Wie die GERBURG Grundstücks- und Hausverwaltungs GmbH mit etg24 überzeugt
Über die GERBURG Grundstücks- und Hausverwaltungs GmbH – Familientradition in Dresden
Rund 120 Objekte mit insgesamt 2.500 Einheiten betreut die GERBURG Grundstücks- und Hausverwaltungs GmbH in Dresden. Vor zehn Jahren übernahm Thomas Nitsche das Unternehmen von seinem Vater, der es drei Jahrzehnte lang erfolgreich aufgebaut hatte. Mit der nächsten Generation rückte auch die digitale Weiterentwicklung stärker in den Fokus.
„Ich treffe heute die Entscheidungen, wie es weitergeht – und Digitalisierung ist dabei für uns zentral.“
Die Ausgangslage: steigende Kommunikationsflut
Mit der wachsenden Verbreitung von Telefon und E-Mail stiegen auch die Erwartungen an die Erreichbarkeit der Verwaltung. „Seitdem alle ein Handy hatten, gab es auch viel, viel mehr Anrufe, viel mehr Kommunikation mit dem Verwalter. Mit den E-Mails kam dann nochmal ein zusätzlicher Schub.“
Das führte zu einem spürbaren Problem: Immer mehr Zeit floss in wiederkehrende Anfragen – vom letzten Protokoll bis zur Kopie der Teilungserklärung. „Das waren Sachen, die einfach nur Zeit gefressen haben. Irgendwann blieb kaum noch Raum für die eigentlichen Verwaltungsaufgaben.“
Herausforderungen der GERBURG Grundstücks- und Hausverwaltungs GmbH vor etg24
Endlose Rückfragen zu Störungen & Versammlungen
Wiederkehrende Anfragen nach Dokumenten
Stundenlanges Kuvertieren & Frankieren
Die Lösung: Effizienz durch Transparenz mit etg24
Der Einstieg: Beiräte als Türöffner
Die GERBURG Grundstücks- und Hausverwaltungs GmbH stieg 2015 bei etg24 ein – relativ früh, aber mit einer eigenen Strategie. Statt sofort allen Eigentümern Zugang zu geben, erhielten zunächst die Verwaltungsbeiräte exklusive Zugänge.
„Wir haben gesagt: Es ist besser, wenn die Eigentümer selbst ein Produkt vorstellen, als wenn es der Verwalter tut. Sonst wirkt es immer so, als wolle der Verwalter nur Arbeit sparen.“
Die Rechnung ging auf: Nach einem Jahr stellten die Beiräte in Versammlungen selbst die Vorteile des Portals vor. Die Begeisterung über das Dokumentenmanagement und die neue Transparenz überzeugte viele Eigentümer – die Akzeptanz war von Anfang an hoch.
Die Lösung: Effizienz durch Transparenz
Heute ist etg24 ein fester Bestandteil der täglichen Arbeit. Dokumente, Kommunikation und Vorgänge werden über das Portal gesteuert. Für Thomas Nitsche liegt der größte Gewinn in der Transparenz:
„Ich übernehme viele Verwaltungsmandate, bei denen die Hauptkritik lautet: Die Eigentümer wissen gar nicht, was der Verwalter den ganzen Tag macht. Mit etg24 kann ich entspannt sagen: Wir zeigen euch das. Vorgänge werden im Portal angelegt, die Kommunikation läuft dort – jeder sieht, was wir machen. Das ist fantastisch.“
Lieblingsfunktion: Der digitale Umlaufbeschluss
Besonders schätzt Nitsche die Möglichkeit, Beschlüsse effizient und rechtssicher digital umzusetzen. „Der Umlaufbeschluss ist meine Lieblingsfunktion. Früher haben wir das kaum genutzt – zu aufwendig, zu unsicher. Heute ist das mit zwei Mausklicks erledigt.“
Gerade bei Projekten wie dem Glasfaserausbau zeigt sich der Vorteil. Angebote kommen oft kurzfristig, Entscheidungen müssen schnell getroffen werden. „Früher hätte ich eine Versammlung verschieben oder Themen vertagen müssen. Jetzt kann ich die Eigentümer digital abstimmen lassen. Das ist wasserdicht, transparent und für uns alle eine echte Erleichterung.“
Verwendete Features
Vorgangsbearbeitung
Von der Meldung bis zum erledigten Auftrag – alles lückenlos dokumentiert und nachvollziehbar
Sendungen
Digitale Post auf Knopfdruck – Briefe, Abrechnungen oder Einladungen schnell & DSGVO-konform versenden
Umlaufbeschlüsse
Schnell, rechtssicher und digital abstimmen – ohne Papier und Postweg.
Eigentümerversammlungen
Einfach planen, einladen und nachbereiten – mit digitalen Unterlagen und maximaler Transparenz.
Kommunikation
Klare Strukturen statt E-Mail-Chaos – alle Nachrichten, Aufgaben und Antworten an einem Ort.
Self-Service Kundenportal
Eigentümer & Mieter erledigen vieles selbst – transparent, sicher und ohne Rückfragen.
Akzeptanz im Team und bei Kunden
Die Einführung von etg24 verlief auch intern erfolgreich. Zwei Mitarbeitende – einer aus der Technik, einer aus der Buchhaltung – testeten das Portal zunächst mit ihren Objekten. „Wir wollten wissen: Wenn wir es wieder wegnehmen, wie sieht es aus? Die Antwort war eindeutig: Auf keinen Fall! Damit war klar, dass das Portal bleibt.“
Auch Neukunden oder Eigentümer, die zuvor andere Portale kannten, sind schnell überzeugt. „Ich habe bislang keinerlei negatives Feedback bekommen. Im Gegenteil – die Anmeldung läuft zügig, und die, die vorher online waren, wollen es natürlich auch weiterhin so haben.“
Konkurrenzprodukte? Keine echte Alternative
Natürlich hat sich die GERBURG Grundstücks- und Hausverwaltungs GmbH auch andere Lösungen angesehen – Testversionen inklusive. Doch überzeugen konnte keines der Konkurrenzprodukte.
„Von der Intuitivität der Bedienung sind wir immer wieder bei etg24 gelandet. Einerseits für uns Verwalter und Mitarbeitende, andererseits für die Kunden. Und mit dem guten Support und der Kommunikation sind wir an einem Punkt, wo wir Probleme adressieren können – und die werden schnell umgesetzt.“
Eigentümerversammlungen ohne Papier
Auch die Organisation der Eigentümerversammlungen läuft bei Thomas Nitsche digital. Einladungen, Angebote und Gutachten werden direkt im Portal bereitgestellt. Während der Versammlung arbeitet er live mit etg24 – Dokumente werden geteilt und auf der Leinwand gezeigt.
„Ich habe nichts mehr ausgedruckt. Alles läuft über etg24. Das macht die Vorbereitung einfacher und die Versammlung transparenter.“
Fazit: Kein Schritt zurück
Für Thomas Nitsche ist klar: Ein Zurück in analoge Zeiten kommt nicht infrage.
„Den Schritt zurück will keiner machen. Weder im Team noch bei den Eigentümern. etg24 ist fester Bestandteil unserer Arbeit – und das bleibt so.“
Sein Rat an Kollegen:
„Probiert es aus – aber testet es nicht nur als Geschäftsführer, sondern mit den Mitarbeitenden. Ihr werdet schnell merken, wie viel Arbeitszeit ihr spart. Das Portal rechnet sich und amortisiert sich schneller, als man denkt.“
