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Michaela Knodt | HEAD OF SALES
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In einer Immobilie fallen grundsätzlich viele Aufgaben an, die der Erhaltung und Nutzung des Objekts dienen. Um eine sachgerechte Verwaltung sicherzustellen, werden in der Praxis häufig externe Verwalter mit der Wahrnehmung beauftragt. Fraglich ist, ob es sich auch für die Immobilienverwaltung von kleinen Objekten lohnt, einen Verwalter zu bestellen und ob diese gegebenenfalls sogar dazu verpflichtet ist.
Diese und viele weitere Fragen im Zusammenhang mit der Hausverwaltung für kleine Objekte werden in diesem Blogbeitrag erläutert.
Inhalt
Im Wohnungseigentumsrecht gibt es keine Pflicht, eine Hausverwaltung für kleine Objekte zu engagieren. Vielmehr obliegt die Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums im Grundsatz den Eigentümern selbst, § 18 Abs. 1 WEG. Demnach können sich Wohnungseigentümergemeinschaften im Rahmen der sogenannten „echten Selbstverwaltung“ eigenständig verwalten.
Allerdings haben Eigentümer einen klagbaren Anspruch auf Bestellung eines zertifizierten Verwalters gem. § 18 Abs. 2 Nr. 1, 19 Abs. 2 Nr. 6, 26a WEG. Verlangt also ein Eigentümer die Bestellung eines zertifizierten Verwalters, hat die Wohnungseigentümergemeinschaft diesem Verlangen nachzukommen. Eine Ausnahme gilt für die Hausverwaltung für kleine Objekte i.S.d. § 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG: Hiernach sind Gemeinschaften mit weniger als neun Sondereigentumseinheiten von der Pflicht zur Bestellung eines zertifizierten Verwalters befreit, wenn ein Wohnungseigentümer zum Verwalter bestellt wurde und weniger als ein Drittel der Wohnungseigentümer die Bestellung eines zertifizierten Verwalters verlangen. Liegen diese Voraussetzungen nicht vor, ist eine Selbstverwaltung nur möglich, wenn sich alle Eigentümer einig sind, dass eine solche erfolgen soll.
Trotz ihrer geringeren Größen fallen auch bei der Hausverwaltung für kleine Objekte viele Aufgaben an. So sind unabhängig von der Größe des Objekts Eigentümerversammlungen abzuhalten und die Finanzen zu überwachen. Weiterhin muss auch bei der Hausverwaltung für kleine Objekte die Kommunikation zwischen Eigentümern und Verwalter sichergestellt werden, um alltägliche Fragen im Objekt zu klären. Obwohl also die „Standard-Aufgaben“ für Objekte unabhängig von Ihrer Größe anfallen, unterscheidet sich der mögliche Umsatz für die Immobilienverwaltung um ein Vielfaches. Die Verwaltungsgebühren berechnen sich in der Praxis auf Basis eines vereinbarten Honorars je Einheit und Monat. Eine Wohnanlage mit vielen Einheiten generiert dementsprechend einen höheren Umsatz. Eine Immobilienverwaltung muss sich also fragen, ob sich der Aufwand gegenüber den geringeren Gebühren für ein kleineres Objekt wirtschaftlich rentiert und das Unternehmen seine Dienste überhaupt noch zu angemessenen Preisen anbieten kann oder ob er nicht vielmehr seine begrenzten Ressourcen auf die Verwaltung großer Immobilien fokussieren sollte. Besonders das Thema Fachkräftemangel macht sich auch in Verwaltungen bemerkbar, weshalb die wertvollen Personalressourcen natürlich wirtschaftlich sinnvoll einzusetzen sind. Um die Hausverwaltung für kleine Objekte rentabel zu gestalten, müssen also deutlich höhere Gebühren je Einheit veranschlagt werden.
Dies hat zur Folge, dass hohe Kosten für eine WEG Verwaltung für ein kleines Objekt entstehen und sich für die Eigentümer die Frage stellt, ob sich eine professionelle Verwaltung überhaupt lohnt oder sie nicht lieber in die Selbstverwaltung gehen sollten.
Digitale Immobilienverwaltung
Eine Hausverwaltung für kleine Objekte lohnt sich dann, wenn besondere fachliche Kenntnisse – kaufmännischer oder juristischer Natur – erforderlich sind, die in den Personen der Eigentümer nicht vorhanden sind. Weiterhin ist eine Hausverwaltung für kleine Objekte sinnvoll, wenn sich keine Eigentümer finden, die genügend Zeit und Erfahrung haben, um eine Immobilie selbst zu verwalten. Außerdem ist anzuführen, dass eine WEG Verwaltung für ein kleines Objekt den Wert einer Immobilie erhalten oder sogar steigern und die mit der Verwaltung einhergehenden Risiken minimieren und daher durchaus sinnvoll sein kann.
Sind die Eigentümer nicht auf derartige Fähigkeiten angewiesen, kann für sie die Selbstverwaltung der Immobilie attraktiver sein, als die Bestellung eines Verwalters. Um hierbei alle gesetzlichen Anforderungen einzuhalten und eine gewisse Strukturierung sicherstellen zu können, bietet es sich an, die Verwaltung durch eine spezielle Software zu unterstützen. Eine solche Software steht mit dem cloudbasierten System von etg24 bereits jetzt zur Verfügung. Mehr dazu in nachfolgenden Kapiteln.
Ob die Bestellung einer Hausverwaltung für kleine Objekte sinnvoll ist, ist von den jeweiligen Eigentümern zu bestimmen und kann nicht pauschal gesagt werden. Faustformelartig kann man sich an Folgendem orientieren: Je umfangreicher und komplexer die bei der Verwaltung anfallenden Tätigkeiten, desto eher lohnt sich die Bestellung einer Hausverwaltung.
Entscheidet sich eine WEG nun aufgrund der Anforderungen dazu, eine Hausverwaltung für kleine Objekte zu beauftragen, wird dies in der Praxis nur umsetzbar sein, wenn das Honorar für die Verwaltung und der Aufwand für diese in einem wirtschaftlichen Verhältnis zueinander stehen.
Dabei gibt es zwei Stellschrauben:
Die Hausverwaltungssoftware von etg24 hilft bei der effizienten Bearbeitung und besonders bei der Strukturierung der Verwaltung. Durch die benutzerfreundliche Oberfläche der Software und der klaren Trennung zwischen einzelnen Objekten, ermöglicht schon die Basisversion der Hausverwalter Software kostenlos die parallele Verwaltung mehrerer Immobilien. Dies ist insbesondere bei der Hausverwaltung für kleine Objekte interessant: Denn Verwalter von derartigen Immobilien verwalten häufig eine Vielzahl kleinerer Objekte, sodass sie leicht den Überblick verlieren können. Mithilfe der etg24 Software kann dies durch die klare Trennung der einzelnen Objekte nicht passieren. Vielmehr ist für den Verwalter immer ersichtlich, welche Daten zu welchem Objekt gehören. Da etg24 auf Standardisierung setzt, ist einer der größten Vorteile, dass jedes Objekt genau gleich strukturiert ist.
Die Software bietet der Hausverwaltung die Möglichkeit objektbezogen mit den Eigentümern und Mietern zu kommunizieren, Daten auszutauschen und Dokumente hoch- oder herunterzuladen. Außerdem kann der gesamte Beschlussfassungsprozess 100 % digital und effizient vollzogen werden. Von der Einladung über die Vollmachten bis hin zum Protokoll und Beschlusssammlung, ist alles in etg24 möglich. Dies spart der Hausverwaltung für kleine Objekte enormen Aufwand, da zum einen weniger Papierkram anfällt und zum anderen die Verwaltung mit weniger Personal effizienter und transparenter gestaltet werden kann. Zwar bleibt eine gewisse höhere Gebühr pro Einheit für die Hausverwaltung für kleine Objekte, allerdings können die Preise über derartige Lösungsmodelle attraktiver gestaltet werden.
Alternativ können auch Hybride-Modelle herangezogen werden. Hierbei übernimmt der Verwalter nur diejenigen Aufgaben, die sein Know-how erfordern und lagert alle „alltäglichen“ Aufgaben an die Gemeinschaft aus, welche diese dann in Selbstverwaltung wahrnimmt. Dies hat zur Folge, dass der Verwalter auch nur für die jeweiligen Aufgaben vergütet werden muss. Da die Gemeinschaft in diesen Bereichen aber auch auf seine Hilfe angewiesen ist, „lohnt“ sich der Preis für die Eigentümer.
Mithilfe der cloudbasierten Hausverwaltung App von etg24 kann die Hausverwaltung für kleine Objekte von überall auf der Welt erfolgen. Dies ist gerade für Eigentümer, die ihren Wohnsitz nicht in der Nähe des Eigentumsobjekts haben ein Vorteil, da Kommunikationsvorgänge mit diesen einfach digital abgewickelt werden können und keine Zeit für einen anderweitigen Schriftverkehr verloren geht.
Außerdem erhält die App von etg24 regelmäßige Updates und Erweiterungen der Funktionen, sodass Verwalter stets auf dem aktuellsten Stand der Technik sind und bestmöglich die Anforderungen der Eigentümer erfüllen können.
Die Aufgaben eines Verwalters sind in § 27 WEG normiert. Hiernach ist der Verwalter dazu berechtigt und verpflichtet, untergeordnete Maßnahmen der Verwaltung zu treffen, die nicht zu erheblichen Verpflichtungen führen oder zur Wahrung einer Frist oder zur Abwendung eines Nachteils erforderlich sind. Der Verwalter vertritt in diesem Rahmen die Gemeinschaft bei gerichtlichen und außergerichtlichen Tätigkeiten, § 9b I 1 WEG. Für darüber hinausgehende Maßnahmen bedarf der Verwalter der Zustimmung der Gemeinschaft, § 27 II WEG.
Demnach darf der Verwalter insbesondere keine weitreichenden finanziellen Entscheidungen ohne die Zustimmung der WEG treffen oder eigenmächtig große bauliche Veränderungen durchführen.
Bei der Hausverwaltung für kleine Objekte besteht eine Ausnahme von der Pflicht zur Bestellung eines zertifizierten Verwalters, sofern die Voraussetzungen des § 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG vorliegen. Es steht damit im Ermessen der Gemeinschaft, ob sie einen externen Verwalter bestellen möchte oder nicht.
Ob die Bestellung einer externen Hausverwaltung für kleine Objekte sinnvoll ist, hängt vom Einzelfall, insbesondere von der Komplexität der Aufgaben und den Kenntnissen der Eigentümer in der Gemeinschaft ab. Grundsätzlich gilt: Je umfangreicher und komplexer die bei der Verwaltung anfallenden Tätigkeiten, desto eher lohnt sich die Bestellung einer Hausverwaltung. Durch alternative Modelle (Bsp. Hybrides-Modell) lassen sich die Preise für die Dienstleistung angemessen gestalten.
Egal welche Art der Hausverwaltung für kleine Objekte gewählt wird, die Software von etg24 kann die anfallenden Aufgaben unterstützen und erleichtern. Die Software stellt eine effektive Immobilienverwaltung für jedermann sicher.
Die Anforderungen an ein Gebäude können sich im Laufe der Zeit ändern, sodass bauliche Veränderungen erforderlich werden.
Wann eine bauliche Veränderung – insbesondere in Abgrenzung zu einer Erhaltungsmaßnahme – vorliegt, ob eine solche ohne Weiteres durchgeführt werden kann und wer die Kosten einer solchen Maßnahme zu tragen hat, wird Ihnen in diesem Blogbeitrag erläutert.
Eigentümer haben die Kosten für die Instandhaltung des Objekts selbst aufzubringen. Um von diesen nicht überrascht zu werden und die Existenz der Eigentümer, bzw. die Instandhaltung der Immobilie, zu gefährden, verpflichtet das Wohnungseigentumsgesetz Wohnungseigentümergemeinschaften dazu, eine angemessene Instandhaltungsrücklage zu bilden. Was genau eine Instandhaltungsrücklage ist, wann diese angemessen ist und wer sie zu zahlen hat, wird Ihnen in diesem Blogbeitrag erläutert.
Die Verwaltung, Nutzung und Instandhaltung einer Immobilie verursachen Kosten. Um den Finanzbedarf einer Wohnungseigentümergemeinschaft zu decken, müssen Einnahmequellen geschaffen werden. Welche Rolle hierbei das sogenannte Hausgeld spielt, wer für die Eintreibung des Hausgeldes verantwortlich ist und ob man das Hausgeld auf Mieter umlegen kann, wird Ihnen in diesem Beitrag erläutert.
Michaela Knodt | HEAD OF SALES
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