Stressfreiere Objektübergaben mit etg24 – Ein Verwalter berichtet aus der Praxis

Anekdoten aus der Verwalterpraxis

Viele Verwalter haben schon die tollsten Objektübergaben im Rahmen eines Verwalterwechsels erlebt, in der Vergangenheit natürlich im Wesentlichen mit einem Berg an Papier. Es gab auch solche Fälle, in denen Verwalter während ihrer Abwesenheit zum neuen Immobilienverwalter bestellt wurden und überraschenderweise einen Karton Aktenordner zugestellt bekamen. Manchmal erhält die nachfolgende Verwaltung eine lose Blattsammlung oder die Unterlagen sind nicht vollständig. Und sicher kennt noch jeder die mit Zigarettenrauch geschwängerten Leitz-Ordner, die nur mit Gasmaske oder im Freien geöffnet werden konnten. Manch sparsamer Verwalter hat auch alle Unterlagen in billigste Kartonkisten umgepackt oder die losen Blätter mit Abheftbügeln fixiert, um sich teure Leitz-Ordner zu sparen – und dass hier keine falschen Mutmaßungen entstehen – diese Fälle gab es nicht nur im Schwabenland.

Aber auch der Transport der Unterlagen ist manchmal eine Herausforderung. Vor allem wenn die Aktenberge wie auf diesem Bild doch ordentliche Ausmaße einnehmen.

Vielleicht haben Sie ebenfalls schon ein Umzugsunternehmen engagiert, um die nötigen Aktenmengen zu überführen. Denn nicht jeder Verwalter ist in der körperlichen Verfassung aus dem vierten Stock ohne Aufzug zehn Umzugskisten zu transportieren oder mangels passender Parkmöglichkeiten einen kleinen Parkour zu absolvieren.

Die Objektübergabe selbst dauert in der Regel nie sehr lange, da der abgebende Verwalter nicht mehr viel Zeit in dieses Objekt stecken will. Wenn dann die ganzen Akten endlich im Büro sind, geht die Arbeit erst richtig los. Akribisch wird versucht, die intelligente Ablagestruktur des Vorverwalters zu entschlüsseln. Natürlich hat man bei der Übergabe alles verstanden und eine ausführliche Hilfeanleitung liegt selbstverständlich bei….

Andererseits kann es aber auch passieren, dass der bestellte Verwalter die Unterlagen erst gar nicht abholt. Es gibt mit Sicherheit noch viele weitere großartige Geschichten.

Wir würden gerne Ihre skurrilsten Erlebnisse zum Thema Objektübergaben aus dem Dornröschenschlaf holen.
Schreiben Sie dazu an info@etg24.de. Ich freue mich auf Ihre Anekdoten.

Die Digitalisierung bei der Objektübergabe – Fluch oder Segen?

Dank des Voranschreitens der Digitalisierung kommt noch die digitale Akte zum Papier hinzu. Hier ist die Verwirrung häufig vollkommen, da es dann digitale und analoge Dokumente zu durchwühlen gilt. Teilweise sind Daten doppelt vorhanden oder aber die Originale fehlen. Immer mehr Verwaltungen gehen richtigerweise den Weg der Digitalisierung, aber haben leider keinen geeigneten Prozess, wie die digitalen Akten zu übertragen sind. Die größte Absurdität ist dann erreicht, wenn digitale Unterlagen für die Objektübergabe ausgedruckt werden. Leider vergisst der ein oder andere Verwalter auch einfach die Existenz digitaler Dokumente und übergibt diese erst gar nicht. Die gute Nachricht, es geht auch anders! Wie Objektübergaben einfach und digital mit etg24 ablaufen, erfahren Sie weiter unten in meinem Praxisbericht.

Das Problem: Vielen Softwareprogrammen fehlen Standards

Ein schon immer vorhandenes Problem einer standardisierten Objektübertragung von einem Buchhaltungssystem ins andere hat bis heute in der Verwalterbranche keinen Einzug gehalten. Selbst wenn dasselbe Abrechnungsprogramm bei beiden Verwaltern verwendet wird, können die Buchhaltungs- und Abrechnungsdaten oft nicht überspielt werden. Da schaut man schon recht neidisch auf andere Branchen, die mit DATEV bspw. einen Fast-Standard etabliert haben.  

Daher muss unbedingt bei Beginn einer Digitalisierung auch der Prozess von Objektübergaben genau definiert, dokumentiert und umsetzbar gemacht werden. Die bisherigen Gerichtsentscheidungen fordern eine saubere, für jeden Kaufmann einfache und nachvollziehbare Dokumentation. Eine Digitalisierung ohne Strategie kann hier Mehraufwand verursachen. Die Strategie für die Objektübergabe resultiert darin, dass man zusätzlich zur analogen und digitalen Form noch die Cloud als neue Form der Online-Übergabe mit einbezieht.

Kundeninteressen sollten mehr Berücksichtigung finden

In der Regel gehen bei einem Verwalterwechsel viel Wissen und Erfahrung verloren. Im schlimmsten Fall auch noch Unterlagen. Eine der größten Schwierigkeiten bei der Übergabe von digitalen Objektdaten ist jedoch, dass die Interessen der Kunden häufig wenig Berücksichtigung finden. Der abgebende Verwalter hat seinen Eigentümern und Mietern möglicherweise sämtliche persönliche Unterlagen wie Abrechnungen und Wirtschaftspläne online bereitgestellt und seine Kunden haben sich daran gewöhnt, jederzeit darüber zu verfügen und ggf. auch selbst Daten einzupflegen. Gehen diese dann verloren, sorgt das für Unmut – und außer der Hoffnung auf den neuen, besseren Verwalter bleibt Kunden plötzlich die Einsicht, dass sie künftig keinen gewohnten 24/7-Zugriff mehr auf ihre Daten haben.

Die Lösung: Ein standardisiertes Portal wie etg24

Dank Digitalisierung, Vernetzung und interaktiven Online-Prozessen eröffnen sich neue Möglichkeiten bei der Objektübergabe. Daher ist anzuraten, dem Online-Portal eine viel stärkere Beachtung zu schenken. Häufig wird der Fehler gemacht, dass ein modernes Kundenportal leider nur ein unliebsames Anhängsel auf veraltete Softwarelösungen ist. Der Mensch neigt zu Bequemlichkeit. Daher raus aus der Komfortzone. Denken Sie den Prozess neu und führen Sie Softwarelösungen für in die Zukunft ausgerichtete, integrative Prozesse ein.

Mit etg24 wurde von Beginn an eine hohe Standardisierung festgelegt, damit Objektübergaben technisch sehr einfach möglich sind. Dies beginnt für alle Beteiligten mit einer einheitlichen Struktur. Nur so können später Daten einfach und übersichtlich zwischen Verwaltungen ausgetauscht werden. Eine solche Vereinheitlichung ist nur mit viel Fach-Know-how möglich und erfordert Disziplin bei der Softwarekonzeption, aber auch bei der Datenpflege durch den Verwalter. Mancher Verwalter ist zu Beginn nicht glücklich, wenn er seine Prozesse bzw. Datenstruktur an das System anpassen muss. Auch versteht man zunächst nicht unbedingt den Nutzen einer vorkonfigurierten Lösung und sieht das eher als unflexibel an. Hier gilt der Spruch des Dalai Lama: „Öffne der Veränderung deine Arme…“. Der Vorteil zeigt sich später in einer für alle Beteiligten gleichen Systemumgebung, die eine denkbar einfache Objektübergabe ermöglicht.  

Die Gegenwart mit etg24: Endlich einfache Objektübergaben

In den letzten Jahren haben sich die Objektübertragungen über die Online-Plattform etg24 jedes Jahr verdoppelt. Viele Verwalter schätzen die Möglichkeit, die Daten einfach online erhalten zu können. Der Grund für das starke Wachstum liegt insbesondere daran, dass es eine solche Möglichkeit außerhalb von etg24 bisher nicht gab. Mittlerweile wird die Objektübertragung aktiv von Verwaltern, aber auch von Eigentümergemeinschaften konkret angefragt. Das Schöne dabei ist, dass für Vor- als auch Nachverwalter und Eigentümer nur Vorteile entstehen, also eine WIN-WIN-WIN-Situation. Das betreffende Objekt wird einfach vom Vorverwalter zum Nachverwalter übertragen. Sofort sind alle vom Vorverwalter gepflegten Daten und Informationen des übernommenen Objektes in seinem Kundenportal vorhanden. Der Vorverwalter deaktiviert das Objekt und der Nachverwalter aktiviert es zu einem für ihn passenden Zeitpunkt bei sich im Portal. Für die Eigentümer/Mieter sind weiterhin alle Informationen und Daten im gewohnten Online-Portal abrufbar. Selbst das Benutzerprofil mit den Anmeldedaten muss nicht neu erstellt werden. Eigentümer und Mieter finden sich sofort zurecht und stehen der neuen Verwaltung direkt positiver gegenüber.

Praxisbeispiel der Preißer Immobilien GmbH

Vorbereitungsphase

Ich möchte Ihnen den Prozess der Objektübergabe mit etg24 gerne an einem Praxisbeispiel vorstellen. Zum 1. November 2021 haben wir, die Preißer Immobilien GmbH, die Schloßgartenstr. 3 übernommen. Damit ein optimaler Übergang möglich ist, benötigt die neue Verwaltung im Vorfeld einige Unterlagen wie z. B. Eigentümerdaten, Wirtschaftsplan, Kontenplan, Teilungserklärung usw. Ich denke jeder Verwalter kennt den Prozess. Dies war nun mit der online Objektübertragung in etg24 einfach umzusetzen. Das Objekt wurde bereits vor Verwaltungsbeginn aus dem Onlineportal der Vorverwaltung in unser Portal kopiert und damit sämtliche Daten automatisch angelegt. Der Vorteil dabei war, dass wir das Objekt zunächst im deaktivierten Status bearbeiten konnten, also alle Daten in Ruhe prüfen und verwenden.

Es war kein Termin für eine aufwändige, persönliche Übergabe, Aktenschleppen und zeitraubendes Suchen notwendig. Alles war in der für uns gewohnten Umgebung, in der wir uns bestens auskennen, vorhanden. Sofern vom Vorverwalter das Portal richtig gepflegt wurde, sind alle Dokumente sauber abgelegt und Vorgänge sowie Nutzerdaten für die weitere Verwendung vorhanden. Wie Sie im nachfolgenden Screenshot sehen können, wurde das Kundenportal vom Vorverwalter vollumfänglich eingesetzt. Sämtliche Versammlungsprotokolle, Teilungserklärung und erforderliche Dokumente zur Belegprüfung waren vorhanden.

Umsetzung des Verwalterwechsels

Nachdem alle Vorbereitungen abgeschlossen waren, konnten alle Eigentümer per Anschreiben begrüßt werden. Die Daten für den Serienbrief kamen direkt aus etg24 über eine komfortable CSV-Export-Funktion. Also kein zusätzliches Einpflegen der Eigentümer- und Mieterdaten in einem neuen System. Sofern das Buchhaltungssystem einen CSV-Import anbietet, können die Anschriftendaten ebenfalls einfach für die Abrechnungserstellung übertragen werden. Wir haben ohne Zeit- und Termindruck alles für die Objektaktivierung vorbereitet, beispielsweise Konten angelegt und die Buchhaltung vorbereitet, uns in die laufenden Vorgänge eingelesen usw. und das alles ohne einen zeitaufwendigen Vor-Ort-Übergabetermin.

Zum 1. November wurde dann das Objekt bei der Preißer Immobilien GmbH aktiviert und bei der Vorverwaltung deaktiviert. Alle Nutzer erhielten über die Abmeldung und über die Anmeldung beim neuen Verwalter automatisiert eine Benachrichtigung. Somit waren alle Beteiligten ohne Datenverlust oder neue Datenpflege auf dem Laufenden. Nun konnte das Objekt von uns als neue Verwaltung selbständig weitergeführt werden. Wie Sie im nachfolgenden Screenshot sehen, ist das Objekt nicht mehr im deaktivierten Status und es hat sich bereits einiges weiterentwickelt.

Klar es gab auch noch ein paar wenige Leitz-Ordner, die zu übergeben waren. Das hatten wir dann später mal bei einem gemütlichen Termin ausgetauscht. Für die laufende Verwaltung war das vollkommen unkritisch.

Zusammenfassung und Fazit

Der Schlüssel zu einfachen digitalen Objektübergaben ist eine hohe Standardisierung. Sie beginnt für alle Beteiligten mit einer einheitlichen Datenstruktur wie bei dem Portal etg24. Nur so können später Daten zwischen Verwaltungen einfach ausgetauscht werden. Eine solche Vereinheitlichung erfordert fachliches Know-how und viel Disziplin bei der Software-Konzeption, aber auch bei der Datenpflege durch die Verwaltung. In mancher Ver­waltung ist man nicht gerade glücklich darüber, wenn zu Beginn Prozesse bzw. eine bestehende Datenstruktur an das System anzupassen sind. Der Vorteil zeigt sich später in einer für alle Beteiligten gleichen Systemumgebung, die eine denkbar einfache Objektübergabe ermöglicht.

In den letzten Jahren haben sich die Objektübertra­gungen über die Online-Plattform etg24 jedes Jahr ver­doppelt. Insbesondere Eigentümer und Mieter finden sich sofort zurecht und stehen der neuen Verwaltung direkt positiver gegenüber.

Mit der Digitalisierung, der zunehmenden Vernetzung und interaktiven Online-Prozessen wächst die Bedeutung cloudbasierter Online-Portale, die eben nicht nur unliebsame Anhängsel auf veraltete Lösungen sind. Auch wenn der Mensch ein Gewohnheitstier ist, lohnt es sich die Komfortzone zu verlassen, Prozesse neu zu denken und zukunftsorientierte Software-Lösungen zu integrieren.

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Erfolgsgeschichten mit etg24

"Bereits seit 9 Jahren nutzen wir das Kundenportal etg24 mit zunehmender Begeisterung als zentrale Kommunikationsplattform und digitales Verwalterbüro. Gerade in den vergangenen zwei Jahren, in denen persönliche Kontakte erheblich eingeschränkt werden mussten, waren wir sehr dankbar über die Möglichkeit, unseren Kunden alle wesentlichen Unterlagen digital über das Portal zur Verfügung stellen zu können. Ganz besonders begrüßen wir es, dass nun auch die in ihrer Bedeutung aufgewerteten Umlaufverfahren komfortabel über das Portal abgewickelt werden können. Auch mit der zwischenzeitlich neu geschaffenen „App-Funktion“ können wir die regelmäßigen Liegenschaftsbegehungen künftig effektiver ausführen und auswerten. Zudem wollen wir in diesem Jahr auch erste Versuche mit der Hybriden Eigentümerversammlung starten und freuen uns, dass dies jetzt auch über die neue Versammlungsfunktion in etg24 möglich ist."
Patrik Riesterer
Hausverwaltungen Riesterer
"Ein sehr gutes Tool, das permanent weiterentwickelt wird. Wir sind schon lange digital unterwegs, aber erst mit etg24 konnten wir die internen Abläufe in der Hausverwaltung perfektionieren. Das liegt auch daran, dass unsere Kunden mitziehen, weil die Bedienung intuitiv ist und keiner Handbücher bedarf. Einladung online mit allen Unterlagen automatisch zusammengefasst ist so unfassbar zeitsparend und auch die Umlaufbeschlüsse sind online eine Wohltat. Wir können hier nur Danke sagen und freuen uns schon auf weitere Neuerungen und die damit verbundene Zeitersparnis."
Friedrich J. Maier-Bode
"Ich bin total begeistert und es ist so, wie in der Schulung von Herrn Preißer angekündigt, die Eigentümer nehmen das Tool „Abstimmung“ gut an. Ich habe heute das erste schriftliche Umlaufverfahren in etg24 eröffnet und tatsächlich war nach 10 Minuten die erste Abstimmung eingetragen. Ich freue mich sehr über die Erweiterung."
Sandra Rudolph
AKV Immobilienverwaltungs GmbH
"etg24 stellt mit seiner Software ein hervorragendes und zeitgemäßes Tool für die digitale Immobilienverwaltung bereit. Die Zeitersparnis und die Erleichterung unseres Arbeitsalltags sind täglich spürbar. Auch den guten Support, der stets schnell und zuverlässig reagiert, möchten wir lobend hervorheben. Auch deshalb können wir sowohl die Firma als auch das Produkt etg24 uneingeschränkt weiterempfehlen."
Jacqueline Gill
Wüstenrot Haus- und Städtebau GmbH
"Unsere Kunden schätzen die Informationen und Kontaktmöglichkeiten sehr, da sie sich aufgrund des gut strukturierten Aufbaus sehr schnell zurechtfinden. Selbst Kunden und Redakteure des Unternehmens, die technisch nicht so versiert sind, kommen damit gut zurecht. Alles in allem können wir die Produkte von etg24 wirklich sehr empfehlen."
Ralf M. Ebinger
SGV Schwäbische Gebäudeverwaltung
"etg24 ist für uns weitaus mehr als nur eine cloudbasierte Datenbank. Aufgrund der immer größeren Anforderungen seitens unserer Kunden, kann über dieses Portal eine schnelle und transparente Bearbeitung verschiedenster Vorgänge erfolgen. Neben der Bereitstellung von Informationen und Unterlagen, welche unseren Kunden somit „rund um die Uhr“ abseits jeder Öffnungs- und Arbeitszeiten zur Verfügung stehen, lassen sich z. B. auch die z. T. komplexen Abläufe einer Sanierung über mehrere Monate in einem Vorgang komprimiert und für alle Kunden sowie Nutzer einsehbar übersichtlich darstellen. Aus diesen Gründen können wir etg24 mit bestem Wissen und Gewissen an sämtliche Kollegen weiterempfehlen."
Michael Keuter
Keuter Grundbesitzverwaltung GmbH
"etg24 hat unsere digitale Arbeitsweise in erheblichem Umfang positiv verändert und ist inzwischen zu einem vollständigen Archivierungstool für alle verwalteten Wohnungen geworden. Über 80 % unserer Eigentümer nutzen diese Plattform zur Kommunikation und die von uns regelmäßig bereitgestellten Informationen zu aktuellen Sachständen, bspw. bei der Beschlusserfüllung, der Beseitigung von Schäden und der Vorbereitung auf kommende Eigentümerversammlungen."
Joachim Sacher
GERBURG Grundstücks- und Hausverwaltungs GmbH

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Michaela Knodt | LEITUNG SALES & SUPPORT

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