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Die Verwaltung einer Immobilie verursacht Kosten, die von der Gemeinschaft aufgebracht werden müssen. Hierbei ist zunächst festzustellen, welche Kosten das sind und in welcher Höhe diese bestehen. Anschließend wird im Rahmen der WEG Buchhaltung überprüft, ob die finanziellen Mittel der Gemeinschaft ausreichen, um diese Kosten zu decken. Hierfür hat der Buchhalter alle geschäftlichen Aktivitäten zu dokumentieren und zu überwachen. Wer die Aufgabe der WEG Buchhaltung wahrnimmt, welche Dokumente hierfür erforderlich sind und mit welchen Tools die WEG Buchhaltung erleichtert werden kann, wird in diesem Beitrag erläutert.
Inhalt
Die WEG Buchhaltung ist ein wesentlicher Bestandteil der Organisation und Verwaltung einer Immobilie. Die WEG Buchhaltung steht in Abgrenzung zur Jahresabrechnung gem. § 28 Abs. 2 S. 2 WEG: Die Buchhaltung dient der Vorbereitung der WEG Abrechnung und erfolgt durch die Immobilienverwaltung, meist durch einen externen Verwalter. Für die Hausverwaltung bedeutet Buchhaltung verschiedene Aufgaben, insbesondere die Dokumentation und Überwachung der Einnahmen und Ausgaben innerhalb eines Wirtschaftsjahres.
Die WEG-Buchhaltung umfasst dabei alle Kosten, die im Zusammenhang mit dem Betrieb, der Instandhaltung und der Verwaltung der konkreten Immobilie anfallen. Dazu gehören:
Zu den Einnahmen gehören insbesondere:
Der WEG-Buchhalter hat die fristgerechte Zahlung bei Ausgaben und bei Einnahmen laufend zu überwachen.
Die innerhalb der Gemeinschaft anfallenden Kosten werden grundsätzlich gem. § 16 Abs. 2 S. 1 WEG entsprechend der Miteigentumsanteile verteilt. In welchem Umfang ein konkreter Eigentümer an der Immobilie beteiligt ist, ergibt sich dabei aus der Teilungserklärung.
Von diesem Grundsatz können die Eigentümer gem. § 16 Abs. 2 S. 2 WEG entweder durch Vereinbarung oder im Einzelfall auch durch Beschluss abweichen und einen anderen Verteilungsschlüssel anwenden. In der Praxis ist es üblich, dass derartige Abweichungen entsprechend den individuellen Bedürfnissen der konkreten Gemeinschaft beschlossen werden.
Digitale Immobilienverwaltung
Welche Unterlagen für die WEG Buchhaltung erforderlich sind, hängt stark vom Einzelfall, insbesondere von der Beschaffenheit der konkreten Eigentümergemeinschaft und deren geschäftlichen Aktivitäten ab. Je größer die WEG, desto mehr Unterlagen sind typischerweise für die WEG Buchhaltung erforderlich.
Einige wichtige Dokumente sind:
Bei der WEG Buchhaltung können an vielen Stellen Probleme auftreten, welche dann wiederum zu einer ungenauen Jahresabrechnung und im schlimmsten Fall zu zusätzlichen Kosten für die Gemeinschaft und damit für die Eigentümer führen können. Zu diesen Problemen gehören:
Gelöst werden können diese Probleme, indem eine klare Kommunikation innerhalb der WEG stattfindet. Dem wird am besten durch einen professionellen WEG Buchhalter, welcher seine Aufgabe sachgerecht wahrnimmt und regelmäßig Kontrollen durchführt, Rechnung getragen. Durch die Reform des WEG im Rahmen des Wohnungseigentumsmodernisierungsgesetzes im Jahr 2020 sollten derartige Probleme in Zukunft aber minimiert werden. Wohnungseigentümer sind nämlich gem. § 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG verpflichtet, einen zertifizierten Verwalter zu bestellen. Diese Verwalter verfügen über die erforderlichen kaufmännischen und rechtlichen Kenntnisse, um eine präzise WEG Buchhaltung durchführen zu können (§ 26a WEG).
Um die WEG Buchhaltung zu vereinfachen, bieten sich vor allem Online-Tools an. Dokumente müssen nicht mehr analog gesammelt, ausgedruckt und abgeheftet werden, sondern können einfach digital und zentral über eine Hausverwaltungssoftware oder eine App verwaltet werden. Hierdurch wird der Hausverwaltung die Buchhaltung erheblich erleichtert.
Eine solche Software ist beispielsweise die Dokumentenmanagement Software von etg24. Der Verwalter kann Rechnungen, Verträge oder Bankauszüge einfach in die Software hochladen und diese bei Bedarf jederzeit wieder abrufen. Ebenfalls können alle für die Rechnungsprüfung erforderlichen Dokumente für andere Nutzer, wie Eigentümer, Mieter, aber auch Beiratsmitglieder zur Verfügung gestellt werden. Hierdurch wird eine effektive Überwachung der Buchhaltung durch die Hausverwaltung ermöglicht.
Insgesamt führt die Nutzung von etg24 dazu, dass die WEG Buchhaltung transparenter und fehlerfreier wird. Dies ist sowohl für die WEG Verwaltung, als auch für die Eigentümer des Objekts von großem Vorteil und verbessert die interne Zusammenarbeit.
WEG Buchhaltung beschreibt die Aufgabe der Überwachung von Einnahmen und Ausgaben einer Wohnungseigentümergemeinschaft und dient der Vorbereitung der Jahresabrechnung. Die Buchhaltung wird durch den WEG Verwalter wahrgenommen.
Mithilfe digitaler Tools, wie der Software von etg24, kann der Verwalter dabei präzise alle Dokumente sortieren, speichern und anschließend überprüfen. Hierdurch wird eine effektive Verwaltung der Immobilien sichergestellt.
In einer Immobilie fallen grundsätzlich viele Aufgaben an, die der Erhaltung und Nutzung des Objekts dienen. Um eine sachgerechte Verwaltung sicherzustellen, werden in der Praxis häufig externe Verwalter mit der Wahrnehmung beauftragt. Fraglich ist, ob es sich auch für die Immobilienverwaltung von kleinen Objekten lohnt, einen Verwalter zu bestellen und ob diese gegebenenfalls sogar dazu verpflichtet ist.
Die Anforderungen an ein Gebäude können sich im Laufe der Zeit ändern, sodass bauliche Veränderungen erforderlich werden.
Wann eine bauliche Veränderung – insbesondere in Abgrenzung zu einer Erhaltungsmaßnahme – vorliegt, ob eine solche ohne Weiteres durchgeführt werden kann und wer die Kosten einer solchen Maßnahme zu tragen hat, wird Ihnen in diesem Blogbeitrag erläutert.
Eigentümer haben die Kosten für die Instandhaltung des Objekts selbst aufzubringen. Um von diesen nicht überrascht zu werden und die Existenz der Eigentümer, bzw. die Instandhaltung der Immobilie, zu gefährden, verpflichtet das Wohnungseigentumsgesetz Wohnungseigentümergemeinschaften dazu, eine angemessene Instandhaltungsrücklage zu bilden. Was genau eine Instandhaltungsrücklage ist, wann diese angemessen ist und wer sie zu zahlen hat, wird Ihnen in diesem Blogbeitrag erläutert.
Michaela Knodt | HEAD OF SALES
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