Hausverwaltung: komplexe Aufgaben verantwortungsvoll meistern

Digitalisierung der Hausverwaltung als unabdingbarer Erfolgsfaktor

Haus- und Grundstücksverwaltung umfasst vielfältige Aufgaben und erfordert exaktes Arbeiten. Nicht umsonst entscheiden sich viele Eigentümer und Eigentümergemeinschaften für die Beauftragung spezialisierter Unternehmen, die das notwendige Fachwissen mitbringen und einen professionellen Service bieten. Dies lässt sich mit spezieller Software auch hervorragend digital unterstützen.

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Inhalt

  • Die Hausverwaltung und ihre wesentlichen Aufgabenbereiche
  • Die verschiedenen Leistungsspektren einer Hausverwaltung
  • Der Unterschied: Hausverwaltung WEG und Mietverwaltung
  • Die Kosten einer professionellen Hausverwaltung
  • Die professionelle Hausverwaltung – Pflicht oder nicht?
  • So erspart Ihnen eine Hausverwalter Software Arbeit
  • Fazit: Immobilienverwaltung digitalisieren und mehrfach profitieren

Die Hausverwaltung und ihre wesentlichen Aufgabenbereiche

Eigentum verpflichtet: Immobilieneigentümer müssen sich nicht nur um ihr Eigentum kümmern, sondern bei der Vermietung auch um die Belange ihrer Mieter. Die vielfältigen Aufgaben lassen sich in drei wichtige Bereiche einteilen:

 

Die technische Hausverwaltung

Gebäude und Anlage müssen nicht nur laufend instand gehalten werden, sondern auch in größeren Abständen modernisiert werden. Dabei gilt der energetischen Modernisierung ein ebenso großes Augenmerk wie dem Sanierungsbedarf bei älteren Gebäuden. Eine seriöse Hausverwaltung überprüft deswegen regelmäßig den Zustand der verwalteten Objekte. So können anbahnende Probleme möglichst frühzeitig identifiziert und sinnvolle Maßnahmen eingeleitet werden. Dazu werden in Absprache mit den Eigentümern Reparaturen oder Instandhaltungsmaßnahmen ausgeschrieben, vergeben und überwacht.

 

Die wirtschaftliche Hausverwaltung

Die Hausverwaltung prüft das Objekt betreffende Rechnungen, erfasst diese in der Buchhaltung und initiiert die Bezahlung. Die Eigentümer erhalten eine jährliche Abrechnung, in der alle relevanten Aufwendungen detailliert und exakt aufgeführt werden. Die Kosten werden per Umlage und je nach Anteil auf die Eigentümer umgelegt. Auf der Grundlage der vorliegenden Zahlen erstellt die Hausverwaltung für das nächste Jahr einen belastbaren Wirtschaftsplan. So können die Eigentümer die anstehenden Kosten einkalkulieren. 

 

Die kaufmännische Hausverwaltung

Über die genannten Leistungen hinaus rückt dieser Aufgabenbereich immer stärker in den Fokus. Hier geht es um die Abwicklung von Schäden, die bei Bedarf auch gerichtliche Auseinandersetzungen notwendig machen. Auch geht es um die Kostenoptimierung. Angesichts der steigenden Preise für Strom, Gas und Wasser kann die Vertragsoptimierung zu einer effektiven Kostenerleichterung führen. Andererseits fällt das gesamte Mahnwesen in diesen Bereich – und zwar sowohl gegenüber den einzelnen Eigentümern einer WEG als auch gegenüber den Mietern.

Die verschiedenen Leistungsspektren einer Hausverwaltung

Welche Leistungen sinnvoll sind, hängt immer von den konkreten Voraussetzungen ab: Beauftragt eine Eigentümergemeinschaft eine Hausverwaltung (WEG-Verwaltung), hat diese die Interessen der WEG wahrzunehmen – auch gegenüber den einzelnen Eigentümern. Diese können wiederum entscheiden, ob sie eine separate Hausverwaltung für ihre Eigentumswohnung nutzen (Sondereigentumsverwaltung), um beispielsweise die Betriebskostenabrechnung durch die Hausverwaltung durchzuführen und die Mietzahlungen managen zu lassen.

 

Es handelt sich also um verschieden gelagerte Interessen, die die Aufgaben und Leistungen einer Hausverwaltung und letztendlich auch die Hausverwaltungskosten bestimmen. Grundsätzlich stellen sich drei unterschiedliche Konstellationen und daraus resultierende Leistungsschwerpunkte dar:

 

  1. die Hausverwaltung nach Wohnungseigentumgsgesetz (WEG) für die Verwaltungsaufgaben in Bezug auf das gemeinschaftliche Eigentum einer Wohnungseigentümergemeinschaft,

 

  1. die Sondereigentums- bzw. Mietsonderverwaltung, die sich auf die vermieteten WEG-Einheiten bezieht,

 

  1. die Mietverwaltung für die Belange der Mieter von Wohn- und/oder Gewerbeobjekten.

Der Unterschied: Hausverwaltung WEG und Mietverwaltung

Die unterschiedlichen Interessen bestimmen die jeweiligen Aufgaben, die eine Hausverwaltung im Interesse des Auftraggebers zu erledigen hat:

Die WEG-Verwaltung

Bei einer WEG-Verwaltung ist die Eigentümergemeinschaft der Auftraggeber. Hier spielen also die Belange der Gemeinschaft die Hauptrolle. Dazu zählen technische, wirtschaftliche und kaufmännische Verwaltungsaufgaben. Aber auch weitere Punkte, wie zum Beispiel die Erstellung und Umsetzung einer passenden Hausordnung gehören dazu.

Den rechtlichen Rahmen für die Arbeit der Hausverwalter bildet ein neues Gesetz – das WEG wurde nämlich 2020 novelliert. Damit wurden die Kompetenzen und Aufgaben der Hausverwaltung sowie Rechte und Pflichten erweitert und konkretisiert. Die Hausverwaltung darf nun zum Beispiel innerhalb eines von der Eigentümergemeinschaft festgelegten Rahmens Aufträge auch eigenständig vergeben. Darüber hinaus können WEGs mit mehr als acht Einheiten ab 01.12.2023 eine Zertifizierung von ihrem Verwalter verlangen, sodass bei Bedarf eine spezielle Weiterbildung der Hausverwaltung notwendig ist. So soll die Qualität dieser anspruchsvollen Arbeit gewährleistet werden.

Die wichtigsten Aufgaben in diesem Bereich:

  • Verwaltung des Hausgeldes inklusive Mahnwesen
  • Erstellung des Wirtschaftsplanes und Abrechnung
  • Überwachung und Umsetzung von Instandhaltung und Sanierung
  • Organisation und Durchführung der Eigentümerversammlungen

 

Die Mietverwaltung

Die andere Seite der Medaille stellt die Mietverwaltung dar. Hier wird das Interesse des einzelnen Eigentümers gegenüber seinem Mieter und bei Bedarf auch gegenüber Dritten wie Handwerkern oder Versorgungsunternehmen vertreten. Ein Hausverwalter wird somit zum ersten Ansprechpartner, sollte ein Mieter Fragen oder Probleme haben. Denn es ist seine Pflicht, schnellstmöglich sinnvolle Lösungen zu organisieren. Stehen Renovierungs- oder Sanierungsmaßnahmen an, obliegen ihm die Abstimmung, Organisation und Überwachung.

Die wichtigsten Aufgaben in diesem Bereich:

  • Verwaltung der Mietzahlungen und Mahnwesen
  • Vermietung und eventuell notwendige Renovierungen
  • Abwicklung von Schadensfällen
  • Erstellung der Nebenkostenabrechnung

Die Kosten einer professionellen Hausverwaltung

Fakt ist: Diese komplexen Leistungen kosten Geld – schließlich erledigt eine Hausverwaltung die Aufgaben, die Eigentümern obliegen. Wie hoch der Preis für eine Hausverwaltung letztendlich ausfällt, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Die Fragen lauten demnach:

Welcher Leistungsbereich der Hausverwaltung soll abgedeckt werden?

  1. Wie viele Wohn- und/oder Gewerbeeinheiten sollen in welchem Gebiet verwaltet werden?
  2. Sind weitere Umstände zu beachten, die den Aufwand mindern oder erhöhen?

 

Hier einige Durchschnittswerte, um die Größenordnung zu umreißen:

  • WEG-Verwaltung für eine Wohnung in Objekten mit zehn Wohneinheiten – ab 18 bis 40 Euro netto im Monat
  • Mietverwaltung je Wohneinheit – ab 25 bis 50 Euro netto im Monat

 

Es können aber auch alternative Gebührensätze vereinbart werden, wie zum Beispiel zwischen fünf und sechs Prozent der Kaltmiete, auf die dann ebenfalls die gesetzliche Mehrwertsteuer aufzuschlagen ist. Darüber hinaus kann eine Hausverwaltung durchaus zusätzliche Kosten berechnen, wenn außerordentliche Arbeiten, wie beispielsweise größere Sanierungsvorhaben, zu managen sind. Ausschlaggebend sind immer die Details, die die Vertragspartner individuell vereinbaren.

Die professionelle Hausverwaltung – Pflicht oder nicht?

Eine Hausverwaltung hat Rechte und Pflichten zu erfüllen – und verursacht Kosten. Es ist also nachvollziehbar, dass Eigentümer sich die Frage stellen, ob sie sich nicht selbst mit der Materie befassen und sich das Geld einsparen. Das ist durchaus legitim, denn es gibt de facto keine Pflicht zur Haus- und Grundstücksverwaltung. Allerdings stehen insbesondere Eigentümergemeinschaften dann vor großen Herausforderungen: Kann der Eigentümer eines vermieteten Mehrfamilienhauses sämtliche Entscheidungen alleine treffen, muss sich eine WEG abstimmen – bis hin zur Farbe der Fassade. Erfahrungsgemäß sind es vor allem die finanziellen Entscheidungen, die zu Streit führen und die Hausverwaltung schon als Vermittler so wichtig machen.

Fakt ist: Sobald ein Mitglied der Eigentümergemeinschaft die Hausverwaltung durch einen externen Dienstleister verlangt, muss die Gemeinschaft dies auch umsetzen.

 

Und das aus gutem Grund: Den anfallenden Hausverwaltungskosten stehen vielfältige Leistungen gegenüber, die die Eigentümergemeinschaft im Falle einer Selbstverwaltung nämlich untereinander aufteilen müsste. Daraus ergeben sich regelmäßig größere Probleme, wie beispielsweise:

 

  • fehlendes Fachwissen – hier sei daran erinnert, dass für Hausverwalter ein neues Gesetz gilt, das eine spezielle Weiterbildung in der Hausverwaltung vorsieht

 

  • Interessenskonflikte zwischen Eigentümern, die naturgemäß unterschiedliche Zielen verfolgen können

 

  • Haftungsprobleme ohne die Möglichkeit der Absicherung, sodass die Eigentümer im Ernstfall mit privatem Vermögen einspringen müssen

 

  • überbordender Arbeitsaufwand, der wiederum die Wahrscheinlichkeit von Fehlern erhöht

 

Es gilt also, eine fundierte Kosten-Nutzen-Analyse durchzuführen, um eine tragfähige Entscheidung für oder wider eine Hausverwaltung treffen zu können.



So erspart Ihnen eine Hausverwalter Software Arbeit

An dieser Stelle kommt die Digitalisierung ins Spiel: Letztendlich lassen sich die Aufgaben einer Immobilienverwaltung ähnlich wie die Abläufe in anderen Unternehmen digital abbilden – als Customer-Relationship-Management (CRM) der Hausverwaltung. Eine spezielle Software wie die von etg24 stellt beispielsweise sicher, dass alle Dokumente und Informationen digitalisiert und archiviert werden – sie sind damit jederzeit und per Hausverwaltung App auch von überall aus abrufbar. Damit wird die Transparenz deutlich erhöht, gleichzeitig reduziert sich in der Hausverwaltung der Papierverbrauch. Nicht zu unterschätzen ist die Tatsache, dass Serviceanfragen über ein CRM durch die Hausverwaltung effizienter bearbeitet werden können – es bleibt nicht nur mehr Zeit für wichtige Betreuungsaufgaben, alle Vorgänge lassen sich auch besser nachvollziehen.

Die Einführung einer solchen Software für die Hausverwaltung ist klar und sicher strukturiert: Zunächst werden die relevanten Dokumente sowie die Kommunikation und der Informationsfluss zwischen Hausverwaltung und Eigentümern bzw. Mietern digitalisiert – über die Hausverwaltung-App. In diesem Umfang ist die Hausverwalter-Software kostenlos, was das Angebot auch für Selbstverwalter spannend macht. In der vollen Version etg24 Pro entsteht in den nächsten Schritten eine komplette Termin- und Kundendatenverwaltung. Letztendlich können Sie Ihre gesamte Immobilien-Hausverwaltung mobil organisieren, denn sogar die Beschlussfassung lässt sich mit der Eigentümerversammlung  online und dem Umlaufbeschluss in etg24 digital sowie einfach umsetzen.

Fazit: Immobilienverwaltung digitalisieren und mehrfach profitieren

Ob Hausverwaltung der Eigentumswohnung, einer WEG oder eines Mehrfamilienhauses – die Aufgaben sind enorm und vor allem vielfältig. Ein auf die Hausverwaltung spezialisiertes Unternehmen einzuspannen, reduziert die Arbeit für den Eigentümer drastisch. Schon der Umfang, den etg24 als Hausverwalter-Software kostenlos bietet, erleichtert die Arbeit enorm – und das sowohl für die professionelle Hausverwaltung als auch für die Hausverwaltung in Eigenregie. Sollten Sie Fragen haben, kontaktieren Sie uns gern! 

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Erfolgsgeschichten mit etg24

"Bereits seit 9 Jahren nutzen wir das Kundenportal etg24 mit zunehmender Begeisterung als zentrale Kommunikationsplattform und digitales Verwalterbüro. Gerade in den vergangenen zwei Jahren, in denen persönliche Kontakte erheblich eingeschränkt werden mussten, waren wir sehr dankbar über die Möglichkeit, unseren Kunden alle wesentlichen Unterlagen digital über das Portal zur Verfügung stellen zu können. Ganz besonders begrüßen wir es, dass nun auch die in ihrer Bedeutung aufgewerteten Umlaufverfahren komfortabel über das Portal abgewickelt werden können. Auch mit der zwischenzeitlich neu geschaffenen „App-Funktion“ können wir die regelmäßigen Liegenschaftsbegehungen künftig effektiver ausführen und auswerten. Zudem wollen wir in diesem Jahr auch erste Versuche mit der Hybriden Eigentümerversammlung starten und freuen uns, dass dies jetzt auch über die neue Versammlungsfunktion in etg24 möglich ist."
Patrik Riesterer
Hausverwaltungen Riesterer
"Ein sehr gutes Tool, das permanent weiterentwickelt wird. Wir sind schon lange digital unterwegs, aber erst mit etg24 konnten wir die internen Abläufe in der Hausverwaltung perfektionieren. Das liegt auch daran, dass unsere Kunden mitziehen, weil die Bedienung intuitiv ist und keiner Handbücher bedarf. Einladung online mit allen Unterlagen automatisch zusammengefasst ist so unfassbar zeitsparend und auch die Umlaufbeschlüsse sind online eine Wohltat. Wir können hier nur Danke sagen und freuen uns schon auf weitere Neuerungen und die damit verbundene Zeitersparnis."
Friedrich J. Maier-Bode
"Ich bin total begeistert und es ist so, wie in der Schulung von Herrn Preißer angekündigt, die Eigentümer nehmen das Tool „Abstimmung“ gut an. Ich habe heute das erste schriftliche Umlaufverfahren in etg24 eröffnet und tatsächlich war nach 10 Minuten die erste Abstimmung eingetragen. Ich freue mich sehr über die Erweiterung."
Sandra Rudolph
AKV Immobilienverwaltungs GmbH
"etg24 stellt mit seiner Software ein hervorragendes und zeitgemäßes Tool für die digitale Immobilienverwaltung bereit. Die Zeitersparnis und die Erleichterung unseres Arbeitsalltags sind täglich spürbar. Auch den guten Support, der stets schnell und zuverlässig reagiert, möchten wir lobend hervorheben. Auch deshalb können wir sowohl die Firma als auch das Produkt etg24 uneingeschränkt weiterempfehlen."
Jacqueline Gill
Wüstenrot Haus- und Städtebau GmbH
"Unsere Kunden schätzen die Informationen und Kontaktmöglichkeiten sehr, da sie sich aufgrund des gut strukturierten Aufbaus sehr schnell zurechtfinden. Selbst Kunden und Redakteure des Unternehmens, die technisch nicht so versiert sind, kommen damit gut zurecht. Alles in allem können wir die Produkte von etg24 wirklich sehr empfehlen."
Ralf M. Ebinger
SGV Schwäbische Gebäudeverwaltung
"etg24 ist für uns weitaus mehr als nur eine cloudbasierte Datenbank. Aufgrund der immer größeren Anforderungen seitens unserer Kunden, kann über dieses Portal eine schnelle und transparente Bearbeitung verschiedenster Vorgänge erfolgen. Neben der Bereitstellung von Informationen und Unterlagen, welche unseren Kunden somit „rund um die Uhr“ abseits jeder Öffnungs- und Arbeitszeiten zur Verfügung stehen, lassen sich z. B. auch die z. T. komplexen Abläufe einer Sanierung über mehrere Monate in einem Vorgang komprimiert und für alle Kunden sowie Nutzer einsehbar übersichtlich darstellen. Aus diesen Gründen können wir etg24 mit bestem Wissen und Gewissen an sämtliche Kollegen weiterempfehlen."
Michael Keuter
Keuter Grundbesitzverwaltung GmbH
"etg24 hat unsere digitale Arbeitsweise in erheblichem Umfang positiv verändert und ist inzwischen zu einem vollständigen Archivierungstool für alle verwalteten Wohnungen geworden. Über 80 % unserer Eigentümer nutzen diese Plattform zur Kommunikation und die von uns regelmäßig bereitgestellten Informationen zu aktuellen Sachständen, bspw. bei der Beschlusserfüllung, der Beseitigung von Schäden und der Vorbereitung auf kommende Eigentümerversammlungen."
Joachim Sacher
GERBURG Grundstücks- und Hausverwaltungs GmbH

Das sagen Eigentümer und Mieter

„Mit der Gestaltung und der Nutzung des Infoportals etg24 bin ich persönlich sehr zufrieden. Es ist von unschätzbarem Vorteil, wenn man alle aktuellen und auch zeitlich zurückliegenden Daten und Informationen zur Immobilie jeder Zeit im Portal abrufen kann.“
Erhard W.
Eigentümer aus dem Raum Stuttgart
„Eine wirklich übersichtliche Plattform für den Eigentümer. Die Benutzeroberfläche ist intuitiv und einfach zu bedienen, alle Kategorien sind sinnvoll und übersichtlich angeordnet. Dokumente findet man ohne Aufwand. Ladezeiten und Stabilität sind ausgezeichnet.“
Cornelia S.
Eigentümerin aus Berlin

Michaela Knodt | LEITUNG SALES & SUPPORT

Bei Fragen zu unseren Produkten steht unser Team Ihnen gerne Rede und Antwort. Auch falls Sie einmal Hilfe brauchen, sind wir natürlich gerne für Sie da.