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Michaela Knodt | HEAD OF SALES
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Seit Ende 2021 können in etg24 Umfragen, Umlaufbeschlüsse und seit diesem Jahr auch Versammlungen durchgeführt werden. etg24 nutzende Verwaltungen haben die neue Funktion mit unglaublicher Begeisterung angenommen, sodass in einem halben Jahr bereits 1.000 Umlaufbeschlüsse über etg24 durchgeführt wurden. Auch die Zahl der Abstimmungen pro Monat ist beeindruckend. In einem Monat wurden über 4.000 Stimmen online abgegeben.
Damit Sie aus erster Hand erfahren, wie Beschlussfassungen im Umlaufverfahren in etg24 gemanagt werden können, haben wir Verwalter nach ihren Erfahrungen befragt. In diesem Beitrag lesen Sie das Interview von Herr Rauscher, Geschäftsführer der FWG Rauscher Hausverwaltung GmbH.
Herr Rauscher: Mein Name ist Christoph Rauscher, ich bin einer der beiden Geschäftsführer der FWG Rauscher Hausverwaltung. Als mittelständische Verwaltung mit Sitz in Ingolstadt verwalten wir im südostbayrischen Raum circa 2.500 Wohneinheiten. 2016 starteten wir mit der etg24 Basis Version und haben uns seit dem immer tiefergehend mit dem Thema Onlineportal beschäftigt. Deshalb nutzen wir seit Anfang 2021 die vollumfängliche etg24 pro Version. Unser Ziel ist es, die Kunden auf das Portal zu lenken und dieses als Kommunikationsmittel der ersten Wahl zu etablieren. Dafür haben wir uns bereits in der Hälfte aller unserer Wohnungseigentümergemeinschaften Beschlüsse zum vollständigen digitalen Versand eingeholt, sodass alle Briefsendungen nur noch über etg24 erfolgen. Für die wenig verbleibenden Kunden, die weiterhin nicht auf die Post verzichten können oder wollen, berechnen wir eine pauschale Vergütung für den Briefversand. Dadurch haben wir einen richtigen Schub in der Registrierung erfahren. Unsere Registrierungsquote liegt bei 90 Prozent!
Herr Rauscher: Das sind mittlerweile seit Einführung der Funktion vor ein paar Monaten knapp 20 Beschlüsse.
Herr Rauscher: Das kann ich nur bejahen. Die Überlegung ist beispielsweise auch, dass wenn wir nichts Besonderes auf der Tagesordnung haben, wir Standardbeschlüsse, wie Abrechnung, Wirtschaftsplan und Entlastungen im Umlaufverfahren durchführen.
Herr Rauscher: Früher haben wir die Kunden mit den entsprechenden Beschlussvorlagen postalisch angeschrieben. Dabei haben wir – wahrscheinlich anders als viele andere Verwalter – jeden Beschluss einzeln abgefragt. Der Aufwand für Druck, Kuvertieren und Versand war somit natürlich sehr groß. Das entfällt mit der digitalen Lösung etg24 faktisch fast komplett. Auf Grund unserer hohen Registrierungsquote müssen auch nur noch sehr wenige Kunden postalisch bedient werden. Und hierfür ist auch kein manuell erstelltes Schreiben mehr notwendig, da wir den in etg24 automatisch generierten Stimmzettel zum Postversand nutzen. Das ist ein deutlich geringerer Aufwand.
Im Nachhalten bei den Eigentümern ändert sich nicht viel. Geändert hat sich, dass wir einen viel besseren Überblick in etg24 haben, wer bereits abgestimmt hat und wie die aktuelle Beschlusslage ist. Früher hatte ich 20 Einzelschreiben und musste schauen von welcher Eigentümernummer ich schon Rückmeldung habe. Heute wissen wir auf einen Blick bei welchem Eigentümer wir noch nachhalten müssen.
Nach Ende der Abstimmungsphase läuft die Auswertung in etg24 vollständig automatisiert, das Errechnen des Ergebnisses über eine separate Excelliste entfällt. In Summe ist der Umlaufbeschluss also deutlich einfacher geworden.
Herr Rauscher: Die nicht digitalen Personen bekommen automatisiert das Schreiben aus etg24. Dafür nutzen wir die Sendungsfunktion, fügen ein kurzes Anschreiben hinzu und drucken die PDFs für die „Offliner“.
Herr Rauscher: Nur noch elektronisch über etg24. Die „Onliner“ erhalten die Verkündung direkt automatisiert über etg24, für die analogen generieren wir das Schreiben und versenden es per Post.
Herr Rauscher: Es begeistert mich immer wieder, dass wir eine Abstimmung online stellen und 15 Minuten später bereits getätigte Abstimmungen im System haben. Dann gibt es trotzdem noch diejenigen, bei denen wir nachfassen müssen. Aber das Gute am integrierten Umlaufbeschluss im Kundenportal ist, dass die Schwelle, eine Abstimmung zu tätigen, online sehr niedrig ist. Das führt zu einer Erhöhung der Reaktionsgeschwindigkeit und besseren Beteiligung.
Direktes Feedback oder Rückfragen zur neuen Funktionsmöglichkeit gab es von unseren Eigentümern eher weniger. Unsere Kunden sind mit dem Portal bei uns groß geworden. Sie schätzen es, dass sie immer alles an einem Ort digital am Smartphone beisammenhaben. Keine Rückfragen zur Anwendung und neuen Funktionen zu bekommen, werten wir als positives Zeichen.
Digitale Immobilienverwaltung
Herr Rauscher: Das ist schwierig konkret in Zahlen zu fassen. Beim Personalaufwand sehe ich eine deutliche Einsparung. Als spontane Schätzung würde ich sagen 1/3 des Gesamtaufwandes weniger.
Herr Rauscher: Wir lieben es! Das war wirklich etwas, das uns gefehlt hatte. Ich spreche auch mit Kollegen, die andere Systeme nutzen. Wir finden an etg24 großartig, dass die Hürde das Portal zu nutzen sich als niedrigschwellig gestaltet. Das beste Feedback der Eigentümer ist, wenn man wenig von ihnen hört.
Um die Energieeffizienz von Gebäuden zu steigern, sehen neue gesetzliche Regelungen eine Sanierungspflicht vor. In welchen Fällen eine derartige Sanierungspflicht, insbesondere für Mehrfamilienhäuser, besteht, welche Teile des Gebäudes von dieser Pflicht betroffen sind und wie Sie die Kosten für etwaige Modernisierungsmaßnahmen stemmen können, wird Ihnen in diesem Artikel erläutert.
Während des Corona-Lockdowns konnten Verwalter keinen persönlichen Kontakt zu ihren Eigentümern und Mietern pflegen, was zur Folge hatte, dass alternative Prozesse entwickelt werden mussten. Die Lösung hieß: Digitale Mieterkommunikation.
Was man unter digitaler Mieterkommunikation versteht, welche Vorteile diese für Sie als Verwalter, aber auch für Eigentümer und Mieter bietet und welche Tools für Ihre Anforderungen am besten geeignet sind, wird Ihnen in diesem Blogbeitrag erläutert.
Eine Wohnungseigentümergemeinschaft ist zwar selbst keine eigene juristische Person, dennoch können bei ihr vielerlei Kosten entstehen. Wie diese Kosten auf die dahinterstehenden Eigentümer verteilt werden, wer welchen Anteil zu tragen hat und wie Miteigentümer gegen eine unangemessene Kostenverteilung innerhalb der WEG vorgehen können, wird Ihnen in diesem Blogbeitrag erläutert.
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