Die Beschlusssammlung in Wohnungseigentümergemeinschaften

Die Beschlusssammlung in Wohnungseigentümer-gemeinschaften

Die Übersicht zur Hausverwaltung

In einer Eigentümergemeinschaft fallen regelmäßig wichtige Entscheidungen über die Immobilie an, die die Eigentümer gemeinsam fällen müssen. Dies geschieht durch Beschlüsse im Rahmen von Eigentümerversammlungen oder in Form von Umlaufbeschlüssen. Ein solcher Beschluss kann beispielsweise hinsichtlich der Vornahme bestimmter Instandhaltungsmaßnahmen oder der Nutzung des Gemeinschaftseigentums getroffen werden. 

Im Laufe der Zeit nimmt die Zahl dieser Beschlüsse immer weiter zu. Mitunter kann es auch vorkommen, dass alte Beschlüsse angefochten oder aufgehoben werden. Für die Eigentümer wäre es schwierig, einen Überblick über alle getroffenen Beschlüsse und deren aktuelle Geltung zu behalten. Deshalb normiert das Wohnungseigentumsgesetz die Pflicht zur Führung einer Beschlusssammlung, § 24 Abs. 7 S. 1 WEG. Was es mit dieser Beschlusssammlung auf sich hat, wo diese zu finden ist und wie etg24 den Eigentümern und Verwaltern beim Umgang mit der Beschlusssammlung helfen kann, wird in diesem Beitrag erläutert.

1. Was ist eine Beschlusssammlung einer Eigentümerversammlung?

Es stellt sich also zunächst die Frage: Was ist eine Beschlusssammlung überhaupt?

Wie der Name schon erraten lässt, ist die Beschlusssammlung eine Sammlung aller Beschlüsse, die die Eigentümergemeinschaft in der Vergangenheit getroffen hat, mit Ausnahme von Geschäftsordnungsbeschlüssen. Darüber hinaus werden auch gerichtliche Entscheidungen, welche die Unwirksamkeit, Nichtigkeit oder Ersetzung von Eigentümerbeschlüssen betreffen (§ 44 WEG), in die Beschlusssammlung aufgenommen, § 24 Abs. 7 S. 2 WEG. Sie enthält dabei nur den Wortlaut der Beschlüsse und gerichtlichen Entscheidungen, sowie den jeweiligen Ort und das konkrete Datum, § 24 Abs. 7 S. 2 WEG. Informationspunkte, Beifügungen oder Erläuterungen sind nicht in die Beschlusssammlung aufzunehmen. 

Für die Aufnahme eines Beschlusses in die Sammlung ist es irrelevant, welche Themen in den Beschlüssen behandelt wurden und mit welcher Mehrheit über die Beschlüsse entschieden wurde. Relevanter für die Beschlusssammlung ist vielmehr, ab wann diese zu führen ist: Die Pflicht zur Aufnahme getroffener Beschlüsse gilt für solche, die nach dem 01.07.2007 gefasst wurden. Beschlüsse, die vor diesem Stichtag getroffen wurden, können, müssen aber nicht von der WEG in die Beschlusssammlung aufgenommen werden. Die Eintragung in die Beschlusssammlung ist keine Wirksamkeitsvoraussetzung für den Beschluss. Dennoch sind die Beschlüsse unverzüglich, d. h. ohne schuldhaftes Zögern (§ 121 Abs. 1 S. 1 BGB), in die Sammlung einzutragen, § 24 Abs. 7 S. 7 WEG.

Werden Beschlüsse nachträglich angefochten oder aufgehoben, muss dies in der Beschlusssammlung angemerkt werden, § 24 Abs. 7 S. 4 WEG. Im Falle einer Aufhebung kann von einer Anmerkung aber auch abgesehen und der konkrete Beschluss aus der Sammlung gelöscht werden, § 24 Abs. 7 S. 5 WEG. Ein Beschluss darf auch dann aus der Sammlung gelöscht werden, wenn er für die Eigentümer aus anderen Gründen keine Bedeutung mehr hat, § 24 Abs. 7 S. 6 WEG. Auch diese Vermerke und Löschungen haben unverzüglich zu erfolgen und sind mit einem Datum zu versehen, § 24 Abs. 7 S. 7 WEG.

2. Wie ist eine Beschlusssammlung aufgebaut?

Die Beschlusssammlung ist in der Regel nach Datum sortiert. Gesetzlich vorgegeben ist hierbei, dass die Beschlüsse und gerichtlichen Entscheidungen fortlaufend einzutragen und zu nummerieren sind (§ 24 Abs. 7 S. 3 WEG). Dies stellt die Übersichtlichkeit und Vollständigkeit der Beschlusssammlung sicher. Nach der herrschenden Meinung bezieht sich das Kriterium „fortlaufend“ sowohl auf die Eintragung, als auch die Nummerierung. Eine fortlaufende Nummerierung ist dann gegeben, wenn jede Eintragung die auf die Nummer der letzten Eintragung folgende Nummer erhält, die Nummerierung also nicht unterbrochen wird. Die Nummerierung der Beschlusssammlung wird weder bei einem Verwalterwechsel, noch durch den Beginn eines neuen Jahres zurückgesetzt und von Neuem geführt. 

Wird ein Beschluss nach Aufhebung (§ 24 Abs. 7 S. 5 WEG) oder aufgrund von Bedeutungslosigkeit für die Wohnungseigentümer (§ 24 Abs. 7 S. 6 WEG) aus der Beschlusssammlung gelöscht, führt dies nicht dazu, dass die Nummerierung unterbrochen wird. Vielmehr bleibt die Nummer des gelöschten Beschlusses in der Sammlung enthalten. In den meisten Fällen wird es aber sinnvoll sein, den Beschluss oder die Entscheidung nicht vollständig aus der Sammlung zu entfernen. Besser ist es, den Inhalt in der Beschlusssammlung zu belassen und die Löschung auf andere Weise, beispielsweise durch rote Markierung des Textes, zu kennzeichnen. Insbesondere bei einer Löschung wegen Bedeutungslosigkeit wird es im Einzelfall schwierig zu beurteilen sein, ob der Beschluss beziehungsweise die Entscheidung tatsächlich keine Bedeutung für die Wohnungseigentümer hat. Wird ein Beschluss oder eine Entscheidung komplett (fehlerhaft) aus der Beschlusssammlung entfernt, macht sich der Verwalter unter Umständen haftbar (§ 280 I BGB). 

3. Wer erhält Einsicht in eine Beschlusssammlung?

Zunächst einmal hat jeder Eigentümer ein Einsichtsrecht. Darüber hinaus kann jeder Eigentümer auch Dritte, insbesondere potentielle Erwerber einer Wohnung, zur Einsicht ermächtigen, § 27 Abs. 7 S. 8 WEG. Neben den eben genannten Personen steht auch der Hausverwaltung sowie Verwaltungsbeiräten ein Einsichtsrecht zu. 

Das Einsichtsrecht umfasst neben dem Recht, die Beschlüsse und gerichtlichen Entscheidungen anzuschauen, auch das Recht zur Fertigung bzw. Überlassung von Kopien. Die Einsichtnahme ist schriftlich zu beantragen. In Zeiten der Digitalisierung kann die Beschlusssammlung auch einfach in einem Kundenportal wie etg24 hinterlegt werden. Rund um die Uhr haben dadurch alle beteiligten Parteien die Möglichkeit, Dokumente in einem geschützten und datenschutzkonformen Portal einzusehen.  

4. Warum gibt es überhaupt eine Beschlusssammlung und ist diese verpflichtend?

Die Beschlusssammlung dient der Dokumentation und befriedigt Informationsinteressen sowohl der Eigentümer, als auch der Verwalter. Auf der Grundlage der Sammlung können die Eigentümer zusammen mit der Hausverwaltung sachgerecht zukünftige Entscheidungen für das Eigentumsobjekt treffen. Sie erleichtert insofern die Arbeit der (zukünftigen) Verwalter und Beiräte. Zu beachten bleibt, dass der Beschlusssammlung kein Gutglaubensschutz zukommt, die Berechtigten also nicht blind auf den Inhalt der Sammlung vertrauen, beziehungsweise sich im Falle der Unrichtigkeit nicht darauf berufen können.

Das Gesetz sieht in § 24 Abs. 7 S. 1 WEG grundsätzlich vor, dass eine Beschlusssammlung zu führen ist. Diese Pflicht kann allerdings nach der herrschenden Auffassung durch Vereinbarung der Wohnungseigentümer aufgehoben werden. Begründet wird dies hauptsächlich damit, dass dies bei einer derartigen Vereinbarung zum einen dem Willen der Gemeinschaft entspricht, diese also ihre Informationsinteressen selbst aufhebt und folglich nicht schutzwürdig ist. Zum anderen damit, dass auch Dritte, die in voller Kenntnis des Fehlens einer Beschlusssammlung Wohnungseigentum an einer Wohnung erwerben, ebenfalls nicht schutzwürdig sind. 

5. Beschlusssammlung im digitalen Zeitalter mit etg24 – So einfach geht´s

In der Zeit vor etg24 wurden Beschlüsse in Papierform festgehalten und in Ordnern abgeheftet. Dies hatte viele Nachteile: Die Beschlusssammlung musste per Hand hergestellt und abgeheftet werden, was zu zusätzlichen Personalkosten führte. Weiterhin ging dabei wertvolle Zeit verloren und die Verwaltung hatte einen hohen Papierverbrauch. Außerdem bestand jederzeit die Gefahr, dass die Beschlusssammlung verloren geht oder sogar zerstört wird. 

All diese Probleme existieren im Zeitalter von etg24 nicht mehr: Wird die Hausverwalter-Software etg24 zur Beschlussfassung genutzt, erstellt das Programm die Sammlung automatisiert. Nach jeder Abstimmung fügt das Programm die gefassten Beschlüsse sowie Informationen zum konkreten Abstimmungsverfahren und dem jeweiligen Ergebnis automatisch der Beschlusssammlung hinzu. Hierbei ist es irrelevant, ob die Beschlüsse im Rahmen einer Eigentümerversammlung Online, in Präsenz oder im Rahmen eines Umlaufverfahrens gefasst wurden. Maßgeblich ist allein, dass die Beschlussfassung mithilfe von etg24 abgewickelt worden ist. Werden Beschlüsse angefochten oder aufgehoben, können auch diese Informationen über etg24 in die Beschlusssammlung aufgenommen werden. Beschlüsse, die vor der Verwendung von etg24 gefasst wurden, können einfach nachträglich in der Hausverwalter-Software hinterlegt werden. Dort werden die Beschlüsse dann abgespeichert und für alle Berechtigten zur Verfügung gestellt.

6. Fazit

Die Beschlusssammlung einer WEG dient dazu, die Objektverwaltung in der Vergangenheit nachzuvollziehen und damit die Arbeit der Verwaltung für die Zukunft zu erleichtern. Außerdem befriedigt sie Informationsinteressen der Eigentümer, der Verwalter, aber auch die von künftigen Wohnungseigentümern. Die Beschlusssammlung ist als Regelfall im Wohnungseigentumsgesetz vorgesehen (§ 24 Abs. 7 S. 1 WEG), kann aber im Einzelfall von der Eigentümergemeinschaft individualvertraglich abbedingt werden.

Während die Beschlusssammlung früher mit erheblichem Aufwand analog geführt werden musste, geht das mit etg24 nun auch online. etg24 hilft der Verwaltung dabei, die von der Eigentümergemeinschaft getroffenen Beschlüsse automatisiert und einfach zu erstellen. Über das Kundenportal können sich die Eigentümer 24/7 alle Informationen zur Immobilie abrufen und sind stets informiert. Die Software ermöglicht damit effektive und strukturierte Hausverwaltung!

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Wir sind für Sie da

Michaela Knodt | HEAD OF SALES 

Bei Fragen zu unserem Produkt steht unser Team Ihnen gerne Rede und Antwort. Auch falls Sie einmal Hilfe brauchen, sind wir natürlich gerne für Sie da.

Erfolgsgeschichten mit etg24

"Bereits seit 9 Jahren nutzen wir das Kundenportal etg24 mit zunehmender Begeisterung als zentrale Kommunikationsplattform und digitales Verwalterbüro. Gerade in den vergangenen zwei Jahren, in denen persönliche Kontakte erheblich eingeschränkt werden mussten, waren wir sehr dankbar über die Möglichkeit, unseren Kunden alle wesentlichen Unterlagen digital über das Portal zur Verfügung stellen zu können. Ganz besonders begrüßen wir es, dass nun auch die in ihrer Bedeutung aufgewerteten Umlaufverfahren komfortabel über das Portal abgewickelt werden können. Auch mit der zwischenzeitlich neu geschaffenen „App-Funktion“ können wir die regelmäßigen Liegenschaftsbegehungen künftig effektiver ausführen und auswerten. Zudem wollen wir in diesem Jahr auch erste Versuche mit der Hybriden Eigentümerversammlung starten und freuen uns, dass dies jetzt auch über die neue Versammlungsfunktion in etg24 möglich ist."
Patrik Riesterer
Hausverwaltungen Riesterer
"Ein sehr gutes Tool, das permanent weiterentwickelt wird. Wir sind schon lange digital unterwegs, aber erst mit etg24 konnten wir die internen Abläufe in der Hausverwaltung perfektionieren. Das liegt auch daran, dass unsere Kunden mitziehen, weil die Bedienung intuitiv ist und keiner Handbücher bedarf. Einladung online mit allen Unterlagen automatisch zusammengefasst ist so unfassbar zeitsparend und auch die Umlaufbeschlüsse sind online eine Wohltat. Wir können hier nur Danke sagen und freuen uns schon auf weitere Neuerungen und die damit verbundene Zeitersparnis."
Friedrich J. Maier-Bode
"Ich bin total begeistert und es ist so, wie in der Schulung von Herrn Preißer angekündigt, die Eigentümer nehmen das Tool „Abstimmung“ gut an. Ich habe heute das erste schriftliche Umlaufverfahren in etg24 eröffnet und tatsächlich war nach 10 Minuten die erste Abstimmung eingetragen. Ich freue mich sehr über die Erweiterung."
Sandra Rudolph
AKV Immobilienverwaltungs GmbH
"etg24 stellt mit seiner Software ein hervorragendes und zeitgemäßes Tool für die digitale Immobilienverwaltung bereit. Die Zeitersparnis und die Erleichterung unseres Arbeitsalltags sind täglich spürbar. Auch den guten Support, der stets schnell und zuverlässig reagiert, möchten wir lobend hervorheben. Auch deshalb können wir sowohl die Firma als auch das Produkt etg24 uneingeschränkt weiterempfehlen."
Jacqueline Gill
Wüstenrot Haus- und Städtebau GmbH
"Unsere Kunden schätzen die Informationen und Kontaktmöglichkeiten sehr, da sie sich aufgrund des gut strukturierten Aufbaus sehr schnell zurechtfinden. Selbst Kunden und Redakteure des Unternehmens, die technisch nicht so versiert sind, kommen damit gut zurecht. Alles in allem können wir die Produkte von etg24 wirklich sehr empfehlen."
Ralf M. Ebinger
SGV Schwäbische Gebäudeverwaltung
"etg24 ist für uns weitaus mehr als nur eine cloudbasierte Datenbank. Aufgrund der immer größeren Anforderungen seitens unserer Kunden, kann über dieses Portal eine schnelle und transparente Bearbeitung verschiedenster Vorgänge erfolgen. Neben der Bereitstellung von Informationen und Unterlagen, welche unseren Kunden somit „rund um die Uhr“ abseits jeder Öffnungs- und Arbeitszeiten zur Verfügung stehen, lassen sich z. B. auch die z. T. komplexen Abläufe einer Sanierung über mehrere Monate in einem Vorgang komprimiert und für alle Kunden sowie Nutzer einsehbar übersichtlich darstellen. Aus diesen Gründen können wir etg24 mit bestem Wissen und Gewissen an sämtliche Kollegen weiterempfehlen."
Michael Keuter
Keuter Grundbesitzverwaltung GmbH
"etg24 hat unsere digitale Arbeitsweise in erheblichem Umfang positiv verändert und ist inzwischen zu einem vollständigen Archivierungstool für alle verwalteten Wohnungen geworden. Über 80 % unserer Eigentümer nutzen diese Plattform zur Kommunikation und die von uns regelmäßig bereitgestellten Informationen zu aktuellen Sachständen, bspw. bei der Beschlusserfüllung, der Beseitigung von Schäden und der Vorbereitung auf kommende Eigentümerversammlungen."
Joachim Sacher
GERBURG Grundstücks- und Hausverwaltungs GmbH

Das sagen Eigentümer und Mieter

„Mit der Gestaltung und der Nutzung des Infoportals etg24 bin ich persönlich sehr zufrieden. Es ist von unschätzbarem Vorteil, wenn man alle aktuellen und auch zeitlich zurückliegenden Daten und Informationen zur Immobilie jeder Zeit im Portal abrufen kann.“
Erhard W.
Eigentümer aus dem Raum Stuttgart
„Eine wirklich übersichtliche Plattform für den Eigentümer. Die Benutzeroberfläche ist intuitiv und einfach zu bedienen, alle Kategorien sind sinnvoll und übersichtlich angeordnet. Dokumente findet man ohne Aufwand. Ladezeiten und Stabilität sind ausgezeichnet.“
Cornelia S.
Eigentümerin aus Berlin