Nie wieder Eintüten – Wie die Schmidt Hausverwaltungen GmbH mit etg24 Zeit spart und gelassener verwaltet
Über die Schmidt Hausverwaltungen GmbH – Verwaltung mit Herz und klarer Haltung
Seit 1999 ist Annett Lautenschläger in der Immobilienverwaltung tätig, seit 2014 ist sie selbstständig. Mit der Schmidt Hausverwaltungen GmbH betreut sie im Raum Neustadt an der Weinstraße rund 1.200 Wohnungen in 80 Wohnanlagen. Ihre Haltung zum Beruf ist klar: Sie arbeitet gerne, engagiert und mit viel Leidenschaft – aber nicht um jeden Preis.
„Ich mache meinen Job gerne. Ich brenne für meinen Job, aber ich werde nicht für meinen Job verbrennen.“
Genau hier setzt etg24 für sie an: Prozesse sollen nicht komplizierter werden, sondern den Alltag erleichtern, Zeit sparen und Freiräume schaffen.
Die Ausgangslage: viel Papier, viel Aufwand, wenig Zeit
Vor etg24 war insbesondere die Postbearbeitung ein großer Zeitfresser. Einladungen, Abrechnungen, Angebote und weitere Unterlagen mussten vorbereitet, sortiert und kuvertiert werden. Für Annett Lautenschläger ist dieser Aufwand heute kaum noch vorstellbar.
„Eintüten. Eintüten. Großer Tisch, alle Angebote einzeln und dann hast du alle Abrechnungen, alle Einladungen und du musst immer wieder etwas dazuschieben. Unvorstellbar.“
Gleichzeitig wuchsen die Anforderungen im Alltag: Eigentümer erwarten schnelle Informationen, Unterlagen sollen jederzeit verfügbar sein und Versammlungen müssen effizient vorbereitet und durchgeführt werden. Klassische Papierprozesse passten dazu immer weniger.
Der Einstieg: empfohlen, getestet, überzeugt
Auf etg24 aufmerksam wurde Annett Lautenschläger durch eine Empfehlung auf einer Tagung. Der erste Eindruck war eindeutig.
„etg24 wurde mir von einem Kollegen auf einer Wintertagung in Leogang empfohlen. Ich habe es mir angeguckt und ich habe gesagt, das ist der Mercedes, ich brauche nicht noch weiter zu suchen.“
Seit 2015 nutzt die Schmidt Hausverwaltungen GmbH die Software von etg24. Der erste große Aha-Moment war die digitale Postbearbeitung.
„Ich kann mir gar nicht mal vorstellen, dass ich noch Briefe eintüten müsste. Wann soll ich das machen? Nicht mehr möglich!“
Die Lösung: digitale Abläufe, klare Struktur, weniger Suchaufwand
Mit etg24 wurden Abläufe Schritt für Schritt digitaler. Dokumente werden heute nicht mehr in unterschiedlichen Ordnern gesucht, sondern zentral und strukturiert abgelegt.
„Früher hat man Unterlagen irgendwo im Ordner gesucht: Der eine hat es unter Wohngebäude abgelegt, der andere unter Versicherung, der nächste unter Leitungswasser. Und dann fragt man sich: Wo liegt es denn jetzt? Im Portal gibt es dafür einen klaren Reiter Versicherung – und dort ist alles sauber abgelegt.“
Auch Eigentümer profitieren davon: Unterlagen sind jederzeit verfügbar, ohne dass die Verwaltung aktiv suchen und versenden muss. Gerade bei wiederkehrenden Anfragen ist das eine enorme Entlastung.
„Wie oft hat der Kunde gesagt, ich brauche die Brandversicherung, ich brauche das und das. Ja, geh ins Portal, das kannst du auch nachts um 23:30 Uhr tun. Da brauchst du die Hausverwaltung nicht.“
Effizient und digital: So arbeitet die Schmidt Hausverwaltungen GmbH
Struktur statt Aktenberge
Digitale Sendungen statt Kuvertieren
KI-unterstützte Kommunikation statt Telefonmarathon
Gamechanger:
Eigentümerversammlungen im Portal
Ein besonderes Highlight sind für Annett Lautenschläger die Eigentümerversammlungen im Portal. Vor allem bei Abstimmungen nach Miteigentumsanteilen spart etg24 viel Zeit.
„Früher mussten wir die Ja-Stimmen, Nein-Stimmen und Enthaltungen mit der Rechenmaschine oder in einer Excel-Tabelle erfassen. Heute klicken sich die Eigentümer einfach rein – und in Sekundenschnelle ist die Stimme abgegeben.“
Das Feedback der Eigentümer ist positiv, und auch organisatorisch macht sich der Unterschied bemerkbar.
„Von den Kunden kommt super Feedback zurück – und es spart einfach Zeit. Dadurch kann man auch zwei Versammlungen an einem Tag hintereinander durchführen, weil die einzelne Versammlung deutlich kürzer wird.“
KI und Spracheingabe: einfacher zum professionellen Text
Neben den klassischen Portalprozessen gewinnen für die Schmidt Hausverwaltungen GmbH auch die KI-Funktionen an Bedeutung. Besonders die integrierte Spracheingabe erleichtert den Alltag: Gedanken können direkt eingesprochen werden, die KI unterstützt anschließend dabei, daraus einen professionellen, freundlichen und serviceorientierten Text zu formulieren.
Gerade in stressigen Situationen ist das ein praktischer Vorteil. Statt lange an Formulierungen zu feilen, entsteht aus dem gesprochenen Input schnell eine passende Antwort. Für Annett Lautenschläger und ihr Team ist das ein weiterer Schritt in Richtung effizienter, webbasierter Verwaltung. Auch auf kommende KI-Funktionen blickt sie mit Vorfreude, weil sie sich davon weitere Entlastung im Tagesgeschäft verspricht.
Verwendete Features
Vorgangsbearbeitung
Von der Meldung bis zum erledigten Auftrag – alles lückenlos dokumentiert und nachvollziehbar
Sendungen
Digitale Post auf Knopfdruck – Briefe, Abrechnungen oder Einladungen schnell & DSGVO-konform versenden
Umlaufbeschlüsse
Schnell, rechtssicher und digital abstimmen – ohne Papier und Postweg.
Eigentümerversammlungen
Einfach planen, einladen und nachbereiten – mit digitalen Unterlagen und maximaler Transparenz.
Kommunikation
Klare Strukturen statt E-Mail-Chaos – alle Nachrichten, Aufgaben und Antworten an einem Ort.
Self-Service Kundenportal
Eigentümer & Mieter erledigen vieles selbst – transparent, sicher und ohne Rückfragen.
Support, auf den man sich verlassen kann
Neben den Funktionen ist für Annett Lautenschläger auch der persönliche Support ein entscheidender Faktor. Wenn etwas hakt, zählt schnelle Rückmeldung – besonders vor einer Eigentümerversammlung.
„Ich habe sofort meinen Hilferuf abgesendet, damit ich um 15 Uhr meine Eigentümerversammlung abhalten konnte. Und da muss ich das Team einfach loben: Das ist spitze. Man bekommt sofort eine Rückmeldung, es heißt: ‚Es wird bald wieder laufen‘ – und um 15 Uhr lief es dann auch. Das ist einfach wichtig.“
Für sie gehört auch dazu, dass bei Weiterentwicklung immer einmal etwas passieren kann. Entscheidend ist, wie damit umgegangen wird.
„Da, wo gearbeitet wird, da fallen auch Späne. Das ist einfach so, aber ich kann mich drauf verlassen, dass sich das Team von etg24 kümmert.“
Die digitale Zukunft fest im Blick
Blick nach vorn: noch mehr über etg24 abbilden
Die Digitalisierung ist für die Schmidt Hausverwaltungen GmbH kein abgeschlossenes Projekt, sondern ein laufender Prozess. Perspektivisch möchte Annett Lautenschläger noch mehr über etg24 steuern.
Der Vorteil liegt für sie auch in der Flexibilität: Ein junges Team kann ortsunabhängig arbeiten, Unterlagen sind zentral verfügbar und auch Eigentümer können vieles selbst abrufen.
Fazit: Ohne etg24 nicht mehr vorstellbar
Ein Zurück in die alte Arbeitsweise ist für Annett Lautenschläger keine Option.
„Da würden mir die Tränen kommen. Das ist unvorstellbar. Geht nicht mehr.“
Ihr Rat an Kolleginnen und Kollegen, die noch zögern:
„Die Zeit, die man hinterher spart. Da kann es gar nicht genug Zeit geben, um das umzustellen. Das kann ich einfach nur jedem empfehlen.“
