Zertifizierter Verwalter

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Die Gewährleistung für das Vorliegen der erforderlichen Fertigkeiten zur Verwaltung einer Eigentümergemeinschaft

In den meisten Fällen wird die WEG Verwaltung durch einen externen Verwalter wahrgenommen. Der Eigentümergemeinschaft obliegt dann die Aufgabe, eine qualifizierte Person für diese Rolle zu finden. Nach der alten Rechtslage konnte jede Person, unabhängig von etwaigen Qualifikationen, zum Verwalter einer WEG bestellt werden. Damit kamen unter Umständen auch untaugliche Personen, die über wenig Sachkenntnis verfügten, als Verwalter in Betracht. Es oblag der Eigentümergemeinschaft, die Tauglichkeit des Anwärters in vollem Umfang zu überprüfen.

Als Reaktion auf immer lauter werdende Forderungen nach einem „Sachkundenachweis“ für Verwalter wurde mit der WEG-Reform im Jahre 2020 ein sogenannter „zertifizierter Verwalter“ in das Wohnungseigentumsgesetz eingeführt. Die Anforderungen an den „zertifizierten Verwalter“ bleiben zwar etwas hinter den geforderten Vorgaben des Sachkundenachweises zurück, dienen aber ebenfalls dem Nachweis von entsprechenden Kenntnissen. Was ein zertifizierter Verwalter ist, ob jede WEG einen solchen bestellen muss und welche konkreten Anforderungen ein zertifizierter Verwalter erfüllen muss, wird im folgenden Beitrag erläutert.

1. Was ist ein zertifizierter Verwalter?

Ein zertifizierter Verwalter ist ein professioneller Verwalter, der über spezielle Qualifikationen und Zertifikate verfügt, die die Kompetenz zur Verwaltung einer Wohnungseigentümergemeinschaft bestätigen. Ein Verwalter darf sich als zertifizierter Verwalter nach dem Gesetz bezeichnen, wenn er vor einer Industrie- und Handelskammer (IHK) durch eine Prüfung nachgewiesen hat, dass er über die, für die Tätigkeit als Verwalter notwendigen rechtlichen, kaufmännischen und technischen Kenntnisse verfügt, § 26a Abs. 1 S. 1 WEG. Ein zertifizierter Verwalter wird daher beispielsweise in der Lage sein, die Hausverwalter Software von etg24 zu bedienen und damit eine effektive Verwaltung des Eigentumsobjekts in die Wege zu leiten. Aber auch grundlegende rechtliche Fragen sollte ein zertifizierter Verwalter nach seiner Ausbildung beantworten können.

Die angehenden Verwalter müssen zunächst einen Lehrgang durchlaufen, bevor sie als zertifizierter Verwalter tätig werden dürfen. Was ein zertifizierter Verwalter für Prüfungsaufgaben im Rahmen seiner Fortbildung und der anschließenden Prüfung beantworten muss, wird nach der Verordnungsermächtigung in § 26a Abs. 2 WEG durch das Bundesministerium der Justiz für Verbraucherschutz bestimmt. Diese Ermächtigung hat das Ministerium mit dem Erlass der Verordnung über die Prüfung zum zertifizierten Verwalter nach dem Wohnungseigentumsgesetz (ZertVerwV) vom 16.12.2021 wahrgenommen.

Das Zertifikat ist keine Voraussetzung für die gewerberechtliche Erlaubnis gemäß § 34c GewO. Es gewährt vielmehr das Recht, sich als zertifizierter Verwalter bezeichnen zu dürfen.

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2. Wer ist einem zertifizierten Verwalter gleichgestellt?

Die Verordnung über die Prüfung zum zertifizierten Verwalter nach dem Wohnungseigentumsgesetz regelt für die Bestellung zertifizierter Verwalter einige Ausnahmen. Nach dieser Verordnung können auch anderweitige Qualifikationen ausreichend sein, um sich als zertifizierter Verwalter bezeichnen zu dürfen. Folgende Personen sind einem zertifizierten Verwalter gleichgestellt:

  •   Volljurist (§ 7 Nr. 1 ZertVerwV)
  •   Immobilienkaufmann und Kaufmann in der Grundstücks- und Wohnungswirtschaft (§ 7 Nr. 2 ZertVerwV)
  •   Abschlussgeprüfter Immobilienfachwirt (§ 7 Nr. 3 ZertVerwV)
  •   Personen mit einem Hochschulabschluss mit immobilienwirtschaftlichem Schwerpunkt (§ 7 Nr. 4 ZertVerwV)

 

Gemäß § 7 Abs. 2 ZertVerwV dürfen sich diese Personen als zertifizierter Verwalter bezeichnen, obwohl sie keine entsprechende Prüfung vor einer Industrie- und Handelskammer abgelegt haben.

Auch juristische Personen dürfen sich als zertifizierter Verwalter bezeichnen, wenn die bei ihnen Beschäftigten, die unmittelbar mit Aufgaben der Wohnungseigentumsverwaltung betraut sind, die Prüfung zum zertifizierten Verwalter bestanden haben oder nach § 7 einem zertifizierten Verwalter gleichgestellt sind, § 8 ZertVerwV. Hierbei sind allerdings einige Fragen hinsichtlich der Auslegung der Norm zu klären: So ist zunächst insbesondere darauf einzugehen, wer als „Beschäftigter“ im Sinne dieser Vorschrift gilt. Im Ausgangspunkt könnte man daran denken, Arbeitnehmer des Unternehmens als „Beschäftigte“ anzusehen. Dann würden allerdings auch Personen, die bloße Hilfstätigkeiten ausführen, unter den Anwendungsbereich des § 8 ZertVerwV fallen und im Falle fehlender Qualifikationen der juristischen Person die Möglichkeit nehmen, den Titel „zertifizierter Verwalter“ zu führen.  Deshalb ist nach dem Sinn und Zweck der Vorschrift nur „Beschäftigter“, wer tatsächlich Aufgaben der Immobilienverwaltung wahrnimmt.

Für die Frage, ob auch im Ausland erworbene Qualifikationen ausreichend sein können, um als qualifizierter Verwalter arbeiten zu können, findet sich in der Verordnung keine Regelung. Dies ist insbesondere im Hinblick auf die europäische Gemeinschaft als bedenklich, wenn nicht sogar rechtswidrig einzustufen. An dieser Stelle muss das Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz nachbessern und entsprechende Tatbestände schaffen.

3. Warum brauchen wir einen zertifizierten Verwalter?

Ein zertifizierter Verwalter einer WEG soll sicherstellen, dass die für die Immobilienverwaltung erforderlichen Aufgaben sachgerecht erledigt werden. Ein zertifizierter Verwalter dient folglich insbesondere dem Schutz der Wohnungseigentümergemeinschaft. Diese muss keine zeit- und geldaufwendigen Nachforschungen anstellen, um die Qualifikationen des Bewerbers sicherzustellen. Vielmehr kann sie sich auf die, nach allgemeinen Standards ausgegebene Qualifikation „qualifizierter Verwalter“ verlassen und davon ausgehen, dass die erforderlichen Fähigkeiten in der Person des potentiellen Verwalters im Grundsatz vorliegen.

Gem. § 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG gehört die Bestellung zertifizierter Verwalter zu einer ordnungsgemäßen Verwaltung. Gem. § 18 Abs. 2 Nr. 2 WEG haben die Eigentümer einen Individualanspruch gegen die Wohnungseigentümergemeinschaft auf eine ordnungsgemäße Verwaltung. Die Eigentümer können von der Gemeinschaft folglich die Bestellung zertifizierter Verwalter verlangen.

Dies gilt allerdings nur, sofern nicht alle der folgenden Voraussetzungen vorliegen:

  1. Am Objekt bestehen weniger als neun Sondereigentumsrechte und
  2. ein Eigentümer wurde zum Verwalter bestellt und
  3. weniger als ein Drittel der Eigentümer verlangt die Bestellung eines zertifizierten Verwalters.

 

Eigentümer können gegen einen Beschluss, welcher die Bestellung eines nicht zertifizierten Verwalters beschließt, Anfechtungsklage erheben (§ 44 Abs. 1 S. 1 Alt. 1 WEG). Hier kommen dann die Zivilgerichte ins Spiel, die die Prüfung zertifizierter Verwalter und der hierfür erforderlichen Voraussetzungen übernehmen. Erfolgt keine Anfechtungsklage oder ist diese verfristet, ist die Bestellung nicht zertifizierter Verwalter bestandskräftig und dieser bleibt bis zum Ablauf der Bestellungszeit im Amt.

Die Vorschrift des § 19 Abs. 2 WEG ist abdingbar, d.h. die Eigentümer können abweichende Vereinbarungen in der Form treffen, dass kein zertifizierter Verwalter i.S.d. § 26a WEG bestellt werden muss (§ 10 Abs. 1 S. 2 WEG). Dann können die Eigentümer von der Gemeinschaft auch nicht die Bestellung zertifizierter Verwalter verlangen. Nicht abdingbar hingegen sind die Voraussetzungen für den Titel „zertifizierter Verwalter“, insbesondere das Prüfverfahren für die Zertifikation nach § 26a WEG.

4. Ist ein zertifizierter Verwalter Pflicht?

Um den zuständigen Stellen die Umsetzung der WEG-Reform zu ermöglichen, gibt es für die Einführung zertifizierter Verwalter Übergangsfristen im Wohnungseigentumsgesetz. Die Regelung des § 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG findet ab dem 01.12.2023 Anwendung, § 48 Abs. 4 S. 1 WEG. Ab diesem Zeitpunkt haben die Eigentümer einen Anspruch auf Bestellung zertifizierter Verwalter. Insofern ist die Bestellung zertifizierter Verwalter Pflicht. Zu beachten bleibt, dass die Eigentümer hiervon abweichende Vereinbarungen treffen können (s.o.).

Eine Person, die am 1. Dezember 2020 (= Inkrafttreten der WEG-Reform) Verwalter einer Gemeinschaft der Wohnungseigentümer war, gilt gegenüber den Wohnungseigentümern dieser Gemeinschaft bis zum 1. Juni 2024 im Wege einer Fiktion als zertifizierter Verwalter. Das bedeutet, wird ein Verwalter, welcher nicht die Qualifikation gem. § 26a I WEG von einer Industrie- und Handelskammer erhalten hat nach dem 1. Dezember 2020, aber vor dem 1. Juni 2024, erneut zum Verwalter bestellt, entspricht dies ordnungsgemäßer Verwaltung i.S.d. § 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG.

5. Fazit zum Thema “zertifizierter Verwalter”

Die Hausverwaltung zertifizierter Verwalter hat für Wohnungseigentümergemeinschaften viele Vorteile. Insbesondere wird die Hausverwaltung von einer professionellen Person in die Hand genommen. Die gewünschte Folge soll eine effiziente und in den meisten Fällen auch reibungslosere Verwaltung des Eigentumsobjekts mithilfe zertifizierter Verwalter sein. Die Eigentümer können sich an den jeweiligen Verwalter wenden und darauf vertrauen, sachgerechte Informationen zu erhalten.

Im Rahmen des Bestellungsakts müssen Eigentümergemeinschaften nicht mehr ausführliche Nachforschungen bezüglich jedes einzelnen potentiellen Kandidaten vornehmen, sondern können vielmehr auf die standardisierte Qualifikation „zertifizierter Verwalter“ vertrauen.

Weiterhin haben die Eigentümer gegen die Eigentümergemeinschaft einen Anspruch auf Bestellung zertifizierter Verwalter, da nur ein solcher „ordnungsmäßiger Verwaltung“ i.S.d. § 18 Abs. 2 WEG entspricht (§ 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG). Kommt es zur Klage gegen die Bestellung eines bestimmten Verwalters, überprüfen die Zivilgerichte das Vorliegen der erforderlichen Qualifikationen.

Neben dem Titel „zertifizierter Verwalter“ sollten bei der Auswahl der Verwaltung auch Aspekte wie der Digitalisierungsstatus betrachtet werden. Nutzt die Verwaltung beispielsweise eine Hausverwaltung App wie etg24, um transparent und effizient Informationen mit den Eigentümern/ Mietern zu teilen? Die Vorteile eines Onlineportals sind für alle beteiligten Parteien immens, weshalb ein solches modernes Portal zur Kommunikation in keiner Hausverwaltung fehlen darf!

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Wir sind für Sie da

Michaela Knodt | HEAD OF SALES 

Bei Fragen zu unserem Produkt steht unser Team Ihnen gerne Rede und Antwort. Auch falls Sie einmal Hilfe brauchen, sind wir natürlich gerne für Sie da.

Erfolgsgeschichten mit etg24

"Bereits seit 9 Jahren nutzen wir das Kundenportal etg24 mit zunehmender Begeisterung als zentrale Kommunikationsplattform und digitales Verwalterbüro. Gerade in den vergangenen zwei Jahren, in denen persönliche Kontakte erheblich eingeschränkt werden mussten, waren wir sehr dankbar über die Möglichkeit, unseren Kunden alle wesentlichen Unterlagen digital über das Portal zur Verfügung stellen zu können. Ganz besonders begrüßen wir es, dass nun auch die in ihrer Bedeutung aufgewerteten Umlaufverfahren komfortabel über das Portal abgewickelt werden können. Auch mit der zwischenzeitlich neu geschaffenen „App-Funktion“ können wir die regelmäßigen Liegenschaftsbegehungen künftig effektiver ausführen und auswerten. Zudem wollen wir in diesem Jahr auch erste Versuche mit der Hybriden Eigentümerversammlung starten und freuen uns, dass dies jetzt auch über die neue Versammlungsfunktion in etg24 möglich ist."
Patrik Riesterer
Hausverwaltungen Riesterer
"Ein sehr gutes Tool, das permanent weiterentwickelt wird. Wir sind schon lange digital unterwegs, aber erst mit etg24 konnten wir die internen Abläufe in der Hausverwaltung perfektionieren. Das liegt auch daran, dass unsere Kunden mitziehen, weil die Bedienung intuitiv ist und keiner Handbücher bedarf. Einladung online mit allen Unterlagen automatisch zusammengefasst ist so unfassbar zeitsparend und auch die Umlaufbeschlüsse sind online eine Wohltat. Wir können hier nur Danke sagen und freuen uns schon auf weitere Neuerungen und die damit verbundene Zeitersparnis."
Friedrich J. Maier-Bode
"Ich bin total begeistert und es ist so, wie in der Schulung von Herrn Preißer angekündigt, die Eigentümer nehmen das Tool „Abstimmung“ gut an. Ich habe heute das erste schriftliche Umlaufverfahren in etg24 eröffnet und tatsächlich war nach 10 Minuten die erste Abstimmung eingetragen. Ich freue mich sehr über die Erweiterung."
Sandra Rudolph
AKV Immobilienverwaltungs GmbH
"etg24 stellt mit seiner Software ein hervorragendes und zeitgemäßes Tool für die digitale Immobilienverwaltung bereit. Die Zeitersparnis und die Erleichterung unseres Arbeitsalltags sind täglich spürbar. Auch den guten Support, der stets schnell und zuverlässig reagiert, möchten wir lobend hervorheben. Auch deshalb können wir sowohl die Firma als auch das Produkt etg24 uneingeschränkt weiterempfehlen."
Jacqueline Gill
Wüstenrot Haus- und Städtebau GmbH
"Unsere Kunden schätzen die Informationen und Kontaktmöglichkeiten sehr, da sie sich aufgrund des gut strukturierten Aufbaus sehr schnell zurechtfinden. Selbst Kunden und Redakteure des Unternehmens, die technisch nicht so versiert sind, kommen damit gut zurecht. Alles in allem können wir die Produkte von etg24 wirklich sehr empfehlen."
Ralf M. Ebinger
SGV Schwäbische Gebäudeverwaltung
"etg24 ist für uns weitaus mehr als nur eine cloudbasierte Datenbank. Aufgrund der immer größeren Anforderungen seitens unserer Kunden, kann über dieses Portal eine schnelle und transparente Bearbeitung verschiedenster Vorgänge erfolgen. Neben der Bereitstellung von Informationen und Unterlagen, welche unseren Kunden somit „rund um die Uhr“ abseits jeder Öffnungs- und Arbeitszeiten zur Verfügung stehen, lassen sich z. B. auch die z. T. komplexen Abläufe einer Sanierung über mehrere Monate in einem Vorgang komprimiert und für alle Kunden sowie Nutzer einsehbar übersichtlich darstellen. Aus diesen Gründen können wir etg24 mit bestem Wissen und Gewissen an sämtliche Kollegen weiterempfehlen."
Michael Keuter
Keuter Grundbesitzverwaltung GmbH
"etg24 hat unsere digitale Arbeitsweise in erheblichem Umfang positiv verändert und ist inzwischen zu einem vollständigen Archivierungstool für alle verwalteten Wohnungen geworden. Über 80 % unserer Eigentümer nutzen diese Plattform zur Kommunikation und die von uns regelmäßig bereitgestellten Informationen zu aktuellen Sachständen, bspw. bei der Beschlusserfüllung, der Beseitigung von Schäden und der Vorbereitung auf kommende Eigentümerversammlungen."
Joachim Sacher
GERBURG Grundstücks- und Hausverwaltungs GmbH

Das sagen Eigentümer und Mieter

„Mit der Gestaltung und der Nutzung des Infoportals etg24 bin ich persönlich sehr zufrieden. Es ist von unschätzbarem Vorteil, wenn man alle aktuellen und auch zeitlich zurückliegenden Daten und Informationen zur Immobilie jeder Zeit im Portal abrufen kann.“
Erhard W.
Eigentümer aus dem Raum Stuttgart
„Eine wirklich übersichtliche Plattform für den Eigentümer. Die Benutzeroberfläche ist intuitiv und einfach zu bedienen, alle Kategorien sind sinnvoll und übersichtlich angeordnet. Dokumente findet man ohne Aufwand. Ladezeiten und Stabilität sind ausgezeichnet.“
Cornelia S.
Eigentümerin aus Berlin
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