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Michaela Knodt | HEAD OF SALES
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Eigentümer können ihre Meinung im Rahmen der Eigentümerversammlung online oder in Präsenz in den Diskurs einbringen. Darüber hinaus stehen ihnen aber wenige Möglichkeiten zu, auf die Immobilienverwaltung durch einen meist externen Verwalter Einfluss zu nehmen. Damit der Verwalter durch eine Instanz kontrolliert, aber auch unterstützt wird, benötigt es ein weiteres Gremium, welches die Eigentümerinteressen vertritt.
Diese Aufgabe nimmt in der Eigentümergemeinschaft der sogenannte Verwaltungsbeirat wahr. Was genau dieser Verwaltungsbeirat ist, was er darf und auch die Frage „Was darf der Verwaltungsbeirat eigentlich nicht?“, werden im Folgenden näher erläutert.
Inhalt
Der Verwaltungsbeirat ist ein aus Eigentümern bestehendes Gremium einer Wohnungseigentümergemeinschaft. Er unterstützt und überwacht die Verwaltung der gemeinschaftlichen Angelegenheiten, § 29 Abs. 2 S. 1 WEG. Weiterhin hat er auch eine beratende Funktion, beispielsweise bei der Einholung von Angeboten für Instandhaltungsmaßnahmen. Die Befugnis, eigene, für die Gemeinschaft verbindliche Entscheidungen zu treffen, hat der Verwaltungsbeirat hingegen nicht. Würde er dennoch Entscheidungen treffen, würde eine Kompetenzüberschreitung durch den Verwaltungsbeirat vorliegen. Der Beschluss wäre unwirksam.
Die innere Organisation richtet sich nach § 29 Abs. 1 S. 2 WEG: Hiernach hat der Verwaltungsbeirat einen Vorsitzenden und einen Stellvertreter zu wählen, sofern der Beirat aus mehreren Mitgliedern besteht. Wie viele Mitglieder ein Verwaltungsbeirat hat, ist nicht vorgegeben, sollte aber von der Größe des Eigentumsobjekts und der Menge der bei der Verwaltung anfallenden Aufgaben abhängig gemacht werden.
Wer Vorsitzender und wer Stellvertreter sein soll, können die Wohnungseigentümer im Rahmen des Bestellungsakts festlegen. Werden die Wohnungseigentümer nicht tätig, wählt der Beirat seinen Vorsitzenden und dessen Stellvertreter selbst durch Beiratsbeschluss. Weitere Regelungen, beispielsweise bezüglich der Ladung, Ort und Zeit, können die Eigentümer per Beschluss oder Vereinbarung regeln. Andernfalls kann auch hier der Beirat selbständig entscheiden und sich durch einen einstimmigen Beschluss eine Geschäftsordnung geben. Wann der Verwaltungsbeirat dann einzuberufen ist, entscheidet der Vorsitzende, § 29 Abs. 1 S. 3 WEG.
Sind die Mitglieder unentgeltlich tätig, ist die Haftung im Verwaltungsbeirat auf Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit beschränkt, § 29 Abs. 3 WEG. Andernfalls gilt der Haftungsmaßstab des § 276 I BGB.
Grundsätzlich kann jeder Eigentümer Mitglied des Verwaltungsbeirates werden, § 29 Abs. 1 S. 1 WEG. Die genauen Bedingungen und Anforderungen an ein Mitglied können in der Gemeinschaftsordnung festgelegt werden. Auch Nichteigentümer können Beiratsmitglied werden, sofern dies in der Gemeinschaftsordnung vorgesehen ist.
Die Bestellung eines Eigentümers muss ordnungsgemäßer Verwaltung entsprechen, § 19 I WEG. Aufgrund dessen können bestimmte Personen von der Mitgliedschaft im Verwaltungsbeirat ausgeschlossen sein: Der Verwalter, der zugleich Wohnungseigentümer ist, kann kein Mitglied werden. Das wird damit begründet, dass der Verwaltungsbeirat gerade zur Überwachung des Verwalters bestellt wird. Eine Überwachung der Tätigkeit des Verwalters durch sich selbst würde allerdings ins Leere laufen.
Ferner können auch andere, in der Person des potentiellen Beiratsmitglieds liegende, Gründe gegen dessen Qualifikation sprechen: Dies ist der Fall, wenn die Zusammenarbeit aufgrund schwerwiegender Gründe unzumutbar und das erforderliche Vertrauensverhältnis nicht zu erwarten ist, beispielsweise, weil die Person entgeltlich für den Verwalter tätig ist. Nicht ausreichend ist, dass die Person in Zwist mit einem anderen Wohnungseigentümer steht oder bestimmte Eigentümer die Person nicht leiden können. Ob eine Person die Voraussetzungen erfüllt, ist einzelfallabhängig und individuell zu prüfen.
Erfüllt eine Person alle Voraussetzungen und ist bereit, die Aufgabe als Verwaltungsbeirat zu übernehmen, wird diese durch einen Beschluss der Eigentümerversammlung zum Mitglied bestellt, § 29 Abs. 1 S. 1 WEG. Erforderlich hierfür ist eine einfache Stimmenmehrheit für jedes zu wählende Mitglied.
Im Grundsatz findet der Verwaltungsbeirat seine Aufgaben nach neuem WEG geregelt in § 29 Abs. 2 WEG. Dem Verwaltungsbeirat kommen diverse Aufgaben zu, insbesondere die Überwachung, Unterstützung und Beratung der WEG-Verwaltung:
Weitere Aufgaben können dem Beirat in der Gemeinschaftsordnung übertragen werden. Davon ausgenommen sind solche, die den Kernbereich der Eigentümerbefugnisse betreffen, beispielsweise die Entlastung des Verwalters oder dessen Auswahl und Abberufung.
Digitale Immobilienverwaltung
Im Rahmen der Ausübung seiner Tätigkeiten treffen den Verwaltungsbeirat einer Eigentümergemeinschaft diverse Pflichten, die sich sowohl aus der Amtsausübung als solches, als auch aus dem Auftrags- (sofern unentgeltlich), bzw. dem Dienstvertrag (sofern entgeltlich), ergeben können. Hierzu gehören:
Der Verwaltungsbeirat kann vom Verwalter die Einsicht in alle relevanten Informationen und Unterlagen verlangen, allerdings nur im Rahmen des Einsichtsrechts, welches auch den übrigen Eigentümern gem. § 18 Abs. 4 WEG zusteht. Außerdem kann er den Verwalter dazu auffordern, bestimmte Angelegenheiten zu überprüfen oder vorzubereiten. Darüber hinaus stehen dem Beirat allerdings keine Rechte zu, die über die eines „normalen“ Eigentümers hinausgehen. Insbesondere hat er keine Weisungsbefugnis gegenüber dem Verwalter.
Die Bestellung eines Verwaltungsbeirates ist nicht verpflichtend. Ob eine WEG konkret einen Verwaltungsbeirat einrichten sollte, hängt insbesondere von den Bedürfnissen und Aufgaben innerhalb der Eigentümergemeinschaft ab. In den meisten Fällen ist ein Verwaltungsbeirat neben der Hausverwaltung jedoch sinnvoll, da die Interessen der Eigentümer sachgerecht vertreten werden können und ein Ansprechpartner zwischen den Eigentümern und dem Verwalter etabliert wird. Weiterhin ist ein Verwaltungsbeirat sinnvoll, da dieser den Verwalter bei dessen Arbeit unterstützt und überwacht. Im Rahmen dieser Unterstützung können sich die Eigentümer in die Verwaltung des Objekts einbringen und über die Eigentümerversammlung hinaus Einfluss ausüben.
Wie oft ein Verwaltungsbeirat gewählt werden muss – sofern sich die Wohnungseigentümergemeinschaft für die Einrichtung eines solchen entschieden hat – ist nicht im WEG-Gesetz geregelt. Normalerweise erfolgt die Wahl bzw. Entlastung des Verwaltungsbeirates jährlich auf der Eigentümerversammlung, d.h. im Rahmen der ordentlichen Eigentümerversammlung. Die Neuwahl kann vom Verwaltungsbeirat aber auch abweichend in der Gemeinschaftsordnung geregelt werden. Ebenfalls zur genauen Amtszeit des Verwaltungsbeirats kann die Eigentümergemeinschaft in der Gemeinschaftsordnung eine Regelung definieren. Es ist sowohl eine unbefristete Bestellung als auch die Festlegung einer bestimmten Amtszeit zulässig.
Die Mitgliedschaft im Verwaltungsbeirat kann aus verschiedenen Gründen wieder beendet werden:
Im Falle einer unentgeltlichen Tätigkeit, d.h. im Falle eines Auftragsvertrages gem. § 662 BGB, können die Mitglieder des Verwaltungsbeirats Aufwendungsersatz für die Aufwendungen, die sie den Umständen nach für erforderlich halten durften, verlangen, vgl. § 670 BGB. Dazu können zum Beispiel die Kopierkosten für die Einladungen zur Eigentümerversammlung zählen, aber auch Fahrtkosten oder Kosten für den Kauf erforderlicher Unterlagen.
Liegt ein Geschäftsbesorgungsdienstvertrag i.S.d. §§ 675, 611 BGB vor, steht den Mitgliedern des Verwaltungsbeirats neben dem Aufwendungsersatzanspruch auch ein Vergütungsanspruch zu.
Die Ansprüche richten sich gegen die Wohnungseigentümergemeinschaft.
Die Hausverwaltungssoftware von etg24 unterstützt nicht nur Immobilienverwalter bei ihrer täglichen Arbeit, sondern auch den Verwaltungsbeirat. Das Online-Portal etg24 bietet die ideale Plattform für eine effiziente Zusammenarbeit zwischen Verwaltung und Verwaltungsbeirat. Folgend einige Beispiele, wie alle Beteiligten profitieren:
Digitaler Dokumentenbereich und Online-Belegprüfung
Vorbei sind die Zeiten, in denen Beiräte sich im Büro des Verwalters durch Berge von Belegen blättern mussten, um die Jahresabrechnung zu prüfen. Auf der datenschutzkonformen Plattform etg24 legt die Verwaltung alle Belege und sonstige Dokumente ab. Der Verwaltungsbeirat kann flexibel von zu Hause oder unterwegs die Prüfung vornehmen. Dadurch herrscht zu jeder Zeit volle Transparenz.
Eigentümerversammlungen
Bei der Vorbereitung der Eigentümerversammlung sind Anregungen zur Tagesordnung durch den Verwaltungsbeirat in der Zusammenarbeit wesentlich. Mit der Software etg24 bereiten Hausverwaltungen die Eigentümerversammlung bequem digital vor. Eine praktische Vorschaufunktion exklusiv für den Verwaltungsbeirat vereinfacht die gemeinsame Vorbereitung. Auch nach der Versammlung läuft alles papierlos ab. Die für das Protokoll erforderliche Unterschrift (§ 24 Abs. 6 S. 2 WEG) durch den Verwaltungsbeirat erfolgt ganz bequem direkt digital in etg24.
Einfache, digitale und transparente Kommunikation
Um die Unterstützungs- und Kontroll-Funktion als Verwaltungsbeirat effizient ausüben zu können, ist ein digitales Onlineportal hilfreich. Im Portal bzw. der App befinden sich alle Informationen zur Immobilie an einem Ort. Auch die Kommunikation läuft zentralisiert über einen Kanal. So geht nichts mehr verloren, ist rund um die Uhr abrufbar und der Verwaltungsbeirat hat den bestmöglichen Überblick.
Die Software von etg24 stellt damit eine effektive und moderne Hausverwaltung sicher und spart damit nicht nur Kosten, sondern auch Zeit.
Der Verwaltungsbeirat ist ein Gremium der Eigentümer, welches zur Überwachung, Unterstützung und Beratung der Verwaltung dient. Die Bestellung eines Verwaltungsbeirats ist für die Eigentümergemeinschaft freiwillig. Maßgebliche Regelung für den Verwaltungsbeirat ist § 29 WEG. Dieser gibt unter anderem vor, dass ein Vorsitzender und ein Stellvertreter zu wählen sind, wenn der Verwaltungsbeirat aus mehreren Mitgliedern besteht. Abweichende Regelungen in der Gemeinschaftsordnung sind zulässig.
Eine eigene Entscheidungskompetenz des Verwaltungsbeirats besteht grundsätzlich nicht. Dennoch kommt dem Verwaltungsbeirat in einer WEG eine wichtige Rolle zu, da er als Vermittler zwischen den Interessen der Eigentümer und dem Verwalter dient. Die Bestellung eines Verwaltungsbeirats ist demnach empfehlenswert, hängt aber insbesondere von den individuellen Bedürfnissen einer Gemeinschaft ab.
In einer Immobilie fallen grundsätzlich viele Aufgaben an, die der Erhaltung und Nutzung des Objekts dienen. Um eine sachgerechte Verwaltung sicherzustellen, werden in der Praxis häufig externe Verwalter mit der Wahrnehmung beauftragt. Fraglich ist, ob es sich auch für die Immobilienverwaltung von kleinen Objekten lohnt, einen Verwalter zu bestellen und ob diese gegebenenfalls sogar dazu verpflichtet ist.
Die Anforderungen an ein Gebäude können sich im Laufe der Zeit ändern, sodass bauliche Veränderungen erforderlich werden.
Wann eine bauliche Veränderung – insbesondere in Abgrenzung zu einer Erhaltungsmaßnahme – vorliegt, ob eine solche ohne Weiteres durchgeführt werden kann und wer die Kosten einer solchen Maßnahme zu tragen hat, wird Ihnen in diesem Blogbeitrag erläutert.
Eigentümer haben die Kosten für die Instandhaltung des Objekts selbst aufzubringen. Um von diesen nicht überrascht zu werden und die Existenz der Eigentümer, bzw. die Instandhaltung der Immobilie, zu gefährden, verpflichtet das Wohnungseigentumsgesetz Wohnungseigentümergemeinschaften dazu, eine angemessene Instandhaltungsrücklage zu bilden. Was genau eine Instandhaltungsrücklage ist, wann diese angemessen ist und wer sie zu zahlen hat, wird Ihnen in diesem Blogbeitrag erläutert.
Michaela Knodt | HEAD OF SALES
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