Portal statt Papier. Wie die IVT AG mit etg24 Prozesse schlanker macht
Über die IVT AG
Sven Neubert ist Geschäftsführer bei der IVT AG. Das Stuttgarter Unternehmen verwaltet über 2.000 Einheiten. Sein Blick auf Digitalisierung ist geprägt von einem einfachen Prinzip: Kunden erwarten heute Self-Service – genau wie im Online-Banking.
„Früher sind wir zur Bank gegangen und haben Überweisungen ausgefüllt. Heute ist es normal, Dinge selbst im Online-Banking zu erledigen.“
Diese Erwartung überträgt er auf die Immobilienverwaltung: ein Portal, in dem Eigentümer und Mieter selbst Daten pflegen, Unterlagen finden und Kommunikation gebündelt stattfindet.
Die Ausgangslage: Viel Papier, unnötige Fehlerquellen
Vor etg24 arbeitete die IVT AG mit sehr viel Papier. Das führte zu ineffizienten Prozessen und einer höheren Fehlerquote. Gleichzeitig blieb im Alltag oft zu wenig Zeit, um an den Themen zu arbeiten, die das Unternehmen wirklich voranbringen und Digitalisierung ermöglichen.
„Vor etg24 hatten wir die Herausforderung, dass wir mit sehr viel Papier gearbeitet haben, was zu ineffizienten Prozessen und einer zu einer zu hohen Fehlerquote geführt hat.“
Wovon sich die IVT AG verabschiedet hat
Aktenberge & Papierarchive
Stundenlanges Kuvertieren & Frankieren
Endlose Rückfragen zu Störungen & Versammlungen
Die Lösung: Self-Service statt Rückfragen und gebündelte Kommunikation
Für Sven Neubert war früh klar: Die Portallösung muss zuerst kommen.
Der Anspruch: eine Plattform, die…
- Self-Service ermöglicht (z. B. Adress- und Kontaktdatenänderungen durch die Nutzer)
- Kommunikation bündelt und objektspezifisch ordnet
- Telefonate und E-Mail-Pingpong reduziert
- Umlaufbeschlüsse effizient und rechtssicher durchgeführt.
„Wir wollten ein Portal, wo Kunden über einen Self-Service ihre Daten pflegen können… und ein Kommunikationstool, das uns wegbringt von Telefon und E-Mail.“
Der größte Hebel: Eigentümerversammlungen
Die stärkste Erleichterung spürt die IVT AG bei Eigentümerversammlungen. Früher wurden Vorgänge mehrfach angefasst, von unterschiedlichen Personen, was ineffizient war und zu Verzögerungen führte. Mit etg24 ist alles sehr schnell und einfach vorbereitet. Tagesordnungspunkte lassen sich in andere Objekte übernehmen und nach der Versammlung ist der Prozess mit wenigen Klicks abgeschlossen. Unterschrift einholen und die Eigentümer haben das Protokoll noch am selben Abend. Auch die Beschlusssammlung wird automatisch von etg24 geführt.
„Die größte Erleichterung im Alltag haben wir tatsächlich mit etg24 in der Vorbereitung, Abhaltung und Nachbearbeitung von Eigentümerversammlungen gespürt.“
Verwendete Features
Vorgangsbearbeitung
Von der Meldung bis zum erledigten Auftrag – alles lückenlos dokumentiert und nachvollziehbar
Sendungen
Digitale Post auf Knopfdruck – Briefe, Abrechnungen oder Einladungen schnell & DSGVO-konform versenden
Umlaufbeschlüsse
Schnell, rechtssicher und digital abstimmen – ohne Papier und Postweg.
Eigentümerversammlungen
Einfach planen, einladen und nachbereiten – mit digitalen Unterlagen und maximaler Transparenz.
Kommunikation
Klare Strukturen statt E-Mail-Chaos – alle Nachrichten, Aufgaben und Antworten an einem Ort.
Self-Service Kundenportal
Eigentümer & Mieter erledigen vieles selbst – transparent, sicher und ohne Rückfragen.
Zusammenarbeit mit etg24: Persönlich und auf Augenhöhe
Sven Neubert beschreibt die Zusammenarbeit als persönlich und vertrauensvoll. Bei Problemen wird geholfen, und man hat nicht das Gefühl, nur eine Nummer zu sein. Für ihn ist das entscheidend, weil es Vertrauen schafft und am Ende die besten Ergebnisse ermöglicht.
„Man kennt sich persönlich und du hast als Kunde das Gefühl auch wirklich verstanden zu werden.“
Wenn Eigentümer den Unterschied merken, ziehen sie mit
Der Mehrwert wird für Eigentümer sofort sichtbar. Früher dauerte der Protokollversand oft deutlich länger. Heute ist das Protokoll noch am gleichen Abend verfügbar. Genau solche Ergebnisse machen Digitalisierung greifbar und steigern die Akzeptanz einer digitalen Lösung immens.
Was sich im Alltag messbar verändert hat
- Weniger Papier und weniger Fehlerquellen durch digitalere Abläufe
- Kommunikation objektbezogen gebündelt statt parallel über Telefon und E-Mail
- Schlankere Prozesse und spürbare Entlastung im Team
„Das führte letzten Endes bei uns zu schlankeren Prozessen und Personaleinsparungen.“
Fazit: Nicht ob, sondern wie weit
Für Sven Neubert ist Digitalisierung keine Frage von Ja oder Nein. Es geht darum, wie weit man bereits ist. Sein Rat ist, einen Partner zu wählen, mit dem man die ersten Schritte gemeinsam und partnerschaftlich geht. Seine Erfahrung mit etg24 ist durchweg positiv.
Zitat:
„Es ist heute nicht mehr die Frage, ob digitalisieren ja oder nein, es ist die Frage, wie weit bist du da schon, denn wir kommen nicht mehr an Digitalisierung vorbei. Ich kann nur positiv berichten von der Zusammenarbeit mit etg24 und würde es auch jedem weiterempfehlen.“
Sein Rat an die Kollegen: „Einen Partner mit ins Boot holen, mit dem man partnerschaftlich arbeiten kann. Und dann einfach anfangen. Einfach machen.“
