Dokumentenmangement Software für Hausverwaltungen

Nie mehr in Aktenordnern kramen! Mit der DMS Software von etg24 haben Hausverwaltungen ein strukturiertes Dokumentenarchiv in der Cloud. Durch die übersichtlichen Dokumentenkategorien und die Suchfunktion finden Sie jedes Dokument in wenigen Sekunden. Aber nicht nur in Ihrer Immobilienverwaltung herrscht Ordnung, auch Eigentümer, Mieter, Beiräte & Dienstleister können rund um die Uhr Dokumente im geschützten Kundenportal online abrufen. 

Das sollten Sie über Dokumentenmanagement Software (DMS) wissen

Was ist eine Dokumentenmanagement Software für Hausverwalter?

Eine Dokumentenmanagement Software (DMS) hilft Unternehmen und Privatpersonen dabei, Aktenberge und Papierchaos zu beseitigen. Mit wenigen Klicks und in kürzester Zeit finden Sie in einem guten Dokumenten Management System jedes gesuchte Dokument. Gerade Hausverwalter oder private Vermieter haben eine Vielzahl an Dokumenten rund um die Immobilie: Versicherungsscheine, Gebäudepläne, Hausordnungen, Protokolle, verschiedene Verträge und Abrechnungen sind nur einige Schlagwörter. Dokumente aus einem staubigen Archiv und Aktenordner zu kramen, frisst Zeit und Geduld. Arbeiten mehrere Beteiligte an einem Sachverhalt mit, ist der Austausch von Informationen in Papierform ebenfalls zeitintensiv und unpraktisch.  Homeoffice oder mobiles Arbeiten ist ohne Cloud Dokumentenmanagement ebenfalls nicht möglich. Nutzen Sie jedoch ein digitales Dokumentenmanagement wie etg24 haben Sie immer und überall über das Internet alle Dokumente parat. Hat die Dokumentenmanagement Software auch eine App, sind Sie noch mobiler und können über das Smartphone oder Tablet Dokumente hochladen/runterladen, anschauen oder bearbeiten.

Nicht nur Hausverwaltungen und Vermieter profitieren von einer Dokumentenmanagement Software. Bei einem Dokumentenmanagementsystem wie etg24 können Sie weiteren Nutzern, wie Mietern, Eigentümern oder Dienstleistern Zugang zum Dokumentenportal erteilen. Nach einem geschützten Login haben alle beteiligten Parteien einer Immobilie Zugriff auf die Dokumente, die für sie bestimmt sind. Ein Online-Portal mit Dokumentenmanagement erhöht somit nicht nur Ihre Serviceleistung gegenüber Kunden, sondern senkt nebenbei Kosten, da Sie weniger wiederkehrende Anfragen beantworten und Kosten für Druck und Versand entfallen.

Welche Funktionen und Vorteile bietet die Dokumentenmanagement Software von ETG24?

Die Dokumentenmanagement Software von etg24 ist spezialisiert auf die Wohnungswirtschaft. Aus diesem Grund profitiert jeder WEG- und Mietverwalter, sowie die Kunden, von der DMS Software. Folgend ein Überblick über die Funktionen und Vorteile:

 

  • Vorgegebene Dokumentenkategorien
  • Verschiedene Berechtigungen (Eigentümer, Mieter, Beiräte, Dienstleister)
  • Onlinebelegprüfung per Dokumentenmanagement Software 
  • Vorkonfigurierte wohnungswirtschaftliche Struktur
  • Frei definierbare Unterordner Struktur per Marker
  • Automatisierte Zuordnung der Dokumente nach Wirtschaftsjahren
  • Massenupload in die Vertragsordner   
  • Flexibel und nutzerfreundlich – Bsp: Dokumentenvorschau
  • Digitale Übergabe von Objekten zwischen Verwaltern

Vorgegebene Dokumentenkategorien

Damit Verwalter direkt die Dokumentenmanagement Software mit Inhalten befüllen können, stehen vordefinierte Dokumentenkategorien zur Verfügung. Da etg24 aus der Verwalterpraxis stammt, wissen wir welche Kategorien benötigt werden. Das zeitaufwendige Anlegen von verschiedenen Dokumentenkategorien bleibt so erspart. Außerdem sind die Kategorien unsichtbar mit vielen Suchbegriffen bestückt, sodass Eigentümer und Mieter schneller zum gesuchten Dokument finden. Natürlich sind für den Kunden nur die Dokumentenkategorien sichtbar, in denen ein Dokument abgelegt wurde. Auch ist die Anzahl an hinterlegten Dokumenten für den Nutzer auf einen Blick sichtbar. Weiterer Vorteil ist, dass ein Eigentümer oder Mieter auch bei verschiedenen Verwaltungsunternehmen seine Dokumente immer in derselben Kategorie finden kann.

Verschiedene Berechtigungen (Eigentümer, Mieter, Beiräte, Dienstleister)

Jeder Nutzer der Dokumentenmanagement Software hat eine gewisse Rolle. Abhängig von der Rolle wird der Zugriff und die Rechte auf die Dokumentenkategorien gesteuert. Hausverwalter sind Redakteure und haben natürlich im Portal überall Schreibrechte. Eigentümer, Mieter, Beirat etc. werden von der Verwaltung eingeladen und haben im Dokumentenbereich nur Leserechte. Je nach Rolle sieht ein Nutzer nur die für ihn relevanten Kategorien. So ist bspw. der Ordner „Rechnungsprüfung“ nur für Beiräte einsehbar. 

Online Belegprüfung per Dokumentenmanagement Software

Insbesondere seit der Corona-Pandemie werden möglichst viele Prozesse kontaktlos durchgeführt. Gerade die Belegprüfung durch die Beiräte lässt sich ideal mit Hilfe einer Dokumentenmanagement Software abbilden. In etg24 können Immobilienverwalter den Beiräten alle notwendigen Dokumente digital zur Verfügung stellen. Datenschutzkonform stehen den Beiräten die Unterlagen rund um die Uhr nach dem Login im Onlineportal bereit. Dadurch kann der Beirat online und ganz flexibel die Rechnungsprüfung von Zuhause aus erledigen. 

Vorkonfigurierte wohnungswirtschaftliche Struktur

Die Dokumentenmanagement Software hat eine wohnungswirtschaftliche Struktur. Es gibt die Objekt-, Einheiten- und Vertragsebene. Auf der Objektebene werden Dokumente abgelegt, die das Objekt betreffen, wie bspw. der Energieausweis, Versicherungsscheine, Teilungserklärung usw.  

Auf der Einheitenebene werden Dokumente abgelegt, die die Wohnung betreffen, personenunabhängig sind und jeder Eigentümer/Mieter, unabhängig von Eigentümer oder Mieterwechseln, der Wohnung sehen darf. In den Verträgen der Eigentümer oder Mieter sind die personenbezogenen Dokumente wie Abrechnungen abzulegen. Nur die Personen im Vertrag haben Zugriff auf die Dokumente.

Unterordner bzw. Marker für mehr Struktur

Innerhalb der Dokumentenkategorien können Markierungen eingefügt werden. Damit haben Verwalter die Möglichkeit Unterordner zu schaffen, um mehr Struktur in sehr dokumentenreiche Kategorien zu bringen. Insbesondere Rechnungsordner können unzählige Dokumente beinhalten. Legen Sie hier z. B. Marker je Kostenart in der Dokumentenmanagement Software an. Dadurch profitieren auch Beiräte im Rahmen der Rechnungsprüfung, indem diese nach den Markierungen innerhalb der Dokumentenkategorie filtern können. Außerdem besteht die Möglichkeit in bestimmten Dokumentenkategorien wie z. Bsp. Buchhaltung und Rechnungsprüfung Dokumente Wirtschaftsjahren zuzuordnen. 

Massenupload in die Vertragsordner

Dokumente wie bspw. Abrechnungen, Wirtschaftspläne oder Einladungen zur Eigentümerversammlung können in etg24 per Massenupload oder Sendungsfunktion in wenigen Minuten hochgeladen, automatisiert den richtigen Einheiten/Verträgen zugeordnet und verschickt/abgelegt werden. Hat sich ein Fehler in einem Dokument eingeschlichen, können Sie nachträglich den gesamten Dokumentenstapel auf einmal aus den einzelnen Einheiten/Verträgen löschen und anschließend ggfs. neu hochladen

Flexibel und nutzerfreundlich – Bsp: Dokumentenvorschau

Die Dokumentenmanagemet Software von etg24 ist besonders nutzerfreundlich. Dokumente in etg24 werden direkt im Internetbrowser in einer praktischen Vorschau geöffnet. Dadurch sieht der Nutzer sofort ohne vorheriges Herunterladen den Inhalt des Dokumentes. Transparent werden alle Eigenschaften wie Name, Dateigröße und Datum aufgeführt. Die praktische Vorschaufunktion spart Zeit und bei der mobilen Nutzung Datenvolumen. Somit bietet die Dokumentenvorschau eine komfortable Einsichtnahme in alle wichtigen Informationen rund um die Immobilie – immer und überall!

Digitale Übergabe von Objekten zwischen Verwaltern

Mit etg24 haben Verwaltungen die Möglichkeit verwaltete Objekte, und damit alle Daten, die bisher eingepflegt wurden, an einen Nachverwalter zu übergeben. Dadurch sind Verwalterwechsel für alle beteiligten Parteien unkompliziert machbar. Auf Grund der immer selben Struktur in jedem Verwalterportal, findet sich der neue Verwalter auch mühelos in dem neuen Objekt zurecht.

Dokumentenmanagement kostenlos mit etg24 basis

Die kostenfreie etg24 basis Version beinhaltet eine DMS Software als Freeware. Einsteigerverwalter und Mehrfamilienhausbesitzer/Vermieter können ihre Dokumentenverwaltung damit komplett gratis abbilden. Somit ist die etg24 DMS Software für Kleinunternehmen und Private bestens geeignet. Die Basis Version beinhaltet alle grundlegenden Funktionen für die Hausverwaltung. Insbesondere die vordefinierten Dokumentenkategorien und die saubere Struktur (Objekt – Einheit – Vertrag) sind eine große Erleichterung für alle Einsteiger. Auch die Flexibilität einer cloudbasierten Dokumentenmanagement Software ist unerlässlich. Egal ob Windows, Mac, Android oder iOs, das Dokumentenmanagement in der Cloud ist immer und überall in jedem aktuellen Browser oder der App nutzbar. Dadurch profitieren Sie als Verwalter sowie Ihre Eigentümer/Mieter und das ganz ohne Softwarekosten. 


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Fazit zur Dokumentenmanagement Software

Eine gute Dokumentenmanagement Software erleichtert das Leben eines jeden Immobilienverwalters. Die Hausverwalter Software etg24 ist in drei Versionen verfügbar und deckt so die Anforderungen aller Verwalter ab. Die kostenfreie Basisversion eignet sich für private Vermieter und Einsteigerverwalter zur grundlegenden Dokumentenverwaltung. Profi-Verwaltungen haben mit der Pro-Version noch umfangreichere Möglichkeiten. So kann bspw. durch die erweiterte Rollenvergabe „Beirat“ die Belegprüfung komplett digital durchgeführt werden. 

Haben Sie Interesse Ihre Prozesse mit etg24 zu vereinfachen und möchten unsere Software einmal live sehen? Dann vereinbaren Sie einen Online-Präsentationstermin mit unseren Experten und testen etg24 unverbindlich bei sich in der Verwaltung.

Michaela Knodt | LEITUNG SALES & SUPPORT

Bei Fragen zu unseren Produkten steht unser Team Ihnen gerne Rede und Antwort. Auch falls Sie einmal Hilfe brauchen, sind wir natürlich gerne für Sie da.

STARTEN SIE DURCH!

Schon unsere dauerhaft kostenfreie etg24 basis Version katapultiert Sie auf die Überholspur! Verpassen Sie also nicht den Start in die Digitalisierung.

Übrigens haben wir für Sie alle Starthürden aus dem Weg geräumt und etg24 als moderne Web-App konzipiert. Sie benötigen für die Benutzung nur einen aktuellen Web-Browser. Da Sie unsere Website bereits mit einem solchen besuchen, haben Sie auch schon alles was Sie brauchen, um etg24 einzusetzen!

Erfolgsgeschichten mit etg24

"Bereits seit 9 Jahren nutzen wir das Kundenportal etg24 mit zunehmender Begeisterung als zentrale Kommunikationsplattform und digitales Verwalterbüro. Gerade in den vergangenen zwei Jahren, in denen persönliche Kontakte erheblich eingeschränkt werden mussten, waren wir sehr dankbar über die Möglichkeit, unseren Kunden alle wesentlichen Unterlagen digital über das Portal zur Verfügung stellen zu können. Ganz besonders begrüßen wir es, dass nun auch die in ihrer Bedeutung aufgewerteten Umlaufverfahren komfortabel über das Portal abgewickelt werden können. Auch mit der zwischenzeitlich neu geschaffenen „App-Funktion“ können wir die regelmäßigen Liegenschaftsbegehungen künftig effektiver ausführen und auswerten. Zudem wollen wir in diesem Jahr auch erste Versuche mit der Hybriden Eigentümerversammlung starten und freuen uns, dass dies jetzt auch über die neue Versammlungsfunktion in etg24 möglich ist."
Patrik Riesterer
Hausverwaltungen Riesterer
"Ein sehr gutes Tool, das permanent weiterentwickelt wird. Wir sind schon lange digital unterwegs, aber erst mit etg24 konnten wir die internen Abläufe in der Hausverwaltung perfektionieren. Das liegt auch daran, dass unsere Kunden mitziehen, weil die Bedienung intuitiv ist und keiner Handbücher bedarf. Einladung online mit allen Unterlagen automatisch zusammengefasst ist so unfassbar zeitsparend und auch die Umlaufbeschlüsse sind online eine Wohltat. Wir können hier nur Danke sagen und freuen uns schon auf weitere Neuerungen und die damit verbundene Zeitersparnis."
Friedrich J. Maier-Bode
"Ich bin total begeistert und es ist so, wie in der Schulung von Herrn Preißer angekündigt, die Eigentümer nehmen das Tool „Abstimmung“ gut an. Ich habe heute das erste schriftliche Umlaufverfahren in etg24 eröffnet und tatsächlich war nach 10 Minuten die erste Abstimmung eingetragen. Ich freue mich sehr über die Erweiterung."
Sandra Rudolph
AKV Immobilienverwaltungs GmbH
"etg24 stellt mit seiner Software ein hervorragendes und zeitgemäßes Tool für die digitale Immobilienverwaltung bereit. Die Zeitersparnis und die Erleichterung unseres Arbeitsalltags sind täglich spürbar. Auch den guten Support, der stets schnell und zuverlässig reagiert, möchten wir lobend hervorheben. Auch deshalb können wir sowohl die Firma als auch das Produkt etg24 uneingeschränkt weiterempfehlen."
Jacqueline Gill
Wüstenrot Haus- und Städtebau GmbH
"Unsere Kunden schätzen die Informationen und Kontaktmöglichkeiten sehr, da sie sich aufgrund des gut strukturierten Aufbaus sehr schnell zurechtfinden. Selbst Kunden und Redakteure des Unternehmens, die technisch nicht so versiert sind, kommen damit gut zurecht. Alles in allem können wir die Produkte von etg24 wirklich sehr empfehlen."
Ralf M. Ebinger
SGV Schwäbische Gebäudeverwaltung
"etg24 ist für uns weitaus mehr als nur eine cloudbasierte Datenbank. Aufgrund der immer größeren Anforderungen seitens unserer Kunden, kann über dieses Portal eine schnelle und transparente Bearbeitung verschiedenster Vorgänge erfolgen. Neben der Bereitstellung von Informationen und Unterlagen, welche unseren Kunden somit „rund um die Uhr“ abseits jeder Öffnungs- und Arbeitszeiten zur Verfügung stehen, lassen sich z. B. auch die z. T. komplexen Abläufe einer Sanierung über mehrere Monate in einem Vorgang komprimiert und für alle Kunden sowie Nutzer einsehbar übersichtlich darstellen. Aus diesen Gründen können wir etg24 mit bestem Wissen und Gewissen an sämtliche Kollegen weiterempfehlen."
Michael Keuter
Keuter Grundbesitzverwaltung GmbH
"etg24 hat unsere digitale Arbeitsweise in erheblichem Umfang positiv verändert und ist inzwischen zu einem vollständigen Archivierungstool für alle verwalteten Wohnungen geworden. Über 80 % unserer Eigentümer nutzen diese Plattform zur Kommunikation und die von uns regelmäßig bereitgestellten Informationen zu aktuellen Sachständen, bspw. bei der Beschlusserfüllung, der Beseitigung von Schäden und der Vorbereitung auf kommende Eigentümerversammlungen."
Joachim Sacher
GERBURG Grundstücks- und Hausverwaltungs GmbH
27001

DATENSCHUTZSTANDARDS GEMÄSS DIN ISO/IEC 27001

Uns ist der Schutz Ihrer Daten besonders wichtig. Darum treffen wir eine Vielzahl technischer und organisatorischer Maßnahmen, um diese vor unbefugten Zugriffen zu schützen.

100% ERNEUERBAREN ENERGIEQUELLEN

etg24 verwendet für den Betrieb aller Server zu 100% Strom aus Solar- und Wasserkraftwerken. Auch in unseren Büros setzen wir ausschließlich auf Ökostrom aus erneuerbaren Energien.

VERBINDUNGEN SSL/TLS VERSCHLÜSSELT

Heutzutage ist Verschlüsselung von Internet-Kommunikation ein absolutes Muss. Deswegen verschlüsselt etg24 ausnahmslos allen Datenverkehr zu und zwischen den Servern.

RUND UM DIE UHR ERREICHBAR

Unsere Produkte stehen Ihnen 24 Stunden am Tag zur Verfügung und sind noch dazu von überall aus erreichbar. Mit Ihrer Internetverbindung haben Sie bereits alles, was sie benötigen.