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Michaela Knodt | HEAD OF SALES
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Die Verwaltung einer Immobilie wird in der Praxis von einem fachkundigen Verwalter wahrgenommen. Nach der Bestellung müssen die Rechte und Pflichten des Verwalters konkretisiert werden. Dies geschieht im Verwaltervertrag, welcher dem Verwalter vorgibt, was für Aufgaben er wahrzunehmen hat und welche Grenzen ihm hierbei gesetzt sind. Wie ein solcher Vertrag zustande kommt, welche Rechtsnatur der Verwaltervertrag einer WEG hat und welcher Inhalt vereinbart werden sollte, wird in diesem Blogbeitrag erläutert.
Inhalt
Zunächst stellt sich die Frage: Was ist ein Verwaltervertrag überhaupt? Es gilt zu trennen zwischen der Bestellung des Verwalters und dem eigentlichen Verwaltervertrag. Die Bestellung eines Verwalters findet durch Beschlussfassung in der Eigentümerversammlung statt, § 26 Abs. 1 WEG. Durch die Bestellung wird die Organstellung des Verwalters begründet. Im Verwaltervertrag wiederum wird die rechtliche Beziehung zwischen den Eigentümern der Wohnanlage und dem Verwalter reglementiert. Hier verpflichtet sich der Verwalter zur Wahrnehmung der Organstellung, insbesondere der Verwaltung von Gemeinschaftseigentum. Zur Verwaltung von Sondereigentum kann ein Verwaltervertrag separat vereinbart werden. Dies ist in der Praxis allerdings eher unüblich.
Rechtlich gesehen handelt es sich bei einem Verwaltervertrag um einen entgeltlichen Geschäftsbesorgungsvertrag mit dienst- und teils werkvertraglichem Charakter, §§ 675, 611, 631 BGB. Eine bestimmte Form ist für den Abschluss eines solchen Vertrages nicht vorgesehen. Aus praktischen Gründen, insbesondere im Hinblick auf Beweisfragen, sollte ein Verwaltervertrag jedoch zumindest der Textform gem. § 126b BGB entsprechen. Folglich haben beide Parteien den Verwaltervertrag zu unterschreiben, zumindest in digitaler Form.
Wie alle Verträge, kommt auch der Verwaltervertrag durch zwei übereinstimmende Willenserklärungen – in der Regel Antrag und Annahme – zustande, §§ 145 ff. BGB. Hierbei muss der Verwaltervertrag alle wesentlichen Vertragsbestandteile, d.h. insbesondere die Vertragsparteien, den Vertragsgegenstand und ggf. eine Vereinbarung bezüglich einer Vergütung, enthalten.
Der Vertragsschluss findet zwischen dem Verwalter und der Eigentümergemeinschaft statt. Voraussetzung für einen wirksamen Vertragsschluss ist die Zustimmung der Wohnungseigentümergemeinschaft durch Beschluss. Die Eigentümergemeinschaft muss sich als juristische Person im Rechtsverkehr vertreten lassen. Dies kann zunächst durch den alten Verwalter, sofern ein solcher vorhanden ist, geschehen, § 9b Abs. 1 S. 1 WEG. Regelmäßig wird eine derartige Vertretung allerdings deshalb ausscheiden, weil in der Person des alten Verwalters Interessenkonflikte bestehen. In der Praxis wird die Eigentümergemeinschaft beim Abschluss eines Verwaltervertrages daher meistens durch den Vorsitzenden des Verwaltungsbeirats oder einen hierzu durch Beschluss ermächtigten Wohnungseigentümer vertreten, § 9b Abs. 2 WEG analog.
Vertragspartner des Verwaltervertrages sind dann die Eigentümergemeinschaft und der Verwalter, nicht die einzelnen Wohnungseigentümer. Daraus folgt, dass auch nur die Eigentümergemeinschaft und nicht die einzelnen Eigentümer Ansprüche aus dem Verwaltervertrag gegenüber dem Verwalter einklagen können. Nach dem Vertragsschluss erhalten die Parteien entweder eine Kopie des Verwaltervertrags oder dieser wird ihnen online über ein entsprechendes Portal wie etg24 zur Verfügung gestellt. Durch das digitale Dokumentenmanagement in einer Software wie etg24, sparen alle beteiligten Parteien Porto- und Kopierkosten.
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Wie bereits erwähnt, regelt der Verwaltervertrag die Modalitäten der Wahrnehmung der Organstellung durch den Verwalter. Abhängig von den Bedürfnissen der Eigentümergemeinschaft, kann ein solcher Vertrag ganz unterschiedlich ausgestaltet werden. Indes gibt es einige Regelungen, die in jedem Verwaltervertrag mit einer Hausverwaltung zu finden sein sollten:
Hierzu gehört zunächst eine Regelung der Vergütung. Üblich ist eine monatliche Gebühr des Verwalters, welche die Wahrnehmung der grundlegenden Aufgaben umfasst. Dazu gehört beispielsweise die Planung und Abhaltung einer ordentlichen Eigentümerversammlung. Darüber hinaus sollten aber auch Regelungen zur Vergütung für außerordentliche Aufgaben, beispielsweise die Planung und Abhaltung einer außerordentlichen Eigentümerversammlung, vorhanden sein.
Des Weiteren fallen Zusatzkosten, beispielsweise für die postalische Bereitstellung wichtiger Unterlagen an, deren Verteilung im Verwaltervertrag geregelt werden sollte. Reist der Verwalter für die Eigentümerversammlung an oder muss er sich im Objekt persönlich um Angelegenheiten kümmern, entstehen ihm Fahrtkosten. Auch Nebenkosten für IT-Programme zur Abhaltung einer hybriden Eigentümerversammlung i.S.d. § 23 Abs. 1 S. 2 WEG sind zu berücksichtigen und gegebenenfalls zu erstatten. Um nicht sämtliche Kosten individuell dokumentieren und abgelten zu müssen, scheint die Vereinbarung einer entsprechenden Pauschale sinnvoll.
Darüber hinaus sollte eine Regelung zur Haftung des Verwalters niedergeschrieben werden. In vertraglichen Verhältnissen kann es stets zu Pflichtverletzungen kommen. Im Verwaltervertrag sollte deshalb festgelegt werden, welche Pflichtverletzungen zu einem Anspruch der Eigentümergemeinschaft gegen den Verwalter führen und welcher Haftungsmaßstab hierfür gilt.
Zuletzt sollten auch Bestimmungen hinsichtlich der Beendigung eines Verwaltervertrages getroffen werden: Unter welchen Voraussetzungen ist eine Beendigung möglich, welche Fristen sind hierbei zu beachten, welche Pflichten folgen aus der Beendigung, etc.
Der Verwaltervertrag muss klar und transparent formuliert sein, sodass Streitigkeiten innerhalb der WEG sachgerecht und ohne Probleme gelöst werden können. Um die präzise Formulierung garantierten zu können, sollte er stets von einem Fachanwalt überprüft oder ein Mustervertrag, wie der von VDIV und Haus & Grund (https://vdiv.de/publikationen/mustervertrag-verwaltung-von-weg-anlagen), verwendet werden.
Welche Laufzeit der Verwaltervertrag hat, wurde mit der Modernisierung des Wohnungseigentumsgesetzes im Gesetz niedergeschrieben: Die Bestellung des Verwalters kann für höchstens fünf Jahre, bei erstmaliger Bestellung nach der Begründung von Wohnungseigentum für höchstens drei Jahre, vorgenommen werden, § 26 Abs. 2 S. 1 WEG. Nach Ablauf dieser Fristen endet dann grundsätzlich auch der Verwaltervertrag. Eine Verlängerung kann im Verwaltervertrag nicht festgeschrieben, jedoch von beiden Parteien einvernehmlich vereinbart werden. Hierfür ist ein erneuter Beschluss durch die Eigentümerversammlung erforderlich, § 26 Abs. 2 S. 2 Hs. 2 WEG.
Grundsätzlich ist auch bei der Beendigung eines Verwaltervertrages zwischen der Bestellung und der Anstellung (= Verwaltervertrag) zu unterscheiden. So bedeutet das Ende der Bestellung durch Abberufung nicht zwangsweise die Beendigung des Verwaltervertrages.
Allerdings findet im Rahmen der Abberufung eine Aufweichung des Trennungsprinzips statt: Gem. § 26 Abs. 3 S. 2 WEG endet der Verwaltervertrag spätestens sechs Monate nach der Abberufung. Durch sogenannte Gleitklauseln kann die Trennung zwischen Bestellung und Anstellung durch Vereinbarung sogar noch weiter aufgehoben werden: Der Verwaltervertrag endet dann zeitgleich mit Ende der Bestellung. Eine Abberufung wiederum kann jederzeit von den Eigentümern beschlossen werden, § 26 Abs. 1, 3 S. 1 WEG.
Weiterhin kann durch eine Kündigung der Verwaltervertrag durch den Verwalter und ebenso durch die Eigentümer nach den dienstvertraglichen Vorschriften beendet werden. Da der Verwaltervertrag regelmäßig auf bestimmte Zeit geschlossen wird, kommt insofern eine außerordentliche Kündigung aus wichtigem Grund in Betracht, § 626 BGB. Für die Eigentümer bietet die Möglichkeit, den Verwaltervertrag außerordentlich zu kündigen, vor allem den Vorteil, dass dieser vor Ablauf der Frist des § 26 Abs. 3 S. 2 WEG beendet werden kann.
Über die Frage einer Kündigung seitens der WEG muss die Eigentümerversammlung abstimmen. Wurde eine Kündigung beschlossen, wird die Eigentümergemeinschaft gem. § 9b Abs. 2 WEG vertreten.
Zudem kann durch einen Aufhebungsvertrag der Verwaltervertrag einvernehmlich beendet werden.
Es gibt vielerlei Gründe, die für den Abschluss eines neuen Verwaltervertrages sprechen. Ein neuer Verwaltervertrag kann beispielsweise erforderlich werden, weil der bisherige Vertrag ausläuft. Allerdings kann auch die Unzufriedenheit mit der aktuellen WEG Verwaltung Anlass für den Abschluss eines neuen Vertrages sein. Die individuellen Bedürfnisse der WEG im neuen Verwaltervertrag können dann auf Grundlage der bisherigen Erfahrungen entsprechend berücksichtigt und eingearbeitet werden.
Der Abschluss eines Verwaltervertrages ist nicht verpflichtend. Das Wohnungseigentumsgesetz enthält keine Regelung, die der Wohnungseigentümergemeinschaft den Abschluss eines Verwaltervertrages vorschreibt, sodass es beim Grundsatz der Vertragsabschlussfreiheit bleibt. Eine Hausverwaltung ohne Verwaltervertrag ist daher zwar grundsätzlich möglich, in der Praxis aber nicht empfehlenswert.
Der Verwaltervertrag regelt die Rechte und Pflichten zwischen einer Eigentümergemeinschaft und ihrem Verwalter. Dies umfasst beispielsweise Vorgaben dazu, wie der Verwalter seine Aufgabe wahrzunehmen hat und welche Pflichten ihn hierbei treffen. Auf der anderen Seite regelt der Vertrag auch Ansprüche des Verwalters gegen die Gemeinschaft, beispielsweise etwaige Sondervergütungen. Um feststellen zu können, welche Pflichten bestehen und wann gegebenenfalls eine Verletzung dieser Pflichten vorliegt, muss der Inhalt des Vertrages jederzeit für beide Parteien abrufbar sein.
Mit der Hausverwaltungssoftware von etg24 haben die Eigentümer die Möglichkeit, den Verwaltervertrag online einzusehen. Dies fördert eine transparente Zusammenarbeit zwischen dem Verwalter und den Eigentümern des Objekts. Sollte eine Unstimmigkeit oder ein Anliegen auftreten, können die Eigentümer die WEG informieren und gemeinsam über mögliche Maßnahmen beraten. Die Dokumentenmanagement Software von etg24 unterstützt somit eine transparente und effiziente Verwaltung, was den Verwalter dazu ermutigt, seine Aufgaben stets gewissenhaft und im Interesse aller Beteiligten zu erfüllen.
Der Verwaltervertrag regelt die Rechte und Pflichten im Verhältnis zwischen einer Eigentümergemeinschaft und ihrem Verwalter. Dieser Vertrag ist abzugrenzen von der Bestellung zum Verwalter. Die Wirksamkeit des Verwaltervertrages ist grundsätzlich unabhängig vom Bestellungsakt.
Der Verwaltervertrag sollte das Verhältnis zwischen WEG und Hausverwalter so präzise wie möglich regeln, sodass Unklarheiten von vornherein vermieden und Streitigkeiten sachgerecht gelöst werden können. Obwohl der Abschluss eines Verwaltervertrages nicht verpflichtend ist, scheint er für jede Wohnungseigentümergemeinschaft nützlich und erforderlich.
In einer Immobilie fallen grundsätzlich viele Aufgaben an, die der Erhaltung und Nutzung des Objekts dienen. Um eine sachgerechte Verwaltung sicherzustellen, werden in der Praxis häufig externe Verwalter mit der Wahrnehmung beauftragt. Fraglich ist, ob es sich auch für die Immobilienverwaltung von kleinen Objekten lohnt, einen Verwalter zu bestellen und ob diese gegebenenfalls sogar dazu verpflichtet ist.
Die Anforderungen an ein Gebäude können sich im Laufe der Zeit ändern, sodass bauliche Veränderungen erforderlich werden.
Wann eine bauliche Veränderung – insbesondere in Abgrenzung zu einer Erhaltungsmaßnahme – vorliegt, ob eine solche ohne Weiteres durchgeführt werden kann und wer die Kosten einer solchen Maßnahme zu tragen hat, wird Ihnen in diesem Blogbeitrag erläutert.
Eigentümer haben die Kosten für die Instandhaltung des Objekts selbst aufzubringen. Um von diesen nicht überrascht zu werden und die Existenz der Eigentümer, bzw. die Instandhaltung der Immobilie, zu gefährden, verpflichtet das Wohnungseigentumsgesetz Wohnungseigentümergemeinschaften dazu, eine angemessene Instandhaltungsrücklage zu bilden. Was genau eine Instandhaltungsrücklage ist, wann diese angemessen ist und wer sie zu zahlen hat, wird Ihnen in diesem Blogbeitrag erläutert.
Michaela Knodt | HEAD OF SALES
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