Wir sind für Sie da
Michaela Knodt | HEAD OF SALES
Bei Fragen zu unserem Produkt steht unser Team Ihnen gerne Rede und Antwort. Auch falls Sie einmal Hilfe brauchen, sind wir natürlich gerne für Sie da.
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Circa 15.500 „Briefe“ wurden bei der Kresse Immobilienverwaltung GmbH seit Einführung von etg24 digital verarbeitet. Was das im Detail bedeutet und welche Einsparungen dadurch entstehen, erfahren Sie im folgenden Interview.
Herr Kresse: Das Unternehmen Kresse Immobilienverwaltung GmbH mit Sitz in Pliezhausen bei Stuttgart wurde 1998 von meinem Vater gegründet. Geschäftsführer sind aktuell mein Bruder, ich und unser Vater. Wir betreuen im Speckgürtel von Stuttgart ungefähr 100 Objekte und über 2.000 Wohneinheiten. Anfang 2019 starteten wir mit der Einführung von etg24. Dafür haben wir im gleichen Jahr in den Eigentümerversammlungen den Grundbaustein gelegt und unseren Verwaltervertrag derart umgestellt, dass Unterlagen digital zugestellt werden können. Nach der Vertragsumstellung wurden nach und nach die Objekte mit Einheiten und Eigentümern angelegt. Zunächst wurde das Portal mit Unterlagen wie z.B. den ETV-Protokollen befüllt. Heute nutzen wir etg24 als Dokumentenmanagementsystem, zur Kommunikation mit unseren Kunden über die Funktionen „Meldungen“, „Termine“ und „Konversation“, die Sendungsfunktion zum Versand von Unterlagen und seit neustem auch die integrierte Abstimmung für die Durchführung von Umlaufbeschlüssen.
Herr Kresse: Für uns ist die Sendungsfunktion die schnellste Art und Weise eine große Menge an Unterlagen zu verschicken. Die Einladung zur Eigentümerversammlung bestehend aus Einladungsschreiben, Tagesordnung, Vollmachtsformular, Angeboten zu einzelnen Tagesordnungspunkten, Wirtschaftsplan und der Jahresabrechnung bspw. ist ein ganz schön großer Packen an Papier. Die einzelnen Dokumente mussten wir früher klassisch mit einzelnen Häufchen auf dem großen Besprechungstisch im Büro mühsam zusammensuchen. Heute ist der Versand mit etg24 ein Traum. Ich ziehe die Stapel an Dokumenten einfach ins etg24 und die Dokumente werden automatisch den Einheiten zugeordnet. In maximal 15 Minuten sind meine digitalen Briefe fertig sortiert und können verschickt werden. Alle registrierten Nutzer erhalten die Unterlagen bzw. den digitalen Brief direkt in ihr elektronisches Postfach ins etg24 und werden darüber benachrichtigt. Die noch zu druckenden Unterlagen sind für jede Einheit direkt als eine PDF zusammengeführt und werden von uns an einen Postdienstleister zum Versand übermittelt. Damit entfallen das Sortieren, Drucken, Kuvertieren und Versenden bei uns im Büro vollständig.
Herr Kresse: Seit Einführung von etg24 wurden bei uns 647 Sendungen verschickt. Unsere Objekte bestehen im Durchschnitt aus 24 Einheiten. 647 Sendungen multipliziert mit durchschnittlich 24 Einheiten entspricht 15.528 Briefen, die wir über etg24 circa vorbereitet haben. Das heißt, 15.528 Briefe bei denen wir nicht manuell Dokumente zusammensuchen mussten!
Herr Kresse: Wie schon erwähnt, war der Versand von Unterlagen insbesondere der Einladung zur Eigentümerversammlung eine große manuelle Arbeit. Ganz schlimm war es zu der Zeit als auch noch die Heizkostenabrechnung in Papierform bei uns eingetroffen ist. Alle Dokumente mussten zusammengesucht werden. Bei großen Objekten mit über 100 Einheiten waren 2 oder 3 Mitarbeiter durchaus auch den gesamten Nachmittag mit Sortieren und Kuvertieren beschäftigt. Heute erledigt eine Arbeitskraft diesen Prozess in knapp 15 Minuten.
Außerdem ermöglicht uns die Sendungsfunktion unseren Kunden nun noch mehr Service zu bieten. Seit diesem Jahr verschicken wir die Jahresabrechnung direkt nach Erstellung – losgelöst von der Einladung zur Eigentümerversammlung – schon im Februar/März, damit die Kunden ihre Unterlagen zeitig für die Steuer vorliegen haben. Bei dem früheren manuellen Prozess auf dem Postweg wäre dies undenkbar gewesen. Zum einen auf Grund der Arbeitszeit sowie der Portokosten für einen doppelten Briefversand. Sind ein Großteil der Kunden registriert und erhalten alles nur noch online, entstehen keine zusätzlichen Kosten für das Porto. Mit der Sendungsfunktion sind wir einfach viel flexibler als früher.
Herr Kresse: Beim Faktor Zeit sparen wir bei größeren Objekten enorm. Das sind pro Sendung mehrere Arbeitsstunden. Aber auch die reduzierten Portokosten sind erwähnenswert.
Ich habe das mal überschlagen: ca. 60 % aller Eigentümer erhalten die Sendung nur noch digital. Bei 15.500 Briefen seit Einführung und einem Porto von 1,60 Euro sind wir seit Einführung bei einem Portoersparnis von ca. 14.900 Euro.
Herr Kresse: Hier hilft uns die im etg24 verfügbare Funktion stets einen Registrierungsschlüssel beim Erstellen der Postsendung anzufügen. Das heißt mit jedem analogen Brief, den ein nicht registrierter Kunde bekommt, erhält er nochmal eine Seite mit Informationen zur Registrierung. Außerdem machen wir auf jeder Eigentümerversammlung Werbung für das Portal. Wenn Anrufe von Kunden kommen, die Unterlagen möchten, verweisen wir immer auf unser Kundenportal. Mit der Zeit entwickelt sich zusätzlich eine Eigendynamik. Es spricht sich rum, wenn der Portalnutzer besser informiert ist oder seine Unterlagen früher erhält.
Digitale Immobilienverwaltung
Herr Kresse: Die eben erwähnte Möglichkeit automatisch den Registrierungsschlüssel als Erinnerung in allen zu druckenden Briefen hinzuzufügen, finde ich clever gelöst. Auch das Hochladen der Dokumente per Drag and Drop und die Zuordnung zu den Einheiten funktioniert ganz einfach. Und die dieses Jahr implementierte Funktion Dokumente eines Mehrfacheigentümers in einem Brief zusammenzufassen ist auch praktisch. So erhält ein Eigentümer mit mehreren Einheiten nur einen Brief mit Informationen zu all seinen Einheiten.
Herr Kresse: Das Feedback aller Kunden, die das Portal nutzen ist durchweg positiv. Natürlich haben wir auch ältere Kunden, die sich bis heute nicht anmelden wollen oder können und auf Post bestehen. Aber insbesondere in unseren Neubauobjekten mit jungen Familien und Mitarbeitern von Daimler, Bosch und Co., die es gewohnt sind, Unterlagen digital zu erhalten, ist das Kundenportal für uns ein Muss. Diese Eigentümer kommen dann auch mit dem Tablet zur Versammlung, um die Dokumente digital vor sich zu haben.
Herr Kresse: Bei der Einführung von etg24 haben wir alle Mitarbeiter mitgenommen. Die Sendung digital über das Portal durchzuführen, ist für alle kein Problem.
Herr Kresse: Kann ich kurz zusammenfassen: so schnell wie möglich zu etg24 zu wechseln. Wobei, natürlich können meine Kollegen und Kolleginnen auch weiterhin drucken, sortieren und Post verschicken, dann kann ich die fortschrittliche Digitalisierung bei uns in der Verwaltung noch besser als Werbung einsetzen 😉
Herr Kresse: Für uns war es die absolut richtige Entscheidung etg24 zum Teil unserer Verwaltung zu machen. Und wir haben das Gefühl mit etg24 für die Zukunft gut aufgestellt und gerüstet zu sein. Es gibt immer wieder Neuerungen und Innovationen. Zuletzt zum Beispiel die Abstimmungsfunktion für Umlaufbeschlüsse und Eigentümerversammlungen.
Die WEG-Abrechnung analysiert die angefallenen Kosten und die erzielten Einnahmen einer WEG für das vorangegangene Wirtschaftsjahr. Sie dient damit, gemeinsam mit dem Wirtschaftsplan, der Sicherung der Liquidität der Gemeinschaft. Wirtschaftsplan und WEG-Abrechnung weisen daher an einigen Stellen Parallelen auf. Welche das sind, und wo gegebenenfalls Unterschiede bestehen, wird in diesem Blogbeitrag erläutert.
Probleme müssen in einer Wohnungseigentümergemeinschaft gemeinsam erörtert und gelöst werden. Um unterschiedliche Vorstellungen zusammenzubringen und möglichst die Interessen aller Eigentümer wahrnehmen zu können, entscheidet die Wohnungseigentümergemeinschaft in Form von Beschlüssen. Wie Beschlüsse zu Stande kommen, welche Art von Beschlüssen es gibt und wie die Beschlussfassung in einer WEG abläuft, wird in diesem Beitrag erläutert.
Die Instandhaltung, Reparatur aber auch die reine Bewohnung eines Objekts verursachen Kosten, welche durch Einnahmen der Wohnungseigentümergemeinschaft gedeckt werden müssen. Um die erforderlichen Einnahmen auf die anfallenden Kosten abstimmen und die Liquidität der Gemeinschaft sicherstellen zu können, ist ein Wirtschaftsplan aufzustellen. Wie genau ein solcher Wirtschaftsplan aussieht, wer für die Erstellung verantwortlich ist, und welche sonstigen Anforderungen einzuhalten sind, wird Ihnen in diesem Beitrag erläutert.
Michaela Knodt | HEAD OF SALES
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