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Michaela Knodt | HEAD OF SALES
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Haus- und Grundstücksverwaltung umfasst vielfältige Aufgaben und erfordert exaktes Arbeiten. Nicht umsonst entscheiden sich viele Eigentümer und Eigentümergemeinschaften für die Beauftragung spezialisierter Unternehmen, die das notwendige Fachwissen mitbringen und einen professionellen Service bieten. Dies lässt sich mit spezieller Software auch hervorragend digital unterstützen.
Inhalt
Eigentum verpflichtet: Immobilieneigentümer müssen sich nicht nur um ihr Eigentum kümmern, sondern bei der Vermietung auch um die Belange ihrer Mieter. Die vielfältigen Aufgaben lassen sich in drei wichtige Bereiche einteilen:
Die technische Hausverwaltung
Gebäude und Anlage müssen nicht nur laufend instand gehalten werden, sondern auch in größeren Abständen modernisiert werden. Dabei gilt der energetischen Modernisierung ein ebenso großes Augenmerk wie dem Sanierungsbedarf bei älteren Gebäuden. Eine seriöse Hausverwaltung überprüft deswegen regelmäßig den Zustand der verwalteten Objekte. So können anbahnende Probleme möglichst frühzeitig identifiziert und sinnvolle Maßnahmen eingeleitet werden. Dazu werden in Absprache mit den Eigentümern Reparaturen oder Instandhaltungsmaßnahmen ausgeschrieben, vergeben und überwacht.
Die wirtschaftliche Hausverwaltung
Die Hausverwaltung prüft das Objekt betreffende Rechnungen, erfasst diese in der Buchhaltung und initiiert die Bezahlung. Die Eigentümer erhalten eine jährliche Abrechnung, in der alle relevanten Aufwendungen detailliert und exakt aufgeführt werden. Die Kosten werden per Umlage und je nach Anteil auf die Eigentümer umgelegt. Auf der Grundlage der vorliegenden Zahlen erstellt die Hausverwaltung für das nächste Jahr einen belastbaren Wirtschaftsplan. So können die Eigentümer die anstehenden Kosten einkalkulieren.
Die kaufmännische Hausverwaltung
Über die genannten Leistungen hinaus rückt dieser Aufgabenbereich immer stärker in den Fokus. Hier geht es um die Abwicklung von Schäden, die bei Bedarf auch gerichtliche Auseinandersetzungen notwendig machen. Auch geht es um die Kostenoptimierung. Angesichts der steigenden Preise für Strom, Gas und Wasser kann die Vertragsoptimierung zu einer effektiven Kostenerleichterung führen. Andererseits fällt das gesamte Mahnwesen in diesen Bereich – und zwar sowohl gegenüber den einzelnen Eigentümern einer WEG als auch gegenüber den Mietern.
Welche Leistungen sinnvoll sind, hängt immer von den konkreten Voraussetzungen ab: Beauftragt eine Eigentümergemeinschaft eine Hausverwaltung (WEG-Verwaltung), hat diese die Interessen der WEG wahrzunehmen – auch gegenüber den einzelnen Eigentümern. Diese können wiederum entscheiden, ob sie eine separate Hausverwaltung für ihre Eigentumswohnung nutzen (Sondereigentumsverwaltung), um beispielsweise die Betriebskostenabrechnung durch die Hausverwaltung durchzuführen und die Mietzahlungen managen zu lassen.
Es handelt sich also um verschieden gelagerte Interessen, die die Aufgaben und Leistungen einer Hausverwaltung und letztendlich auch die Hausverwaltungskosten bestimmen. Grundsätzlich stellen sich drei unterschiedliche Konstellationen und daraus resultierende Leistungsschwerpunkte dar:
Die unterschiedlichen Interessen bestimmen die jeweiligen Aufgaben, die eine Hausverwaltung im Interesse des Auftraggebers zu erledigen hat:
Bei einer WEG-Verwaltung ist die Eigentümergemeinschaft der Auftraggeber. Hier spielen also die Belange der Gemeinschaft die Hauptrolle. Dazu zählen technische, wirtschaftliche und kaufmännische Verwaltungsaufgaben. Aber auch weitere Punkte, wie zum Beispiel die Erstellung und Umsetzung einer passenden Hausordnung gehören dazu.
Den rechtlichen Rahmen für die Arbeit der Hausverwalter bildet ein neues Gesetz – das WEG wurde nämlich 2020 novelliert. Damit wurden die Kompetenzen und Aufgaben der Hausverwaltung sowie Rechte und Pflichten erweitert und konkretisiert. Die Hausverwaltung darf nun zum Beispiel innerhalb eines von der Eigentümergemeinschaft festgelegten Rahmens Aufträge auch eigenständig vergeben. Darüber hinaus können WEGs mit mehr als acht Einheiten ab 01.12.2023 eine Zertifizierung von ihrem Verwalter verlangen, sodass bei Bedarf eine spezielle Weiterbildung der Hausverwaltung notwendig ist. So soll die Qualität dieser anspruchsvollen Arbeit gewährleistet werden.
Die wichtigsten Aufgaben in diesem Bereich:
Die andere Seite der Medaille stellt die Mietverwaltung dar. Hier wird das Interesse des einzelnen Eigentümers gegenüber seinem Mieter und bei Bedarf auch gegenüber Dritten wie Handwerkern oder Versorgungsunternehmen vertreten. Ein Hausverwalter wird somit zum ersten Ansprechpartner, sollte ein Mieter Fragen oder Probleme haben. Denn es ist seine Pflicht, schnellstmöglich sinnvolle Lösungen zu organisieren. Stehen Renovierungs- oder Sanierungsmaßnahmen an, obliegen ihm die Abstimmung, Organisation und Überwachung.
Die wichtigsten Aufgaben in diesem Bereich:
Digitale Immobilienverwaltung
Fakt ist: Diese komplexen Leistungen kosten Geld – schließlich erledigt eine Hausverwaltung die Aufgaben, die Eigentümern obliegen. Wie hoch der Preis für eine Hausverwaltung letztendlich ausfällt, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Die Fragen lauten demnach:
Welcher Leistungsbereich der Hausverwaltung soll abgedeckt werden?
Hier einige Durchschnittswerte, um die Größenordnung zu umreißen:
Es können aber auch alternative Gebührensätze vereinbart werden, wie zum Beispiel zwischen fünf und sechs Prozent der Kaltmiete, auf die dann ebenfalls die gesetzliche Mehrwertsteuer aufzuschlagen ist. Darüber hinaus kann eine Hausverwaltung durchaus zusätzliche Kosten berechnen, wenn außerordentliche Arbeiten, wie beispielsweise größere Sanierungsvorhaben, zu managen sind. Ausschlaggebend sind immer die Details, die die Vertragspartner individuell vereinbaren.
Eine Hausverwaltung hat Rechte und Pflichten zu erfüllen – und verursacht Kosten. Es ist also nachvollziehbar, dass Eigentümer sich die Frage stellen, ob sie sich nicht selbst mit der Materie befassen und sich das Geld einsparen. Das ist durchaus legitim, denn es gibt de facto keine Pflicht zur Haus- und Grundstücksverwaltung. Allerdings stehen insbesondere Eigentümergemeinschaften dann vor großen Herausforderungen: Kann der Eigentümer eines vermieteten Mehrfamilienhauses sämtliche Entscheidungen alleine treffen, muss sich eine WEG abstimmen – bis hin zur Farbe der Fassade. Erfahrungsgemäß sind es vor allem die finanziellen Entscheidungen, die zu Streit führen und die Hausverwaltung schon als Vermittler so wichtig machen.
Fakt ist: Sobald ein Mitglied der Eigentümergemeinschaft die Hausverwaltung durch einen externen Dienstleister verlangt, muss die Gemeinschaft dies auch umsetzen.
Und das aus gutem Grund: Den anfallenden Hausverwaltungskosten stehen vielfältige Leistungen gegenüber, die die Eigentümergemeinschaft im Falle einer Selbstverwaltung nämlich untereinander aufteilen müsste. Daraus ergeben sich regelmäßig größere Probleme, wie beispielsweise:
Es gilt also, eine fundierte Kosten-Nutzen-Analyse durchzuführen, um eine tragfähige Entscheidung für oder wider eine Hausverwaltung treffen zu können.
An dieser Stelle kommt die Digitalisierung ins Spiel: Letztendlich lassen sich die Aufgaben einer Immobilienverwaltung ähnlich wie die Abläufe in anderen Unternehmen digital abbilden – als Customer-Relationship-Management (CRM) der Hausverwaltung. Eine spezielle Software wie die von etg24 stellt beispielsweise sicher, dass alle Dokumente und Informationen digitalisiert und archiviert werden – sie sind damit jederzeit und per Hausverwaltung App auch von überall aus abrufbar. Damit wird die Transparenz deutlich erhöht, gleichzeitig reduziert sich in der Hausverwaltung der Papierverbrauch. Nicht zu unterschätzen ist die Tatsache, dass Serviceanfragen über ein CRM durch die Hausverwaltung effizienter bearbeitet werden können – es bleibt nicht nur mehr Zeit für wichtige Betreuungsaufgaben, alle Vorgänge lassen sich auch besser nachvollziehen.
Die Einführung einer solchen Software für die Hausverwaltung ist klar und sicher strukturiert: Zunächst werden die relevanten Dokumente sowie die Kommunikation und der Informationsfluss zwischen Hausverwaltung und Eigentümern bzw. Mietern digitalisiert – über die Hausverwaltung-App. In diesem Umfang ist die Hausverwalter-Software kostenlos, was das Angebot auch für Selbstverwalter spannend macht. In der vollen Version etg24 Pro entsteht in den nächsten Schritten eine komplette Termin- und Kundendatenverwaltung. Letztendlich können Sie Ihre gesamte Immobilien-Hausverwaltung mobil organisieren, denn sogar die Beschlussfassung lässt sich mit der Eigentümerversammlung online und dem Umlaufbeschluss in etg24 digital sowie einfach umsetzen.
Ob Hausverwaltung der Eigentumswohnung, einer WEG oder eines Mehrfamilienhauses – die Aufgaben sind enorm und vor allem vielfältig. Ein auf die Hausverwaltung spezialisiertes Unternehmen einzuspannen, reduziert die Arbeit für den Eigentümer drastisch. Schon der Umfang, den etg24 als Hausverwalter-Software kostenlos bietet, erleichtert die Arbeit enorm – und das sowohl für die professionelle Hausverwaltung als auch für die Hausverwaltung in Eigenregie. Sollten Sie Fragen haben, kontaktieren Sie uns gern!
Die Hausverwaltung kümmert sich um die technische, wirtschaftliche und kaufmännische Betreuung von Immobilien. Zu den Aufgaben einer Hausverwaltung gehört somit z. B. die ordnungsgemäße Buchführung, technische Kontrollen zur Früherkennung notwendiger Reparaturen oder die Vorbereitung, Einberufung und Abhaltung von Eigentümerversammlungen.
Man unterscheidet zwischen der Hausverwaltung nach Wohnungseigentumgsgesetz (WEG), der Sondereigentums- bzw. Mietsonderverwaltung und der Mietverwaltung. Welche Art der Hausverwaltung sinnvoll ist, hängt von einigen Faktoren ab. Insbesondere wer die Hausverwaltung beauftragt, ist hier ausschlaggebend.
Die Kosten für eine professionelle Hausverwaltung können je nach benötigten Leistungen stark variieren. Im Durchschnitt kostet eine WEG-Verwaltung für eine Wohnung in Objekten mit zehn Wohneinheiten 18 bis 40 Euro netto im Monat, eine Mietverwaltung je Wohneinheit gibt es ab 25 bis 50 Euro netto im Monat.
Eine Hausverwaltung zu haben ist keine Pflicht. Jeder Wohnungseigentümer hat jedoch das Recht auf eine ordnungsgemäße Verwaltung des Eigentums und kann einen professionellen Hausverwalter verlangen.
In einer Immobilie fallen grundsätzlich viele Aufgaben an, die der Erhaltung und Nutzung des Objekts dienen. Um eine sachgerechte Verwaltung sicherzustellen, werden in der Praxis häufig externe Verwalter mit der Wahrnehmung beauftragt. Fraglich ist, ob es sich auch für die Immobilienverwaltung von kleinen Objekten lohnt, einen Verwalter zu bestellen und ob diese gegebenenfalls sogar dazu verpflichtet ist.
Die Anforderungen an ein Gebäude können sich im Laufe der Zeit ändern, sodass bauliche Veränderungen erforderlich werden.
Wann eine bauliche Veränderung – insbesondere in Abgrenzung zu einer Erhaltungsmaßnahme – vorliegt, ob eine solche ohne Weiteres durchgeführt werden kann und wer die Kosten einer solchen Maßnahme zu tragen hat, wird Ihnen in diesem Blogbeitrag erläutert.
Eigentümer haben die Kosten für die Instandhaltung des Objekts selbst aufzubringen. Um von diesen nicht überrascht zu werden und die Existenz der Eigentümer, bzw. die Instandhaltung der Immobilie, zu gefährden, verpflichtet das Wohnungseigentumsgesetz Wohnungseigentümergemeinschaften dazu, eine angemessene Instandhaltungsrücklage zu bilden. Was genau eine Instandhaltungsrücklage ist, wann diese angemessen ist und wer sie zu zahlen hat, wird Ihnen in diesem Blogbeitrag erläutert.
Michaela Knodt | HEAD OF SALES
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Intuitiv, effizient und begeisternd einfach – die App für die digitale Verwaltung Ihrer Immobilien.
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