Praxisbericht: etg24 als führendes Cloud-System in Sachen Beschlussfassung

Der etg24 Umlaufbeschluss bei der Hausverwaltung FWG Rauscher im Einsatz

Seit Ende 2021 können in etg24 Umfragen, Umlaufbeschlüsse und seit diesem Jahr auch Versammlungen durchgeführt werden. etg24 nutzende Verwaltungen haben die neue Funktion mit unglaublicher Begeisterung angenommen, sodass in einem halben Jahr bereits 1.000 Umlaufbeschlüsse über etg24 durchgeführt wurden. Auch die Zahl der Abstimmungen pro Monat ist beeindruckend. In einem Monat wurden über 4.000 Stimmen online abgegeben. 

Damit Sie aus erster Hand erfahren, wie Beschlussfassungen im Umlaufverfahren in etg24 gemanagt werden können, haben wir Verwalter nach ihren Erfahrungen befragt. In diesem Beitrag lesen Sie das Interview von Herr Rauscher, Geschäftsführer der FWG Rauscher Hausverwaltung GmbH. 

Bitte stellen Sie sich und Ihre Verwaltung doch einmal kurz vor

Herr Rauscher: Mein Name ist Christoph Rauscher, ich bin einer der beiden Geschäftsführer der FWG Rauscher Hausverwaltung. Als mittelständische Verwaltung mit Sitz in Ingolstadt verwalten wir im südostbayrischen Raum circa 2.500 Wohneinheiten. 2016 starteten wir mit der etg24 Basis Version und haben uns seit dem immer tiefergehend mit dem Thema Onlineportal beschäftigt. Deshalb nutzen wir seit Anfang 2021 die vollumfängliche etg24 pro Version. Unser Ziel ist es, die Kunden auf das Portal zu lenken und dieses als Kommunikationsmittel der ersten Wahl zu etablieren. Dafür haben wir uns bereits in der Hälfte aller unserer Wohnungseigentümergemeinschaften Beschlüsse zum vollständigen digitalen Versand eingeholt, sodass alle Briefsendungen nur noch über etg24 erfolgen. Für die wenig verbleibenden Kunden, die weiterhin nicht auf die Post verzichten können oder wollen, berechnen wir eine pauschale Vergütung für den Briefversand. Dadurch haben wir einen richtigen Schub in der Registrierung erfahren. Unsere Registrierungsquote liegt bei 90 Prozent!

Wie viele Umlaufbeschlüsse haben Sie bereits über etg24 durchgeführt?

Herr Rauscher: Das sind mittlerweile seit Einführung der Funktion vor ein paar Monaten knapp 20 Beschlüsse.

Werden Sie mit der Möglichkeit online Umlaufbeschlüsse über das Portal zu tätigen, mehr Beschlüsse im Umlaufverfahren als früher durchführen?

Herr Rauscher: Das kann ich nur bejahen. Die Überlegung ist beispielsweise auch, dass wenn wir nichts Besonderes auf der Tagesordnung haben, wir Standardbeschlüsse, wie Abrechnung, Wirtschaftsplan und Entlastungen im Umlaufverfahren durchführen.

Wie hoch ist der Aufwand einen Umlaufbeschluss über etg24 zu starten, den Rücklauf zu überwachen und das Ergebnis auszuwerten im Vergleich zu davor?

Herr Rauscher: Früher haben wir die Kunden mit den entsprechenden Beschlussvorlagen postalisch angeschrieben. Dabei haben wir – wahrscheinlich anders als viele andere Verwalter – jeden Beschluss einzeln abgefragt. Der Aufwand für Druck, Kuvertieren und Versand war somit natürlich sehr groß. Das entfällt mit der digitalen Lösung etg24 faktisch fast komplett. Auf Grund unserer hohen Registrierungsquote müssen auch nur noch sehr wenige Kunden postalisch bedient werden. Und hierfür ist auch kein manuell erstelltes Schreiben mehr notwendig, da wir den in etg24 automatisch generierten Stimmzettel zum Postversand nutzen. Das ist ein deutlich geringerer Aufwand.

Im Nachhalten bei den Eigentümern ändert sich nicht viel. Geändert hat sich, dass wir einen viel besseren Überblick in etg24 haben, wer bereits abgestimmt hat und wie die aktuelle Beschlusslage ist. Früher hatte ich 20 Einzelschreiben und musste schauen von welcher Eigentümernummer ich schon Rückmeldung habe. Heute wissen wir auf einen Blick bei welchem Eigentümer wir noch nachhalten müssen.

Nach Ende der Abstimmungsphase läuft die Auswertung in etg24 vollständig automatisiert, das Errechnen des Ergebnisses über eine separate Excelliste entfällt. In Summe ist der Umlaufbeschluss also deutlich einfacher geworden.

Wie werden nicht digitale Personen in die Abstimmung miteinbezogen?

Herr Rauscher: Die nicht digitalen Personen bekommen automatisiert das Schreiben aus etg24. Dafür nutzen wir die Sendungsfunktion, fügen ein kurzes Anschreiben hinzu und drucken die PDFs für die „Offliner“.

Wie erfolgt die Verkündung eines Umlaufbeschlusses?

Herr Rauscher: Nur noch elektronisch über etg24. Die „Onliner“ erhalten die Verkündung direkt automatisiert über etg24, für die analogen generieren wir das Schreiben und versenden es per Post.

Wie ist das Feedback der Eigentümer zur neuen Möglichkeit der online Stimmabgabe?

Herr Rauscher: Es begeistert mich immer wieder, dass wir eine Abstimmung online stellen und 15 Minuten später bereits getätigte Abstimmungen im System haben. Dann gibt es trotzdem noch diejenigen, bei denen wir nachfassen müssen. Aber das Gute am integrierten Umlaufbeschluss im Kundenportal ist, dass die Schwelle, eine Abstimmung zu tätigen, online sehr niedrig ist. Das führt zu einer Erhöhung der Reaktionsgeschwindigkeit und besseren Beteiligung.

Direktes Feedback oder Rückfragen zur neuen Funktionsmöglichkeit gab es von unseren Eigentümern eher weniger. Unsere Kunden sind mit dem Portal bei uns groß geworden. Sie schätzen es, dass sie immer alles an einem Ort digital am Smartphone beisammenhaben. Keine Rückfragen zur Anwendung und neuen Funktionen zu bekommen, werten wir als positives Zeichen.

Wie hoch sehen Sie die Aufwandseinsparung zu früher umgesetzten Umlaufbeschlüssen?

Herr Rauscher: Das ist schwierig konkret in Zahlen zu fassen. Beim Personalaufwand sehe ich eine deutliche Einsparung. Als spontane Schätzung würde ich sagen 1/3 des Gesamtaufwandes weniger.

Ihr Fazit zur Abstimmung integriert im Kundenportal etg24?

Herr Rauscher:  Wir lieben es! Das war wirklich etwas, das uns gefehlt hatte. Ich spreche auch mit Kollegen, die andere Systeme nutzen. Wir finden an etg24 großartig, dass die Hürde das Portal zu nutzen sich als niedrigschwellig gestaltet. Das beste Feedback der Eigentümer ist, wenn man wenig von ihnen hört.

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"Bereits seit 9 Jahren nutzen wir das Kundenportal etg24 mit zunehmender Begeisterung als zentrale Kommunikationsplattform und digitales Verwalterbüro. Gerade in den vergangenen zwei Jahren, in denen persönliche Kontakte erheblich eingeschränkt werden mussten, waren wir sehr dankbar über die Möglichkeit, unseren Kunden alle wesentlichen Unterlagen digital über das Portal zur Verfügung stellen zu können. Ganz besonders begrüßen wir es, dass nun auch die in ihrer Bedeutung aufgewerteten Umlaufverfahren komfortabel über das Portal abgewickelt werden können. Auch mit der zwischenzeitlich neu geschaffenen „App-Funktion“ können wir die regelmäßigen Liegenschaftsbegehungen künftig effektiver ausführen und auswerten. Zudem wollen wir in diesem Jahr auch erste Versuche mit der Hybriden Eigentümerversammlung starten und freuen uns, dass dies jetzt auch über die neue Versammlungsfunktion in etg24 möglich ist."
Patrik Riesterer
Hausverwaltungen Riesterer
"Ein sehr gutes Tool, das permanent weiterentwickelt wird. Wir sind schon lange digital unterwegs, aber erst mit etg24 konnten wir die internen Abläufe in der Hausverwaltung perfektionieren. Das liegt auch daran, dass unsere Kunden mitziehen, weil die Bedienung intuitiv ist und keiner Handbücher bedarf. Einladung online mit allen Unterlagen automatisch zusammengefasst ist so unfassbar zeitsparend und auch die Umlaufbeschlüsse sind online eine Wohltat. Wir können hier nur Danke sagen und freuen uns schon auf weitere Neuerungen und die damit verbundene Zeitersparnis."
Friedrich J. Maier-Bode
"Ich bin total begeistert und es ist so, wie in der Schulung von Herrn Preißer angekündigt, die Eigentümer nehmen das Tool „Abstimmung“ gut an. Ich habe heute das erste schriftliche Umlaufverfahren in etg24 eröffnet und tatsächlich war nach 10 Minuten die erste Abstimmung eingetragen. Ich freue mich sehr über die Erweiterung."
Sandra Rudolph
AKV Immobilienverwaltungs GmbH
"etg24 stellt mit seiner Software ein hervorragendes und zeitgemäßes Tool für die digitale Immobilienverwaltung bereit. Die Zeitersparnis und die Erleichterung unseres Arbeitsalltags sind täglich spürbar. Auch den guten Support, der stets schnell und zuverlässig reagiert, möchten wir lobend hervorheben. Auch deshalb können wir sowohl die Firma als auch das Produkt etg24 uneingeschränkt weiterempfehlen."
Jacqueline Gill
Wüstenrot Haus- und Städtebau GmbH
"Unsere Kunden schätzen die Informationen und Kontaktmöglichkeiten sehr, da sie sich aufgrund des gut strukturierten Aufbaus sehr schnell zurechtfinden. Selbst Kunden und Redakteure des Unternehmens, die technisch nicht so versiert sind, kommen damit gut zurecht. Alles in allem können wir die Produkte von etg24 wirklich sehr empfehlen."
Ralf M. Ebinger
SGV Schwäbische Gebäudeverwaltung
"etg24 ist für uns weitaus mehr als nur eine cloudbasierte Datenbank. Aufgrund der immer größeren Anforderungen seitens unserer Kunden, kann über dieses Portal eine schnelle und transparente Bearbeitung verschiedenster Vorgänge erfolgen. Neben der Bereitstellung von Informationen und Unterlagen, welche unseren Kunden somit „rund um die Uhr“ abseits jeder Öffnungs- und Arbeitszeiten zur Verfügung stehen, lassen sich z. B. auch die z. T. komplexen Abläufe einer Sanierung über mehrere Monate in einem Vorgang komprimiert und für alle Kunden sowie Nutzer einsehbar übersichtlich darstellen. Aus diesen Gründen können wir etg24 mit bestem Wissen und Gewissen an sämtliche Kollegen weiterempfehlen."
Michael Keuter
Keuter Grundbesitzverwaltung GmbH
"etg24 hat unsere digitale Arbeitsweise in erheblichem Umfang positiv verändert und ist inzwischen zu einem vollständigen Archivierungstool für alle verwalteten Wohnungen geworden. Über 80 % unserer Eigentümer nutzen diese Plattform zur Kommunikation und die von uns regelmäßig bereitgestellten Informationen zu aktuellen Sachständen, bspw. bei der Beschlusserfüllung, der Beseitigung von Schäden und der Vorbereitung auf kommende Eigentümerversammlungen."
Joachim Sacher
GERBURG Grundstücks- und Hausverwaltungs GmbH

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