WEG-Abrechnung

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Überprüfung der Finanzen

Die durch die Bewohnung eines gemeinschaftlichen Eigentumsobjekts anfallenden Kosten, sowie die erzielten Einnahmen, sind im Vorhinein zu planen und im Nachhinein zu analysieren. Während der Wirtschaftsplan Ersteres übernimmt, ist die WEG-Abrechnung für die Analyse im Nachhinein verantwortlich. Beide dienen der Sicherung der Liquidität einer Wohnungseigentümergemeinschaft und weisen an vielen Stellen Parallelen auf. Welche das sind und an welchen Stellen Abweichungen bestehen, wird im Folgenden erläutert. 

1. Was ist eine WEG-Abrechnung?

Mit der WEG-Abrechnung ist die Jahresabrechnung einer Wohnungseigentümergemeinschaft gemeint. Während am Anfang eines Geschäftsjahres ein sogenannter Wirtschaftsplan aufgestellt wird, steht am Ende des Jahres die WEG-Abrechnung an. 

Der Wirtschaftsplan befasst sich mit den voraussichtlichen Einnahmen und Ausgaben einer Wohnungseigentümergemeinschaft und dient als Grundlage für das monatlich oder jährlich zu entrichtende Hausgeld der Wohnungseigentümer. Dieses stellt die wichtigste Einnahmequelle einer Wohnungseigentümergemeinschaft dar. Im „Einzelwirtschaftsplan“ wird festgelegt, wie hoch der konkrete Betrag für die Eigentümer ist. Dies richtet sich zumeist nach den Miteigentumsanteilen (§ 16 WEG), welche sich aus der Teilungserklärung ergeben.

Am Ende des Geschäftsjahres erstellt der Verwalter die WEG Abrechnung. Diese betrachtet rückblickend die tatsächlich angefallenen Ausgaben und die erhaltenen Einnahmen. Auch rechtswidrig getätigte Zahlungen sind in der WEG Abrechnung anzugeben, denn diese soll Auskunft über die tatsächliche wirtschaftliche Situation der Gemeinschaft und das vorhandene Kapital geben. 

2. Wozu dient die WEG-Abrechnung?

Häufig wird die WEG-Abrechnung zur Bestimmung des Wirtschaftsplans für das nächste Jahr herangezogen. Auch bei der Jahresabrechnung einer WEG ist zwischen der Einzeljahresabrechnung und der Gesamtjahresabrechnung zu unterscheiden: Die Einzeljahresabrechnung gibt Aufschluss darüber, welche Kosten für die einzelnen Eigentümer angefallen sind und ob die geleisteten Vorschüsse zur Deckung ausgereicht haben oder nicht. 

Wurde von den Eigentümern ein zu hoher Vorschuss gefordert (sog. „Überdeckung“), beschließen die Wohnungseigentümer über „die Anpassung der beschlossenen Vorschüsse“. Rechtlich gesehen kommt es zu einer Anpassung des Beschlusses gem. § 28 Abs. 1 S. 1 Alt. 2 WEG, welcher als Rechtsgrundlage für den Anspruch der Eigentümergemeinschaft auf Zahlung des Hausgeldes gegen die Eigentümer dient. Wird diese Rechtsgrundlage nachträglich angepasst, entfällt insofern der Rechtsgrund für die über das erforderliche Maß hinausgehenden Zahlungen. Die Eigentümer können den Überschuss gem. § 812 Abs. 1 S. 2 Alt. 1 BGB herausverlangen (=Rückzahlung). Wurde zu wenig Hausgeld eingefordert, kommt es zu einer Nachforderung, § 28 Abs. 2. S. 1 Alt. 1 WEG.

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3. Was sollte eine WEG-Abrechnung typischerweise enthalten?

Die WEG-Abrechnung enthält eine Gegenüberstellung der Einnahmen und der Ausgaben des vergangenen Wirtschaftsjahres (Gesamtwirtschaftsplan), sowie Informationen zur Verteilung der Kosten auf die einzelnen Mitglieder der Wohnungseigentümergemeinschaft, entsprechend der konkreten Verteilungsschlüssel. Während beispielsweise die Verwaltungskosten eines Objekts anteilig, d.h. entsprechend ihrer Miteigentumsanteile auf die Eigentümer verteilt werden, spielt für Heizungs- und Wasserkosten der tatsächliche Verbrauch eine Rolle. Weitere wichtige Kosten sind insbesondere die Betriebskosten (Instandhaltung, Reinigung, Versicherung, etc.). All diese Beträge werden für die WEG in einer Nebenkostenabrechnung aufgeführt.

4. Welchen Umfang hat die WEG-Abrechnung?

Die Berechnung der auf die jeweiligen Eigentümer entfallenden Kosten, d.h. die Aufstellung der Einzeljahresabrechnungen durch den Verwalter, ist im Regelfall verpflichtend. Die WEG-Abrechnung hat grundsätzlich für jede Sondereigentumseinheit eine Einzeljahresabrechnung zu enthalten, aus der die hierfür gemäß des konkreten Kostenverteilungsschlüssels anfallenden Kosten hervorgehen und den geleisteten Beitragsvorschüssen gegenübergestellt werden. Abweichungen hiervon sind im Bereich von Kleinstgemeinschaften denkbar. Hier können die Eigentümer vom Verwalter auch nur die Aufstellung einer Gesamtjahresabrechnung verlangen, aus welcher sie dann anhand der Verteilungsschlüssel die auf die einzelnen Sondereigentumseinheit anfallenden Kosten berechnen und per Beschluss festsetzen.

Neben der eigentlichen Gegenüberstellung der Einnahmen und Ausgaben können optional folgende Dokumente in der WEG-Abrechnung enthalten sein:

  • Wirtschaftsplan: Wenn vorhanden, der zu Beginn des Geschäftsjahres erstellte Plan
  • Protokolle: Protokolle der Eigentümerversammlungen, insbesondere das Protokoll, in dem die Abrechnung beschlossen wurde 
  • Belegkopien: Rechnungen, Quittungen und Belege über getätigte Ausgaben

Im Zeitalter der Digitalisierung werden Belege und Protokolle den Eigentümern regelmäßig online zur Verfügung gestellt. Folglich sind diese heutzutage typischerweise nicht mehr in einer WEG-Abrechnung anzutreffen, können aber durchaus Bestandteil einer solchen sein.

Die Aufführung aller Kosten in der WEG Abrechnung ist für die Steuererklärung von Bedeutung. Einige der Kosten, beispielsweise für Sanierungsarbeiten, können steuerlich abgesetzt werden.

5. Wer trägt die Kosten für die WEG-Abrechnung?

In der Regel trägt die Eigentümergemeinschaft die Kosten für eine WEG-Abrechnung. Derartige Kosten sind als Verwaltungskosten zu qualifizieren und werden folglich anteilig auf die Eigentümer umgelegt. 

6. Welche gesetzlichen Vorgaben gibt es bezüglich der WEG-Abrechnung?

Gemäß § 28 Abs. 2 S. 2 WEG trifft den Verwalter die Pflicht, für die WEG eine Abrechnung zu erstellen. Dass die Pflicht zur Abrechnung in einer WEG der Verwaltung zukommt, erscheint sachgerecht, da diese auch zur Aufstellung des Wirtschaftsplans verpflichtet ist, und folglich bereits deshalb einen Überblick über die Kosten und Einnahmen der Eigentümergemeinschaft hat. Darüber hinaus ist der Verwalter auch für den Abschluss der Geschäfte der Gemeinschaft, beispielsweise mit Handwerkern, verantwortlich (§ 9b Abs. 1 S. 1 WEG).

Nachdem die WEG-Abrechnung durch die Immobilienverwaltung aufgestellt worden ist, soll diese gem. § 29 Abs. 2 S. 2 WEG durch den Verwaltungsbeirat überprüft werden (sog. Belegprüfung). Erfolgt eine derartige Prüfung nicht, führt dies allerdings nicht zur Fehlerhaftigkeit des Beschlusses. Nach der Überprüfung dient die WEG-Abrechnung dann als Grundlage für den Beschluss der Eigentümer über etwaige Nachzahlungen oder Rückerstattungen. Um als Grundlage für einen derartigen Beschluss dienen zu können, muss die vom Verwalter erstellte Jahresabrechnung transparent und für alle Eigentümer verständlich sein. 

Beispielhafter Beschlusstext für einen Beschluss über Nachzahlungen oder Rückerstattungen:

Der Beschluss gem. § 28 Abs. 2 S. 1 WEG begründet dann einen Anspruch seitens der Eigentümergemeinschaft (sofern eine Nachzahlung erforderlich ist) oder seitens der Eigentümer selbst (wenn zu viele Vorschüsse entrichtet wurden, § 812 Abs. 1 S. 2 Alt. 1 BGB (s.o.)). 

Die WEG kann über die Abrechnung selbst keinen Beschluss fassen. Ihr fehlt insofern die erforderliche Beschlusskompetenz. Die Aufstellung der WEG-Abrechnung ist dem Verwalter zugewiesen. Allerdings können die Eigentümer die Transaktionen der WEG anhand der Abrechnung überprüfen. Hierdurch lassen sich Rückschlüsse hinsichtlich der Frage, ob eine ordnungsgemäße Verwaltung durch den Verwalter vorlag, ziehen. Ist dies nicht der Fall, kann die Eigentümergemeinschaft gegen den Verwalter vorgehen.

7. Wie oft sollte eine WEG-Abrechnung erstellt und den Eigentümern vorgelegt werden?

Grundsätzlich hat der Verwalter einmal im Geschäftsjahr – sofern keine abweichenden Vereinbarungen getroffen wurden, ist das Geschäftsjahr mit dem Kalenderjahr gleichzusetzen – eine Abrechnung zu erstellen. Diese WEG-Abrechnung wird den Eigentümern dann üblicherweise im Rahmen der Einladung zur ordentlichen Eigentümerversammlung vorgelegt. Nach der Rechtsprechung hat der Verwalter die WEG-Abrechnung  nach Ende des Geschäftsjahres vorzulegen. Eine gegenüber der WEG verspätete Abrechnung kann zu Schadensersatzansprüchen der Eigentümergemeinschaft, insbesondere gem. §§ 280 ff. BGB führen. 

Darüber hinaus kann ein Bedarf für eine Sonderabrechnung bestehen, wenn beispielsweise außerplanmäßige Ausgaben anfallen. Diese sind den Eigentümern unverzüglich vorzulegen. 

8. Welche Pflichten haben die Eigentümer im Zusammenhang mit der WEG-Abrechnung?

Wie bereits erwähnt, dient die WEG-Abrechnung als Grundlage für den Beschluss gem. § 28 Abs. 2 S. 1 WEG. Ein derartiger Beschluss wiederum begründet Zahlungspflichten für die Eigentümer gegenüber der Wohnungseigentümergemeinschaft. Um die Liquidität der Gemeinschaft sicherzustellen, ist es erforderlich, dass die Eigentümer einen derartigen Beschluss fassen, sofern eine Über- oder Unterdeckung der Gemeinschaft vorliegt. Wird der Beschluss nicht gefasst, kann jeder Eigentümer von der Gemeinschaft eine Beschlussfassung, als Teil ordnungsmäßiger Verwaltung (§ 18 Abs. 2 Nr. 1 WEG), verlangen. Wird trotz dieses Verlangens der Beschluss nicht gefasst, kann eine Beschlussersetzungsklage gem. § 44 Abs. 1 S. 2 WEG erhoben werden.

Fraglich ist, wie sich die Abrechnung der WEG bei einem Eigentümerwechsel auf die entsprechenden Zahlungspflichten auswirkt: Die Pflichten aus dem Beschluss gem. § 28 Abs. 2 S. 1 WEG können sich nur gegen aktuelle Eigentümer richten. Gegenüber Dritten entfalten derartige Beschlüsse grundsätzlich keine Wirkung. Kommt es zu einer Nachzahlungspflicht eines Erwerbers, welcher für die gegen ihn erhobenen Kosten gar nicht verantwortlich ist, weil diese vom vorherigen Eigentümer verursacht wurden, kann dies durch eine entsprechende Vereinbarung zwischen Veräußerer und Erwerber geklärt werden. Selbiges gilt, wenn der Erwerber Zahlungen erstattet bekommt, die nicht er, sondern der Veräußerer getätigt hat. 

Ist ein nach § 28 Abs. 2 S. 1 WEG gefasster Beschluss fehlerhaft, gilt das Beschlussmängelrecht gem. §§ 43 ff. WEG.

9. Was sollte man noch über die WEG-Abrechnung bei etg24 wissen?

Wie bereits erwähnt, dient die WEG-Abrechnung als Grundlage für die Beschlüsse der Eigentümer hinsichtlich der Nachforderung, bzw. Rückzahlung bestimmter Beträge an die Eigentümer. Als Teil der konkreten Versammlung, ist die WEG-Abrechnung daher den Eigentümern vor der Versammlung im Rahmen der Einladung oder anderweitig zur Verfügung zu stellen, sodass sich diese sachgerecht über die angefallenen Kosten und die erzielten Einnahmen informieren können. Mithilfe der Hausverwalter Software von etg24 wird den Eigentümern die Einladung und somit auch die WEG-Abrechnung digital zugesendet. 

Die WEG-Abrechnung wird den Eigentümern unter „Dokumenten“ in der Dokumentenmanagement Software von etg24 zur Verfügung gestellt und ist dauerhaft abrufbar. Auch Protokolle zur Eigentümerversammlung und die Beschlusssammlung sind bequem digital einsehbar. Des Weiteren können Eigentümerversammlungen und Umlaufbeschlüsse über die Software durchgeführt werden. 

10. Fazit

Die WEG-Abrechnung stellt die Einnahmen und Ausgaben einer Wohnungseigentümergemeinschaft innerhalb eines Geschäftsjahres gegenüber und liefert damit aufschlussreiche Informationen hinsichtlich der Verwaltung des Objekts und der gegenwärtigen finanziellen Situation der Gemeinschaft. Auf der Grundlage der WEG-Abrechnung kann die Eigentümergemeinschaft Beschlüsse nach § 28 Abs. 2 S. 1 WEG zur Nachforderung (Alt. 1) oder Rückzahlung (Alt. 2) von Geldern fassen. Um die Eigentümer möglichst genau über die Handhabung der Finanzen und die Liquidität der Gemeinschaft aufzuklären, ist die WEG-Abrechnung vom Verwalter transparent und so zu gestalten, dass ein durchschnittlicher Eigentümer sie verstehen kann. 

Mithilfe des digitalen Kundenportals etg24 können die Eigentümer einen Überblick über ihre bisherigen Abrechnungen behalten.

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Wir sind für Sie da

Michaela Knodt | HEAD OF SALES 

Bei Fragen zu unserem Produkt steht unser Team Ihnen gerne Rede und Antwort. Auch falls Sie einmal Hilfe brauchen, sind wir natürlich gerne für Sie da.

Erfolgsgeschichten mit etg24

"Bereits seit 9 Jahren nutzen wir das Kundenportal etg24 mit zunehmender Begeisterung als zentrale Kommunikationsplattform und digitales Verwalterbüro. Gerade in den vergangenen zwei Jahren, in denen persönliche Kontakte erheblich eingeschränkt werden mussten, waren wir sehr dankbar über die Möglichkeit, unseren Kunden alle wesentlichen Unterlagen digital über das Portal zur Verfügung stellen zu können. Ganz besonders begrüßen wir es, dass nun auch die in ihrer Bedeutung aufgewerteten Umlaufverfahren komfortabel über das Portal abgewickelt werden können. Auch mit der zwischenzeitlich neu geschaffenen „App-Funktion“ können wir die regelmäßigen Liegenschaftsbegehungen künftig effektiver ausführen und auswerten. Zudem wollen wir in diesem Jahr auch erste Versuche mit der Hybriden Eigentümerversammlung starten und freuen uns, dass dies jetzt auch über die neue Versammlungsfunktion in etg24 möglich ist."
Patrik Riesterer
Hausverwaltungen Riesterer
"Ein sehr gutes Tool, das permanent weiterentwickelt wird. Wir sind schon lange digital unterwegs, aber erst mit etg24 konnten wir die internen Abläufe in der Hausverwaltung perfektionieren. Das liegt auch daran, dass unsere Kunden mitziehen, weil die Bedienung intuitiv ist und keiner Handbücher bedarf. Einladung online mit allen Unterlagen automatisch zusammengefasst ist so unfassbar zeitsparend und auch die Umlaufbeschlüsse sind online eine Wohltat. Wir können hier nur Danke sagen und freuen uns schon auf weitere Neuerungen und die damit verbundene Zeitersparnis."
Friedrich J. Maier-Bode
"Ich bin total begeistert und es ist so, wie in der Schulung von Herrn Preißer angekündigt, die Eigentümer nehmen das Tool „Abstimmung“ gut an. Ich habe heute das erste schriftliche Umlaufverfahren in etg24 eröffnet und tatsächlich war nach 10 Minuten die erste Abstimmung eingetragen. Ich freue mich sehr über die Erweiterung."
Sandra Rudolph
AKV Immobilienverwaltungs GmbH
"etg24 stellt mit seiner Software ein hervorragendes und zeitgemäßes Tool für die digitale Immobilienverwaltung bereit. Die Zeitersparnis und die Erleichterung unseres Arbeitsalltags sind täglich spürbar. Auch den guten Support, der stets schnell und zuverlässig reagiert, möchten wir lobend hervorheben. Auch deshalb können wir sowohl die Firma als auch das Produkt etg24 uneingeschränkt weiterempfehlen."
Jacqueline Gill
Wüstenrot Haus- und Städtebau GmbH
"Unsere Kunden schätzen die Informationen und Kontaktmöglichkeiten sehr, da sie sich aufgrund des gut strukturierten Aufbaus sehr schnell zurechtfinden. Selbst Kunden und Redakteure des Unternehmens, die technisch nicht so versiert sind, kommen damit gut zurecht. Alles in allem können wir die Produkte von etg24 wirklich sehr empfehlen."
Ralf M. Ebinger
SGV Schwäbische Gebäudeverwaltung
"etg24 ist für uns weitaus mehr als nur eine cloudbasierte Datenbank. Aufgrund der immer größeren Anforderungen seitens unserer Kunden, kann über dieses Portal eine schnelle und transparente Bearbeitung verschiedenster Vorgänge erfolgen. Neben der Bereitstellung von Informationen und Unterlagen, welche unseren Kunden somit „rund um die Uhr“ abseits jeder Öffnungs- und Arbeitszeiten zur Verfügung stehen, lassen sich z. B. auch die z. T. komplexen Abläufe einer Sanierung über mehrere Monate in einem Vorgang komprimiert und für alle Kunden sowie Nutzer einsehbar übersichtlich darstellen. Aus diesen Gründen können wir etg24 mit bestem Wissen und Gewissen an sämtliche Kollegen weiterempfehlen."
Michael Keuter
Keuter Grundbesitzverwaltung GmbH
"etg24 hat unsere digitale Arbeitsweise in erheblichem Umfang positiv verändert und ist inzwischen zu einem vollständigen Archivierungstool für alle verwalteten Wohnungen geworden. Über 80 % unserer Eigentümer nutzen diese Plattform zur Kommunikation und die von uns regelmäßig bereitgestellten Informationen zu aktuellen Sachständen, bspw. bei der Beschlusserfüllung, der Beseitigung von Schäden und der Vorbereitung auf kommende Eigentümerversammlungen."
Joachim Sacher
GERBURG Grundstücks- und Hausverwaltungs GmbH

Das sagen Eigentümer und Mieter

„Mit der Gestaltung und der Nutzung des Infoportals etg24 bin ich persönlich sehr zufrieden. Es ist von unschätzbarem Vorteil, wenn man alle aktuellen und auch zeitlich zurückliegenden Daten und Informationen zur Immobilie jeder Zeit im Portal abrufen kann.“
Erhard W.
Eigentümer aus dem Raum Stuttgart
„Eine wirklich übersichtliche Plattform für den Eigentümer. Die Benutzeroberfläche ist intuitiv und einfach zu bedienen, alle Kategorien sind sinnvoll und übersichtlich angeordnet. Dokumente findet man ohne Aufwand. Ladezeiten und Stabilität sind ausgezeichnet.“
Cornelia S.
Eigentümerin aus Berlin