E-Rechnung für Hausverwaltung – KI-basiert & effizient

Mit unserem digitalen Rechnungseingang für PDF und E-Rechnung in der Hausverwaltung automatisieren Sie einen der aufwendigsten Verwaltungsprozesse – von der KI-gestützten Erkennung eingehender Rechnungen (PDF- oder E-Rechnung) bis zur Ablage in Vorgängen und Dokumenten. Mit übersichtlichem Dashboard, intelligentem Freigabeworkflow und direkter Bereitstellung der Belege für Beiräte zur Belegprüfung sparen Sie Zeit und erhöhen die Transparenz.

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Unsere Mission: Zufriedene Verwaltungen, Eigentümer & Mieter

E-Rechnung in der Hausverwaltung – Für Effizienz und Transparenz im digitalen Zeitalter

Mit der Gesetzesänderung im Rahmen des Wachstumschancengesetzes, wurde seit dem 1.1.2025 die E-Rechnung Pflicht für Hausverwaltungen. Die Frage „Was ist eine E-Rechnung überhaupt?“, welche konkreten Anforderungen Sie diesbezüglich beachten müssen, welche Vorteile sich für Ihre Hausverwaltung bieten und wie unsere Software Sie unterstützt, erläutern wir Ihnen in diesem Beitrag.

Digitalisierung Ihres Rechnungseingangs mit etg24

Die Bearbeitung eingehender Rechnungen – ob in Papierform, als PDF oder E-Rechnung – zählt zu den aufwendigsten Prozessen in der Immobilienverwaltung. Manuelle Zuordnung und Ablage, das händische Erfassen von Buchungsdaten sowie zeitintensive Freigabeschleifen binden wertvolle Ressourcen. Mit der neuen Funktion zum digitalen Rechnungseingang in etg24 automatisieren und strukturieren Sie diesen Prozess durchgängig – direkt aus Ihrer gewohnten Arbeitsumgebung heraus.

Die integrierte KI-Erkennung identifiziert eingehende Rechnungen (PDF- und E-Rechnungen) aus Ihrer E-Mail-Inbox und ordnet sie den entsprechenden Objekten, Vorgängen oder Ansprechpartnern zu. Alternativ laden Sie Rechnungen auch bequem per Drag and Drop ins System. Alle Informationen wie Rechnungsnummer, Datum und Betrag werden automatisch von der KI erkannt und übersichtlich dargestellt.

Anschließend werden die Dokumente zentral im Rechnungs-Dashboard aufbereitet, sodass Sie jederzeit den Überblick über alle offenen und bearbeiteten Positionen behalten.

Der Rechnungsfreigabeprozess erfolgt über einen effizienten Workflow: Weisen Sie Zuständigkeiten zu, setzen Sie Freigaben mit einem Klick und behalten Sie den Status jeder Rechnung transparent im Blick. Die Beiräte erhalten falls gewünscht automatisiert Zugriff auf die relevanten Belege zur digitalen Belegprüfung, direkt im Prozess ohne Mehraufwand eingebunden.

Nach erfolgreicher Freigabe kann die Rechnung bei Bedarf direkt an Ihr angebundenes Buchhaltungssystem weitergeleitet werden*, sodass keine Medienbrüche oder manuelle Nachbearbeitungen erforderlich sind.

Das Ergebnis: Ein nahtloser, sicherer und digital gesteuerter Rechnungseingangsprozess – zeitsparend, transparent und professionell.

* Sofern Ihr Buchhaltungssystem eine E-Mail-Einbindung oder Schnittstelle unterstützt

Ihre Vorteile der Automatisierung des Rechnungseingangsprozesses

Die Automatisierung Ihres Rechnungseingangs mit etg24 bietet zahlreiche praktische Vorteile, die sich unmittelbar auf Ihren Verwaltungsalltag auswirken:

Weniger manueller Aufwand

Dank automatischer Rechnungserkennung von PDF oder E-Rechnungen in Ihrer Hausverwaltung und digitaler Freigabeworkflows reduzieren sich wiederkehrende Arbeitsschritte erheblich.

Maximale Transparenz im Rechnungsprozess

Alle Rechnungen und deren Bearbeitungsstatus sind zentral im Dashboard, im Objekt oder dem dazugehörigen Vorgang einsehbar – jederzeit und für alle Beteiligten nachvollziehbar. Objektbetreuer können damit nahtlos und ohne Medienbrüche in Ihrer täglichen Arbeitssoftware Rechnungen prüfen und freigeben. Die Zeiten von gedruckten Rechnungen, Freigabestempeln oder manuellen Weiterleitungen sind damit vorbei.

Integrierte Belegprüfung durch Beiräte

Belege werden automatisch zur Prüfung bereitgestellt – transparent, digital und ohne zusätzlichen Abstimmungsaufwand. Und das Beste: Die Beiräte können in der gewohnten Portalumgebung die Prüfung durchführen, da etg24 als Kommunikations- und Dokumentenmanagement Software sowie mit integriertem Elektronisches Postfach eine sichere Plattform für alle Anliegen rund um das Eigentum bietet.

Nahtlose Übergabe an Ihr Buchhaltungssystem

Durch die optionale Weiterleitung nach der Freigabe entfällt die doppelte Datenerfassung – das spart Zeit und minimiert Fehlerquellen. (* Sofern Ihr Buchhaltungssystem eine Schnittstelle unterstützt.)

Skalierbarkeit und Effizienz

Ob wenige oder hunderte Rechnungen pro Monat – der digitale Prozess wächst mit Ihren Anforderungen mit.

Praxisnahe Umsetzung aus der Verwaltung für die Verwaltung

Die Funktion wurde gemeinsam mit erfahrenen Immobilienverwaltern entwickelt und ist direkt auf die Anforderungen der Branche abgestimmt.

Mit etg24 digitalisieren Sie nicht nur den Rechnungseingang – Sie legen die Grundlage für eine moderne, transparente und ressourcenschonende Verwaltung.

Rechtliche Grundlagen zur E-Rechnung für Hausverwaltungen

Eine elektronische Rechnung (sog. E-Rechnung) ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht, § 14 Abs. 1 S. 3, 6 UstG. Sie ist zu unterscheiden von sonstigen Rechnungen, die in einem anderen elektronischen Format oder auf Papier übermittelt werden, § 14 Abs. 1 S. 4 UStG.

Eine E-Rechnung bei der Hausverwaltung wird immer dann relevant, wenn die Hausverwaltung Aufträge für Lieferungen oder sonstige Leistungen für die WEG an andere Unternehmen überträgt (d.h. im B2B-Bereich). In diesen Fällen fällt nämlich grundsätzlich die Umsatzsteuer an (§ 1 Abs. 1 Nr. 1 UStG). Dies hat zur Folge, dass bezüglich der Ausstellung einer entsprechenden Rechnung die Vorgaben des § 14 UStG zu beachten sind. Demnach haben die externen Unternehmen der Verwaltung eine Rechnung in Form einer E-Rechnung zu erstellen, § 14 Abs. 2 S. 2 Nr. 1 UStG.

Darüber hinaus wird eine E-Rechnung für die Hausverwaltung relevant, wenn diese in einen geschäftlichen Kontakt mit öffentlichen Stellen tritt. Dann sind nämlich die Vorgaben der EU-Richtlinie 2014/55/EU, die ihre Umsetzung in der nationalen E-Rechnungsverordnung gefunden hat, zu beachten. Diese verpflichtet öffentliche Auftraggeber und damit verbundene Vergabeverfahren elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Werden also beispielsweise Fördermittel beantragt, muss ebenfalls eine E-Rechnung seitens der Hausverwaltung erstellt werden.

Ab wann sind E-Rechnungen für die Hausverwaltung Pflicht?

Ab dem 1. Januar 2025 müssen E-Rechnungen in allen Hausverwaltungen empfangen und archiviert werden können. Für die Ausstellung von E-Rechnungen hingegen wurden bestimmte Übergangsfristen festgelegt, um den Unternehmen ausreichend Zeit zu geben, die neue Technologie sachgerecht einführen zu können.

Konkret richten sich diese Fristen nach § 27 Abs. 38 UStG:

Bis zum 31.12.2026 dürfen Rechnungen weiterhin in Papierform oder in einem anderen elektronischen Format (z.B. PDF) ausgestellt werden, wenn der Empfänger zustimmt (Nr. 1).

Bis zum 31.12.2027 können kleinere Unternehmen, d.h. Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro, mit Zustimmung des Empfängers Rechnungen weiterhin in Papierform oder einem anderen elektronischen Format ausstellen (Nr. 2).

Bis zum 31.12.2027 dürfen alle Unternehmen, d.h. auch diejenigen, deren Vorjahresumsatz über 800.000 Euro liegt, Rechnungen in einem anderen elektronischen Format ausstellen, wenn diese mittels EDI-Verfahren übermittelt werden und der Empfänger zustimmt (Nr. 3).

Ab dem 01.01.2028 gilt dann eine uneingeschränkte Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen in der Hausverwaltung, sofern diese unternehmerisch tätig sind.

Welche Formate sind bei der E-Rechnung für die Hausverwaltung zulässig?

Welche Formate bei der E-Rechnung für die Hausverwaltung zulässig sind, richtet sich nach der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung EN 16931. Diese Norm wurde im Rahmen der EU-Richtlinie 2014/55/EU entwickelt, um die Interoperabilität und den Austausch von E-Rechnungen innerhalb der EU zu erleichtern, vgl. § 14 Abs. 1 S. 6 Nr. 1 UStG.

Zulässige Formate sind:

XRechnung (XML): Vollständig XML-basiertes Format, welches nicht ohne Weiteres – d.h. unter Einsatz bestimmter Programme – von Menschen eingelesen werden kann. Es handelt sich vielmehr um einen Datensatz, bzw. einen Code.

ZUGFeRD ab Version 2.0.1.: Hybrides Format aus PFD-Datei und eingebetteten XML-Dateien, welches ohne zusätzliche Programme vom Menschen gelesen werden kann.

Darüber hinaus kann das strukturierte elektronische Format einer elektronischen Rechnung zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger vereinbart werden. Voraussetzung dafür ist, dass das Format die richtige und vollständige Extraktion der nach diesem Gesetz erforderlichen Angaben aus der elektronischen Rechnung in ein Format ermöglicht, das der Norm nach Nummer 1 entspricht oder mit dieser interoperabel ist, § 14 Abs. 1 S. 6 Nr. 2 UStG.

Warum Sie Ihren Rechnungseingang jetzt digitalisieren sollten

Unabhängig von der Tatsache, dass für die E-Rechnung eine Pflicht seit 2025 im B2B-Bereich besteht, und daher auch Hausverwaltungen dazu in der Lage sein sollten, E-Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können, gehen damit zahlreiche Vorteile einher:

Effizienzsteigerung: Der Eingang von E-Rechnungen in einer Hausverwaltung reduziert den manuellen Aufwand und beschleunigt die Bearbeitung und Archivierung.

Kosteneinsparung: Durch die Automatisierung wird insgesamt weniger Personal benötigt.

Praktikabilität: Rechnungen müssen nicht mehr händisch ausgestellt und abgeheftet werden. Auch die Lagerung unzähliger Akten gehört der Vergangenheit an.

Optimierte Zusammenarbeit und Transparenz: E-Rechnungen der Hausverwaltung können schnell und unkompliziert mit Beiräten, Wirtschaftsprüfern und anderen Beteiligten geteilt werden.

Standortunabhängigkeit: E-Rechnungen der Hausverwaltung können von überall auf der Welt verschickt, empfangen und eingesehen werden.

Rechtssicherheit: Die Unterlagen können nicht verloren gehen und nur von autorisierten Personen eingesehen werden.

Ist die Pflicht zur Nutzung von E-Rechnungen auch für Wohnungseigentümergemeinschaften (WEGs) relevant?

Unmittelbar hat die E-Rechnung keine Relevanz für Wohnungseigentümergemeinschaften. Die E-Rechnungspflicht ab 2025 betrifft nur den B2B-Bereich. Die Wohnungseigentümergemeinschaft tritt aber regelmäßig als Verbraucher auf.

Soweit allerdings E-Rechnungen an die Hausverwaltung für Lieferungen oder Dienstleistungen im Rahmen der Eigentümergemeinschaft ausgestellt werden, ist auch die WEG mittelbar hiervon betroffen. Denn diese hat die Verwaltungsvorgänge durch die Hausverwaltung zu überprüfen und zu billigen. Gegebenenfalls haben die Eigentümer über Einforderung von Nachschüssen oder die Anpassung der beschlossenen Vorschüsse zu beschließen. Hierzu sind sie nur imstande, wenn sie die Ausgaben der Hausverwaltung transparent überprüfen und nachvollziehen können. Insofern sollte auch die Eigentümergemeinschaft die Möglichkeit haben, die E-Rechnung per Software einzusehen.

Wie beeinflusst die Einführung von E-Rechnungen in der Hausverwaltung die Belegprüfung durch Beiräte?

Wie bereits erwähnt führt die E-Rechnung in der Hausverwaltung zur Steigerung der Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Tätigkeiten des Verwalters. Dies erleichtert auch die Belegprüfung durch die Beiräte, sofern die Verwaltung eine geeignete Hausverwaltungssoftware wie etg24 nutzt, um die E-Rechnungen in lesbarer Form darstellen zu können. Im Rahmen der Belegprüfung mit etg24 kann der Verwaltungsbeirats bequem im Service-Portal alle Belege digital einsehen, ohne mühsam verstaubte Akten durchsehen zu müssen.

Fazit: Wie kann ich die E-Rechnung als Hausverwaltung erfolgreich integrieren?

Sie sollten sicherstellen, eine entsprechende Software wie etg24 zu nutzen, welche den elektronischen Rechnungsaustausch unterstützt. Bei der Auswahl der Software ist auf eine einfache und intuitive Anwendung zu achten, sodass ein reibungsloser Übergang von der analogen, zur digitalen Verwaltung ermöglicht werden kann.

Auf der anderen Seite müssen auch Geschäftspartner und Kunden über die Umstellung informiert werden. Entsprechende Formate und Übertragungswege sollten im Vorhinein abgestimmt werden, sodass die genannten Vorteile der E-Rechnung in der Hausverwaltung effektiv genutzt werden können.

Um unerwünschte Probleme zu vermeiden, sollte dann zunächst ein Testlauf der E-Rechnung in der Hausverwaltung in einem begrenzten Rahmen durchgeführt werden. Hier können dann Schwachstellen und Herausforderungen identifiziert werden, bevor die E-Rechnung in der Hausverwaltung vollumfänglich eingesetzt wird.

Haben Sie Interesse Ihre Prozesse mit etg24 zu vereinfachen und möchten unsere Software einmal live sehen? Dann vereinbaren Sie einen Online-Präsentationstermin mit unseren Experten und testen etg24 unverbindlich bei sich in der Verwaltung.

Michaela Knodt | STRATEGIC RELATIONSHIP SALES MANAGER

Bei Fragen zu unserem Produkt steht unser Team Ihnen gerne Rede und Antwort. Auch falls Sie einmal Hilfe brauchen, sind wir natürlich gerne für Sie da.

STARTEN SIE DURCH!

Schon unsere etg24 Basis Version katapultiert Sie auf die Überholspur! Verpassen Sie also nicht den Start in die Digitalisierung.

Übrigens haben wir für Sie alle Starthürden aus dem Weg geräumt und etg24 als moderne Web-App konzipiert. Sie benötigen für die Benutzung nur einen aktuellen Web-Browser. Da Sie unsere Website bereits mit einem solchen besuchen, haben Sie auch schon alles was Sie brauchen, um etg24 einzusetzen!

Erfolgsgeschichten mit etg24

"Bereits seit 9 Jahren nutzen wir das Kundenportal etg24 mit zunehmender Begeisterung als zentrale Kommunikationsplattform und digitales Verwalterbüro. Gerade in den vergangenen zwei Jahren, in denen persönliche Kontakte erheblich eingeschränkt werden mussten, waren wir sehr dankbar über die Möglichkeit, unseren Kunden alle wesentlichen Unterlagen digital über das Portal zur Verfügung stellen zu können. Ganz besonders begrüßen wir es, dass nun auch die in ihrer Bedeutung aufgewerteten Umlaufverfahren komfortabel über das Portal abgewickelt werden können. Auch mit der zwischenzeitlich neu geschaffenen „App-Funktion“ können wir die regelmäßigen Liegenschaftsbegehungen künftig effektiver ausführen und auswerten. Zudem wollen wir in diesem Jahr auch erste Versuche mit der Hybriden Eigentümerversammlung starten und freuen uns, dass dies jetzt auch über die neue Versammlungsfunktion in etg24 möglich ist."

Patrik Riesterer

Hausverwaltungen Riesterer

"Ein sehr gutes Tool, das permanent weiterentwickelt wird. Wir sind schon lange digital unterwegs, aber erst mit etg24 konnten wir die internen Abläufe in der Hausverwaltung perfektionieren. Das liegt auch daran, dass unsere Kunden mitziehen, weil die Bedienung intuitiv ist und keiner Handbücher bedarf. Einladung online mit allen Unterlagen automatisch zusammengefasst ist so unfassbar zeitsparend und auch die Umlaufbeschlüsse sind online eine Wohltat. Wir können hier nur Danke sagen und freuen uns schon auf weitere Neuerungen und die damit verbundene Zeitersparnis."

Friedrich J. Maier-Bode

"Ich bin total begeistert und es ist so, wie in der Schulung von Herrn Preißer angekündigt, die Eigentümer nehmen das Tool „Abstimmung“ gut an. Ich habe heute das erste schriftliche Umlaufverfahren in etg24 eröffnet und tatsächlich war nach 10 Minuten die erste Abstimmung eingetragen. Ich freue mich sehr über die Erweiterung."

Sandra Rudolph

AKV Immobilienverwaltungs GmbH

"etg24 stellt mit seiner Software ein hervorragendes und zeitgemäßes Tool für die digitale Immobilienverwaltung bereit. Die Zeitersparnis und die Erleichterung unseres Arbeitsalltags sind täglich spürbar. Auch den guten Support, der stets schnell und zuverlässig reagiert, möchten wir lobend hervorheben. Auch deshalb können wir sowohl die Firma als auch das Produkt etg24 uneingeschränkt weiterempfehlen."

Jacqueline Gill

Wüstenrot Haus- und Städtebau GmbH

"Unsere Kunden schätzen die Informationen und Kontaktmöglichkeiten sehr, da sie sich aufgrund des gut strukturierten Aufbaus sehr schnell zurechtfinden. Selbst Kunden und Redakteure des Unternehmens, die technisch nicht so versiert sind, kommen damit gut zurecht. Alles in allem können wir die Produkte von etg24 wirklich sehr empfehlen."

Ralf M. Ebinger

SGV Schwäbische Gebäudeverwaltung

"etg24 ist für uns weitaus mehr als nur eine cloudbasierte Datenbank. Aufgrund der immer größeren Anforderungen seitens unserer Kunden, kann über dieses Portal eine schnelle und transparente Bearbeitung verschiedenster Vorgänge erfolgen. Neben der Bereitstellung von Informationen und Unterlagen, welche unseren Kunden somit „rund um die Uhr“ abseits jeder Öffnungs- und Arbeitszeiten zur Verfügung stehen, lassen sich z. B. auch die z. T. komplexen Abläufe einer Sanierung über mehrere Monate in einem Vorgang komprimiert und für alle Kunden sowie Nutzer einsehbar übersichtlich darstellen. Aus diesen Gründen können wir etg24 mit bestem Wissen und Gewissen an sämtliche Kollegen weiterempfehlen."

Michael Keuter

Keuter Grundbesitzverwaltung GmbH

"etg24 hat unsere digitale Arbeitsweise in erheblichem Umfang positiv verändert und ist inzwischen zu einem vollständigen Archivierungstool für alle verwalteten Wohnungen geworden. Über 80 % unserer Eigentümer nutzen diese Plattform zur Kommunikation und die von uns regelmäßig bereitgestellten Informationen zu aktuellen Sachständen, bspw. bei der Beschlusserfüllung, der Beseitigung von Schäden und der Vorbereitung auf kommende Eigentümerversammlungen."

Joachim Sacher

GERBURG Grundstücks- und Hausverwaltungs GmbH

DATENSCHUTZSTANDARDS GEMÄSS DIN ISO/IEC 27001

Uns ist der Schutz Ihrer Daten besonders wichtig. Darum treffen wir eine Vielzahl technischer und organisatorischer Maßnahmen, um diese vor unbefugten Zugriffen zu schützen.

100% ERNEUERBAREN ENERGIEQUELLEN

etg24 verwendet für den Betrieb aller Server zu 100% Strom aus Solar- und Wasserkraftwerken. Auch in unseren Büros setzen wir ausschließlich auf Ökostrom aus erneuerbaren Energien.

VERBINDUNGEN SSL/TLS VERSCHLÜSSELT

Heutzutage ist Verschlüsselung von Internet-Kommunikation ein absolutes Muss. Deswegen verschlüsselt etg24 ausnahmslos allen Datenverkehr zu und zwischen den Servern.

RUND UM DIE UHR ERREICHBAR

Unsere Produkte stehen Ihnen 24 Stunden am Tag zur Verfügung und sind noch dazu von überall aus erreichbar. Mit Ihrer Internetverbindung haben Sie bereits alles, was sie benötigen.