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Michaela Knodt | HEAD OF SALES
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Durch die Nutzung eines Gebäudes, Witterungsbedingungen und Alterungsprozesse der Substanz entstehen an Immobilien über die Jahre Abnutzungserscheinungen. Dies führt dazu, dass im Rahmen der Verwaltung früher oder später Kosten für die Instandhaltung anfallen. Häufig sind diese Instandsetzungsmaßnahmen im Vorhinein nur schwierig zu erkennen. Teilweise werden derartige Maßnahmen auch durch unerwartete und unvorhersehbare Drittereignisse, beispielsweise Überschwemmungen oder Stürme, erforderlich, was dazu führt, dass die Eigentümer von den Kosten überrascht werden können. Um dies zu verhindern, hat eine Eigentümergemeinschaft eine angemessene Erhaltungsrücklage zu bilden.
Was eine Erhaltungsrücklage ist, welche Höhe eine solche haben sollte und welchen Zweck sie verfolgt, wird in diesem Beitrag erläutert.
Inhalt
Die Erhaltungsrücklage einer WEG ist eine finanzielle Reserve, die von den Wohnungseigentümern gebildet wird, um zukünftige Instandhaltungs- oder Instandsetzungsmaßnahmen am gemeinschaftlichen Eigentum zu finanzieren. Der Zweck der Erhaltungsrücklage – auch Instandhaltungsrücklage genannt – ist primär die Sicherung des Werterhalts der Immobilie. Weiterhin soll sie auch verhindern, dass die Eigentümer durch kurzfristig anfallende Kosten existenzvernichtenden Zahlungspflichten gegenüberstehen.
Die Erhaltungsrücklage einer WEG ist im Gesetz in § 19 Abs. 2 Nr. 4 WEG geregelt. Hiernach ist die Ansammlung einer angemessenen Erhaltungsrücklage als Teil ordnungsmäßiger Verwaltung und Benutzung anzusehen, sodass die Eigentümer von der Gemeinschaft die Schaffung einer solchen grundsätzlich verlangen können, § 18 Abs. 2 Nr. 1 WEG.
Die Erhaltungsrücklage steht grundsätzlich der Wohnungseigentümergemeinschaft als Ganzes zu. Der einzelne Eigentümer hat keine formale Rechtsposition an dieser, über welche er selbstständig verfügen könnte. Als Eigentümer der Wohnungseigentümergemeinschaft sind diese nur wirtschaftlich an der Erhaltungsrücklage beteiligt.
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Wie hoch die Erhaltungsrücklage ist, beschließen die Eigentümer in der Eigentümerversammlung (§ 19 Abs. 1 WEG), sofern nicht zuvor bereits eine Vereinbarung hierüber getroffen wurde. Ihnen steht hierbei ein breites Ermessen zu. Anders sieht dies bei der Frage aus, „ob“ eine Erhaltungsrücklage zu bilden ist. Als Teil der ordnungsgemäßen Verwaltung (§§ 19 Abs. 2 Nr. 4, 18 Abs. 2 WEG) haben die Eigentümer zwingend eine angemessene Erhaltungsrücklage für die WEG zu schaffen.
Für die Erhaltungsrücklage ist keine Mindest-Höhe im Gesetz normiert. Ausweislich des Wortlauts des § 19 Abs. 2 Nr. 4 WEG hat die Erhaltungsrücklage aber „angemessen“ zu sein. Für die Auslegung dieses unbestimmten Rechtsbegriffs sind diverse Faktoren, insbesondere Zustand, Größe und Lage der Immobilie, aber auch die finanziellen Mittel der Eigentümer, zu berücksichtigen.
Um einen konkreten Betrag ermitteln zu können, werden diverse Berechnungsmethoden angewendet. Insbesondere für ältere Immobilien kommt die sogenannte Peter´sche Formel zur Anwendung. Bei dieser werden die Baukosten im Erstellungsjahr zu den Baukosten im Jahr der Durchführung der Instandsetzungsmaßnahme in Relation gesetzt. Die Grundannahmen dieser Formel sind, dass innerhalb von 80 Jahren der 1,5-fache Wert der Herstellungskosten für die Instandhaltung anfällt und 65 bis 70 % der gesamten Instandhaltungskosten für das Gemeinschaftseigentum zu veranschlagen sind. Daraus ergibt sich folgende Formel:
Bei neueren Immobilien wird der durch die Peter´sche Formel veranschlagte Wert für die Erhaltungsrücklage häufig zu hoch ausfallen. Eine andere Ansicht greift deshalb auf empirische Werte hinsichtlich der Kosten für die Erhaltung einzelner Gewerke (Einrichtungen, Anlagen etc.) zurück und erstellt mithilfe dieser einen Erhaltungsplan, auf Grundlage dessen dann die Höhe der Rücklage bestimmt wird.
Welche Methode vorzugswürdig ist, ist einzelfallabhängig.
Die Erhaltungsrücklage darf nur für die im gemeinschaftlichen Eigentum stehenden Teile – beispielsweise Dach, Fassade, Treppenhaus etc. – der Wohnanlage und nur für deren Instandhaltung- und Instandsetzung verwendet werden. Das Kapital der Rücklage unterliegt insofern einer strengen Zweckbindung. Demnach dürfen aus der Rücklage insbesondere keine baulichen Veränderungen i.S.d. § 20 Abs. 1 WEG und keine offenen Hausgeldzahlungen finanziert werden. Allerdings ist eine teilweise Umwidmung der Erhaltungsrücklage durch Beschluss möglich, sofern ein angemessener Teil (sog. eiserne Reserve) verbleibt, die Entnahme nur vorübergehend erfolgt, die Grenzen klar und deutlich festgelegt sind und die spätere Rückführung gewährleistet ist.
Ein Anspruch der Eigentümer zur Finanzierung bestimmter Maßnahmen aus der Erhaltungsrücklage besteht nicht. Es steht grundsätzlich im Ermessen der Eigentümer, ob sie Instandhaltungsmaßnahmen aus der Rücklage finanzieren, einen Kredit aufnehmen oder eine Sonderumlage beschließen wollen. Allerdings wird es häufig ordnungsmäßiger Verwaltung widersprechen, die Mittel einer bereits geschaffenen Erhaltungsrücklage zurückzuhalten und Instandsetzungsmaßnahmen anderweitig, unter zusätzlicher finanzieller Belastung der Eigentümer, zu finanzieren.
Ist die Höhe bestimmt worden, beschließen die Eigentümer über die konkrete Erhaltungsrücklage. Sie können diese nachträglich noch verändern, es sei denn, die Eigentümer haben im Vorhinein eine Vereinbarung über die konkrete Höhe getroffen. Zu unterscheiden sind zwei Fälle: Der Betrag wurde zu hoch oder zu niedrig angesetzt.
Ist die Erhaltungsrücklage zu niedrig angesetzt, kann dies zu finanziellen Engpässen der Gemeinschaft, insbesondere hinsichtlich kurzfristig anfallender und erforderlicher Instandhaltungsmaßnahmen führen. Die Eigentümergemeinschaft kann dann gem. § 28 Abs. 1 S. 1 WEG eine Sonderumlage beschließen, um den fehlenden Betrag zu decken.
Ist die Erhaltungsrücklage zu hoch, können die Eigentümer eine Anpassung der Rücklage beschließen. Eine derartige Anpassung führt nicht dazu, dass die Eigentümer einen Rückzahlungsanspruch erhalten. Vielmehr entfällt die Zweckbindung des Kapitals und das Geld kann dann für andere Zwecke, beispielsweise für Schönheitsreparaturen, genutzt werden (sog. Umschichtung).
Um derartige Umschichtungen, beziehungsweise Sonderumlagen zu vermeiden, sollte die erforderliche Höhe der Erhaltungsrücklage im Vorhinein sorgfältig ermittelt werden.
Die Erhaltungsrücklage ist von den Eigentümern – vorbehaltlich abweichender Vereinbarungen (§ 16 Abs. 2 S. 2 WEG) – entsprechend ihrer Miteigentumsanteile zu entrichten, § 16 Abs. 2 S. 1 WEG. Die Eigentümer entrichten ihren konkreten Betrag dann regelmäßig im Rahmen der Hausgeldzahlung. Am Ende des Jahres sind die eingezahlten Beträge in der Jahresabrechnung darzustellen.
Es ist nicht möglich, die Kosten für die Erhaltungsrücklage auf die Mieter abzuwälzen.. Bei der Frage, ob die Eigentümer die Erhaltungsrücklage steuerlich absetzen können, sind im Grundsatz zwei Szenarien zu unterscheiden:
Im Einzelfall sollte für steuerrechtliche Fragen ein Experte zu Rate gezogen werden.
In der Regel kümmert sich die Immobilienverwaltung um die Verwaltung der Rücklage. Der Verwalter hat die Erhaltungsrücklage gewinnbringend und nicht spekulativ anzulegen. Weiterhin hat er sicherzustellen, dass die Rücklage ordnungsgemäß aufgebracht und nur für die vorgesehenen Zwecke verwendet wird. Über den konkreten Einsatz der Rücklage entscheiden die Eigentümer per Beschluss.
Mithilfe der Hausverwaltungssoftware von etg24 werden Eigentümern online über den für die Erhaltungsrücklage zu zahlenden Betrag, etwaige Sonderumlagen zur Schließung von Finanzlücken, aber auch über nachträgliche Änderungen hinsichtlich der Rücklagen informiert. Außerdem können sich die Eigentümer über den digital zur Verfügung gestellten Vermögensbericht über die wirtschaftliche Lage der WEG informieren. Über etg24 können außerdem Beschlüsse so einfach wie noch nie digital im Rahmen einer Eigentümerversammlung oder eines Umlaufbeschlusses gefasst werden.
Jede WEG hat eine angemessene Rücklage für Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen als Teil ordnungsmäßiger Verwaltung zu schaffen, § 19 Abs. 2 Nr. 4 WEG. Die Erhaltungsrücklage ist insofern Pflicht. Welche Höhe diese haben muss, ist im Gesetz nicht vorgeschrieben und sollte sich an der konkreten Beschaffenheit der Immobilie orientieren. Um eine angemessene Höhe der Erhaltungsrücklage berechnen zu können, wird für ältere Immobilien die Peter´sche Formel verwendet. Bei neueren Immobilien liefert ein Erhaltungsplan als Grundlage passende Ergebnisse.
Ist die Erhaltungsrücklage zu niedrig veranschlagt worden, wird die finanzielle Lücke in der Regel durch Sonderumlagen gedeckt. Wurde die Erhaltungsrücklage zu hoch veranschlagt, kann der Beschluss der Eigentümer nachträglich angepasst, die finanziellen Mittel von der strengen Zweckbindung befreit und das Kapital für andere Maßnahmen verwendet werden. Ein Rückzahlungsanspruch der Eigentümer besteht hingegen nicht.
Mithilfe digitaler Tools wie etg24 können sich die Eigentümer stets über die aktuelle Lage der Erhaltungsrücklage und die hierfür zu entrichtenden Beträge informieren. Außerdem kann die Verwaltung transparent und bequem über den Stand von Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen in der etg24 App aufklären. Mit dem digitalen Portal sind alle beteiligten Parteien jederzeit über die Geschehnisse in der Immobilie auf dem Laufenden.
In einer Immobilie fallen grundsätzlich viele Aufgaben an, die der Erhaltung und Nutzung des Objekts dienen. Um eine sachgerechte Verwaltung sicherzustellen, werden in der Praxis häufig externe Verwalter mit der Wahrnehmung beauftragt. Fraglich ist, ob es sich auch für die Immobilienverwaltung von kleinen Objekten lohnt, einen Verwalter zu bestellen und ob diese gegebenenfalls sogar dazu verpflichtet ist.
Die Anforderungen an ein Gebäude können sich im Laufe der Zeit ändern, sodass bauliche Veränderungen erforderlich werden.
Wann eine bauliche Veränderung – insbesondere in Abgrenzung zu einer Erhaltungsmaßnahme – vorliegt, ob eine solche ohne Weiteres durchgeführt werden kann und wer die Kosten einer solchen Maßnahme zu tragen hat, wird Ihnen in diesem Blogbeitrag erläutert.
Eigentümer haben die Kosten für die Instandhaltung des Objekts selbst aufzubringen. Um von diesen nicht überrascht zu werden und die Existenz der Eigentümer, bzw. die Instandhaltung der Immobilie, zu gefährden, verpflichtet das Wohnungseigentumsgesetz Wohnungseigentümergemeinschaften dazu, eine angemessene Instandhaltungsrücklage zu bilden. Was genau eine Instandhaltungsrücklage ist, wann diese angemessen ist und wer sie zu zahlen hat, wird Ihnen in diesem Blogbeitrag erläutert.
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