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Michaela Knodt | HEAD OF SALES
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In einer Eigentümergemeinschaft fallen regelmäßig wichtige Entscheidungen über die Immobilie an, die die Eigentümer gemeinsam fällen müssen. Dies geschieht durch Beschlüsse im Rahmen von Eigentümerversammlungen oder in Form von Umlaufbeschlüssen. Ein solcher Beschluss kann beispielsweise hinsichtlich der Vornahme bestimmter Instandhaltungsmaßnahmen oder der Nutzung des Gemeinschaftseigentums getroffen werden.
Im Laufe der Zeit nimmt die Zahl dieser Beschlüsse immer weiter zu. Mitunter kann es auch vorkommen, dass alte Beschlüsse angefochten oder aufgehoben werden. Für die Eigentümer wäre es schwierig, einen Überblick über alle getroffenen Beschlüsse und deren aktuelle Geltung zu behalten. Deshalb normiert das Wohnungseigentumsgesetz die Pflicht zur Führung einer Beschlusssammlung, § 24 Abs. 7 S. 1 WEG. Was es mit dieser Beschlusssammlung auf sich hat, wo diese zu finden ist und wie etg24 den Eigentümern und Verwaltern beim Umgang mit der Beschlusssammlung helfen kann, wird in diesem Beitrag erläutert.
Inhalt
Es stellt sich also zunächst die Frage: Was ist eine Beschlusssammlung überhaupt?
Wie der Name schon erraten lässt, ist die Beschlusssammlung eine Sammlung aller Beschlüsse, die die Eigentümergemeinschaft in der Vergangenheit getroffen hat, mit Ausnahme von Geschäftsordnungsbeschlüssen. Darüber hinaus werden auch gerichtliche Entscheidungen, welche die Unwirksamkeit, Nichtigkeit oder Ersetzung von Eigentümerbeschlüssen betreffen (§ 44 WEG), in die Beschlusssammlung aufgenommen, § 24 Abs. 7 S. 2 WEG. Sie enthält dabei nur den Wortlaut der Beschlüsse und gerichtlichen Entscheidungen, sowie den jeweiligen Ort und das konkrete Datum, § 24 Abs. 7 S. 2 WEG. Informationspunkte, Beifügungen oder Erläuterungen sind nicht in die Beschlusssammlung aufzunehmen.
Für die Aufnahme eines Beschlusses in die Sammlung ist es irrelevant, welche Themen in den Beschlüssen behandelt wurden und mit welcher Mehrheit über die Beschlüsse entschieden wurde. Relevanter für die Beschlusssammlung ist vielmehr, ab wann diese zu führen ist: Die Pflicht zur Aufnahme getroffener Beschlüsse gilt für solche, die nach dem 01.07.2007 gefasst wurden. Beschlüsse, die vor diesem Stichtag getroffen wurden, können, müssen aber nicht von der WEG in die Beschlusssammlung aufgenommen werden. Die Eintragung in die Beschlusssammlung ist keine Wirksamkeitsvoraussetzung für den Beschluss. Dennoch sind die Beschlüsse unverzüglich, d. h. ohne schuldhaftes Zögern (§ 121 Abs. 1 S. 1 BGB), in die Sammlung einzutragen, § 24 Abs. 7 S. 7 WEG.
Werden Beschlüsse nachträglich angefochten oder aufgehoben, muss dies in der Beschlusssammlung angemerkt werden, § 24 Abs. 7 S. 4 WEG. Im Falle einer Aufhebung kann von einer Anmerkung aber auch abgesehen und der konkrete Beschluss aus der Sammlung gelöscht werden, § 24 Abs. 7 S. 5 WEG. Ein Beschluss darf auch dann aus der Sammlung gelöscht werden, wenn er für die Eigentümer aus anderen Gründen keine Bedeutung mehr hat, § 24 Abs. 7 S. 6 WEG. Auch diese Vermerke und Löschungen haben unverzüglich zu erfolgen und sind mit einem Datum zu versehen, § 24 Abs. 7 S. 7 WEG.
Die Beschlusssammlung ist in der Regel nach Datum sortiert. Gesetzlich vorgegeben ist hierbei, dass die Beschlüsse und gerichtlichen Entscheidungen fortlaufend einzutragen und zu nummerieren sind (§ 24 Abs. 7 S. 3 WEG). Dies stellt die Übersichtlichkeit und Vollständigkeit der Beschlusssammlung sicher. Nach der herrschenden Meinung bezieht sich das Kriterium „fortlaufend“ sowohl auf die Eintragung, als auch die Nummerierung. Eine fortlaufende Nummerierung ist dann gegeben, wenn jede Eintragung die auf die Nummer der letzten Eintragung folgende Nummer erhält, die Nummerierung also nicht unterbrochen wird. Die Nummerierung der Beschlusssammlung wird weder bei einem Verwalterwechsel, noch durch den Beginn eines neuen Jahres zurückgesetzt und von Neuem geführt.
Wird ein Beschluss nach Aufhebung (§ 24 Abs. 7 S. 5 WEG) oder aufgrund von Bedeutungslosigkeit für die Wohnungseigentümer (§ 24 Abs. 7 S. 6 WEG) aus der Beschlusssammlung gelöscht, führt dies nicht dazu, dass die Nummerierung unterbrochen wird. Vielmehr bleibt die Nummer des gelöschten Beschlusses in der Sammlung enthalten. In den meisten Fällen wird es aber sinnvoll sein, den Beschluss oder die Entscheidung nicht vollständig aus der Sammlung zu entfernen. Besser ist es, den Inhalt in der Beschlusssammlung zu belassen und die Löschung auf andere Weise, beispielsweise durch rote Markierung des Textes, zu kennzeichnen. Insbesondere bei einer Löschung wegen Bedeutungslosigkeit wird es im Einzelfall schwierig zu beurteilen sein, ob der Beschluss beziehungsweise die Entscheidung tatsächlich keine Bedeutung für die Wohnungseigentümer hat. Wird ein Beschluss oder eine Entscheidung komplett (fehlerhaft) aus der Beschlusssammlung entfernt, macht sich der Verwalter unter Umständen haftbar (§ 280 I BGB).
Zunächst einmal hat jeder Eigentümer ein Einsichtsrecht. Darüber hinaus kann jeder Eigentümer auch Dritte, insbesondere potentielle Erwerber einer Wohnung, zur Einsicht ermächtigen, § 27 Abs. 7 S. 8 WEG. Neben den eben genannten Personen steht auch der Hausverwaltung sowie Verwaltungsbeiräten ein Einsichtsrecht zu.
Das Einsichtsrecht umfasst neben dem Recht, die Beschlüsse und gerichtlichen Entscheidungen anzuschauen, auch das Recht zur Fertigung bzw. Überlassung von Kopien. Die Einsichtnahme ist schriftlich zu beantragen. In Zeiten der Digitalisierung kann die Beschlusssammlung auch einfach in einem Kundenportal wie etg24 hinterlegt werden. Rund um die Uhr haben dadurch alle beteiligten Parteien die Möglichkeit, Dokumente in einem geschützten und datenschutzkonformen Portal einzusehen.
Die Beschlusssammlung dient der Dokumentation und befriedigt Informationsinteressen sowohl der Eigentümer, als auch der Verwalter. Auf der Grundlage der Sammlung können die Eigentümer zusammen mit der Hausverwaltung sachgerecht zukünftige Entscheidungen für das Eigentumsobjekt treffen. Sie erleichtert insofern die Arbeit der (zukünftigen) Verwalter und Beiräte. Zu beachten bleibt, dass der Beschlusssammlung kein Gutglaubensschutz zukommt, die Berechtigten also nicht blind auf den Inhalt der Sammlung vertrauen, beziehungsweise sich im Falle der Unrichtigkeit nicht darauf berufen können.
Das Gesetz sieht in § 24 Abs. 7 S. 1 WEG grundsätzlich vor, dass eine Beschlusssammlung zu führen ist. Diese Pflicht kann allerdings nach der herrschenden Auffassung durch Vereinbarung der Wohnungseigentümer aufgehoben werden. Begründet wird dies hauptsächlich damit, dass dies bei einer derartigen Vereinbarung zum einen dem Willen der Gemeinschaft entspricht, diese also ihre Informationsinteressen selbst aufhebt und folglich nicht schutzwürdig ist. Zum anderen damit, dass auch Dritte, die in voller Kenntnis des Fehlens einer Beschlusssammlung Wohnungseigentum an einer Wohnung erwerben, ebenfalls nicht schutzwürdig sind.
Digitale Immobilienverwaltung
In der Zeit vor etg24 wurden Beschlüsse in Papierform festgehalten und in Ordnern abgeheftet. Dies hatte viele Nachteile: Die Beschlusssammlung musste per Hand hergestellt und abgeheftet werden, was zu zusätzlichen Personalkosten führte. Weiterhin ging dabei wertvolle Zeit verloren und die Verwaltung hatte einen hohen Papierverbrauch. Außerdem bestand jederzeit die Gefahr, dass die Beschlusssammlung verloren geht oder sogar zerstört wird.
All diese Probleme existieren im Zeitalter von etg24 nicht mehr: Wird die Hausverwalter-Software etg24 zur Beschlussfassung genutzt, erstellt das Programm die Sammlung automatisiert. Nach jeder Abstimmung fügt das Programm die gefassten Beschlüsse sowie Informationen zum konkreten Abstimmungsverfahren und dem jeweiligen Ergebnis automatisch der Beschlusssammlung hinzu. Hierbei ist es irrelevant, ob die Beschlüsse im Rahmen einer Eigentümerversammlung Online, in Präsenz oder im Rahmen eines Umlaufverfahrens gefasst wurden. Maßgeblich ist allein, dass die Beschlussfassung mithilfe von etg24 abgewickelt worden ist. Werden Beschlüsse angefochten oder aufgehoben, können auch diese Informationen über etg24 in die Beschlusssammlung aufgenommen werden. Beschlüsse, die vor der Verwendung von etg24 gefasst wurden, können einfach nachträglich in der Hausverwalter-Software hinterlegt werden. Dort werden die Beschlüsse dann abgespeichert und für alle Berechtigten zur Verfügung gestellt.
Die Beschlusssammlung einer WEG dient dazu, die Objektverwaltung in der Vergangenheit nachzuvollziehen und damit die Arbeit der Verwaltung für die Zukunft zu erleichtern. Außerdem befriedigt sie Informationsinteressen der Eigentümer, der Verwalter, aber auch die von künftigen Wohnungseigentümern. Die Beschlusssammlung ist als Regelfall im Wohnungseigentumsgesetz vorgesehen (§ 24 Abs. 7 S. 1 WEG), kann aber im Einzelfall von der Eigentümergemeinschaft individualvertraglich abbedingt werden.
Während die Beschlusssammlung früher mit erheblichem Aufwand analog geführt werden musste, geht das mit etg24 nun auch online. etg24 hilft der Verwaltung dabei, die von der Eigentümergemeinschaft getroffenen Beschlüsse automatisiert und einfach zu erstellen. Über das Kundenportal können sich die Eigentümer 24/7 alle Informationen zur Immobilie abrufen und sind stets informiert. Die Software ermöglicht damit effektive und strukturierte Hausverwaltung!
Die Verwaltung einer Immobilie ist ein komplexer Vorgang, der vor allem in der analogen Ausführung Unmengen an Papierkram hervorbringt. Während dies vor 20 Jahren noch mit viel Zeitaufwand verbunden war, hat sich mit der Zeit eine effektivere Art der Verwaltung herauskristallisiert, welche von jedermann genutzt werden kann: Die Rede ist von der Verwaltung mithilfe moderner Immobilienverwaltung Software.
Was eine Immobilienverwaltung Software ist, welche Vorteile sie für Ihre Objektverwaltung mitbringt und was das Ganze mit einem Waschtrockner zu tun hat, erfahren Sie in diesem Artikel.
Um alle Vorschläge aus Politik und Wissenschaft, zur Bekämpfung des Klimawandels effektiv umsetzen zu können, bedarf es einer einheitlichen gesetzlichen Grundlage für die EU. Dies hat der europäische Gesetzgeber zum Anlass genommen, im Rahmen der Energie- Effizienz-Richtlinie zentrale Vorgaben hinsichtlich der effizienten Verwendung von Energie aufzustellen. Welche Vorgaben das sind, inwiefern diese für die Mitgliedsstaaten verbindlich sind und welche Veränderungen die EED für Hausverwalter, Eigentümer und Mieter mit sich bringt, wird Ihnen in diesem Beitrag erläutert.
Eine Immobilie kostet auch nach deren Erwerb regelmäßig Geld. Sowohl durch die Bewohnung des Objekts, als auch durch erforderliche Instandhaltungsmaßnahmen fallen vielerlei Kosten an. Um auf diesen nicht sitzen zu bleiben, legen Vermieter (= Eigentümer) die Nebenkosten im Rahmen einer Nebenkostenabrechnung normalerweise auf die Mieter des Objekts um.
Ob dies ohne Weiteres zulässig ist, wann eine Nebenkostenabrechnung aufgestellt werden muss und welche Kosten überhaupt umlagefähig sind, erfahren Sie in diesem Blogbeitrag.
Michaela Knodt | HEAD OF SALES
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