CRM Software für Hausverwaltungen

Eine Hausverwaltung steht im ständigen Kontakt zu ihren Kunden, also den Eigentümern und Mietern. Um alle Kundenprozesse souverän meistern zu können, kommt das sogenannte CRM, also Kundenbeziehungsmanagement, ins Spiel. Mit einer für die Immobilienverwaltung spezialisierten CRM Software behalten Verwalter den Überblick über alle Kundendaten, persönlichen Vertragsdokumente, laufenden Serviceanfragen und Konversationen. Über die Service-App bleiben die Kunden informiert und haben einen direkten Draht zu ihrer Verwaltung. Die Folge sind zufriedenere Kunden und höhere Umsätze.

Das sollten Hausverwalter über CRM Software wissen

Inhalt
 
  1. Einführung: Warum CRM in der Hausverwaltung so wichtig ist
  2. Was ist eine CRM Software für Immobilienverwaltungen?
  3. Welche Funktionen und Vorteile bietet die CRM Software von etg24? 

    • Kundendatenverwaltung in der wohnungswirtschaftlichen CRM Software
    • Integrierte Prozesse dank strukturierter Kundendatenverwaltung
    • Geordnete & übersichtliche Kommunikation in der CRM Software
    • Dokumentenmanagement und CRM Software in etg24
    • Mobile Verfügbarkeit dank cloudbasierter CRM Software und App
    • Controlling – Überblick mithilfe der Registrierungsstatistik
       
  4. CRM Software kostenlos mit etg24 basis
  5. Fazit zur CRM Software 

Einführung: Warum CRM in der Hausverwaltung so wichtig ist

Der Begriff Hausverwaltung lässt vermuten, dass ein Hausverwalter ein Haus als physisches Objekt verwaltet. Dabei wird das Haus selbst wohl kaum einen Schaden an der Fassade melden oder sich über zu laute Mitbewohner beschweren. Denn genau genommen verwaltet ein Hausverwalter die Anliegen und Belange der Menschen, die Eigentümer oder Mieter des Hauses sind. Auch die Gebühren für den Verwalter werden von diesen entrichtet. Aus diesem Grund sollten sich Verwaltungen konsequent auf die Bedürfnisse der Kunden – also Eigentümer und Mieter – ausrichten. Das Customer-Relationship-Management (CRM) hat genau dies zum Ziel. Haben Verwalter ein gut durchdachtes Kundenmanagement, hat das gleich mehrere positive Effekte:

  • Kundenbindung: Ein gutes Kundenmanagement führt zu zufriedenen Kunden und dadurch zu einer höheren Bindung an die Verwaltung. Behalten Sie so verwaltete Objekte langjährig im Bestand!

 

  • Akquise: Glänzen Sie bei der Akquise mit Ihrer CRM Software und zeigen Sie, welche Vorteile Ihren potenziellen Kunden durch eine CRM-App (Kunden-App) entstehen.

 

  • Interne Prozessoptimierung: Das Abarbeiten von Kundenanfragen, die Handhabung von Kundendaten und die allgemeine Kommunikation nehmen in der Verwaltung viel Zeit in Anspruch. Ein gutes Kundenmanagement mithilfe einer CRM Software führt zu schlanken Prozessen und immensen Zeiteinsparungen.

 

  • Flexibilität: Mit einem Kundenmanagement in der Cloud sind Verwaltungen maximal flexibel und können bequem mobil aus dem Homeoffice oder von unterwegs aus Aufgaben erledigen und Anfragen beantworten.

Was ist eine CRM Software für Immobilienverwaltungen?

Eine CRM Software bzw. ein CRM Programm ist ein Tool, welches dabei unterstützt, das Kundenmanagement ideal umzusetzen. Je nach Branche unterscheiden sich die Kundenprozesse und Anforderungen stark. Aus diesem Grund sollten Verwalter eine speziell für die Hausverwaltung entwickelte CRM Software, wie etg24, einsetzen. In der CRM Software werden bspw. Informationen zu Kontakten wie Kontakt- und Vertragsdaten, Schriftverkehr oder Dokumente, archiviert. Nachfolgend erfahren Sie alles über etg24 als Kundenmanagement Software.

Welche Funktionen und Vorteile bietet die CRM Software von etg24

Kundendatenverwaltung in der wohnungswirtschaftlichen CRM Software

Die Kunden – Eigentümer und Mieter – werden in der wohnungswirtschaftlichen CRM Software etg24 auf der sogenannten Vertragsebene verwaltet. In jedem Vertrag sind die dazugehörigen Vertragsteilnehmer anzulegen. Verwalten Sie hier all die Eigentümer- und Mieterdaten wie Anschrift, Telefonnummer und E-Mail-Adresse, unabhängig davon, ob der Nutzer einen Online-Zugang zum Kundenportal hat oder nicht. Für jeden Eigentümer- und Mietvertrag werden die Unterlagen und Kommunikationen in den entsprechenden Vertragsakten hinterlegt. Alles, was früher in der Akte einer Hängeregistratur oder einem Ordner abgeheftet wurde, wird im Handumdrehen in der digitalen Akte festgehalten. So sind die Informationen mit wenigen Klicks jederzeit sofort zur Hand, auch im Homeoffice oder der langersehnten Weltreise. Natürlich können Sie sich die Benutzerliste auch als Excel-Datei exportieren und darauf aufbauend einen Serienbrief über Word erstellen.

Von einer CRM Software mit Kundenportal wie etg24 profitieren Verwaltungen besonders, wenn die Kunden online sind und die Service-App aktiv nutzen. Denn dann verwalten die Online-Kunden ihre Daten wie Adresse und Telefonnummer selbstständig direkt in ihrem Account. So haben Verwaltungen immer die aktuellen Daten ihrer Kunden vorliegen. Außerdem sind die Eigentümer und Mieter immer informiert, sodass wiederkehrende Anfragen entfallen. Als Hausverwaltung ist es also wichtig, den Kunden eine begeisternd einfache Online-Lösung mit vielen Vorteilen zu bieten. Was etg24 für Eigentümer und Mieter alles bietet, erfahren Sie hier

Integrierte Prozesse dank strukturierter Kundendatenverwaltung

Die einfache Kundendatenverwaltung in der CRM Software ermöglicht es, dass alle Kundenprozesse direkt in etg24 abbildbar sind. Zum Beispiel kann die Beschlussfassung in einer Wohneigentümergemeinschaft vollständig über etg24 durchgeführt werden. Die Verwaltung bereitet die Beschlusspunkte digital vor. Die Eigentümer können anschließend im Umlaufbeschluss oder der Eigentümerversammlung direkt über ihren Kundenzugang in der App oder Webversion abstimmen. Egal ob Kopfprinzip nach Miteigentumsanteilen oder Einheiten Die Auswertung der Stimmen passiert automatisiert mit einem Klick auf Basis der Daten in der CRM Software. Auch die Protokollierung und Beschlusssammlung wird zentral an einem Ort geführt. 

Geordnete & übersichtliche Kommunikation in der CRM Software

Eine CRM Software erleichtert die Kontaktaufnahme und Kommunikation zwischen Hausverwaltung, Eigentümern, Mietern oder Beiräten und beschleunigt die Bearbeitung von Anfragen. Über die Software können Eigentümer und Mieter Service-Anfragen stellen. In einer guten CRM Software, läuft diese Kommunikation strukturiert in vordefinierten Formularen ab. Der Vorteil davon ist, dass durch die Struktur alle wichtigen Informationen abgefragt werden, die der Verwalter zur Bearbeitung der Anfrage benötigt. Zeitverzögernde Rückfragen bleiben so aus. Bei einer Schadensmeldung kann der Betroffene z. B. auch direkt ein am Smartphone aufgenommenes Foto an die Anfrage anhängen. Dadurch ist die Verwaltung in der Lage, sich ein besseres Bild des Sachverhaltes zu machen und kann entsprechende Maßnahmen schneller einleiten. Auch die manuelle Zuordnung der Anfrage zur entsprechenden Wohneinheit entfällt, da die CRM Software automatisch die Anfrage in die richtige digitale Vertragsakte einordnet. Auch noch Monate oder Jahre später ist es damit möglich, eine getätigte Konversation schnell wiederzufinden.

Dokumentenmanagement und CRM Software in etg24

Beim Kundenmanagement fallen viele personenbezogenen Dokumente wie Abrechnungen oder Anschreiben an. Aus diesem Grund sollte die CRM Software Hand in Hand mit einem Dokumentenmanagement gehen. Bei etg24 sind diese beiden Bereiche in einer Lösung vereint. Mit dem Dokumentenmanagement von et24 haben Hausverwaltungen ein strukturiertes Dokumentenarchiv in der Cloud. Durch die übersichtlichen Dokumentenkategorien sowie die Suchfunktion finden Verwalter jedes Dokument zum Objekt oder Kunden in wenigen Sekunden. Bei Anfragen Ihrer Kunden können Sie so souverän nebenbei das Dokument öffnen und Auskunft erteilen. Aber nicht nur in Ihrer Immobilienverwaltung herrscht Transparenz und Ordnung, auch Eigentümer, Mieter, Beiräte & Dienstleister können rund um die Uhr selbstständig Dokumente im geschützten Kundenportal online abrufen.

Mobile Verfügbarkeit dank cloudbasierter CRM Software und App

etg24 ist für alle beteiligten Parteien, egal ob Verwalter, Eigentümer oder Mieter mobil in der App oder im Web-Browser nutzbar. Damit haben Verwaltungen sogar von unterwegs aus in ihrer CRM Software immer Zugriff auf alle Kontaktdaten und Vorgänge. So ist mobiles Arbeiten oder Homeoffice ohne Einbußen von professionellem Service für die Eigentümer und Mieter möglich. Ein weiterer Vorteil der CRM App ist, dass Verwalter immer und überall alle Telefonnummern parat haben und damit schnell einen Anruf über das Smartphone aus der App heraus starten können.

Controlling – Überblick mithilfe der Registrierungsstatistik

In der CRM Software haben Verwaltungen nicht nur die Möglichkeit, eine Nutzerliste zu exportieren, sondern auch Einblick in die Registrierungsquoten über alle Objekte hinweg. Sie möchten als Verwalter wissen, wie viele Ihrer Einheiten mindestens einen registrierten Eigentümer/Mieter haben? Sie interessiert, wie viele Eigentümer und Mieter zum Portal eingeladen wurden, sich aber noch nicht registriert haben? Oder Sie möchten herausfinden, wie viele Eigentümer/Mieter insgesamt angelegt wurden und wie viele dieser Personen bereits registriert sind? All diese Fragen können auf Basis der  Registrierungsstatistik in der CRM Software etg24 beantwortet werden.

CRM Software kostenlos mit etg24 basis

Die etg24 basis Version ist eine CRM Software als Freeware und beinhaltet die wichtigsten Grundbausteine, um das Kundenmanagement zu organisieren.  Einsteigerverwalter und Mehrfamilienhausbesitzer/Vermieter können ihre Kundendatenverwaltung damit komplett gratis abbilden. Somit ist das etg24  basis CRM System (kostenlos) für Kleinunternehmen und Private bestens geeignet. Die Freeware beinhaltet alle grundlegenden Funktionen für die Hausverwaltung. Insbesondere die saubere wohnungswirtschaftliche Struktur (Objekt – Einheit – Vertrag) ermöglicht es, Überblick in alle Kundendaten zu halten. Außerdem stehen das Dokumentenmanagement und die Kommunikationsfunktion zur Verfügung. Dadurch profitieren Sie als Verwalter sowie Ihre Eigentümer/Mieter und das ganz ohne Softwarekosten.

Legen Sie sich HIER direkt Ihr etg24 basis Portal an.

Fazit zur Dokumentenmanagement Software

Hausverwaltungen behalten mit der Software etg24 den Überblick über alle Daten und Dokumente rund um ihre Kunden. Dadurch können alle Kundenprozesse digital abgebildet werden. Egal ob Dokumentenmanagement, Serviceanfragen oder die Durchführung der Eigentümerversammlung, etg24 ist der zentrale Ort für Eigentümer und Mieter einer Hausverwaltung. Durch die gesteigerte Serviceleistung in Form der Kunden-App erhöht sich die Kundenzufriedenheit. Des Weiteren kann in der Akquise neuer Objekte mit dem CRM System etg24 gepunktet werden. Und auch die Hausverwaltung profitiert vom digitalen Kundenmanagement, denn schlankere und schnellere Prozesse führen zu Zeit und Kosteneinsparungen.

Haben Sie Interesse Ihre Prozesse mit etg24 zu vereinfachen und möchten unsere Software einmal live sehen? Dann vereinbaren Sie einen Online-Präsentationstermin mit unseren Experten und testen etg24 unverbindlich bei sich in der Verwaltung.

Michaela Knodt | LEITUNG SALES & SUPPORT

Bei Fragen zu unseren Produkten steht unser Team Ihnen gerne Rede und Antwort. Auch falls Sie einmal Hilfe brauchen, sind wir natürlich gerne für Sie da.

STARTEN SIE DURCH!

Schon unsere dauerhaft kostenfreie etg24 basis Version katapultiert Sie auf die Überholspur! Verpassen Sie also nicht den Start in die Digitalisierung.

Übrigens haben wir für Sie alle Starthürden aus dem Weg geräumt und etg24 als moderne Web-App konzipiert. Sie benötigen für die Benutzung nur einen aktuellen Web-Browser. Da Sie unsere Website bereits mit einem solchen besuchen, haben Sie auch schon alles was Sie brauchen, um etg24 einzusetzen!

Erfolgsgeschichten mit etg24

"Bereits seit 9 Jahren nutzen wir das Kundenportal etg24 mit zunehmender Begeisterung als zentrale Kommunikationsplattform und digitales Verwalterbüro. Gerade in den vergangenen zwei Jahren, in denen persönliche Kontakte erheblich eingeschränkt werden mussten, waren wir sehr dankbar über die Möglichkeit, unseren Kunden alle wesentlichen Unterlagen digital über das Portal zur Verfügung stellen zu können. Ganz besonders begrüßen wir es, dass nun auch die in ihrer Bedeutung aufgewerteten Umlaufverfahren komfortabel über das Portal abgewickelt werden können. Auch mit der zwischenzeitlich neu geschaffenen „App-Funktion“ können wir die regelmäßigen Liegenschaftsbegehungen künftig effektiver ausführen und auswerten. Zudem wollen wir in diesem Jahr auch erste Versuche mit der Hybriden Eigentümerversammlung starten und freuen uns, dass dies jetzt auch über die neue Versammlungsfunktion in etg24 möglich ist."
Patrik Riesterer
Hausverwaltungen Riesterer
"Ein sehr gutes Tool, das permanent weiterentwickelt wird. Wir sind schon lange digital unterwegs, aber erst mit etg24 konnten wir die internen Abläufe in der Hausverwaltung perfektionieren. Das liegt auch daran, dass unsere Kunden mitziehen, weil die Bedienung intuitiv ist und keiner Handbücher bedarf. Einladung online mit allen Unterlagen automatisch zusammengefasst ist so unfassbar zeitsparend und auch die Umlaufbeschlüsse sind online eine Wohltat. Wir können hier nur Danke sagen und freuen uns schon auf weitere Neuerungen und die damit verbundene Zeitersparnis."
Friedrich J. Maier-Bode
"Ich bin total begeistert und es ist so, wie in der Schulung von Herrn Preißer angekündigt, die Eigentümer nehmen das Tool „Abstimmung“ gut an. Ich habe heute das erste schriftliche Umlaufverfahren in etg24 eröffnet und tatsächlich war nach 10 Minuten die erste Abstimmung eingetragen. Ich freue mich sehr über die Erweiterung."
Sandra Rudolph
AKV Immobilienverwaltungs GmbH
"etg24 stellt mit seiner Software ein hervorragendes und zeitgemäßes Tool für die digitale Immobilienverwaltung bereit. Die Zeitersparnis und die Erleichterung unseres Arbeitsalltags sind täglich spürbar. Auch den guten Support, der stets schnell und zuverlässig reagiert, möchten wir lobend hervorheben. Auch deshalb können wir sowohl die Firma als auch das Produkt etg24 uneingeschränkt weiterempfehlen."
Edna Steininger
Wüstenrot Haus- und Städtebau GmbHn
"Unsere Kunden schätzen die Informationen und Kontaktmöglichkeiten sehr, da sie sich aufgrund des gut strukturierten Aufbaus sehr schnell zurechtfinden. Selbst Kunden und Redakteure des Unternehmens, die technisch nicht so versiert sind, kommen damit gut zurecht. Alles in allem können wir die Produkte von etg24 wirklich sehr empfehlen."
Ralf M. Ebinger
SGV Schwäbische Gebäudeverwaltung
"etg24 ist für uns weitaus mehr als nur eine cloudbasierte Datenbank. Aufgrund der immer größeren Anforderungen seitens unserer Kunden, kann über dieses Portal eine schnelle und transparente Bearbeitung verschiedenster Vorgänge erfolgen. Neben der Bereitstellung von Informationen und Unterlagen, welche unseren Kunden somit „rund um die Uhr“ abseits jeder Öffnungs- und Arbeitszeiten zur Verfügung stehen, lassen sich z. B. auch die z. T. komplexen Abläufe einer Sanierung über mehrere Monate in einem Vorgang komprimiert und für alle Kunden sowie Nutzer einsehbar übersichtlich darstellen. Aus diesen Gründen können wir etg24 mit bestem Wissen und Gewissen an sämtliche Kollegen weiterempfehlen."
Michael Keuter
Keuter Grundbesitzverwaltung GmbH
"etg24 hat unsere digitale Arbeitsweise in erheblichem Umfang positiv verändert und ist inzwischen zu einem vollständigen Archivierungstool für alle verwalteten Wohnungen geworden. Über 80 % unserer Eigentümer nutzen diese Plattform zur Kommunikation und die von uns regelmäßig bereitgestellten Informationen zu aktuellen Sachständen, bspw. bei der Beschlusserfüllung, der Beseitigung von Schäden und der Vorbereitung auf kommende Eigentümerversammlungen."
Joachim Sacher
GERBURG Grundstücks- und Hausverwaltungs GmbH
27001

DATENSCHUTZSTANDARDS GEMÄSS DIN ISO/IEC 27001

Uns ist der Schutz Ihrer Daten besonders wichtig. Darum treffen wir eine Vielzahl technischer und organisatorischer Maßnahmen, um diese vor unbefugten Zugriffen zu schützen.

100% ERNEUERBAREN ENERGIEQUELLEN

etg24 verwendet für den Betrieb aller Server zu 100% Strom aus Solar- und Wasserkraftwerken. Auch in unseren Büros setzen wir ausschließlich auf Ökostrom aus erneuerbaren Energien.

VERBINDUNGEN SSL/TLS VERSCHLÜSSELT

Heutzutage ist Verschlüsselung von Internet-Kommunikation ein absolutes Muss. Deswegen verschlüsselt etg24 ausnahmslos allen Datenverkehr zu und zwischen den Servern.

RUND UM DIE UHR ERREICHBAR

Unsere Produkte stehen Ihnen 24 Stunden am Tag zur Verfügung und sind noch dazu von überall aus erreichbar. Mit Ihrer Internetverbindung haben Sie bereits alles, was sie benötigen.