Transparenz von Anfang an – Wie die KS Hausverwaltung mit etg24 digital startet

Über KS Hausverwaltung

Martin Karch ist Geschäftsführer der KS Hausverwaltung in Kempten im Allgäu und verwaltet aktuell ca. 800 Einheiten. Das Unternehmen ist noch jung und erst seit rund zwei Jahren im Markt. Genau das war die Chance, Prozesse von Anfang an sauber zu planen und digital aufzusetzen.

Die Ausgangslage: Prozesse neu denken statt Altlasten verwalten

Bei der KS Hausverwaltung gab es keine jahrzehntelange Historie, die umgebaut werden musste. In der Planungsphase wurde bewusst geprüft, welche Softwarelösungen wirklich passen. Die Entscheidung fiel früh auch auf etg24, um Transparenz, Dokumente und Kommunikation strukturiert abzubilden.

Der Kern: Transparenz senkt Rückfragen

Für Martin Karch ist Transparenz kein Extra, sondern Grundlage für effiziente Verwaltung. Wenn Vorgänge transparent dokumentiert sind, entstehen weniger Rückfragen. Deshalb ist für ihn das Vorgangsmanagement einer der wichtigsten Bausteine in etg24. 

„Wenn ich transparent mit Vorgängen umgehe, dann kommen auch weniger Rückfragen.“

Von Beginn an startet die KS Hausverwaltung effizient und digital

Struktur statt Aktenberge

Digitale Sendungen statt Kuvertieren

Klare Kommunikation statt Telefonmarathon

Die Lösung:
Eigentümerversammlungen vollständig mit etg24

Beim Thema Eigentümerversammlung ist das Team komplett auf etg24 ausgerichtet. Einladungen laufen zu 80 Prozent digital über etg24. Gleichzeitig bleibt die Verwaltung realistisch, denn ein Teil der Eigentümer ist weiterhin nur postalisch erreichbar. Außerdem werden

  • 80 Prozent der Abrechnungen inzwischen digital versendet.
  • sämtliche Störungsmeldungen und Informationen an die Bewohner schnell und unkompliziert zugestellt.
  • weniger Rückfragen per Telefon und E Mail durch schnelle Informationsbereitstellung entstehen.
  • Umlaufbeschlüsse effizient und rechtssicher durchgeführt.
  • Online Eigentümerversammlungen flexible Teilnahme ermöglicht, auch für ältere Eigentümer.
  • Umfragen abgehalten, um Meinungsbilder frühzeitig einzuholen.

Dokumente schnell finden statt lange Suchen

Dokumentenmanagement ist für die KS Hausverwaltung ein zentraler Hebel. Wenn Kunden Dokumente brauchen, wird direkt im richtigen Objekt gesucht und das passende Dokument schnell bereitgestellt. Ohne Portal würden Prozesse länger dauern und damit auch Kosten steigen.

Digitale Verwaltung mit Augenmaß

Martin Karch erzählt, dass nicht jeder Endkunde etg24 nutzt. Gerade ältere Menschen sind nicht immer technikaffin und das wird respektiert. Wer Unterstützung braucht, bekommt sie. Alle anderen werden aktiv auf die Dokumentenablage verwiesen, weil es für beide Seiten schneller ist.

„Wenn das nicht gegeben wäre, dann würden Prozesse deutlich länger dauern.“

Verwendete Features

Vorgangsbearbeitung

Von der Meldung bis zum erledigten Auftrag – alles lückenlos dokumentiert und nachvollziehbar

Sendungen

Digitale Post auf Knopfdruck – Briefe, Abrechnungen oder Einladungen schnell & DSGVO-konform versenden

Umlaufbeschlüsse

Schnell, rechtssicher und digital abstimmen – ohne Papier und Postweg.

Eigentümerversammlungen

Einfach planen, einladen und nachbereiten – mit digitalen Unterlagen und maximaler Transparenz.

Kommunikation

Klare Strukturen statt E-Mail-Chaos – alle Nachrichten, Aufgaben und Antworten an einem Ort.

Self-Service Kundenportal

Eigentümer & Mieter erledigen vieles selbst – transparent, sicher und ohne Rückfragen.

Support, der wirklich hilft

Beim Austausch mit dem etg24 Team lobt Martin Karch den Support ausdrücklich. Selbst bei einfachen Fragen wird sich Zeit genommen und es werden konkrete Hilfen geliefert, zum Beispiel per Bildschirmvideo.

Zitat:
„Das Team von etg24 hat von mir vertreten für unsere Hausverwaltung einen Riesenlob erhalten, weil der Support super ist. Nur um ein kleines Beispiel zu erwähnen, wenn man eine Anfrage für einen relativ einfachen Prozess hat, dann wird sich die Zeit genommen, es wird ein Bildschirmvideo erstellt mit Kommentar, einem dann per E-Mail als Antwort zugesendet und das ist natürlich auf einem Supportlevel sehr, sehr hoch anzurechnen.“

Fazit: Mut zur Digitalisierung

Zum Abschluss wird Martin Karch sehr klar. Digitalisierung ist Entwicklung. Wer sie ernst nimmt, muss auch am Mindset arbeiten. Seine Empfehlung an Kollegen ist eindeutig.

„Macht es. Also Mut zur Entwicklung, Mut zur Digitalisierung.“