Vorgangsbearbeitung mit Ticketsystem

Die etg24 Vorgangsbearbeitung erleichtert das strukturierte und digitale Abarbeiten von Vorgängen, wie z. B. Schadensfällen, Sanierungen oder technischen Störungen. Der komplette Prozess kann in einem Vorgang – quasi Ihrer Online-Aktenmappe – digital organisiert werden. Vom Eingang des Sachverhalts in Form eines Tickets des Eigentümers/Mieters, über das intelligente Angebots- und Auftragsmanagement bis hin zur transparenten Dokumentation für alle beteiligten Personen.

Effiziente & transparente Prozesse mit der Vorgangsbearbeitung in etg24

In der Immobilienbranche gibt es keine allgemeingültige Definition der Begrifflichkeit „Vorgangsbearbeitung“. Aus diesem Grund klären wir in folgendem Artikel zunächst was wir unter Vorgangsbearbeitung bzw. den Synonymen „Vorgangsmanagement“/„Vorgangsverwaltung“ verstehen und welche Vorteile sich aus der Digitalisierung ergeben. Danach erfahren Sie alles rund um die im Onlineportal integrierte Vorgangsbearbeitung von etg24.

Was versteht man unter Vorgangsbearbeitung?

Ein Vorgang bezeichnet die Gesamtheit mehrerer Tätigkeiten zur Erreichung eines übergeordneten Ziels. Dabei gibt es in der Regel einen definierten Anfang und ein Ende. Das kann bspw. die Sanierung der Tiefgarage nach erfolgter Beschlussfassung oder die Beseitigung eines Schadens nach eingehender Schadensmeldung sein. Die Bearbeitung von Vorgängen erstreckt sich häufig über einen längeren Zeitraum und beinhaltet mehrere Arbeitsschritte. Der Vorgang ist dabei eine Art Sammelmappe, in welcher alle relevanten Informationen wie Angebote und Aufträge, Statusaktualisierungen, dazugehörige Konversationen, Termine und zu erledigende Aufgaben gepflegt werden. 

In der digitalen Welt erfolgt dies in Form einer elektronischen Vorgangsbearbeitung. Dabei liegen alle Informationen zum Vorgang in digitaler Form vor. Mit Hilfe einer Vorgangsverwaltung Software sollen die mit dem Vorgang in Verbindung stehenden Handlungen an einem Ort digital abgearbeitet werden. Von hier aus werden bspw. Angebote eingeholt, Aufträge vergeben, Kommunikationen geführt oder Aufgaben geplant. Außerdem erhalten die beteiligten Personen im Idealfall Einblicke in das Geschehen über einen Online-Zugang. 

Die automatisierte Vorgangsbearbeitung geht noch einen Schritt weiter. Typische, wiederkehrende Anfragen von Kunden initiieren vorher definierte und automatisierte Workflows. Dies wird häufig auch Ticketsystem genannt. Ein Bewohner meldet z. B. den Ausfall des Aufzugs über die CRM Software der Hausverwaltung. Automatisch wird dem generierten Ticket der zuständige Mitarbeiter zugewiesen, die hinterlegten Dienstleister kontaktiert und ggfs. direkt beauftragt. Der Dienstleister kann die Störung schnellstmöglich beheben und im Portal den Status der Bearbeitung bekanntgeben. 

Welche Vorteile bietet die digitale Vorgangsbearbeitung für alle Beteiligten einer Immobilie?

Mehr Struktur durch Zentralisierung 

Eine digitale Vorgangsbearbeitung in Form einer Cloud-Software fungiert für den Verwalter als Schaltzentrale. Es sind alle Informationen digital an einem Ort verfügbar. Das Handling unterschiedlicher Medien in Form von analogen Dokumenten, Vor-Ort-Aushängen, E-Mails oder Serviceanfragen per Kundenportal entfällt. Alle Prozesse können strukturiert, schnell und zentralisiert über die digitale Vorgangsbearbeitung erledigt werden.

Maximale Effizienz durch Prozessautomatisierung

Ist die gewählte Lösung zum digitalen Vorgangsmanagement in der Lage, Automatisierungen abzubilden, können immense Effizienzvorteile generiert werden.

Transparenz reduziert unnötige Kommunikation und steigert die Zufriedenheit

Digitale Vorgänge, deren aktueller Bearbeitungsstatus für die beteiligten Personen einsehbar ist, schaffen Transparenz. Hausverwaltungskunden sind besser informiert und fühlen sich dadurch gut aufgehoben. Gleichzeitig werden wiederkehrende Anfragen zum aktuellen Stand minimiert.

Wie funktioniert die digitale Vorgangsbearbeitung von etg24?

Die Vorgangsbearbeitung mit Ticketsystem setzt sich bei etg24 aus mehreren Bausteinen zusammen. Grundsätzlich kann festgehalten werden, dass in einem Vorgang die verschiedensten Inhalte und Informationen gesammelt werden.

  • Beschreibung des Vorgangs 
  • Bearbeitungsstatus 
  • Aktualisierungsbeschreibungen 
  • Sichtbarkeit für ausgewählte Personen oder Rollen (Eigentümer, Mieter, Beiräte etc.) 
  • Zugehörige Konversationen und Termine mit Kunden oder Dienstleistern 
  • Zuständige Mitarbeiter
  • Angebote 
  • Aufträge 
  • Aufgaben (siehe Aufgabenmanagement
  • Dokumente oder Fotos

Intelligente Serviceformulare / Tickets

Der Ausgangspunkt eines Vorgangs kann eine eingehende Kundenanfrage sein. Dabei werden über die intelligenten Serviceformulare im Kundenportal bereits alle wichtigen Fragen bspw. im Rahmen einer Schadens- oder Störungsmeldung abgefragt. Die Kunden können über das Portal bzw. die App zusätzlich Bilder hinzufügen, um den Sachverhalt detaillierter zu schildern. Aus dem eingehenden Ticket wird automatisch oder manuell zur weiteren Bearbeitung ein Vorgang generiert. Nicht jede eingehende Anfrage ist umfangreich genug für einen Vorgang und kann vom Verwalter postwendend mit einer einfachen Antwort erledigt werden. 

Automatisierungen 

Mit Hilfe der Automatisierungen definieren Sie, was automatisiert bei einem eingehenden Ticket passiert. Z. B.: Welcher Mitarbeiter ist für den Sachverhalt zuständig und zu informieren? Gibt es Handwerker/Dienstleister, die sofort mit Eingang des Tickets zu kontaktieren sind? Soll direkt eine Auftragsvergabe bis zu einem maximalen Limit erteilt werden? …

Angebotsmanagement

Aus einem Vorgang können automatisiert oder manuell Angebotsanfragen erstellt und an hinterlegte Dienstleister per Mail verschickt werden. Den Dienstleister erreicht eine Anfrage mit allen für ein Angebot erforderlichen Informationen. Er kann über einen hinterlegten Link – ohne erforderliches Login – ein Angebot abgeben. Auch bei Rückmeldungen des Dienstleisters als Antwort auf die automatisch verschickte E-Mail landet die Antwort direkt in etg24 in dem zugehörigen Vorgang. 

Auftragsmanagement / Dienstleisterbeauftragung 

Analog zum Angebotsmanagement besteht die Möglichkeit, über die Vorgangsbearbeitung auch Aufträge mit Dienstleistern zu verwalten. Dabei kann ein Auftrag erteilt und mit dem Dienstleister direkt über etg24 kommuniziert werden. Außerdem kann der Dienstleister selbstständig Vorgangs-Updates einstellen, ohne sich vorab bei etg24 zu registrieren.

Fazit: Vorgangsbearbeitung mit etg24 einfach gemacht

Viele Immobilienverwaltungen scheuen die Zeitinvestition in neue Systeme. Manchmal zu Recht, denn die versprochene Automatisierung hält nicht mit einem Wimpernschlag Einzug. Ineffiziente Vorgänge nur zu digitalisieren, ist nicht ratsam. Festgefahrene Prozesse zu überdenken und sich ggfs. von diesen zu lösen, stellt viele Verwaltungen jedoch vor Herausforderungen. etg24 wird direkt aus der täglichen Verwaltertätigkeit heraus weiterentwickelt. Die praxisnahe Lösung hat einen hohen Grad an Standardisierung mit klaren Strukturen. Dadurch ist die Einführung einfacher, die Prozesse sind gut durchdacht und bereits in der Praxis bewährt. 

 

Das Besondere bei der Vorgangsbearbeitung von etg24: eine Liste möglicher Vorgänge ist bereits hinterlegt. Eine mühsame Definition aller Vorgangsarten, wie technische Gerätedefekte, Schäden, Schädlingsbefall oder Bestellungen entfallen. In etg24 sind über 70 mögliche Vorgangstypen vordefiniert. Darauf aufbauend müssen nur noch die für das Unternehmen spezifischen Automatisierungen hinterlegt werden. Der Weg zu automatisierten Prozessen ist damit möglichst kurz und die Einsparungen am Ende immens. 

 

Außerdem ist die Vorgangsbearbeitung integriert in die wohnungswirtschaftliche Software etg24 Pro, mit welcher Sie beinahe all Ihre alltäglichen Aufgaben digital und effizient erledigen. Hier entdecken Sie alle weiteren Funktionen

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Michaela Knodt | LEITUNG SALES & SUPPORT

Bei Fragen zu unseren Produkten steht unser Team Ihnen gerne Rede und Antwort. Auch falls Sie einmal Hilfe brauchen, sind wir natürlich gerne für Sie da.

STARTEN SIE DURCH!

Schon unsere dauerhaft kostenfreie etg24 basis Version katapultiert Sie auf die Überholspur! Verpassen Sie also nicht den Start in die Digitalisierung.

Übrigens haben wir für Sie alle Starthürden aus dem Weg geräumt und etg24 als moderne Web-App konzipiert. Sie benötigen für die Benutzung nur einen aktuellen Web-Browser. Da Sie unsere Website bereits mit einem solchen besuchen, haben Sie auch schon alles was Sie brauchen, um etg24 einzusetzen!

Erfolgsgeschichten mit etg24

"Bereits seit 9 Jahren nutzen wir das Kundenportal etg24 mit zunehmender Begeisterung als zentrale Kommunikationsplattform und digitales Verwalterbüro. Gerade in den vergangenen zwei Jahren, in denen persönliche Kontakte erheblich eingeschränkt werden mussten, waren wir sehr dankbar über die Möglichkeit, unseren Kunden alle wesentlichen Unterlagen digital über das Portal zur Verfügung stellen zu können. Ganz besonders begrüßen wir es, dass nun auch die in ihrer Bedeutung aufgewerteten Umlaufverfahren komfortabel über das Portal abgewickelt werden können. Auch mit der zwischenzeitlich neu geschaffenen „App-Funktion“ können wir die regelmäßigen Liegenschaftsbegehungen künftig effektiver ausführen und auswerten. Zudem wollen wir in diesem Jahr auch erste Versuche mit der Hybriden Eigentümerversammlung starten und freuen uns, dass dies jetzt auch über die neue Versammlungsfunktion in etg24 möglich ist."
Patrik Riesterer
Hausverwaltungen Riesterer
"Ein sehr gutes Tool, das permanent weiterentwickelt wird. Wir sind schon lange digital unterwegs, aber erst mit etg24 konnten wir die internen Abläufe in der Hausverwaltung perfektionieren. Das liegt auch daran, dass unsere Kunden mitziehen, weil die Bedienung intuitiv ist und keiner Handbücher bedarf. Einladung online mit allen Unterlagen automatisch zusammengefasst ist so unfassbar zeitsparend und auch die Umlaufbeschlüsse sind online eine Wohltat. Wir können hier nur Danke sagen und freuen uns schon auf weitere Neuerungen und die damit verbundene Zeitersparnis."
Friedrich J. Maier-Bode
"Ich bin total begeistert und es ist so, wie in der Schulung von Herrn Preißer angekündigt, die Eigentümer nehmen das Tool „Abstimmung“ gut an. Ich habe heute das erste schriftliche Umlaufverfahren in etg24 eröffnet und tatsächlich war nach 10 Minuten die erste Abstimmung eingetragen. Ich freue mich sehr über die Erweiterung."
Sandra Rudolph
AKV Immobilienverwaltungs GmbH
"etg24 stellt mit seiner Software ein hervorragendes und zeitgemäßes Tool für die digitale Immobilienverwaltung bereit. Die Zeitersparnis und die Erleichterung unseres Arbeitsalltags sind täglich spürbar. Auch den guten Support, der stets schnell und zuverlässig reagiert, möchten wir lobend hervorheben. Auch deshalb können wir sowohl die Firma als auch das Produkt etg24 uneingeschränkt weiterempfehlen."
Jacqueline Gill
Wüstenrot Haus- und Städtebau GmbH
"Unsere Kunden schätzen die Informationen und Kontaktmöglichkeiten sehr, da sie sich aufgrund des gut strukturierten Aufbaus sehr schnell zurechtfinden. Selbst Kunden und Redakteure des Unternehmens, die technisch nicht so versiert sind, kommen damit gut zurecht. Alles in allem können wir die Produkte von etg24 wirklich sehr empfehlen."
Ralf M. Ebinger
SGV Schwäbische Gebäudeverwaltung
"etg24 ist für uns weitaus mehr als nur eine cloudbasierte Datenbank. Aufgrund der immer größeren Anforderungen seitens unserer Kunden, kann über dieses Portal eine schnelle und transparente Bearbeitung verschiedenster Vorgänge erfolgen. Neben der Bereitstellung von Informationen und Unterlagen, welche unseren Kunden somit „rund um die Uhr“ abseits jeder Öffnungs- und Arbeitszeiten zur Verfügung stehen, lassen sich z. B. auch die z. T. komplexen Abläufe einer Sanierung über mehrere Monate in einem Vorgang komprimiert und für alle Kunden sowie Nutzer einsehbar übersichtlich darstellen. Aus diesen Gründen können wir etg24 mit bestem Wissen und Gewissen an sämtliche Kollegen weiterempfehlen."
Michael Keuter
Keuter Grundbesitzverwaltung GmbH
"etg24 hat unsere digitale Arbeitsweise in erheblichem Umfang positiv verändert und ist inzwischen zu einem vollständigen Archivierungstool für alle verwalteten Wohnungen geworden. Über 80 % unserer Eigentümer nutzen diese Plattform zur Kommunikation und die von uns regelmäßig bereitgestellten Informationen zu aktuellen Sachständen, bspw. bei der Beschlusserfüllung, der Beseitigung von Schäden und der Vorbereitung auf kommende Eigentümerversammlungen."
Joachim Sacher
GERBURG Grundstücks- und Hausverwaltungs GmbH
27001

DATENSCHUTZSTANDARDS GEMÄSS DIN ISO/IEC 27001

Uns ist der Schutz Ihrer Daten besonders wichtig. Darum treffen wir eine Vielzahl technischer und organisatorischer Maßnahmen, um diese vor unbefugten Zugriffen zu schützen.

100% ERNEUERBAREN ENERGIEQUELLEN

etg24 verwendet für den Betrieb aller Server zu 100% Strom aus Solar- und Wasserkraftwerken. Auch in unseren Büros setzen wir ausschließlich auf Ökostrom aus erneuerbaren Energien.

VERBINDUNGEN SSL/TLS VERSCHLÜSSELT

Heutzutage ist Verschlüsselung von Internet-Kommunikation ein absolutes Muss. Deswegen verschlüsselt etg24 ausnahmslos allen Datenverkehr zu und zwischen den Servern.

RUND UM DIE UHR ERREICHBAR

Unsere Produkte stehen Ihnen 24 Stunden am Tag zur Verfügung und sind noch dazu von überall aus erreichbar. Mit Ihrer Internetverbindung haben Sie bereits alles, was sie benötigen.