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Michaela Knodt | HEAD OF SALES
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Insbesondere seit der Corona-Pandemie hat in Deutschland eine zunehmende Digitalisierung in verschiedenen Lebensbereichen stattgefunden. Davon betroffen waren vor allem Bereiche wie die Arbeitswelt, das Bildungswesen, der Gesundheitssektor und die Immobilienverwaltung, einschließlich der Mieterkommunikation. Denn während des Lockdowns konnten Verwalter keinen persönlichen Kontakt zu ihren Eigentümern und Mietern pflegen und auch Homeoffice musste Einzug in Verwaltungen halten, was zur Folge hatte, dass alternative Prozesse entwickelt werden mussten. Die Lösung heißt: Digitale Mieterkommunikation.
Was man unter digitaler Mieterkommunikation versteht, welche Vorteile diese für Sie als Verwalter, aber auch für Eigentümer und Mieter bietet und welche Tools für Ihre Anforderungen am besten geeignet sind, wird Ihnen in diesem Blogbeitrag erläutert.
Inhalt
Digitale Mieterkommunikation ist der Einsatz moderner Technik für die Kommunikation zwischen Mietern, Vermietern und Hausverwaltung. Dies kann beispielsweise über die Nutzung bestimmter Mieterportale, Apps, E-Mails oder anderer digitaler Kanäle erfolgen. Die digitale Mieterkommunikation tritt an die Stelle analoger Kommunikation in Form von Briefen oder schwarzen Brettern.
Für alle beteiligten Parteien bietet die digitale Mieterkommunikation vielfältige Vorteile.
Transparenz
Durch die digitale Mieterkommunikation haben die Nutzer jederzeit Zugriff auf Vorgänge und dazugehörige Dokumente. Die Eigentümer und Mieter werden auf dem aktuellen Stand bezüglich Störungen, Defekten oder Sanierungen gehalten. Es ist möglich, jederzeit den Fortschritt hinsichtlich der Vorgangsbearbeitung nachzuvollziehen. Es werden Einblicke in Aktivitäten der Verwaltung gewährt, wodurch die Transparenz und das Vertrauen in die Hausverwaltung gestärkt wird. Außerdem werden mit Hilfe digitaler Mieterkommunikation Schreiben wie Abrechnungen oder Mahnungen digital zugestellt und im Kundenportal dauerhaft archiviert.
Effizienzsteigerung
Die Zentralisierung sämtlicher Aufgaben über eine entsprechende digitale Lösung erspart den Verwaltungen das heute noch häufig anzutreffende Papierchaos. Durch die Automatisierung von typischen Prozessen in der Verwaltung wird eine schnelle Bearbeitung von Anfragen ermöglicht.
Darüber hinaus können auch die Handwerker oder sonstigen Dienstleister, die mit der Behebung eines Problems beauftragt werden, in die Prozesse eingebunden und direkt im jeweiligen Tool kontaktiert werden.
Zeit- und Kostenersparnis
Auf Seiten der Verwaltung entsteht dadurch der Vorteil, dass die effizientere Bearbeitung von Prozessen durch digitale Mieterkommunikation im Ergebnis weniger Zeit in Anspruch nimmt. So zeigt eine Studie, dass für die Bearbeitung einer Schadensmeldung nur noch ein Drittel der Zeit, im Vergleich zur analogen Bearbeitung, benötigt wird. Dies führt dann wiederum dazu, dass auf Seiten der Verwaltung weniger Personal beansprucht wird und damit die Personalkosten sinken. In Zukunft werden künstliche Intelligenz und spezialisierte Chatbots weitere Entlastungen für die Arbeit in Verwaltungen bringen. Dadurch kann der bestehende Fachkräftemangel entschärft werden, während sich die Mitarbeiter auf wichtigere Aufgaben konzentrieren können.
Steigerung der Kundenzufriedenheit
Dies alles hat im Ergebnis zur Folge, dass weniger Komplikationen zwischen Verwaltung und Eigentümern, bzw. Mietern entstehen, sodass durch die Nutzung digitaler Mieterkommunikation die Kundenzufriedenheit gesteigert werden kann.
Digitale Immobilienverwaltung
Für die digitale Mieterkommunikation gibt es unterschiedliche Tools, die von verschiedenen Plattformen angeboten werden. Das Angebot reicht von cloudbasierten Verwaltungsportalen, über Apps, bis hin zu Chatbots und digitalen Mietermagazinen.
Ein cloudbasiertes Verwaltungsportal ist beispielsweise etg24. Diese Software bietet neben der Mieterkommunikation noch zahlreiche weitere Funktionen. Als professionelle Verwaltungssoftware kann etg24 Miet-, WEG- oder Sondereigentumsverwaltung abdecken. Dank der Funktionsvielfalt sind sämtliche Aufgaben eines Objektbetreuers effizient und mühelos abbildbar. Wichtige Funktionen sind hierbei:
Darüber hinaus sollte ein modernes Verwaltungsportal auch als Apps verfügbar sein, sodass die Nutzer einfach und jederzeit auf die entsprechenden Daten und Vorgänge zugreifen können.
Über spezialisierte Chatbots erhalten Mieter per KI direkt Antworten auf dringende Fragen rund um das Eigentumsobjekt. Für die digitale Mieterkommunikation per Sprach-Chatbot können unterschiedlichste Softwares verwendet werden. Dazu gehören beispielsweise ManagblAI oder Cambioo.
Zu guter Letzt findet die Mieterkommunikation über digitale Mietermagazine statt. Mithilfe dieser werden Mieter über Neuigkeiten, Serviceangebote und wichtige Informationen in Kenntnis gesetzt. Mietermagazine werden häufig von der eigenen Wohngenossenschaft oder verschiedenen Mietervereinen online zur Verfügung gestellt.
Da digitale Mieterkommunikation nur funktionieren kann, wenn entsprechende Kontaktdaten der Nutzer, d.h. Eigentümer oder Mieter, in die Software integriert werden, sind vor allem die Bestimmungen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) zu berücksichtigen. Persönliche Daten müssen gesichert und der Zugriff auf entsprechende Kanäle nur autorisierten Personen ermöglicht werden.
Welche Kosten mit digitaler Mieterkommunikation verbunden sind, hängt maßgeblich davon ab, welche Kanäle hierfür verwendet werden. Viele Anbieter – darunter etwa etg24 – bieten die Basisversionen ihrer Hausverwalter Software bereits für einen geringen Preis an. Sollen darüber hinaus weitere nützliche Funktionen, wie beispielsweise integrierte Termin- und Anrufverwaltung genutzt werden, fallen zusätzliche Kosten an.
Die aktuellen Preise für die Software etg24 finden Sie hier.
Damit die Einführung digitaler Kommunikationswege erfolgreich ist, muss zunächst ein benutzerfreundliches und modernes Tool gewählt werden. Es sollte intuitiv zu bedienen sein, um die Akzeptanz bei Mietern und Eigentümern zu fördern. Da viele Menschen Gewohnheitstiere sind, sollten Kunden vor der Einführung eines digitalen Eigentümer- und Mieterportals auf klassischen Kommunikationswegen, etwa per Post, informiert und von den Vorteilen überzeugt werden.
Es ist wichtig, die Zustimmung der Eigentümer/Mieter zur Digitalisierung einzuholen, da in Einzelfällen – insbesondere bei älteren Personen – die Bedienung technischer Tools problematisch sein könnte. Das gewählte System sollte deshalb flexibel sein und die Möglichkeit bieten, bestimmte Personen weiterhin auf analogem Weg, wie durch den postalischen Versand von Unterlagen, zu erreichen. Eine hybride Lösung aus digitaler und analoger Mieterkommunikation, bleibt in den kommenden Jahren sinnvoll.
Ebenso wichtig ist, dass die Mitarbeiter der Hausverwaltung über ausreichende technische Kenntnisse verfügen, um die digitalen Kommunikationswege effektiv zu nutzen und den Kunden zu erklären. Sollte hier noch Schulungsbedarf bestehen, sind entsprechende Fortbildungen ein wesentlicher Schritt, um eine reibungslose Einführung zu gewährleisten.
Mit einem durchdachten Ansatz, der sowohl die Bedürfnisse der Mieter als auch die Fähigkeiten der Mitarbeiter berücksichtigt, wird die digitale Kommunikation nachhaltig Akzeptanz finden und Arbeitsprozesse optimieren.
etg24 ist eine führende Hausverwaltungssoftware für digitale Eigentümer- und Mieterkommunikation. Mithilfe von etg24 können Vorgänge im Objekt direkt über die Software kommuniziert und von allen Nutzern in Echtzeit eingesehen werden. Dies ermöglicht zum einen eine effektive Bearbeitung der anstehenden Aufgaben auf Seiten der Verwaltung. Auf der anderen Seite wird dadurch aber auch ein transparenter Einblick in alle Geschehnisse durch die Eigentümer und Mieter ermöglicht. Diese Kombination führt zu einer hohen Kundenzufriedenheit.
Neben der digitalen Mieterkommunikation stehen bei etg24 zahlreiche weitere Funktionen zur Verfügung. Auch in der WEG-Verwaltung ist etg24 ein Effizienzgarant. Es kann zum Beispiel ein Umlaufbeschluss digital gefasst oder eine Eigentümerversammlung online abgehalten werden. Dies macht etg24 zu einer flexiblen und vielseitigen Software, die neben der digitalen Mieterkommunikation alle weiteren wesentlichen, mit der Verwaltung eines Eigentumsobjekt einhergehenden Sachverhalte abdeckt.
Die digitale Mieterkommunikation ist eine effektive Möglichkeit, um zentralisiert mit allen Mietern eines Objekts in Kontakt zu treten. Es gibt unterschiedlichste Formen und Arten der digitalen Mieterkommunikation, welche entsprechend der konkreten Anforderungen des Eigentumsobjekts genutzt werden können.
Um die digitalen Kommunikationswege in den Alltag der Verwaltung zu integrieren, ist vor allem eine Akzeptanz bei den Mietern erforderlich. Verwaltungen sollten daher in den persönlichen Kontakt mit den Mietern treten und ihnen zum einen die Idee einer digitalen Mieterkommunikation, insbesondere aber auch die Funktionsweise der verwendeten Kommunikationswege näherbringen.
Ist die Kommunikation in einem Objekt erst einmal digitalisiert, profitieren sowohl die Verwaltung, als auch die Mieter selbst durch die Effektivität und die Transparenz einer digitalen Mieterkommunikation. Sie stellt damit die Zukunft der Interaktion zwischen Verwaltung, Mietern und Eigentümern dar.
Um die Energieeffizienz von Gebäuden zu steigern, sehen neue gesetzliche Regelungen eine Sanierungspflicht vor. In welchen Fällen eine derartige Sanierungspflicht, insbesondere für Mehrfamilienhäuser, besteht, welche Teile des Gebäudes von dieser Pflicht betroffen sind und wie Sie die Kosten für etwaige Modernisierungsmaßnahmen stemmen können, wird Ihnen in diesem Artikel erläutert.
Eine Wohnungseigentümergemeinschaft ist zwar selbst keine eigene juristische Person, dennoch können bei ihr vielerlei Kosten entstehen. Wie diese Kosten auf die dahinterstehenden Eigentümer verteilt werden, wer welchen Anteil zu tragen hat und wie Miteigentümer gegen eine unangemessene Kostenverteilung innerhalb der WEG vorgehen können, wird Ihnen in diesem Blogbeitrag erläutert.
In einer Immobilie fallen grundsätzlich viele Aufgaben an, die der Erhaltung und Nutzung des Objekts dienen. Um eine sachgerechte Verwaltung sicherzustellen, werden in der Praxis häufig externe Verwalter mit der Wahrnehmung beauftragt. Fraglich ist, ob es sich auch für die Immobilienverwaltung von kleinen Objekten lohnt, einen Verwalter zu bestellen und ob diese gegebenenfalls sogar dazu verpflichtet ist.
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