Verwaltungsbeirat

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Überwachung, Beratung und Unterstützung durch die Eigentümer

Eigentümer können ihre Meinung im Rahmen der Eigentümerversammlung online oder in Präsenz in den Diskurs einbringen. Darüber hinaus stehen ihnen aber wenige Möglichkeiten zu, auf die Immobilienverwaltung durch einen meist externen Verwalter Einfluss zu nehmen. Damit der Verwalter durch eine Instanz kontrolliert, aber auch unterstützt wird, benötigt es ein weiteres Gremium, welches die Eigentümerinteressen vertritt.

Diese Aufgabe nimmt in der Eigentümergemeinschaft der sogenannte Verwaltungsbeirat wahr. Was genau dieser Verwaltungsbeirat ist, was er darf und auch die Frage „Was darf der Verwaltungsbeirat eigentlich nicht?“, werden im Folgenden näher erläutert.

1. Was ist der Verwaltungsbeirat?

Der Verwaltungsbeirat ist ein aus Eigentümern bestehendes Gremium einer Wohnungseigentümergemeinschaft. Er unterstützt und überwacht die Verwaltung der gemeinschaftlichen Angelegenheiten, § 29 Abs. 2 S. 1 WEG. Weiterhin hat er auch eine beratende Funktion, beispielsweise bei der Einholung von Angeboten für Instandhaltungsmaßnahmen. Die Befugnis, eigene, für die Gemeinschaft verbindliche Entscheidungen zu treffen, hat der Verwaltungsbeirat hingegen nicht. Würde er dennoch Entscheidungen treffen, würde eine Kompetenzüberschreitung durch den Verwaltungsbeirat vorliegen. Der Beschluss wäre unwirksam.

Die innere Organisation richtet sich nach § 29 Abs. 1 S. 2 WEG: Hiernach hat der Verwaltungsbeirat einen Vorsitzenden und einen Stellvertreter zu wählen, sofern der Beirat aus mehreren Mitgliedern besteht. Wie viele Mitglieder ein Verwaltungsbeirat hat, ist nicht vorgegeben, sollte aber von der Größe des Eigentumsobjekts und der Menge der bei der Verwaltung anfallenden Aufgaben abhängig gemacht werden. 

Wer Vorsitzender und wer Stellvertreter sein soll, können die Wohnungseigentümer im Rahmen des Bestellungsakts festlegen. Werden die Wohnungseigentümer nicht tätig, wählt der Beirat seinen Vorsitzenden und dessen Stellvertreter selbst durch Beiratsbeschluss. Weitere Regelungen, beispielsweise bezüglich der Ladung, Ort und Zeit, können die Eigentümer per Beschluss oder Vereinbarung regeln. Andernfalls kann auch hier der Beirat selbständig entscheiden und sich durch einen einstimmigen Beschluss eine Geschäftsordnung geben. Wann der Verwaltungsbeirat dann einzuberufen ist, entscheidet der Vorsitzende, § 29 Abs. 1 S. 3 WEG.

Sind die Mitglieder unentgeltlich tätig, ist die Haftung im Verwaltungsbeirat auf Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit beschränkt, § 29 Abs. 3 WEG. Andernfalls gilt der Haftungsmaßstab des § 276 I BGB.

2. Wer kann Mitglied des Verwaltungsbeirats werden?

Grundsätzlich kann jeder Eigentümer Mitglied des Verwaltungsbeirates werden, § 29 Abs. 1 S. 1 WEG. Die genauen Bedingungen und Anforderungen an ein Mitglied können in der Gemeinschaftsordnung festgelegt werden. Auch Nichteigentümer können Beiratsmitglied werden, sofern dies in der Gemeinschaftsordnung vorgesehen ist

Die Bestellung eines Eigentümers muss ordnungsgemäßer Verwaltung entsprechen, § 19 I WEG. Aufgrund dessen können bestimmte Personen von der Mitgliedschaft im Verwaltungsbeirat ausgeschlossen sein: Der Verwalter, der zugleich Wohnungseigentümer ist, kann kein Mitglied werden. Das wird damit begründet, dass der Verwaltungsbeirat gerade zur Überwachung des Verwalters bestellt wird. Eine Überwachung der Tätigkeit des Verwalters durch sich selbst würde allerdings ins Leere laufen. 

Ferner können auch andere, in der Person des potentiellen Beiratsmitglieds liegende, Gründe gegen dessen Qualifikation sprechen: Dies ist der Fall, wenn die Zusammenarbeit aufgrund schwerwiegender Gründe unzumutbar und das erforderliche Vertrauensverhältnis nicht zu erwarten ist, beispielsweise, weil die Person entgeltlich für den Verwalter tätig ist. Nicht ausreichend ist, dass die Person in Zwist mit einem anderen Wohnungseigentümer steht oder bestimmte Eigentümer die Person nicht leiden können. Ob eine Person die Voraussetzungen erfüllt, ist einzelfallabhängig und individuell zu prüfen.

Erfüllt eine Person alle Voraussetzungen und ist bereit, die Aufgabe als Verwaltungsbeirat zu übernehmen, wird diese durch einen Beschluss der Eigentümerversammlung zum Mitglied bestellt, § 29 Abs. 1 S. 1 WEG. Erforderlich hierfür ist eine einfache Stimmenmehrheit für jedes zu wählende Mitglied.

3. Welche Aufgaben hat der Verwaltungsbeirat?

Im Grundsatz findet der Verwaltungsbeirat seine Aufgaben nach neuem WEG geregelt in § 29 Abs. 2 WEG. Dem Verwaltungsbeirat kommen diverse Aufgaben zu, insbesondere die Überwachung, Unterstützung und Beratung der WEG-Verwaltung:

  • Im Rahmen der Unterstützung kann er beispielsweise Eigentümerversammlungen vorbereiten, indem er die Tagesordnung mitgestaltet. 
  • Die Beratung erstreckt sich zum Beispiel auf die Vorbereitung oder Durchführung von Instandhaltungsmaßnahmen. So kann der Verwaltungsbeirat beispielsweise vorschlagen, wie bestimmte Mängel am Objekt beseitigt werden sollten. Im Nachgang wird dann häufig die wichtige Aufgabe der Belegprüfung vom Verwaltungsbeirat übernommen. 
  • Im Rahmen der Überwachung hat der Verwaltungsbeirat eine ordnungsgemäße Verwaltung durch den Verwalter sicherzustellen. Er kann aber auch die Gemeinschaft selbst überwachen und schauen, ob diese sich an getroffene Regelungen, etwa die Hausordnung, hält. Bestehen Uneinigkeiten zwischen der Verwaltung und den Eigentümern, tritt der Verwaltungsbeirat als Kommunikator zwischen den Parteien auf. 
  • Darüber hinaus schreibt § 29 Abs. 2 S. 2 WEG die Aufgabe der Prüfung des Wirtschaftsplans und der Rechnungsprüfung dem Verwaltungsbeirat zu. Diese Prüfung ist allerdings keine Wirksamkeitsvoraussetzung („sollen…geprüft werden“). Die Gemeinschaft kann die Jahresabrechnung und den Wirtschaftsplan folglich auch dann genehmigen, wenn der Verwaltungsbeirat keine Prüfung vorgenommen hat.

Weitere Aufgaben können dem Beirat in der Gemeinschaftsordnung übertragen werden. Davon ausgenommen sind solche, die den Kernbereich der Eigentümerbefugnisse betreffen, beispielsweise die Entlastung des Verwalters oder dessen Auswahl und Abberufung.

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4. Welche Pflichten treffen den Verwaltungsbeirat?

Im Rahmen der Ausübung seiner Tätigkeiten treffen den Verwaltungsbeirat einer Eigentümergemeinschaft diverse Pflichten, die sich sowohl aus der Amtsausübung als solches, als auch aus dem Auftrags- (sofern unentgeltlich), bzw. dem Dienstvertrag (sofern entgeltlich), ergeben können. Hierzu gehören:

  • Auskunfts- und Rechenschaftspflicht im Rahmen des Aufgabenkreises §§ 662, 666 BGB
  • Herausgabepflicht bezüglich aller Unterlagen in Original nach § 667 BGB, bei Beendigung der Tätigkeit als Beiratsmitglied
  • Weiterhin hat der Verwaltungsbeirat die Pflicht zur Einberufung der Eigentümerversammlung, wenn ein Verwalter fehlt oder sich pflichtwidrig weigert (§ 24 Abs. 3 WEG). Wann eine Eigentümerversammlung einberufen werden muss, regelt § 24 Abs. 1 und Abs. 2 WEG. 

5. Welche Rechte hat der Verwaltungsbeirat gegenüber dem Verwalter?

Der Verwaltungsbeirat kann vom Verwalter die Einsicht in alle relevanten Informationen und Unterlagen verlangen, allerdings nur im Rahmen des Einsichtsrechts, welches auch den übrigen Eigentümern gem. § 18 Abs. 4 WEG zusteht. Außerdem kann er den Verwalter dazu auffordern, bestimmte Angelegenheiten zu überprüfen oder vorzubereiten. Darüber hinaus stehen dem Beirat allerdings keine Rechte zu, die über die eines „normalen“ Eigentümers hinausgehen. Insbesondere hat er keine Weisungsbefugnis gegenüber dem Verwalter. 

6. Braucht jede WEG einen Verwaltungsbeirat?

Die Bestellung eines Verwaltungsbeirates ist nicht verpflichtend. Ob eine WEG konkret einen Verwaltungsbeirat einrichten sollte, hängt insbesondere von den Bedürfnissen und Aufgaben innerhalb der Eigentümergemeinschaft ab. In den meisten Fällen ist ein Verwaltungsbeirat neben der Hausverwaltung jedoch sinnvoll, da die Interessen der Eigentümer sachgerecht vertreten werden können und ein Ansprechpartner zwischen den Eigentümern und dem Verwalter etabliert wird. Weiterhin ist ein Verwaltungsbeirat sinnvoll, da dieser den Verwalter bei dessen Arbeit unterstützt und überwacht. Im Rahmen dieser Unterstützung können sich die Eigentümer in die Verwaltung des Objekts einbringen und über die Eigentümerversammlung hinaus Einfluss ausüben. 

7. Wie oft muss ein Verwaltungsbeirat gewählt werden?

Wie oft ein Verwaltungsbeirat gewählt werden muss – sofern sich die Wohnungseigentümergemeinschaft für die Einrichtung eines solchen entschieden hat – ist nicht im WEG-Gesetz geregelt. Normalerweise erfolgt die Wahl bzw. Entlastung des Verwaltungsbeirates jährlich auf der Eigentümerversammlung, d.h. im Rahmen der ordentlichen Eigentümerversammlung. Die Neuwahl kann vom Verwaltungsbeirat aber auch abweichend in der Gemeinschaftsordnung geregelt werden. Ebenfalls zur genauen Amtszeit des Verwaltungsbeirats kann die Eigentümergemeinschaft in der Gemeinschaftsordnung eine Regelung definieren. Es ist sowohl eine unbefristete Bestellung als auch die Festlegung einer bestimmten Amtszeit zulässig.

8. Kann ein Verwaltungsbeirat seine Mitgliedschaft wieder verlieren?

Die Mitgliedschaft im Verwaltungsbeirat kann aus verschiedenen Gründen wieder beendet werden: 

  • Sobald ein Wohnungseigentümer aus der Wohnungseigentümergemeinschaft ausscheidet, verliert er damit automatisch sein Amt als Verwaltungsbeiratsmitglied. 
  • Des Weiteren kann ein Mitglied auch durch Mehrheitsbeschluss in der Eigentümerversammlung abberufen werden. 
  • Diese Abberufung kann auch konkludent, d.h. nicht durch ausdrückliche Erklärung, sondern vielmehr durch schlüssiges Handeln erfolgen, indem die Eigentümer einen komplett neuen Beirat wählen. 
  • Zu guter Letzt kann der Eigentümer die Mitgliedschaft im Verwaltungsbeirat auch durch Rücktritt verlieren. Dieser ist jederzeit und formlos möglich. Die Erklärung muss gegenüber der Gemeinschaft, die gem. § 9b I WEG durch den Verwalter vertreten wird, abgegeben werden.

9. Wofür kann der Verwaltungsbeirat Aufwendungsersatz verlangen?

Im Falle einer unentgeltlichen Tätigkeit, d.h. im Falle eines Auftragsvertrages gem. § 662 BGB, können die Mitglieder des Verwaltungsbeirats Aufwendungsersatz für die Aufwendungen, die sie den Umständen nach für erforderlich halten durften, verlangen, vgl. § 670 BGB. Dazu können zum Beispiel die Kopierkosten für die Einladungen zur Eigentümerversammlung zählen, aber auch Fahrtkosten oder Kosten für den Kauf erforderlicher Unterlagen. 

Liegt ein Geschäftsbesorgungsdienstvertrag i.S.d. §§ 675, 611 BGB vor, steht den Mitgliedern des Verwaltungsbeirats neben dem Aufwendungsersatzanspruch auch ein Vergütungsanspruch zu.

Die Ansprüche richten sich gegen die Wohnungseigentümergemeinschaft.

10. Was sollte man noch über den Verwaltungsbeirat bei etg24 wissen?

Die Hausverwalter Software von etg24 unterstützt nicht nur Immobilienverwalter bei ihrer täglichen Arbeit, sondern auch den Verwaltungsbeirat. Das Online-Portal etg24 bietet die ideale Plattform für eine effiziente Zusammenarbeit zwischen Verwaltung und Verwaltungsbeirat. Folgend einige Beispiele, wie alle Beteiligten profitieren:

Digitaler Dokumentenbereich und Online-Belegprüfung

Vorbei sind die Zeiten, in denen Beiräte sich im Büro des Verwalters durch Berge von Belegen blättern mussten, um die Jahresabrechnung zu prüfen. Auf der datenschutzkonformen Plattform etg24 legt die Verwaltung alle Belege und sonstige Dokumente ab. Der Verwaltungsbeirat kann flexibel von zu Hause oder unterwegs die Prüfung vornehmen. Dadurch herrscht zu jeder Zeit volle Transparenz. 

Eigentümerversammlungen

Bei der Vorbereitung der Eigentümerversammlung sind Anregungen zur Tagesordnung durch den Verwaltungsbeirat in der Zusammenarbeit wesentlich. Mit der Software etg24 bereiten Hausverwaltungen die Eigentümerversammlung bequem digital vor. Eine praktische Vorschaufunktion exklusiv für den Verwaltungsbeirat vereinfacht die gemeinsame Vorbereitung. Auch nach der Versammlung läuft alles papierlos ab. Die für das Protokoll erforderliche Unterschrift (§ 24 Abs. 6 S. 2 WEG) durch den Verwaltungsbeirat erfolgt ganz bequem direkt digital in etg24.

Einfache, digitale und transparente Kommunikation

Um die Unterstützungs- und Kontroll-Funktion als Verwaltungsbeirat effizient ausüben zu können, ist ein digitales Onlineportal hilfreich. Im Portal bzw. der App befinden sich alle Informationen zur Immobilie an einem Ort. Auch die Kommunikation läuft zentralisiert über einen Kanal. So geht nichts mehr verloren, ist rund um die Uhr abrufbar und der Verwaltungsbeirat hat den bestmöglichen Überblick.  

Die Software von etg24 stellt damit eine effektive und moderne Hausverwaltung sicher und spart damit nicht nur Kosten, sondern auch Zeit.

11. Fazit

Der Verwaltungsbeirat ist ein Gremium der Eigentümer, welches zur Überwachung, Unterstützung und Beratung der Verwaltung dient. Die Bestellung eines Verwaltungsbeirats ist für die Eigentümergemeinschaft freiwillig. Maßgebliche Regelung für den Verwaltungsbeirat ist § 29 WEG. Dieser gibt unter anderem vor, dass ein Vorsitzender und ein Stellvertreter zu wählen sind, wenn der Verwaltungsbeirat aus mehreren Mitgliedern besteht. Abweichende Regelungen in der Gemeinschaftsordnung sind zulässig. 

Eine eigene Entscheidungskompetenz des Verwaltungsbeirats besteht grundsätzlich nicht. Dennoch kommt dem Verwaltungsbeirat in einer WEG eine wichtige Rolle zu, da er als Vermittler zwischen den Interessen der Eigentümer und dem Verwalter dient. Die Bestellung eines Verwaltungsbeirats ist demnach empfehlenswert, hängt aber insbesondere von den individuellen Bedürfnissen einer Gemeinschaft ab.

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Wir sind für Sie da

Michaela Knodt | HEAD OF SALES 

Bei Fragen zu unserem Produkt steht unser Team Ihnen gerne Rede und Antwort. Auch falls Sie einmal Hilfe brauchen, sind wir natürlich gerne für Sie da.

Erfolgsgeschichten mit etg24

"Bereits seit 9 Jahren nutzen wir das Kundenportal etg24 mit zunehmender Begeisterung als zentrale Kommunikationsplattform und digitales Verwalterbüro. Gerade in den vergangenen zwei Jahren, in denen persönliche Kontakte erheblich eingeschränkt werden mussten, waren wir sehr dankbar über die Möglichkeit, unseren Kunden alle wesentlichen Unterlagen digital über das Portal zur Verfügung stellen zu können. Ganz besonders begrüßen wir es, dass nun auch die in ihrer Bedeutung aufgewerteten Umlaufverfahren komfortabel über das Portal abgewickelt werden können. Auch mit der zwischenzeitlich neu geschaffenen „App-Funktion“ können wir die regelmäßigen Liegenschaftsbegehungen künftig effektiver ausführen und auswerten. Zudem wollen wir in diesem Jahr auch erste Versuche mit der Hybriden Eigentümerversammlung starten und freuen uns, dass dies jetzt auch über die neue Versammlungsfunktion in etg24 möglich ist."
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Joachim Sacher
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Das sagen Eigentümer und Mieter

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Erhard W.
Eigentümer aus dem Raum Stuttgart
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