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Michaela Knodt | HEAD OF SALES
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Die Verwaltung einer Immobilie ist ein komplexer Vorgang, der vor allem in der analogen Ausführung Unmengen an Papierkram hervorbringt: Verträge müssen abgeheftet, Eigentümer- und Mieterdaten gesammelt sowie ganz nebenbei noch die Finanzen der Eigentümergemeinschaft bzw. der Immobilie überwacht werden. Während dies vor 20 Jahren noch mit viel Zeitaufwand verbunden war, hat sich mit der Zeit eine effektivere Art der Verwaltung herauskristallisiert, welche von jedermann genutzt werden kann: Die Rede ist von der Verwaltung mithilfe moderner Immobilienverwaltung Software.
Was eine Immobilienverwaltung Software ist, welche Vorteile sie für Ihre Objektverwaltung mitbringt und was das Ganze mit einem Waschtrockner zu tun hat, erfahren Sie in diesem Artikel.
Inhalt
Bei einer Immobilienverwaltung Software handelt es sich um eine digitale Lösung zur Verwaltung eines Eigentumsobjekts. Derartige Softwares erlauben die erleichterte Wahrnehmung aller, im Zusammenhang mit der Verwaltung einer Immobilie anfallenden Aufgaben. Hierzu zählen insbesondere Dokumentenmanagement, Durchführung von Eigentümerversammlungen, die Buchhaltung aber auch die Kommunikation innerhalb der WEG.
Im Grundsatz ist zu unterscheiden zwischen serverbasierter und cloudbasierter Immobilienverwaltung Software. Während bei einem cloudbasierten System der Zugriff über einen Browser oder eine App erfolgt, muss bei einem serverbasierten System eine Installation auf der Hardware durchgeführt werden. Dies führt zu maßgeblichen Vorteilen cloudbasierter Systeme:
Durch den Zugang über einen Browser, kann eine cloudbasierte Immobilienverwaltung Software von überall genutzt werden. Dies ermöglicht eine weitreichende Flexibilität, sowohl für Kunden als auch für Mitarbeiter. Verfügt die Software des Weiteren über eine mobile App, können auch Aufgaben unterwegs bequem vom Smartphone aus erledigt werden.
Weiterhin werden cloudbasierte Systeme in der Regel schneller weiterentwickelt und erhalten folglich auch häufiger Updates. Dies verbessert in der Regel die Funktionsvielfalt und Usability der Immobilienverwaltung Software und damit auch die Zufriedenheit der Anwender. Demgegenüber stellt sich die Aktualisierung serverbasierter Systeme häufig als problematisch und zeitaufwendig dar.
Hauptsächlich spricht für die Verwendung einer cloudbasierten Immobilienverwaltung Software die Speicherung der Daten über externe Server. Wie bereits erwähnt führt dies zunächst dazu, dass die Daten von überall zugänglich sind. Viel wichtiger ist allerdings, dass die Daten in der Regel nicht verloren gehen können, wohingegen bei der serverbasierten Lösung eine Vernichtung der lokalen Hardware/Server zugleich den Verlust der darauf gespeicherten Daten mit sich bringt.
Im Zeitalter der Digitalisierung, Mobilität und Remote-Work bietet deshalb ein cloudbasiertes System die optimale Lösung für eine effektive Verwaltung von jedem beliebigen Standort der Welt.
Digitale Immobilienverwaltung
Egal ob cloud- oder serverbasiert, Immobilienverwaltung Software gibt es in verschiedenen Arten. Welche Art vorliegt hängt maßgeblich von der Aufgabe ab, die diese Software zu erfüllen hat. Es gibt Abrechnungssoftwares (sog. ERP-Systeme), Online-Portale/Software, aber auch Spezialsoftwares, spezifisch für bestimmte Teilbereiche der Immobilienverwaltung.
Welche Art von Immobilienverwaltung Software für Sie passend ist, hängt von den Anforderungen der Verwaltungsobjekte ab. So kann es in kleineren Gemeinschaften mit wenigen Aufgaben evtl. noch ausreichend sein, eine Abrechnungssoftware zu verwenden, um die Jahresabrechnung präzise durchführen zu können. Allerdings gehört in den meisten Fällen weit mehr zur Hausverwaltung als die Abrechnung: Vor allem die Kommunikation zwischen Eigentümern und Verwaltung ist einer der wesentlichen Punkte moderner Hausverwaltung. Aber auch das Management der anfallenden Dokumente, die Bearbeitung von Vorgängen wie Sanierungen oder die Vorbereitung und Durchführung der Eigentümerversammlung gehören zu deren wichtigsten Aufgaben. Derartige Vorgänge können durch moderne Online-Software-Lösungen – wie beispielsweise in der Immobilienverwaltung Software etg24 vorhanden – erleichtert werden. Heutzutage ist es daher nicht mehr effizient und wirtschaftlich sinnvoll, nur eine Abrechnungssoftware zur Wohnungsverwaltung zu verwenden.
Wenn es also nicht mehr zeitgemäß ist, nur die Abrechnung mit einer Softwarelösung abzubilden, sollte doch die effektivste Lösung für Hausverwaltungen eine Software sein, die alle Teilbereiche in sich vereint? Eine derartige Kombipaket-Software würde dann die maximale Zeit- und Kostenersparnis mit sich bringen, oder nicht?
Die Praxis zeigt, dass derartige Vorstellungen ein Trugschluss sind. Um die Problematik einer All-in-One-Lösung zu beschreiben, lässt sich ein Vergleich mit einem Waschtrockner anführen: Ein Waschtrockner ist eine Kombination aus Waschmaschine und Trockner. Beide Funktionen werden in einem Gerät vereint, sodass vermeintlich Platz und Kosten gespart werden können. Allerdings sind sich Experten wie Ökotest und die Verbraucherzentrale einig, dass Waschtrockner mehr Ressourcen verbrauchen als Einzelgeräte. Darüber hinaus performen Waschmaschinen und Trockner in ihren Kompetenzbereichen besser als die Kombination aus beidem. Das liegt daran, dass sie für die jeweiligen Aufgaben spezialisiert wurden.
Ähnlich verhält es sich bei zwei separaten Softwares für sämtliche Aufgaben der täglichen Objektbetreuung (digitales Dokumentenmanagement, Kommunikation, Vorgangsbearbeitung, Versammlungsmanagement etc.) und der Buchhaltung/Abrechnung. Diese sind in ihren Kernkompetenzen häufig besser als eine All-in-One-Software. Gerade bei der optimierten Verarbeitung von Daten und Prozessen kommt es auf Details an, die in der Praxis aktuell in keiner Kombi-Lösung bedienerfreundlich und effizient integriert sind. Vielmehr braucht es eine gewisse Spezialisierung, um Qualität gewährleisten zu können. Die maximale Zeit- und Kostenersparnis erzielt man folglich nicht mit einer All-in-One-Lösung, sondern mit der cleveren Kombination zwischen zwei starken Software-Lösungen.
Welche Immobilienverwaltung Software für Sie und Ihre Hausverwaltung am besten geeignet ist, hängt stark von den individuellen Anforderungen ab. Um eine sachgerechte Entscheidung treffen zu können, sollten Sie strategisch vorgehen und verschiedene Versionen testen, bevor Sie sich endgültig festlegen. Wir empfehlen Ihnen eine Kombination aus Abrechnungssoftware und der cloudbasierten Immobilienverwaltung Software von etg24.
Aufgrund der Vielzahl an Möglichkeiten profitieren sämtliche Personen, die in irgendeiner Art und Weise am Objekt beteiligt sind, von der Nutzung einer digitalen Immobilienverwaltung Software. Hierzu gehören neben den Eigentümern und Mietern auch externe Dienstleister. Den größten Nutzen aus einer Immobilienverwaltung Software ziehen allerdings die Hauptakteure: Die Verwalter.
Eine Hausverwalter Software führt zu einer massiven Zeit- und Kostenersparnis für alle Parteien und damit zu einem enormen Vorteil gegenüber analogen Hausverwaltungen.
Künstliche Intelligenz (KI) ist für viele von uns Zukunftsmusik und noch lange nicht im Alltag angekommen. Anders verhält es sich auf dem Gebiet der Entwicklung von cloudbasierter Immobilienverwaltung Software, wo KI seit geraumer Zeit eine immer wichtigere Rolle spielt.
Durch die Nutzung von KI ist eine weitere Automatisierung der Prozesse bei der Hausverwaltung möglich. Beispielsweise können durch KI externe E-Mails gefiltert und themenspezifisch in der Immobilienverwaltung Software verarbeitet werden, was der Verwaltung die Durchsicht der eigenen E-Mails auf relevante Anliegen erleichtert. Weiterhin können die E-Mails direkt dem entsprechenden Objekt und dem dort zuständigen Mitarbeiter zugeordnet werden. Auch kann die KI zu problematischen Sachverhalten konkrete Lösungsvorschläge erarbeiten, anhand derer die Mitarbeiter dann manuell eine Entscheidung treffen können.
Es lässt sich also mit Gewissheit sagen, dass die KI eine Immobilienverwaltung Software speziell bei der Analyse und Verarbeitung von Daten weitgehend unterstützen und dadurch deren Leistungsfähigkeit in der Zukunft noch weiter verbessern kann.
Einen Einblick zu Anwendungsfällen von KI in der Hausverwaltung erhalten Sie in folgendem Video zum Thema Intelligente E-Mail-Inbox – KI & ChatGPT in etg24.
Die Immobilienverwaltung Software von etg24 vereint alle für eine effektive Kunden- und Objektbetreuung wichtigen Funktionen. Von der Speicherung der Eigentümer- und Mieterdaten sowie weiterer Stammdaten, über das Management wichtiger Dokumente, der internen Aufgabenverwaltung, dem Vorgangsmanagement bis hin zur Organisation von Eigentümerversammlungen ist alles vorhanden. etg24 zeichnet sich hierbei durch die saubere wohnungswirtschaftliche Datenstruktur innerhalb der Immobilienverwaltung Software und das Maximum an Bedienerfreundlichkeit aus.
Eigentümerversammlung und Umlaufbeschluss
Mithilfe von etg24 können Eigentümerversammlungen vorbereitet, durchgeführt und nachbereitet werden. Zunächst unterstützt etg24 die Versendung der Einladungen zur Eigentümerversammlung. Im Rahmen der Versammlung selbst können Abstimmungen einfach in der Immobilienverwaltung Software von allen Eigentümern vorgenommen und digital durch den Verwalter eingesehen werden.
Können Eigentümer nicht persönlich an der Versammlung teilnehmen, haben diese die Möglichkeit, Vollmachten für andere Eigentümer oder den Verwalter zu erteilen.
Als Alternative zur Versammlung kann der Verwalter auch über das Portal einen Umlaufbeschluss erstellen und blitzschnell an alle Eigentümer versenden.
Das Abstimmungsergebnis wird im Nachgang für alle Teilnehmer in der Immobilienverwaltung Software visualisiert und das Protokoll kann digital unterzeichnet werden. Um den Inhalt der Beschlussfassung auch noch Monate später nachvollziehen zu können, werden die Protokolle und Beschlüsse digital unter „Dokumente“ abgespeichert. Eine Beschlusssammlung wird durch die Immobilienverwaltung Software des Weiteren automatisiert generiert.
Kommunikation
Auch außerhalb der Eigentümerversammlungen bietet etg24 zahlreiche nützliche Funktionen. So unterstützt die Immobilienverwaltung Software jegliche Arten der Kommunikation zwischen Verwalter und Eigentümer:
Verarbeitung von Eigentümerdaten
Ein weiterer maßgeblicher und bei der Immobilienverwaltung Software von etg24 einzigartiger Punkt ist der Self-Service-Ansatz, bei welchem die Eigentümer im Portal selbstständig ihre persönlichen Daten verwalten. Diese können dann vom Verwalter eingesehen und für Kommunikationsvorgänge genutzt werden. Auch Verträge mit den Eigentümern oder etwaigen Mietern können direkt im Portal hinterlegt und jederzeit eingesehen werden.
Dies spart vor allem der Verwaltung enorm Zeit, da die Daten direkt dort, wo sie entstehen, in der Immobilienverwaltung Software verarbeitet und für weitere Prozesse genutzt werden können. Sind derartige Daten andernorts vorhanden, besteht bei einer vorliegenden Integration zu etg24 die Möglichkeit, diese zu übertragen. Die Integration anderer Softwares an etg24 ist dank moderner API-Schnittstelle möglich, sodass Daten komfortabel ausgetauscht werden können.
Immobilienwissen
Sind all diese Funktionen der Immobilienverwaltung Software den Nutzern nicht genug, können sie sich spezifisches Wissen im Wohnungseigentums- und Mietrecht über den Reiter “Immobilienwissen” aneignen. Hier werden relevante Gerichtsurteile und einschlägige gesetzliche Regelungen zur Verfügung gestellt. Die Nutzer können sich mit Hilfe dieser Funktion der Immobilienverwaltung Software über alle wesentlichen rechtlichen Vorgänge rund um das Immobilienrecht auf dem Laufenden halten.
Die Immobilienverwaltung Software von etg24 in der Basis-Version ist die ersten 12 Monate kostenlos verfügbar. Dies bietet den idealen Start in die digitale Verwaltung!
Die analoge Form der Hausverwaltung mit Unmengen an Papierkram gehört der Vergangenheit an. Heutzutage ersetzen digitale Softwares die unzähligen Aktenordner in Ihren Büros. Welche Immobilienverwaltung Software zu Ihrer Verwaltung passt, hängt vom Einzelfall ab und sollte sorgfältig überdacht werden. Im Grundsatz lässt sich sagen, dass vor allem cloudbasierte Softwares den aktuellen Anforderungen an eine effektive Hausverwaltung gerecht werden.
Bei der Wahl der Immobilienverwaltung Software ist darauf zu achten, dass die Verwendung von unzähligen Spezialsoftwares für jeden Teilbereich genauso wenig effektiv ist, wie eine All-in-One-Lösung. Wie so häufig im Leben ist der Mittelweg die optimale Lösung. Wir empfehlen Ihnen daher die Verwendung der Immobilienverwaltung Software von etg24, mit welcher Sie alle im Zusammenhang mit der Betreuung des Eigentumsobjekts anfallenden Aufgaben, insbesondere die Kommunikation und das Dokumentenmanagement erledigen und die Kundenzufriedenheit erhöhen können. Für die darüber hinaus anfallenden Aufgaben der Buchhaltung kann ergänzend ein weiteres System herangezogen werden.
Sollte dieser Beitrag Ihr Interesse geweckt haben, können Sie sich hier weiter über die zahlreichen Funktionen der Immobilienverwaltung Software von etg24 informieren.
In einer Immobilie fallen grundsätzlich viele Aufgaben an, die der Erhaltung und Nutzung des Objekts dienen. Um eine sachgerechte Verwaltung sicherzustellen, werden in der Praxis häufig externe Verwalter mit der Wahrnehmung beauftragt. Fraglich ist, ob es sich auch für die Immobilienverwaltung von kleinen Objekten lohnt, einen Verwalter zu bestellen und ob diese gegebenenfalls sogar dazu verpflichtet ist.
Die Anforderungen an ein Gebäude können sich im Laufe der Zeit ändern, sodass bauliche Veränderungen erforderlich werden.
Wann eine bauliche Veränderung – insbesondere in Abgrenzung zu einer Erhaltungsmaßnahme – vorliegt, ob eine solche ohne Weiteres durchgeführt werden kann und wer die Kosten einer solchen Maßnahme zu tragen hat, wird Ihnen in diesem Blogbeitrag erläutert.
Eigentümer haben die Kosten für die Instandhaltung des Objekts selbst aufzubringen. Um von diesen nicht überrascht zu werden und die Existenz der Eigentümer, bzw. die Instandhaltung der Immobilie, zu gefährden, verpflichtet das Wohnungseigentumsgesetz Wohnungseigentümergemeinschaften dazu, eine angemessene Instandhaltungsrücklage zu bilden. Was genau eine Instandhaltungsrücklage ist, wann diese angemessen ist und wer sie zu zahlen hat, wird Ihnen in diesem Blogbeitrag erläutert.
Michaela Knodt | HEAD OF SALES
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