Erhaltungsrücklage

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Die finanzielle Reserve für Eigentümergemeinschaften

Durch die Nutzung eines Gebäudes, Witterungsbedingungen und Alterungsprozesse der Substanz entstehen an Immobilien über die Jahre Abnutzungserscheinungen. Dies führt dazu, dass im Rahmen der Verwaltung früher oder später Kosten für die Instandhaltung anfallen. Häufig sind diese Instandsetzungsmaßnahmen im Vorhinein nur schwierig zu erkennen. Teilweise werden derartige Maßnahmen auch durch unerwartete und unvorhersehbare Drittereignisse, beispielsweise Überschwemmungen oder Stürme, erforderlich, was dazu führt, dass die Eigentümer von den Kosten überrascht werden können. Um dies zu verhindern, hat eine Eigentümergemeinschaft eine angemessene Erhaltungsrücklage zu bilden. 

Was eine Erhaltungsrücklage ist, welche Höhe eine solche haben sollte und welchen Zweck sie verfolgt, wird in diesem Beitrag erläutert. 

1. Was ist die Erhaltungsrücklage?

Die Erhaltungsrücklage einer WEG ist eine finanzielle Reserve, die von den Wohnungseigentümern gebildet wird, um zukünftige Instandhaltungs- oder Instandsetzungsmaßnahmen am gemeinschaftlichen Eigentum zu finanzieren. Der Zweck der Erhaltungsrücklage – auch Instandhaltungsrücklage genannt – ist primär die Sicherung des Werterhalts der Immobilie. Weiterhin soll sie auch verhindern, dass die Eigentümer durch kurzfristig anfallende Kosten existenzvernichtenden Zahlungspflichten gegenüberstehen. 

Die Erhaltungsrücklage einer WEG ist im Gesetz in § 19 Abs. 2 Nr. 4 WEG geregelt. Hiernach ist die Ansammlung einer angemessenen Erhaltungsrücklage als Teil ordnungsmäßiger Verwaltung und Benutzung anzusehen, sodass die Eigentümer von der Gemeinschaft die Schaffung einer solchen grundsätzlich verlangen können, § 18 Abs. 2 Nr. 1 WEG.

2. Wem gehört die Erhaltungsrücklage?

Die Erhaltungsrücklage steht grundsätzlich der Wohnungseigentümergemeinschaft als Ganzes zu. Der einzelne Eigentümer hat keine formale Rechtsposition an dieser, über welche er selbstständig verfügen könnte. Als Eigentümer der Wohnungseigentümergemeinschaft sind diese nur wirtschaftlich an der Erhaltungsrücklage beteiligt. 

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3. Wie hoch muss die Erhaltungsrücklage sein?

Wie hoch die Erhaltungsrücklage ist, beschließen die Eigentümer in der Eigentümerversammlung (§ 19 Abs. 1 WEG), sofern nicht zuvor bereits eine Vereinbarung hierüber getroffen wurde. Ihnen steht hierbei ein breites Ermessen zu. Anders sieht dies bei der Frage aus, „ob“ eine Erhaltungsrücklage zu bilden ist. Als Teil der ordnungsgemäßen Verwaltung (§§ 19 Abs. 2 Nr. 4, 18 Abs. 2 WEG) haben die Eigentümer zwingend eine angemessene Erhaltungsrücklage für die WEG zu schaffen. 

Für die Erhaltungsrücklage ist keine Mindest-Höhe im Gesetz normiert. Ausweislich des Wortlauts des § 19 Abs. 2 Nr. 4 WEG hat die Erhaltungsrücklage aber „angemessen“ zu sein. Für die Auslegung dieses unbestimmten Rechtsbegriffs sind diverse Faktoren, insbesondere Zustand, Größe und Lage der Immobilie, aber auch die finanziellen Mittel der Eigentümer, zu berücksichtigen.  

Um einen konkreten Betrag ermitteln zu können, werden diverse Berechnungsmethoden angewendet. Insbesondere für ältere Immobilien kommt die sogenannte Peter´sche Formel zur Anwendung. Bei dieser werden die Baukosten im Erstellungsjahr zu den Baukosten im Jahr der Durchführung der Instandsetzungsmaßnahme in Relation gesetzt. Die Grundannahmen dieser Formel sind, dass innerhalb von 80 Jahren der 1,5-fache Wert der Herstellungskosten für die Instandhaltung anfällt und 65 bis 70 % der gesamten Instandhaltungskosten für das Gemeinschaftseigentum zu veranschlagen sind. Daraus ergibt sich folgende Formel: 

Bei neueren Immobilien wird der durch die Peter´sche Formel veranschlagte Wert für die Erhaltungsrücklage häufig zu hoch ausfallen. Eine andere Ansicht greift deshalb auf empirische Werte hinsichtlich der Kosten für die Erhaltung einzelner Gewerke (Einrichtungen, Anlagen etc.) zurück und erstellt mithilfe dieser einen Erhaltungsplan, auf Grundlage dessen dann die Höhe der Rücklage bestimmt wird. 

Welche Methode vorzugswürdig ist, ist einzelfallabhängig. 

4. Was kann aus der Erhaltungsrücklage bezahlt werden?

Die Erhaltungsrücklage darf nur für die im gemeinschaftlichen Eigentum stehenden Teile – beispielsweise Dach, Fassade, Treppenhaus etc. – der Wohnanlage und nur für deren Instandhaltung- und Instandsetzung verwendet werden. Das Kapital der Rücklage unterliegt insofern einer strengen Zweckbindung. Demnach dürfen aus der Rücklage insbesondere keine baulichen Veränderungen i.S.d. § 20 Abs. 1 WEG und keine offenen Hausgeldzahlungen finanziert werden. Allerdings ist eine teilweise Umwidmung der Erhaltungsrücklage durch Beschluss möglich, sofern ein angemessener Teil (sog. eiserne Reserve) verbleibt, die Entnahme nur vorübergehend erfolgt, die Grenzen klar und deutlich festgelegt sind und die spätere Rückführung gewährleistet ist. 

Ein Anspruch der Eigentümer zur Finanzierung bestimmter Maßnahmen aus der Erhaltungsrücklage besteht nicht. Es steht grundsätzlich im Ermessen der Eigentümer, ob sie Instandhaltungsmaßnahmen aus der Rücklage finanzieren, einen Kredit aufnehmen oder eine Sonderumlage beschließen wollen. Allerdings wird es häufig ordnungsmäßiger Verwaltung widersprechen, die Mittel einer bereits geschaffenen Erhaltungsrücklage zurückzuhalten und Instandsetzungsmaßnahmen anderweitig, unter zusätzlicher finanzieller Belastung der Eigentümer, zu finanzieren. 

5. Was passiert, wenn die Erhaltungsrücklage zu hoch oder zu niedrig ist?

Ist die Höhe bestimmt worden, beschließen die Eigentümer über die konkrete Erhaltungsrücklage. Sie können diese nachträglich noch verändern, es sei denn, die Eigentümer haben im Vorhinein eine Vereinbarung über die konkrete Höhe getroffen. Zu unterscheiden sind zwei Fälle: Der Betrag  wurde zu hoch oder zu niedrig angesetzt. 

Ist die Erhaltungsrücklage zu niedrig angesetzt, kann dies zu finanziellen Engpässen der Gemeinschaft, insbesondere hinsichtlich kurzfristig anfallender und erforderlicher Instandhaltungsmaßnahmen führen. Die Eigentümergemeinschaft kann dann gem. § 28 Abs. 1 S. 1 WEG eine Sonderumlage beschließen, um den fehlenden Betrag zu decken. 

Ist die Erhaltungsrücklage zu hoch, können die Eigentümer eine Anpassung der Rücklage beschließen. Eine derartige Anpassung führt nicht dazu, dass die Eigentümer einen Rückzahlungsanspruch erhalten. Vielmehr entfällt die Zweckbindung des Kapitals und das Geld kann dann für andere Zwecke, beispielsweise für Schönheitsreparaturen, genutzt werden (sog. Umschichtung).

Um derartige Umschichtungen, beziehungsweise Sonderumlagen zu vermeiden, sollte die erforderliche Höhe der Erhaltungsrücklage im Vorhinein sorgfältig ermittelt werden. 

6. Wer zahlt die Erhaltungsrücklage?

Die Erhaltungsrücklage ist von den Eigentümern – vorbehaltlich abweichender Vereinbarungen (§ 16 Abs. 2 S. 2 WEG) – entsprechend ihrer Miteigentumsanteile zu entrichten, § 16 Abs. 2 S. 1 WEG. Die Eigentümer entrichten ihren konkreten Betrag dann regelmäßig im Rahmen der Hausgeldzahlung. Am Ende des Jahres sind die eingezahlten Beträge in der Jahresabrechnung darzustellen. 

Es ist nicht möglich, die Kosten für die Erhaltungsrücklage auf die Mieter abzuwälzen.. Bei der Frage, ob die Eigentümer die Erhaltungsrücklage steuerlich absetzen können, sind im Grundsatz zwei Szenarien zu unterscheiden:

  • Bewohnt der Eigentümer seine Eigentumseinheit selbst, kann die Erhaltungsrücklage nicht steuerlich abgesetzt werden.
  • Wird die Eigentumswohnung hingegen vermietet, kann die Einzahlung auf die Rücklage dann steuerlich abgesetzt werden, wenn der Verwalter die Rücklage tatsächlich für Instandhaltungs- oder Instandsetzungsmaßnahmen verwendet hat. 

Im Einzelfall sollte für steuerrechtliche Fragen ein Experte zu Rate gezogen werden.

7. Wer kümmert sich um die Verwaltung der Erhaltungsrücklage?

In der Regel kümmert sich die Immobilienverwaltung um die Verwaltung der Rücklage. Der Verwalter hat die Erhaltungsrücklage gewinnbringend und nicht spekulativ anzulegen. Weiterhin hat er sicherzustellen, dass die Rücklage ordnungsgemäß aufgebracht und nur für die vorgesehenen Zwecke verwendet wird. Über den konkreten Einsatz der Rücklage entscheiden die Eigentümer per Beschluss. 

8. Was sollte man über die Erhaltungsrücklage bei etg24 wissen?

Mithilfe der Hausverwalter Software von etg24 werden Eigentümern online über den für die Erhaltungsrücklage zu zahlenden Betrag, etwaige Sonderumlagen zur Schließung von Finanzlücken, aber auch über nachträgliche Änderungen hinsichtlich der Rücklagen informiert. Außerdem können sich die Eigentümer über den digital zur Verfügung gestellten Vermögensbericht über die wirtschaftliche Lage der WEG informieren. Über etg24 können außerdem Beschlüsse so einfach wie noch nie digital im Rahmen einer Eigentümerversammlung oder eines Umlaufbeschlusses gefasst werden.

9. Fazit

Jede WEG hat eine angemessene Rücklage für Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen als Teil ordnungsmäßiger Verwaltung zu schaffen, § 19 Abs. 2 Nr. 4 WEG. Die Erhaltungsrücklage ist insofern Pflicht. Welche Höhe diese haben muss, ist im Gesetz nicht vorgeschrieben und sollte sich an der konkreten Beschaffenheit der Immobilie orientieren. Um eine angemessene Höhe der Erhaltungsrücklage berechnen zu können, wird für ältere Immobilien die Peter´sche Formel verwendet. Bei neueren Immobilien liefert ein Erhaltungsplan als Grundlage passende Ergebnisse. 

Ist die Erhaltungsrücklage zu niedrig veranschlagt worden, wird die finanzielle Lücke in der Regel durch Sonderumlagen gedeckt. Wurde die Erhaltungsrücklage zu hoch veranschlagt, kann der Beschluss der Eigentümer nachträglich angepasst, die finanziellen Mittel von der strengen Zweckbindung befreit und das Kapital für andere Maßnahmen verwendet werden. Ein Rückzahlungsanspruch der Eigentümer besteht hingegen nicht. 

Mithilfe digitaler Tools wie etg24 können sich die Eigentümer stets über die aktuelle Lage der Erhaltungsrücklage und die hierfür zu entrichtenden Beträge informieren. Außerdem kann die Verwaltung transparent und bequem über den Stand von Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen in der etg24 App aufklären. Mit dem digitalen Portal sind alle beteiligten Parteien jederzeit über die Geschehnisse in der Immobilie auf dem Laufenden.  

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Wir sind für Sie da

Michaela Knodt | HEAD OF SALES 

Bei Fragen zu unserem Produkt steht unser Team Ihnen gerne Rede und Antwort. Auch falls Sie einmal Hilfe brauchen, sind wir natürlich gerne für Sie da.

Erfolgsgeschichten mit etg24

"Bereits seit 9 Jahren nutzen wir das Kundenportal etg24 mit zunehmender Begeisterung als zentrale Kommunikationsplattform und digitales Verwalterbüro. Gerade in den vergangenen zwei Jahren, in denen persönliche Kontakte erheblich eingeschränkt werden mussten, waren wir sehr dankbar über die Möglichkeit, unseren Kunden alle wesentlichen Unterlagen digital über das Portal zur Verfügung stellen zu können. Ganz besonders begrüßen wir es, dass nun auch die in ihrer Bedeutung aufgewerteten Umlaufverfahren komfortabel über das Portal abgewickelt werden können. Auch mit der zwischenzeitlich neu geschaffenen „App-Funktion“ können wir die regelmäßigen Liegenschaftsbegehungen künftig effektiver ausführen und auswerten. Zudem wollen wir in diesem Jahr auch erste Versuche mit der Hybriden Eigentümerversammlung starten und freuen uns, dass dies jetzt auch über die neue Versammlungsfunktion in etg24 möglich ist."
Patrik Riesterer
Hausverwaltungen Riesterer
"Ein sehr gutes Tool, das permanent weiterentwickelt wird. Wir sind schon lange digital unterwegs, aber erst mit etg24 konnten wir die internen Abläufe in der Hausverwaltung perfektionieren. Das liegt auch daran, dass unsere Kunden mitziehen, weil die Bedienung intuitiv ist und keiner Handbücher bedarf. Einladung online mit allen Unterlagen automatisch zusammengefasst ist so unfassbar zeitsparend und auch die Umlaufbeschlüsse sind online eine Wohltat. Wir können hier nur Danke sagen und freuen uns schon auf weitere Neuerungen und die damit verbundene Zeitersparnis."
Friedrich J. Maier-Bode
"Ich bin total begeistert und es ist so, wie in der Schulung von Herrn Preißer angekündigt, die Eigentümer nehmen das Tool „Abstimmung“ gut an. Ich habe heute das erste schriftliche Umlaufverfahren in etg24 eröffnet und tatsächlich war nach 10 Minuten die erste Abstimmung eingetragen. Ich freue mich sehr über die Erweiterung."
Sandra Rudolph
AKV Immobilienverwaltungs GmbH
"etg24 stellt mit seiner Software ein hervorragendes und zeitgemäßes Tool für die digitale Immobilienverwaltung bereit. Die Zeitersparnis und die Erleichterung unseres Arbeitsalltags sind täglich spürbar. Auch den guten Support, der stets schnell und zuverlässig reagiert, möchten wir lobend hervorheben. Auch deshalb können wir sowohl die Firma als auch das Produkt etg24 uneingeschränkt weiterempfehlen."
Jacqueline Gill
Wüstenrot Haus- und Städtebau GmbH
"Unsere Kunden schätzen die Informationen und Kontaktmöglichkeiten sehr, da sie sich aufgrund des gut strukturierten Aufbaus sehr schnell zurechtfinden. Selbst Kunden und Redakteure des Unternehmens, die technisch nicht so versiert sind, kommen damit gut zurecht. Alles in allem können wir die Produkte von etg24 wirklich sehr empfehlen."
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"etg24 ist für uns weitaus mehr als nur eine cloudbasierte Datenbank. Aufgrund der immer größeren Anforderungen seitens unserer Kunden, kann über dieses Portal eine schnelle und transparente Bearbeitung verschiedenster Vorgänge erfolgen. Neben der Bereitstellung von Informationen und Unterlagen, welche unseren Kunden somit „rund um die Uhr“ abseits jeder Öffnungs- und Arbeitszeiten zur Verfügung stehen, lassen sich z. B. auch die z. T. komplexen Abläufe einer Sanierung über mehrere Monate in einem Vorgang komprimiert und für alle Kunden sowie Nutzer einsehbar übersichtlich darstellen. Aus diesen Gründen können wir etg24 mit bestem Wissen und Gewissen an sämtliche Kollegen weiterempfehlen."
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"etg24 hat unsere digitale Arbeitsweise in erheblichem Umfang positiv verändert und ist inzwischen zu einem vollständigen Archivierungstool für alle verwalteten Wohnungen geworden. Über 80 % unserer Eigentümer nutzen diese Plattform zur Kommunikation und die von uns regelmäßig bereitgestellten Informationen zu aktuellen Sachständen, bspw. bei der Beschlusserfüllung, der Beseitigung von Schäden und der Vorbereitung auf kommende Eigentümerversammlungen."
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