Warum die FELIX Immobilien GmbH seit 2014 auf etg24 setzt

Über die FELIX Immobilien GmbH – Erfahrung trifft Fortschritt 

Seit fast drei Jahrzehnten steht die FELIX Immobilien GmbH für professionelle WEG- und Mietverwaltung. An drei Standorten betreut Geschäftsführer Felix Nagelschmidt mit seinem Team rund 9.500 Einheiten. Mit Leidenschaft für Immobilienverwaltung seit dem 18. Lebensjahr hat Nagelschmidt das Unternehmen kontinuierlich ausgebaut und früh die Chancen der Digitalisierung erkannt. 

„Ich bin Kunde der ersten Stunde – seit 2014. Und ich würde es jederzeit wieder so machen.“ 

Die Ausgangslage: Papierstapel, hoher Aufwand, knappe Ressourcen 

Bevor etg24 eingeführt wurde, war der Verwaltungsalltag der FELIX Immobilien geprägt von analoger Schwerfälligkeit: 

  • unzählige Regalmeter voller Akten, die es zu digitalisieren galt
  • mühsames Kuvertieren und Frankieren von Einladungen
  • Informationsverluste durch verspätete oder verlorene Post 

Besonders zeitintensiv: der Einladungsversand für große Gemeinschaften.
„Bei großen Wohngemeinschaften saßen wir früher zu viert am Tisch: Jeder hatte ein Blatt, das in die Umschläge gesteckt und frankiert wurde. Und dann fiel auf: Mist, da gibt’s ja noch einen Tiefgaragenstellplatz – also den Umschlag wieder auf, das zusätzliche Blatt rein und neu verschlossen.“ 

Wovon sich die FELIX Immobilien GmbH verabschiedet hat

Aktenberge & Papierarchive

Stundenlanges Kuvertieren & Frankieren

Endlose Rückfragen zu Störungen & Versammlungen

Die Lösung: Digitale Prozesse mit etg24

Felix Immobilien hat Schritt für Schritt die Basis für die Digitalisierung geschaffen: analoge Akten wurden digitalisiert, Mitarbeitende geschult und Kunden behutsam an das Portal herangeführt. Heute ist etg24 ein zentraler Bestandteil der Verwaltung: 

  • 90–95 % Anmeldequote der Eigentümer im Portal 
  • digitale Einladungs- und Dokumentenzustellung – mit klarer Kommunikation und Vorlauf eingeführt 
  • aktuelle Informationen in Echtzeit, statt verspäteter Wurfschreiben 
  • deutliche Entlastung der Mitarbeitenden durch weniger Rückfragen 
  • digitale Umlaufbeschlüsse für schnelle, rechtssichere Entscheidungen 

„Jeder möchte dabei sein. Keiner will Informationen verpassen – das Portal ist mittlerweile Standard.“ 

Lieblingsfunktion: Der digitale Umlaufbeschluss 

Am deutlichsten spürt Felix Nagelschmidt die Vorteile der Digitalisierung beim Umlaufbeschluss. 

„Der digitale Umlaufbeschluss ist meine Lieblingsfunktion, weil man damit sehr schnell die Diskussion aus einer Versammlung rausnehmen kann.“ 

Früher war die Hürde groß: Entweder eine außerordentliche Eigentümerversammlung einberufen oder einen schriftlichen Umlaufbeschluss mit Zetteln verschicken und wieder einsammeln. Oft führte das dazu, dass Entscheidungen vertagt wurden. 

Heute läuft der Prozess wesentlich einfacher: 

  • Eigentümer können Unterlagen in Ruhe prüfen und digital abstimmen. 
  • Die Beschlüsse sind für alle transparent und rechtssicher dokumentiert. 
  • Nur wenige Stimmen, die noch fehlen, werden per Post nachgereicht. 

„So habe ich einen sehr schnellen, effizienten Prozess, der für jeden verständlich und in der Handhabung wirklich idiotensicher ist. Und am Ende habe ich meinen Beschluss – ohne Umwege.“ 

Verwendete Features

Vorgangsbearbeitung

Von der Meldung bis zum erledigten Auftrag – alles lückenlos dokumentiert und nachvollziehbar

Sendungen

Digitale Post auf Knopfdruck – Briefe, Abrechnungen oder Einladungen schnell & DSGVO-konform versenden

Umlaufbeschlüsse

Schnell, rechtssicher und digital abstimmen – ohne Papier und Postweg.

Eigentümerversammlungen

Einfach planen, einladen und nachbereiten – mit digitalen Unterlagen und maximaler Transparenz.

Kommunikation

Klare Strukturen statt E-Mail-Chaos – alle Nachrichten, Aufgaben und Antworten an einem Ort.

Self-Service Kundenportal

Eigentümer & Mieter erledigen vieles selbst – transparent, sicher und ohne Rückfragen.

Nachhaltigkeit & Akzeptanz bei Kunden 

Was anfangs Skepsis hervorrief, ist heute Standard – viele Eigentümer wollen gar keine Post mehr: „Viele sagen: Schickt mir nichts mehr per Post, ich scanne es sowieso ein. Das ist nicht nachhaltig, was ihr da macht.“ 

Die Zahlen sprechen für sich: Fast alle Eigentümer nutzen das Portal aktiv.  

Ein Team, das mitzieht 

Auch die Mitarbeitenden profitieren. Sie sind von Routineaufgaben entlastet, und Informationen lassen sich effizienter steuern. Die digitale Arbeitsweise ist fester Bestandteil des Alltags – mit durchweg positiver Resonanz. 

Wettbewerbsvorteil bei Akquise & Mandaten 

Während vor einigen Jahren bei Gesprächen mit Interessenten noch die Frage lautete „Haben Sie ein Portal?“, geht es heute nur noch darum: „Welches Portal haben Sie?“ – und genau hier punktet die FELIX Immobilien GmbH. 

„Damals gab es schlichtweg noch kein anderes Portal. etg24 war der erste Anbieter am Markt, und wir wollten unbedingt von Anfang an dabei sein. Seitdem sind wir begeisterte und überzeugte Kunden. Trotz vieler Abwerbungsversuche bleiben wir etg24 treu – nicht nur wegen der Software, sondern auch wegen des Teams und des Supports. Rückblickend war das genau die richtige Entscheidung.“ 

Fazit: etg24 ein Partner auf Augenhöhe

Die FELIX Immobilien GmbH ist überzeugt: etg24 ist aus der Verwaltung nicht mehr wegzudenken. 

„Wenn ich morgen kein etg24 mehr hätte, würde ich den Laden zumachen.“ 

Sein Rat an Kollegen: 
„Natürlich ist es ein Kraftakt, die Basis für Digitalisierung zu schaffen. Aber wer die Säge nicht schärft, wird nie effizient arbeiten. Mit etg24 erntet man die Früchte sehr schnell und hat einen starken Partner an seiner Seite.“