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Michaela Knodt | HEAD OF SALES
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Eine Eigentumswohnung wird oft als Renditeobjekt genutzt: Eigentümer bewohnen diese nicht selbst, sondern vermieten sie. So kann nicht nur der Immobilienkredit bedient, sondern auch eine attraktive Rendite realisiert werden. Doch Eigentum verpflichtet – mit einer vermieteten Immobilie kommt auch eine Menge Arbeit auf die Eigentümer zu. Die dabei anfallenden Aufgaben kann eine sogenannte Sondereigentumsverwaltung übernehmen. Hier erfahren Sie, was ein Sondereigentumsverwalter für Sie erledigt und wie eine CRM-Software dabei unterstützt.
Inhalt
Um Klarheit zum Thema Sondereigentumsverwaltung zu schaffen, beantworten wir zunächst die Frage: Was ist Sondereigentum?
Bei Wohnungseigentümergemeinschaften (WEG) wird grundsätzlich unterschieden in:
Als Sondereigentum wird demnach die Eigentumswohnung an sich bezeichnet und behandelt – und die gehört ausschließlich dem Eigentümer. Im Gegensatz dazu wird das Eigentum an Räumen, die nicht zu Wohnzwecken dienen, als Teileigentum bezeichnet. Ausschlaggebend für die korrekte Zuordnung ist in diesem Punkt also der Verwendungszweck.
Darüber hinaus gibt es das Gemeinschaftseigentum, wie zum Beispiel die Grünanlagen, die Fassade oder das Treppenhaus: Die Eigentümergemeinschaft ist hier im wahrsten Sinne des Wortes gemeinschaftlicher Eigentümer. Jedem Mitglied der WEG gehört ein entsprechender Miteigentumsanteil.
Allerdings stellt sich die Abgrenzung zwischen Gemeinschaftseigentum und Sondereigentum in einigen Fällen als nicht so einfach dar. Grundsätzlich fallen folgende Elemente in den alleinigen Zuständigkeitsbereich eines Wohnungseigentümers – einige Sondereigentum Beispiele:
Schwieriger wird die Zuordnung in folgenden Bereichen:
Wichtig:
Sondereigentum an einer Wohnung bedeutet, dass Sie frei über Ihr Eigentum bestimmen. Sie können die Räume frei gestalten (sofern Sie nicht die Rechte Dritter beeinträchtigen), müssen diese aber auch selbstständig instand halten. Sondereigentum kann verkauft werden. Allerdings besteht nach § 12 WEG die Möglichkeit, dass die Veräußerung einer Zustimmung der anderen Wohnungseigentümer bedarf. Eine Zustimmung kann nur aus wichtigem Grund verweigert werden.
Im Gegensatz zum Sondereigentum stehen sogenannte Sondernutzungsrechte. Diese eröffnen Ihnen die Möglichkeit, Flächen oder Räume exklusiv nutzen zu können, die eigentlich zum Gemeinschaftseigentum zählen. Diese dürfen Sie weder verkaufen noch vermieten, andererseits müssen Sie diese auch nicht instand halten.
Digitale Immobilienverwaltung
Wird eine Eigentumswohnung vermietet, ist dies grundsätzlich keine Angelegenheit der Eigentümergemeinschaft, sondern des jeweiligen Eigentümers selbst. Die mit der Vermietung anfallenden Aufgaben dürfen demnach nicht im Rahmen der WEG-Verwaltung erledigt werden. Da eine Vermietung aber nicht nur Rechte mit sich bringt, sondern auch zahlreiche gesetzlich verankerte Pflichten und Regeln, bringt eine professionelle Sondereigentumsverwaltung Sicherheit für den Eigentümer: Er müsste sich ansonsten nicht nur intensiv mit der Materie befassen, sondern wäre bei allen aufkommenden Problemen direkter Ansprechpartner des Mieters.
Wichtig:
Die Verwaltung von Gemeinschaftseigentum ist verpflichtend, die Sondereigentumsverwaltung hingegen freiwillig.
Entsprechend vielfältig lassen sich die Sondereigentumsverwaltung-Leistungen gestalten – hier kommt es immer auf die vertragliche Vereinbarung zwischen vermietendem Eigentümer und Sondereigentumsverwalter an. Unterschieden werden drei Aufgabenbereiche:
Mietersuche und Wohnungsbesichtigunge
unterstützende Durchsicht der Mietbewerbungen und Empfehlung an den Vermieter
Prüfung der Bonität der Interessenten
Vorbereiten und Abschließen der Mietverträge
Organisation und Durchführung der Wohnungsübergabe und Erstellen der Protokolle
Verwaltung der Mietkaution
Ausstellen von Wohnungsgeberbestätigungen
Organisation und Begleitung bei Wohnungsräumung
Verwalten des Mietkontos
Kontrolle des Mieteingangs, bei Bedarf Forderungsmanagement
Rechnungsprüfung
Bezahlung der an den Vermieter gerichteten Rechnungen
Erstellen und Versenden der Nebenkostenabrechnungen
Überwachen des Bauzustandes der vermieteten Wohnung
bei Bedarf Veranlassung von Reparaturen und Sanierungsmaßnahmen
Abnehmen der jeweiligen Dienstleistung
Mietanpassungen, beispielsweise nach Modernisierungsmaßnahmen
Gewährleistung der Einhaltung gesetzlicher Auflagen
Kostenoptimierung
Erfassen der Zählerstände bei Mieterwechsel
Führen einer umfassenden Dokumentation zur Wohnung
Sämtlicher Schriftwechsel mit Mietern
bei Bedarf Abmahnungen im Interesse des Eigentümers
das Gemeinschaftseigentum betreffende Schadensmeldungen an WEG-Verwaltung
Erarbeiten von Auswertungen und darauf basierenden Empfehlungen für den Eigentümer
Erwerben Sie also Sondereigentum an einer Wohnung, kann Ihnen eine professionelle Sondereigentumsverwaltung viele mit der Vermietung verbundene Arbeiten abnehmen – sofern eine belastbare Vertrauensbasis gegeben ist. Sinnvoll ist es, wenn Sie den Sondereigentumsverwaltung-Vertrag explizit auf die Leistungen zuschneiden, die der Dienstleister tatsächlich erbringen soll – hier haben Sie freie Hand.
Immobilien-Sondereigentum ist mit verschiedenen Kosten verbunden: Zum einen fallen Grundsteuern, Betriebskosten und natürlich das Hausgeld an, das Sie als Eigentümer an die WEG bezahlen müssen. Darin enthalten sind auch die Gebühren für die WEG-Verwaltung. Entscheiden Sie sich für einen professionellen Dienstleister, der die Sondereigentumsverwaltung übernimmt, kostet auch das naturgemäß Geld, das Sie jedoch ins Verhältnis zu den inkludierten Leistungen stellen sollten.
Wie hoch die Sondereigentumsverwaltung-Kosten tatsächlich ausfallen, ist jedoch von verschiedenen Faktoren wie der relevanten Region und dem vereinbarten Leistungsumfang abhängig. Im Durchschnitt können Sie mit rund 25 bis 50 Euro netto im Monat je Wohnung rechnen. Es gibt auch alternative Berechnungsmodelle, die sich auf die jeweilige Kaltmiete beziehen. Dann liegt der Durchschnittswert bei rund 5 % der vereinnahmten Kaltmiete.
Wie die Sondereigentumsverwaltung-Definition schon vermittelt, beziehen sich diese Dienstleistungen auf die Verwaltung von Wohnungen in einem Mehrfamilienhaus, das einer Eigentümergemeinschaft gehört. Von Mietverwaltung ist hingegen die Rede, wenn sich die Leistungen auf ein Mehrfamilienhaus beziehen, das einem Eigentümer gehört. Die Aufgabenbreite ist letztendlich ähnlich, allerdings unterscheidet sich der rechtliche Rahmen.
Immobilien-Sondereigentum zu verwalten ist immer eine komplexe Angelegenheit: Einerseits sind die Interessen des Eigentümers zu berücksichtigen, andererseits die der Mieter – und nicht zuletzt die gesetzlichen Vorschriften und Regeln. Umso wichtiger sind intelligente Hilfsmittel. Eine professionelle CRM-Software empfiehlt sich also aus mehreren Gründen: Sie ermöglicht nicht nur die unkomplizierte Kommunikation mit allen Beteiligten, sondern erlaubt die Automatisierung verschiedener, sich wiederholender Prozesse.
Die Sondereigentumsverwaltung lässt sich mit einer Software deutlich vereinfachen: Die etg24 Hausverwaltungssoftware kann kostenlos genutzt werden, um beispielsweise eine komplette Dokumentation zum Objekt zu erstellen und zu pflegen – hier unterstützt die inkludierte Dokumentenmanagement-Software bereits in der freien Basis-Version effektiv. Darüber hinaus lassen sich nicht nur die Kundendaten verwalten, sondern auch sämtliche Informationen wie bspw. aktuelle Meldungen oder Termine vorhalten, sodass sie jederzeit verfügbar sind. In der kostenpflichtigen Software-Version unterstützt die Vorgangsbearbeitung bspw. bei der Erledigung von Reparaturen, Sanierungen oder Schlüsselbestellungen.
Kurz gesagt: Die Sondereigentumsverwaltung lässt sich effizienter organisieren und strukturieren. Ein digitales Kundenportal schafft außerdem Transparenz und erhöht die Service-Leistung. Auf diese Weise wird eine stabile Vertrauensbasis zwischen Sondereigentumsverwaltung und Eigentümer geschaffen – und damit die entscheidende Grundlage für eine erfolgreiche Zusammenarbeit.
Als Eigentümer ist nicht nur wichtig, dass die Sondereigentumsverwaltung professionell erledigt wird, sondern auch die WEG-Verwaltung. Auch bei der Verwaltung des Gemeinschaftseigentums ist etg24 eine große Erleichterung für alle beteiligten Parteien: Eine Eigentümerversammlung online durchzuführen, ist mit etg24 kein Problem. Von der Einladung, über die Vollmachten-Vergabe bis hin zur Durchführung der Versammlung läuft alles digital und integriert im Kundenportal ab. Weitere notwendige Beschlussfassungen lassen sich sicher per Umlaufbeschluss realisieren. Das schöne ist, alle Unterlagen zur Beschlussfassung sind zuverlässig in der Dokumentenmanagement-Software hinterlegt. Es geht nichts verloren, es wird nichts vergessen – für eine anspruchsvolle Immobilienverwaltung ist das ein Qualitätskriterium.
Die Sondereigentumsverwaltung umfasst die Verwaltung von Eigentumswohnungen, welche sich im Sondereigentum befinden, während das Gemeinschaftseigentum gemeinschaftlich von den Wohnungseigentümern besessen und von der WEG-Verwaltung verwaltet wird. Teileigentum bezieht sich auf Räume ohne Wohnzweck. So werden die unterschiedlichen Eigentumsformen innerhalb einer Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) definiert und verwaltet.
Die Sondereigentumsverwaltung bezieht sich auf die Verwaltung von Wohnungen in einem Mehrfamilienhaus, das einer Eigentümergemeinschaft gehört. Im Gegensatz dazu bezieht sich die Mietverwaltung auf ein Mehrfamilienhaus, das einem einzigen Eigentümer gehört. Die Aufgabenstellung ist ähnlich, jedoch gibt es Unterschiede im rechtlichen Rahmen.
Beim Immobilien-Sondereigentum entstehen verschiedene Kosten: Grundsteuern, Betriebskosten und das Hausgeld, das als Eigentümer an die WEG zu entrichten ist.
Die Kosten für die Sondereigentumsverwaltung variieren je nach Region und Leistungsumfang. Im Durchschnitt liegen sie bei etwa 25 bis 50 Euro netto pro Monat pro Wohnung. Alternativ kann auch ein Prozentsatz von rund 5% der vereinnahmten Kaltmiete als Berechnungsgrundlage dienen.
In einer Immobilie fallen grundsätzlich viele Aufgaben an, die der Erhaltung und Nutzung des Objekts dienen. Um eine sachgerechte Verwaltung sicherzustellen, werden in der Praxis häufig externe Verwalter mit der Wahrnehmung beauftragt. Fraglich ist, ob es sich auch für die Immobilienverwaltung von kleinen Objekten lohnt, einen Verwalter zu bestellen und ob diese gegebenenfalls sogar dazu verpflichtet ist.
Die Anforderungen an ein Gebäude können sich im Laufe der Zeit ändern, sodass bauliche Veränderungen erforderlich werden.
Wann eine bauliche Veränderung – insbesondere in Abgrenzung zu einer Erhaltungsmaßnahme – vorliegt, ob eine solche ohne Weiteres durchgeführt werden kann und wer die Kosten einer solchen Maßnahme zu tragen hat, wird Ihnen in diesem Blogbeitrag erläutert.
Eigentümer haben die Kosten für die Instandhaltung des Objekts selbst aufzubringen. Um von diesen nicht überrascht zu werden und die Existenz der Eigentümer, bzw. die Instandhaltung der Immobilie, zu gefährden, verpflichtet das Wohnungseigentumsgesetz Wohnungseigentümergemeinschaften dazu, eine angemessene Instandhaltungsrücklage zu bilden. Was genau eine Instandhaltungsrücklage ist, wann diese angemessen ist und wer sie zu zahlen hat, wird Ihnen in diesem Blogbeitrag erläutert.
Michaela Knodt | HEAD OF SALES
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