Praxisbericht: Mit der digitalen Sendungsfunktion Zeit und Geld sparen

Die digitale Sendung bei Kresse Immobilienverwaltung GmbH im Einsatz

Circa 15.500 „Briefe“ wurden bei der Kresse Immobilienverwaltung GmbH seit Einführung von etg24 digital verarbeitet. Was das im Detail bedeutet und welche Einsparungen dadurch entstehen, erfahren Sie im folgenden Interview.

Bitte stellen Sie sich und Ihre Verwaltung doch einmal kurz vor

Herr Kresse: Das Unternehmen Kresse Immobilienverwaltung GmbH mit Sitz in Pliezhausen bei Stuttgart wurde 1998 von meinem Vater gegründet. Geschäftsführer sind aktuell mein Bruder, ich und unser Vater. Wir betreuen im Speckgürtel von Stuttgart ungefähr 100 Objekte und über 2.000 Wohneinheiten. Anfang 2019 starteten wir mit der Einführung von etg24. Dafür haben wir im gleichen Jahr in den Eigentümerversammlungen den Grundbaustein gelegt und unseren Verwaltervertrag derart umgestellt, dass Unterlagen digital zugestellt werden können. Nach der Vertragsumstellung wurden nach und nach die Objekte mit Einheiten und Eigentümern angelegt. Zunächst wurde das Portal mit Unterlagen wie z.B. den ETV-Protokollen befüllt. Heute nutzen wir etg24 als Dokumentenmanagementsystem, zur Kommunikation mit unseren Kunden über die Funktionen „Meldungen“, „Termine“ und „Konversation“, die Sendungsfunktion zum Versand von Unterlagen und seit neustem auch die integrierte Abstimmung für die Durchführung von Umlaufbeschlüssen.

Beschreiben Sie doch mal die etg24 Sendungsfunktion und wofür Sie diese nutzen?

Herr Kresse: Für uns ist die Sendungsfunktion die schnellste Art und Weise eine große Menge an Unterlagen zu verschicken. Die Einladung zur Eigentümerversammlung bestehend aus Einladungsschreiben, Tagesordnung, Vollmachtsformular, Angeboten zu einzelnen Tagesordnungspunkten, Wirtschaftsplan und der Jahresabrechnung bspw. ist ein ganz schön großer Packen an Papier. Die einzelnen Dokumente mussten wir früher klassisch mit einzelnen Häufchen auf dem großen Besprechungstisch im Büro mühsam zusammensuchen. Heute ist der Versand mit etg24 ein Traum. Ich ziehe die Stapel an Dokumenten einfach ins etg24 und die Dokumente werden automatisch den Einheiten zugeordnet. In maximal 15 Minuten sind meine digitalen Briefe fertig sortiert und können verschickt werden. Alle registrierten Nutzer erhalten die Unterlagen bzw. den digitalen Brief direkt in ihr elektronisches Postfach ins etg24 und werden darüber benachrichtigt. Die noch zu druckenden Unterlagen sind für jede Einheit direkt als eine PDF zusammengeführt und werden von uns an einen Postdienstleister zum Versand übermittelt. Damit entfallen das Sortieren, Drucken, Kuvertieren und Versenden bei uns im Büro vollständig.

Wie viele Sendungen haben Sie in Ihrer Verwaltung bereits über etg24 durchgeführt und wie vielen analogen Briefumschlägen würde das in etwa entsprechen?

Herr Kresse: Seit Einführung von etg24 wurden bei uns 647 Sendungen verschickt. Unsere Objekte bestehen im Durchschnitt aus 24 Einheiten. 647 Sendungen multipliziert mit durchschnittlich 24 Einheiten entspricht 15.528 Briefen, die wir über etg24 circa vorbereitet haben. Das heißt, 15.528 Briefe bei denen wir nicht manuell Dokumente zusammensuchen mussten!

Wie haben sich Ihre Prozesse verändert, seit Sie die Sendungsfunktion in etg24 nutzen?

Herr Kresse: Wie schon erwähnt, war der Versand von Unterlagen insbesondere der Einladung zur Eigentümerversammlung eine große manuelle Arbeit. Ganz schlimm war es zu der Zeit als auch noch die Heizkostenabrechnung in Papierform bei uns eingetroffen ist. Alle Dokumente mussten zusammengesucht werden. Bei großen Objekten mit über 100 Einheiten waren 2 oder 3 Mitarbeiter durchaus auch den gesamten Nachmittag mit Sortieren und Kuvertieren beschäftigt. Heute erledigt eine Arbeitskraft diesen Prozess in knapp 15 Minuten.

Außerdem ermöglicht uns die Sendungsfunktion unseren Kunden nun noch mehr Service zu bieten. Seit diesem Jahr verschicken wir die Jahresabrechnung direkt nach Erstellung – losgelöst von der Einladung zur Eigentümerversammlung – schon im Februar/März, damit die Kunden ihre Unterlagen zeitig für die Steuer vorliegen haben. Bei dem früheren manuellen Prozess auf dem Postweg wäre dies undenkbar gewesen. Zum einen auf Grund der Arbeitszeit sowie der Portokosten für einen doppelten Briefversand. Sind ein Großteil der Kunden registriert und erhalten alles nur noch online, entstehen keine zusätzlichen Kosten für das Porto. Mit der Sendungsfunktion sind wir einfach viel flexibler als früher.

Wie hoch schätzen Sie die Aufwandseinsparung zu früher umgesetzten Sendungen?

Herr Kresse:  Beim Faktor Zeit sparen wir bei größeren Objekten enorm. Das sind pro Sendung mehrere Arbeitsstunden. Aber auch die reduzierten Portokosten sind erwähnenswert.

Ich habe das mal überschlagen: ca. 60 % aller Eigentümer erhalten die Sendung nur noch digital. Bei 15.500 Briefen seit Einführung und einem Porto von 1,60 Euro sind wir seit Einführung bei einem Portoersparnis von ca. 14.900 Euro.

Sie sprechen von 60 % der Kunden, die ihre Briefe bereits digital erhalten. Wie gehen Sie vor, um den Postversand noch stärker zu reduzieren?

Herr Kresse:  Hier hilft uns die im etg24 verfügbare Funktion stets einen Registrierungsschlüssel beim Erstellen der Postsendung anzufügen. Das heißt mit jedem analogen Brief, den ein nicht registrierter Kunde bekommt, erhält er nochmal eine Seite mit Informationen zur Registrierung. Außerdem machen wir auf jeder Eigentümerversammlung Werbung für das Portal. Wenn Anrufe von Kunden kommen, die Unterlagen möchten, verweisen wir immer auf unser Kundenportal. Mit der Zeit entwickelt sich zusätzlich eine Eigendynamik. Es spricht sich rum, wenn der Portalnutzer besser informiert ist oder seine Unterlagen früher erhält.

Was gefällt Ihnen besonders gut an der Sendungsfunktion von etg24?

Herr Kresse: Die eben erwähnte Möglichkeit automatisch den Registrierungsschlüssel als Erinnerung in allen zu druckenden Briefen hinzuzufügen, finde ich clever gelöst. Auch das Hochladen der Dokumente per Drag and Drop und die Zuordnung zu den Einheiten funktioniert ganz einfach. Und die dieses Jahr implementierte Funktion Dokumente eines Mehrfacheigentümers in einem Brief zusammenzufassen ist auch praktisch. So erhält ein Eigentümer mit mehreren Einheiten nur einen Brief mit Informationen zu all seinen Einheiten.  

Wie ist das Feedback der Kunden (Eigentümer/Mieter) zur digitalen Sendung über etg24?

Herr Kresse: Das Feedback aller Kunden, die das Portal nutzen ist durchweg positiv. Natürlich haben wir auch ältere Kunden, die sich bis heute nicht anmelden wollen oder können und auf Post bestehen. Aber insbesondere in unseren Neubauobjekten mit jungen Familien und Mitarbeitern von Daimler, Bosch und Co., die es gewohnt sind, Unterlagen digital zu erhalten, ist das Kundenportal für uns ein Muss. Diese Eigentümer kommen dann auch mit dem Tablet zur Versammlung, um die Dokumente digital vor sich zu haben.

Und wie kommen Ihre Mitarbeiter mit der Lösung zurecht?

Herr Kresse: Bei der Einführung von etg24 haben wir alle Mitarbeiter mitgenommen. Die Sendung digital über das Portal durchzuführen, ist für alle kein Problem.

Was raten Sie Kolleginnen und Kollegen, die alle Dokumente noch drucken, sortieren, kuvertieren und postalisch verschicken?

Herr Kresse: Kann ich kurz zusammenfassen: so schnell wie möglich zu etg24 zu wechseln. Wobei, natürlich können meine Kollegen und Kolleginnen auch weiterhin drucken, sortieren und Post verschicken, dann kann ich die fortschrittliche Digitalisierung bei uns in der Verwaltung noch besser als Werbung einsetzen 😉

Haben Sie noch ein abschließendes Fazit?

Herr Kresse: Für uns war es die absolut richtige Entscheidung etg24 zum Teil unserer Verwaltung zu machen. Und wir haben das Gefühl mit etg24 für die Zukunft gut aufgestellt und gerüstet zu sein. Es gibt immer wieder Neuerungen und Innovationen. Zuletzt zum Beispiel die Abstimmungsfunktion für Umlaufbeschlüsse und Eigentümerversammlungen.

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Erfolgsgeschichten mit etg24

"Bereits seit 9 Jahren nutzen wir das Kundenportal etg24 mit zunehmender Begeisterung als zentrale Kommunikationsplattform und digitales Verwalterbüro. Gerade in den vergangenen zwei Jahren, in denen persönliche Kontakte erheblich eingeschränkt werden mussten, waren wir sehr dankbar über die Möglichkeit, unseren Kunden alle wesentlichen Unterlagen digital über das Portal zur Verfügung stellen zu können. Ganz besonders begrüßen wir es, dass nun auch die in ihrer Bedeutung aufgewerteten Umlaufverfahren komfortabel über das Portal abgewickelt werden können. Auch mit der zwischenzeitlich neu geschaffenen „App-Funktion“ können wir die regelmäßigen Liegenschaftsbegehungen künftig effektiver ausführen und auswerten. Zudem wollen wir in diesem Jahr auch erste Versuche mit der Hybriden Eigentümerversammlung starten und freuen uns, dass dies jetzt auch über die neue Versammlungsfunktion in etg24 möglich ist."
Patrik Riesterer
Hausverwaltungen Riesterer
"Ein sehr gutes Tool, das permanent weiterentwickelt wird. Wir sind schon lange digital unterwegs, aber erst mit etg24 konnten wir die internen Abläufe in der Hausverwaltung perfektionieren. Das liegt auch daran, dass unsere Kunden mitziehen, weil die Bedienung intuitiv ist und keiner Handbücher bedarf. Einladung online mit allen Unterlagen automatisch zusammengefasst ist so unfassbar zeitsparend und auch die Umlaufbeschlüsse sind online eine Wohltat. Wir können hier nur Danke sagen und freuen uns schon auf weitere Neuerungen und die damit verbundene Zeitersparnis."
Friedrich J. Maier-Bode
"Ich bin total begeistert und es ist so, wie in der Schulung von Herrn Preißer angekündigt, die Eigentümer nehmen das Tool „Abstimmung“ gut an. Ich habe heute das erste schriftliche Umlaufverfahren in etg24 eröffnet und tatsächlich war nach 10 Minuten die erste Abstimmung eingetragen. Ich freue mich sehr über die Erweiterung."
Sandra Rudolph
AKV Immobilienverwaltungs GmbH
"etg24 stellt mit seiner Software ein hervorragendes und zeitgemäßes Tool für die digitale Immobilienverwaltung bereit. Die Zeitersparnis und die Erleichterung unseres Arbeitsalltags sind täglich spürbar. Auch den guten Support, der stets schnell und zuverlässig reagiert, möchten wir lobend hervorheben. Auch deshalb können wir sowohl die Firma als auch das Produkt etg24 uneingeschränkt weiterempfehlen."
Jacqueline Gill
Wüstenrot Haus- und Städtebau GmbH
"Unsere Kunden schätzen die Informationen und Kontaktmöglichkeiten sehr, da sie sich aufgrund des gut strukturierten Aufbaus sehr schnell zurechtfinden. Selbst Kunden und Redakteure des Unternehmens, die technisch nicht so versiert sind, kommen damit gut zurecht. Alles in allem können wir die Produkte von etg24 wirklich sehr empfehlen."
Ralf M. Ebinger
SGV Schwäbische Gebäudeverwaltung
"etg24 ist für uns weitaus mehr als nur eine cloudbasierte Datenbank. Aufgrund der immer größeren Anforderungen seitens unserer Kunden, kann über dieses Portal eine schnelle und transparente Bearbeitung verschiedenster Vorgänge erfolgen. Neben der Bereitstellung von Informationen und Unterlagen, welche unseren Kunden somit „rund um die Uhr“ abseits jeder Öffnungs- und Arbeitszeiten zur Verfügung stehen, lassen sich z. B. auch die z. T. komplexen Abläufe einer Sanierung über mehrere Monate in einem Vorgang komprimiert und für alle Kunden sowie Nutzer einsehbar übersichtlich darstellen. Aus diesen Gründen können wir etg24 mit bestem Wissen und Gewissen an sämtliche Kollegen weiterempfehlen."
Michael Keuter
Keuter Grundbesitzverwaltung GmbH
"etg24 hat unsere digitale Arbeitsweise in erheblichem Umfang positiv verändert und ist inzwischen zu einem vollständigen Archivierungstool für alle verwalteten Wohnungen geworden. Über 80 % unserer Eigentümer nutzen diese Plattform zur Kommunikation und die von uns regelmäßig bereitgestellten Informationen zu aktuellen Sachständen, bspw. bei der Beschlusserfüllung, der Beseitigung von Schäden und der Vorbereitung auf kommende Eigentümerversammlungen."
Joachim Sacher
GERBURG Grundstücks- und Hausverwaltungs GmbH

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