig. Darum treffen wir eine Vielzahl technischer und organisatorischer Maßnahmen, um diese vor unbefugten Zugriffen zu schützen.

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etg24 verwendet für den Betrieb aller Server zu 100% Strom aus Solar- und Wasserkraftwerken. Auch in unseren Büros setzen wir ausschließlich auf Ökostrom aus erneuerbaren Energien.

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Heutzutage ist Verschlüsselung von Internet-Kommunikation ein absolutes Muss. Deswegen verschlüsselt etg24 ausnahmslos allen Datenverkehr zu und zwischen den Servern.

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