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Michaela Knodt | HEAD OF SALES
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Eine Immobilie kostet auch nach deren Erwerb regelmäßig Geld. Sowohl durch die Bewohnung des Objekts, als auch durch erforderliche Instandhaltungsmaßnahmen fallen vielerlei Kosten an. Um auf diesen nicht sitzen zu bleiben, legen Vermieter (= Eigentümer) die Nebenkosten im Rahmen einer Nebenkostenabrechnung normalerweise auf die Mieter des Objekts um.
Ob dies ohne Weiteres zulässig ist, wann eine Nebenkostenabrechnung aufgestellt werden muss und welche Kosten überhaupt umlagefähig sind, erfahren Sie in diesem Blogbeitrag.
Inhalt
Der Vermieter (= Eigentümer) einer Immobilie hat im Grundsatz alle Nebenkosten, das heißt alle Betriebs- und sonstige Nebenkosten, zu tragen. Von diesem Grundsatz können die Parteien gem. § 556 Abs. 1 BGB im Mietvertrag eine abweichende Vereinbarung treffen und die Betriebskosten (nicht die Nebenkosten!) auf den Mieter umlegen, was dann in der Nebenkostenabrechnung detailliert aufgeführt wird. Betriebskosten sind dabei die Kosten, die dem Eigentümer durch das Eigentum oder durch den bestimmungsmäßigen Gebrauch des Gebäudes, der Nebengebäude, Anlagen, Einrichtungen und des Grundstücks laufend entstehen, § 556 Abs. 1 S. 2 BGB. Nebenkosten hingegen umfassen darüber hinaus alle Kosten, die im Zusammenhang mit der Immobilie entstehen, beispielsweise Instandhaltungskosten. Folglich sind alle Betriebskosten auch Nebenkosten, aber nicht alle Nebenkosten zugleich Betriebskosten.
Die Betriebskosten sind im Falle einer entsprechenden Vereinbarung im Mietvertrag Bestandteil des Mietzinses (sog. Inklusivmiete) und grundsätzlich zusammen mit diesem zu entrichten. Sie können als Pauschale oder als Vorauszahlung ausgewiesen werden, § 556 Abs. 2 S. 1 BGB. Über die Vorauszahlungen hat der Vermieter jährlich eine Nebenkostenabrechnung zu erstellen.
Für die konkrete Verteilung der Kosten auf die Mieter wird ein entsprechender Umlageschlüssel vereinbart. Dabei gibt es drei verschiedene Maßstäbe, anhand derer die Umlage erfolgen kann:
Wird nichts vereinbart, gilt gem. § 556a BGB die Verteilung nach dem Anteil der Wohnfläche.
Die Jahresabrechnung ist im Wohnungseigentumsgesetz (§ 28 Abs. 2 WEG) verankert und regelt das Abrechnungsverhältnis zwischen der Wohnungseigentümergemeinschaft und deren Eigentümern. Die Nebenkostenabrechnung ist hingegen im Mietrecht (§ 556 BGB) normiert und regelt das Verhältnis zwischen Vermieter (i.d.R. Eigentümer) und Mieter.
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Wie bereits erwähnt, dürfen auf den Mieter in der Nebenkostenabrechnung nur die Betriebskosten, nicht aber die sonstigen Nebenkosten übertragen werden. Insbesondere nicht umlagefähig sind daher Kosten der Instandhaltung, Kosten der Immobilienverwaltung oder sonstige einmalig anfallende Kosten. Terminologisch korrekt müsste die umgangssprachlich als „Nebenkostenabrechnung“ bezeichnete Rechnung eigentlich „Betriebskostenabrechnung“ heißen.
Welche Kosten konkret in die Nebenkostenabrechnung gehören, ergibt sich aus der entsprechenden Vereinbarung im Mietvertrag. Die Positionen müssen nicht einzeln genannt werden. Ausreichend – und in der Praxis üblich – ist vielmehr ein Verweis auf die in § 2 Betriebskostenverordnung (BetrKV) aufgeführten Positionen. Liegt ein solcher Verweis hingegen nicht vor, müssen nur die ausdrücklich im Mietvertrag genannten Abrechnungsposten übernommen werden.
Grundsätzlich zu unterscheiden ist zwischen kalten und warmen Betriebskosten. Zu den warmen Betriebskosten zählen die verbrauchsabhängigen Heizungs- und Warmwasserkosten (§ 2 Nr. 4-6 BetrKV). Zu den kalten Betriebskosten hingegen zählen alle sonstigen in § 2 aufgezählten Kosten, beispielsweise Abwasserkosten oder Kosten zur Straßenreinigung und Müllbeseitigung. Insbesondere kann auch die Grundsteuer in der Nebenkostenabrechnung auf den Mieter umgelegt werden (vgl. § 2 Nr. 1 BetrKV).
Die Mieter können bestimmte Teile der Nebenkostenabrechnung von der Steuer absetzen. Hierzu zählen insbesondere Handwerkerleistungen oder haushaltsnahe Dienstleistungen wie Gebäudereinigung oder Gartenpflege.
Eine höhenmäßige Begrenzung gibt es nicht. Bei der Aufstellung der Nebenkostenabrechnung hat der Vermieter allerdings den Grundsatz der Wirtschaftlichkeit zu beachten, § 556 III 1 Hs. 2 BGB. Dieser verpflichtet ihn, auf ein angemessenes Kosten-Nutzen-Verhältnis Rücksicht zu nehmen und den Mieter nicht mit Betriebskosten zu belasten, die nicht erforderlich oder nicht angemessen sind. Beispielsweise hat der Vermieter für die Gebäudereinigung verschiedene Angebote einzuholen. Wählt er ohne Gründe einen völlig überteuerten Anbieter aus, verstößt er gegen den Grundsatz der Wirtschaftlichkeit.
In der Abrechnung werden zunächst die Gesamtkosten des Gebäudes aufgeführt. Anhand derer errechnet sich dann in Verbindung mit dem Umlageschlüssel der auf den einzelnen Mieter entfallende Anteil. Die Abrechnung muss klar und verständlich sein, sodass sich für den Mieter aus der Abrechnung ergibt, ob er aus der Nebenkostenabrechnung zur Nachzahlung oder ob vielmehr der Vermieter durch die Nebenkostenabrechnung zur Rückzahlung an den Mieter verpflichtet ist.
Sollten Unsicherheiten bei der Aufstellung bestehen, können Sie sich zur Orientierung im Internet eine Nebenkostenabrechnung als Vorlage herunterladen. So stellt beispielsweise der Verein Haus und Grund eine derartige Nebenkostenabrechnung zur Verfügung.
Eine wichtige Frage hinsichtlich der Nebenkostenabrechnung ist, bis wann diese vorliegen muss. Bei der Erstellung der Nebenkostenabrechnung sind bestimmte Fristen zu wahren. Der Vermieter hat bis zu zwölf Monate nach Ende des betreffenden Kalenderjahres Zeit, die Abrechnung aufzustellen und dem Mieter zukommen zu lassen, § 556 Abs. 3 S. 2 BGB. Wird sie dem Mieter zu spät mitgeteilt, ist die Geltendmachung einer Nachforderung ausgeschlossen, es sei denn, der Vermieter hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten, § 556 Abs. 3 S. 3 BGB. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn der Vermieter die Nebenkostenabrechnung nicht aufstellen konnte, weil die Abrechnung eines Versorgungsunternehmens noch nicht vorlag.
Die Mieter haben die Nachzahlungen innerhalb von 30 Tagen nach Zugang der Nebenkostenabrechnung zu entrichten. Nach drei Jahren verjährt der Anspruch des Vermieters gegen den Mieter auf Zahlung der Nebenkosten, § 195 BGB.
Es besteht keine Pflicht seitens des Vermieters, die Nebenkostenabrechnung mit Rechnungsbelegen zu versehen. Allerdings hat der Mieter ein Einsichtsrecht binnen angemessener Frist (i.d.R. 2 Wochen), § 259 Abs. 1 BGB. Dieses berechtigt ihn, alle Unterlagen, auf denen die Abrechnung beruht, in den Räumlichkeiten des Vermieters oder, falls sich dessen Sitz nicht am Ort der Mietsache befindet, am Mietobjekt einzusehen. Ein Anspruch auf die Erstellung von Kopien und die Versendung an den Mieter besteht hingegen nicht.
Der Mieter kann der Nebenkostenabrechnung innerhalb einer Frist von zwölf Monaten nach Zugang widersprechen, § 556 Abs. 3 S. 5 BGB. Voraussetzung dafür ist, dass diese materiell fehlerhaft ist. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn die Höhe der auf den Mieter entfallenden Betriebskosten nach den Verteilungsschlüsseln nicht zutreffend ist. Nach Ablauf der Zwölf-Monats-Frist kann gegen die Nebenkostenabrechnung kein Widerspruch mehr eingelegt werden, es sei denn, der Mieter hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten, § 556 Abs. 3 S. 6 BGB. Das „falsche“ Abrechnungsergebnis ist dann verbindlich.
Die Frist beginnt erst zu laufen, wenn dem Mieter eine formell ordnungsgemäße Nebenkostenabrechnung zugegangen ist. Zur Fristwahrung müssen die Einwendungen des Mieters dem Vermieter innerhalb der Einwendungsfrist zugegangen sein.
Der Einspruch gegen die Nebenkostenabrechnung hat grundsätzlich keine aufschiebende Wirkung, d.h. der Mieter ist dennoch verpflichtet, die entsprechenden Zahlungen zu tätigen. Er hat dann klarzustellen, dass die Leistung „unter Vorbehalt“ erfolgt.
Sollten Sie Zweifel an der Richtigkeit Ihrer Nebenkostenabrechnung haben, sollten Sie sich professionelle Unterstützung zur Seite holen. Neben Mietervereinen sind insbesondere Fachanwälte oder Verbraucherzentralen taugliche Anlaufstellen, die Ihre Nebenkostenabrechnung prüfen können.
Die Hausverwalter Software von etg24 zeichnet sich insbesondere durch die übersichtliche Verwaltung von Eigentümerdaten, die Speicherung wichtiger Dokumente, sowie die einfache Kommunikation zwischen Eigentümern, Verwaltern und Mietern aus.
Um eine Nebenkostenabrechnung aufstellen zu können, müssen die Eigentümer sowohl über den Gesamtverbrauch eines Objekts, als auch über den entsprechenden Teil ihrer Eigentumseinheiten informiert werden. Diese Information kann die Hausverwaltung den Eigentümern über die Dokumentenmanagement Software etg24 zur Verfügung stellen.
Die Eigentümer wiederum können anhand dieser Informationen die entsprechende Nebenkostenabrechnung für die Mieter erstellen. Mithilfe von etg24 wird diese an die Mieter verschickt, welche durch eine Sofort-Benachrichtigung in Kenntnis gesetzt werden.
Ist die Nebenkostenabrechnung materiell fehlerhaft, können die Mieter dies wiederum dem Eigentümer oder der zuständigen Hausverwaltung durch die Chatfunktion mitteilen und dadurch ordnungsgemäß und zeitnah Widerspruch erheben.
Die Software von etg24 unterstützt folglich Teilaspekte einer Nebenkostenabrechnung und stellt vor allem sicher, dass die Abrechnungen rund um die Uhr in einem datenschutzkonformen Online-Portal einsehbar sind. Außerdem ermöglicht die Software eine einfache Kommunikation aller beteiligten Parteien. Sollte eine Nebenkostenabrechnung einmal nicht korrekt sein, kann der Mieter einfach und effektiv Widerspruch beim Vermieter oder der Verwaltung einlegen.
Die Parteien eines Mietvertrages können gem. § 556 Abs. 1 S. 1 BGB vereinbaren, dass der Mieter die Betriebskosten (nicht die Nebenkosten!) einer Immobilie zu tragen hat. Zu unterscheiden ist grundsätzlich zwischen warmen und kalten Betriebskosten (vgl. Betriebskostenverordnung). Diese werden entsprechend eines zuvor festgelegten Verteilungsschlüssels als Pauschale oder in Form einer Vorauszahlung auf den Mieter umgelegt. Über die Vorauszahlungen für die Betriebskosten hat der Vermieter eine Betriebskostenabrechnung (umgangssprachlich auch als Nebenkostenabrechnung bezeichnet) zu erstellen, § 556 Abs. 3 S. 1 BGB.
Ist die Nebenkostenabrechnung fehlerhaft, kann der Mieter hiergegen Widerspruch erheben. Die Widerspruchsfrist der Nebenkostenabrechnung beträgt zwölf Monate, § 556 Abs. 3 S. 5 BGB. Um einen derartigen Widerspruch zu vermeiden und eine ordnungsgemäße Abrechnung aufstellen zu können, gibt es im Internet zur Orientierung ein Formular Nebenkostenabrechnung, welche man als Vorlage heranziehen kann.
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