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Michaela Knodt | HEAD OF SALES
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Eigentümer einer Immobilie zu sein, bringt nicht nur Rechte, sondern auch zahlreiche Pflichten mit sich. Viele Eigentümer können diese Verpflichtungen nicht selbst wahrnehmen und wollen daher ihre Immobilie professionell verwalten lassen. Die Wahl eines Verwalters stellt eine zentrale und ernstzunehmende Aufgabe dar. Neben den Qualifikationen eines solchen Verwalters spielt insbesondere auch der Preis der Immobilienverwaltung eine Rolle bei dessen Auswahl. Wie sich dieser Preis zusammensetzt, an welchen Stellen der Immobilienverwaltung Kosten anfallen und wie man eventuell sogar Kosten einsparen kann, wird im Folgenden erläutert.
Inhalt
Spricht man bei der Verwaltung von Immobilien von Kosten, sind meistens die Verwaltungsgebühren gemeint. Verwaltungsgebühren sind diejenigen Kosten, die eine professionelle Verwaltung für ihre Dienstleistungen gegenüber dem Vertragspartner veranschlagt. Die Verwaltung fordert dabei in der Regel ein jährliches oder monatliches Entgelt für ihre Tätigkeiten. Wie hoch dieses Entgelt ist, hängt von diversen Faktoren ab, wie beispielsweise:
Die bei einer Immobilienverwaltung anfallenden Kosten hängen folglich von verschiedenen Faktoren ab und sind stark einzelfallabhängig. Bevor man sich endgültig für eine Verwaltung entscheidet, sollten diverse Angebote von verschiedenen Unternehmen eingeholt werden, um abwägen zu können, welcher Anbieter das beste Preis-Leistungsverhältnis bietet. Wichtig ist, nicht blind das günstigste Angebot zu wählen, sondern Qualifikationen, Digitalisierungsgrad und weitere Leistungen der Verwaltung dagegenzustellen. Eine qualifizierte Verwaltung sorgt dafür, dass die Immobilie ihren Wert erhält und es zu keinen unerwarteten Überraschungen auf Grund schlechtem Immobilienmanagement kommt.
Bei den Kosten der Immobilienverwaltung ist zunächst einmal nach der Art der Verwaltung zu differenzieren. Zu unterscheiden sind die Verwaltung einer Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG-Verwaltung), die Mietverwaltung und die Sondereigentumsverwaltung. Diese verschiedenen Arten zeichnen sich durch unterschiedliche Aufgabenbereiche der Verwaltung und daher auch unterschiedliche bei der Immobilienverwaltung anfallenden Kosten hierfür aus:
Der Aufgabenbereich im Rahmen der WEG-Verwaltung ergibt sich aus dem Wohnungseigentumsgesetz, den Regelungen der Gemeinschaftsordnung, den Beschlüssen der Eigentümergemeinschaft und den Vereinbarungen aus dem Verwaltervertrag. Im Grundsatz geht es um die Verwaltung des Gemeinschaftseigentums der Wohnungseigentümergemeinschaft und aller damit verbundenen technischen, wirtschaftlichen und kaufmännischen Tätigkeiten. Darüber hinaus fallen diverse buchhalterische Aufgaben an und gegebenenfalls erhebt die Immobilienverwaltung Kosten für die digitale Verwaltung mithilfe einer Hausverwaltungssoftware wie etg24, welche allen beteiligten Parteien viele Vorteile bietet.
Bei der Mietverwaltung ergeben sich die konkreten Aufgaben des Verwalters aus dem Verwaltervertrag und mietrechtlichen Vorschriften. Die Verwaltung übernimmt diejenigen Aufgaben, die normalerweise der Vermieter tragen müsste. Hierzu gehören neben der Neben- und Betriebskostenabrechnung insbesondere die Neuvermietung des Objekts sowie erforderliche Erhaltungsmaßnahmen.
Die Sondereigentumsverwaltung ist die Verwaltung einer Einheit innerhalb einer Wohnungseigentümergemeinschaft. Der Verwalter kümmert sich hierbei um die Vermietung der Wohnung, die Überwachung von Reparaturarbeiten und Problemen mit den Mietern. Der Aufgabenbereich ist ähnlich wie bei der Mietverwaltung.
Digitale Immobilienverwaltung
Auch die Anzahl der Einheiten eines Eigentumsobjekts wirkt sich maßgeblich auf die bei der Immobilienverwaltung anfallenden Kosten aus. Je mehr Einheiten ein Objekt hat, desto geringer werden die Kosten für die Verwaltung umgerechnet auf die einzelnen (Wohn-)Einheiten. Das liegt daran, dass bestimmte Aufgaben der Verwaltung sowohl bei großen Objekten, als auch bei kleinen Objekten anfallen, diesbezüglich also keine Kostenzunahme stattfindet. Ein Beispiel hierfür ist die Durchführung einer Eigentümerversammlung. Damit die Verwaltung von Kleinstobjekten rentabel bleibt, müssen Verwaltungsunternehmen vergleichsweise hohe Gebühren je Einheit ansetzen.
Ist das Verwaltungsobjekt baulich gesehen in einer schlechten Verfassung, fallen der Immobilienverwaltung zusätzliche Kosten an. Die Verwaltung hat gegebenenfalls durch Fachleute feststellen zu lassen, wie gut bzw. schlecht der Zustand des Gebäudes tatsächlich ist. Weiterhin hat sie sich bei Bedarf nach geeigneten Instandsetzungsmaßnahmen umzuschauen und entsprechende Angebote von Dienstleistern einzuholen. Darüber hinaus muss die Verwaltung die Durchführung und Koordination der Reparaturarbeiten durch Personal managen und überwachen lassen. All diese Tätigkeiten werden sich dann in den Kosten für die Immobilienverwaltung widerspiegeln.
Auch die Lage eines Eigentumsobjekts hat signifikante Auswirkungen auf die Immobilienverwaltung und deren Kosten. So ist die Verwaltung eines Objekts in Innenstädten – insbesondere in Großstädten wie München, Berlin oder Hamburg – grundsätzlich teurer, als in ländlichen Regionen.
Ein weiterer treibender Faktor ist die bestehende Konkurrenz von Verwaltungsunternehmen. Je mehr Angebote zur Verwaltung eines Objekts bestehen, desto geringer werden die Preise der einzelnen Anbieter sein. Andernfalls sind sie nicht konkurrenzfähig. Umgekehrt führt die Abwesenheit von Konkurrenzunternehmen dazu, dass die vorhandene Immobilienverwaltung ihre Preise nach oben anpassen kann.
Oftmals stellt sich die Frage „was kann ein Verwalter nun angemessener Weise für seine Tätigkeit verlangen?“. Die Antwort auf diese Frage ist von Bedeutung, weil anhand der Preise seriöse von unseriösen Verwaltern unterschieden werden können. Dies ist insbesondere deshalb wichtig, weil durch zu günstige Verwalterpreise zumeist die Qualität der ausgeführten Tätigkeit leidet und im Nachhinein zusätzliche Kosten anfallen, weil die anstehenden Aufgaben im ersten Anlauf nicht sachgerecht wahrgenommen wurden.
Um festlegen zu können, ob ein Preis angemessen ist oder nicht, muss zunächst ermittelt werden, wie die bei der Immobilienverwaltung anfallenden Kosten die Preise beeinflussen und wofür ein Verwalter überhaupt Kosten erheben darf. Im Wesentlichen besteht die Verwaltergebühr aus den Bestandteilen Grundvergütung und Sondervergütung. Dabei deckt die Grundvergütung die bei der Immobilienverwaltung grundlegend anfallenden Kosten ab. Sondervergütungen hingegen fallen für Aufgaben an, die über die Grundvergütung, sprich die grundlegenden Verwaltungsaufgaben hinausgehen.
Zu den Tätigkeiten, die von der Grundvergütung umfasst sind, gehören beispielsweise die Erstellung der Jahresabrechnung und des Wirtschaftsplans, die Führung der Beschlusssammlung, aber auch die Einberufung und Abhaltung der jährlichen ordentlichen Eigentümerversammlung.
Die Sondervergütung hingegen umfasst Tätigkeiten wie die Einladung und Abhaltung einer außerordentlichen Eigentümerversammlung, die Planung und Durchführung umfangreicher baulicher Veränderungen oder die Kosten für einen erhöhten Aufwand durch die Übernahme einer WEG von einem vorherigen Verwalter. Sondervergütungen darf die Verwaltung nur erheben, wenn diese im Verwaltervertrag vereinbart oder durch einen Beschluss der Eigentümerversammlung gebilligt worden sind.
Keine Kosten darf die Immobilienverwaltung für die Einsichtnahme in Unterlagen durch die Wohnungseigentümer, die Einholung von Angeboten bei externen Dienstleistern, die Pflege der Beschlusssammlung, sowie für Sondervergütungen ohne Beschluss und über dem üblichen Stundensatz verlangen.
Wie hoch bei der Immobilienverwaltung konkret die Kosten für die Grundgebühr veranschlagt werden, hängt insbesondere von der Art der Verwaltung ab.
Bei der WEG-Verwaltung sollte man im Durchschnitt mit Kosten im Bereich von 25 bis 35 Euro rechnen. Bei der Miet- und der Sondereigentumsverwaltung belaufen sich die Kosten regelmäßig auf 35 bis 50 Euro.
Zu beachten bleibt, dass dies nur Mittelwerte sind und die tatsächlichen bei der Immobilienverwaltung anfallenden Kosten im Einzelfall hiervon abweichen können. Maßgeblich für derartige Abweichungen sind die oben aufgeführten Kriterien (Größe des Objekts, Zustand des Gebäudes, Lage, etc.).
Bei der WEG-Verwaltung gilt gemäß § 16 Abs. 2 S. 1 WEG, dass im Grundsatz die Eigentümer entsprechend ihrer Miteigentumsanteile die für den Gebrauch und die Immobilienverwaltung anfallenden Kosten tragen. Abweichende Vereinbarungen können in der Gemeinschaftsordnung oder anderweitig durch Vereinbarung getroffen werden, § 16 Abs. 2 S. 2 WEG.
Bei der Mietverwaltung hat im Grundsatz der Vermieter die für die Immobilienverwaltung der Mietwohnung anfallenden Kosten zu tragen. Zwar stellen die Kosten der Mietverwaltung im Grundsatz Nebenkosten – wie Strom- und Wasserkosten – dar, allerdings dürfen die Mietverwaltungskosten nicht auf den Mieter umgelegt werden (sog. nicht umlegbare Nebenkosten).
Im Zeitalter der Digitalisierung werden Prozesse der Immobilienverwaltung effektiver gestaltet. Insbesondere Aufgaben wie die Bearbeitung von Anfragen, die Sortierung von Akten und Unterlagen, sowie die Kommunikation mit den Eigentümern muss nicht mehr analog durchgeführt werden, sondern kann bequem und zeitlich effizient über Anbieter wie etg24 gestaltet werden.
Auch die Eigentümerversammlung selbst kann über die Software vorbereitet und durchgeführt werden: Einladungen können online verschickt, Abstimmungen direkt in der Software durchgeführt und ausgewertet werden und im Nachgang erstellt die Software selbstständig ein Protokoll, sowie die erforderliche Beschlusssammlung. Diese Aufgaben sind bei der Immobilienverwaltung zwar grundsätzlich unverzichtbar, allerdings stellen sie Routinetätigkeiten dar, für die grundsätzlich keine hohen fachlichen Kenntnisse erforderlich sind. Durch die Digitalisierung kann der Verwalter diese Aufgaben schnell und präzise erledigen und hat im Anschluss mehr Zeit für die Aufgaben, die wirklich seiner technischen, juristischen oder kaufmännischen Expertise bedürfen.
Durch die Digitalisierung spart sich die Immobilienverwaltung Kosten und Zeit für Papierkram und stupide Aufgaben. Dadurch wird die Tätigkeit des Verwalters aufgewertet, da er seine Zeit an den Stellen investieren kann, an denen sie dringender benötigt werden. Dies wiederum führt auf Seiten der Wohnungseigentümergemeinschaft dazu, dass der Verwalter sein „Know-how“ gezielter einsetzen und dadurch den Werterhalt der Immobilie sichern kann.
Durch den Einsatz von etg24 realisieren sich auch in ihrer Wohnungseigentümergemeinschaft die Vorteile der Digitalisierung. Die Immobilienverwaltung kann Kosten an wenig sinnstiftenden Stellen einsparen, ihre Arbeitszeit auf die wesentlichen Punkte konzentrieren und dadurch die Qualität der Verwaltung maximieren. Das Beste daran ist, dass die Grundfunktionen der Hausverwaltungssoftware kostenlos für Verwalter zur Verfügung stehen und dadurch von jedermann genutzt werden können.
Bei Immobilien und deren Verwaltung fallen Kosten an vielerlei Stellen an. Diese Kosten hängen von diversen Faktoren wie der Lage und dem Zustand der Immobilie, aber auch der Art der Verwaltung ab. Zu unterscheiden ist zwischen der WEG-Verwaltung, der Mietverwaltung und der Sondereigentumsverwaltung. Bei der WEG-Verwaltung sollte man mit Kosten zwischen 25 und 35 Euro pro Einheit und Monat rechnen. Bei der Miet- und Sondereigentumsverwaltung mit 35 bis 50 Euro. Je mehr Einheiten ein Objekt hat, desto geringer werden die bei der Immobilienverwaltung anfallenden Kosten.
Die Qualität der Verwaltung spielt eine wesentliche Rolle für die bei der Immobilienverwaltung anfallenden Kosten. Durch unsachgemäße Arbeiten einer Immobilienverwaltung können zusätzliche Kosten auf die Eigentümer zukommen. Durch die Digitalisierung der Verwaltung – beispielsweise mithilfe von etg24 – können die Verwalter ihre Arbeitszeit auf die wesentlichen Punkte konzentrieren und dadurch zum Werterhalt der Immobilie beitragen, was insbesondere für die Eigentümer des Objekts von wesentlicher Bedeutung ist.
In einer Immobilie fallen grundsätzlich viele Aufgaben an, die der Erhaltung und Nutzung des Objekts dienen. Um eine sachgerechte Verwaltung sicherzustellen, werden in der Praxis häufig externe Verwalter mit der Wahrnehmung beauftragt. Fraglich ist, ob es sich auch für die Immobilienverwaltung von kleinen Objekten lohnt, einen Verwalter zu bestellen und ob diese gegebenenfalls sogar dazu verpflichtet ist.
Die Anforderungen an ein Gebäude können sich im Laufe der Zeit ändern, sodass bauliche Veränderungen erforderlich werden.
Wann eine bauliche Veränderung – insbesondere in Abgrenzung zu einer Erhaltungsmaßnahme – vorliegt, ob eine solche ohne Weiteres durchgeführt werden kann und wer die Kosten einer solchen Maßnahme zu tragen hat, wird Ihnen in diesem Blogbeitrag erläutert.
Eigentümer haben die Kosten für die Instandhaltung des Objekts selbst aufzubringen. Um von diesen nicht überrascht zu werden und die Existenz der Eigentümer, bzw. die Instandhaltung der Immobilie, zu gefährden, verpflichtet das Wohnungseigentumsgesetz Wohnungseigentümergemeinschaften dazu, eine angemessene Instandhaltungsrücklage zu bilden. Was genau eine Instandhaltungsrücklage ist, wann diese angemessen ist und wer sie zu zahlen hat, wird Ihnen in diesem Blogbeitrag erläutert.
Michaela Knodt | HEAD OF SALES
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