Leitfaden zur Digitalisierung Ihrer Immobilienverwaltung – In 3 Schritten zum Erfolg

Wie Sie Ihre Hausverwaltung in drei Schritten digitalisieren, erfahren Sie in unseren Leitfaden. Denn durch unsere jahrzehntelange Praxiserfahrung wissen wir, worauf es ankommt!

Digitalisierung als unabdingbarer Erfolgsfaktor für Ihre Verwaltung

Warum Sie Ihre Immobilienverwaltung digitalisieren sollten? Diese Frage können wir Ihnen ganz einfach beantworten. In Zeiten der Pandemie und verstärktem Einsatz von Homeoffice wird es immer wichtiger, mobil arbeiten zu können. Häuserhohe Stapel mit Papier gefüllten Ordnern machen dies nicht möglich. Doch auch darüber hinaus gibt es viele weitere Vorteile der digitalen Immobilienverwaltung, die den Verwalteralltag vereinfachen: So sparen Sie zum Beispiel Zeit durch weniger Telefonanrufe sowie Kosten durch den digitalen Versand Ihrer Briefe. Für Ihren Kunden bietet ein digitales Onlineportal eine verbesserte Serviceleistung, da alle Informationen rund um die Uhr online abrufbar sind. Wir alle sind es aus dem Alltag mittlerweile gewohnt über aktuelle Informationen auf Abruf sofort digital zu verfügen, egal ob Online-Banking, Shopping oder die Buchung des Sommerurlaubs. Deshalb ist es nicht verwunderlich, dass sich Kundenportale für Eigentümer und Mieter immer mehr zum Standard entwickeln.

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etg24 – Die wohnungswirtschaftliche Plattform zur digitalen Immobilienverwaltung

Mit etg24 verfügen Sie über eine wohnungswirtschaftliche Plattform zur digitalen Immobilienverwaltung. Unser Kundenportal bringt alle Parteien einer Immobilie digital an einen Ort. Es handelt sich um eine Informations- und Kommunikationsplattform, auf der rund um die Uhr alle relevanten Dokumente und Kommunikationswege zur Verfügung gestellt und archiviert werden. So haben Sie und Ihre Nutzer immer alles zur Hand – mit nur einem Klick.

etg24 ist jedoch nicht nur ein schickes Kundenportal, sondern für Sie als Verwalter/in eine wahre Arbeitserleichterung. Nutzen Sie etg24 als führendes System, können Sie von jedem Ort aus arbeiten, Ihre Objekte- und Kundendaten verwalten, Ihre To-Do`s organisieren, Vorgänge abbilden, Ihre Ansprechpartner und ganz digital Ihre Post mit Nachweis versenden.

Die eigenen Prozesse vollständig auf die digitale Ebene zu bringen, nimmt etwas Zeit in Anspruch – hier sprechen wir aus langjähriger Erfahrung. Wir von etg24 möchten Sie auf diesem Weg unterstützen und bedarfsgerechte Lösungen zur Verfügung stellen.

In diesem Artikel möchten wir Ihnen einen Leitfaden zur Digitalisierung Ihrer Immobilienverwaltung präsentieren. So können Sie selbstständig den ersten Schritt in die Online Verwaltung tätigen.

1. Der erste Schritt zur Digitalisierung kostenfrei mit etg24 BASIS

Zu Beginn steht die Digitalisierung der Dokumente

Mit etg24 BASIS haben Sie die Möglichkeit, kostenfrei den ersten Schritt Richtung Digitalisierung zu gehen. Bilden Sie Ihre Objekte, Einheiten, Eigentümer und Mieter in etg24 digital ab.

Beginnen Sie Ihre Dokumente zu digitalisieren und unverbindlich, kontaktlos sowie DSGVO-konform in etg24 abzulegen. Wir empfehlen zunächst das letzte Eigentümerversammlungsprotokoll, den Energieausweis, Versicherungsschein, Teilungserklärung sowie Gebäudeplan einer jeden Immobilie zu digitalisieren. Danach können Sie nach und nach alle ETV-Protokolle ablegen, sowie alle Verträge, Hausordnungen, Aufteilungspläne und die restliche Stammakte.

Starten Sie mit Kundenportalfunktionen in die digitale Verwaltung – Integrierte Kommunikationsfunktion

Gestalten Sie Kommunikationsprozesse einfach, effizient und strukturiert. In der kostenlosen Version des Kundenportals stehen Ihren Kunden bereits Standard Serviceformulare für viele Anwendungsfälle zur Verfügung. Ebenso verfügen Sie und Ihre Kunden über eigene Postfächer, in denen Nachrichten gesammelt werden. Sie möchten viele Kunden auf einmal erreichen? Nutzen Sie den individuell eingespielten Fragen-Antworten-Katalog oder schalten Sie Meldungen – wie ein Aushang am schwarzen Brett, nur digital.

Für Ihre Eigentümer und Mieter ist der Registrierungsvorgang in Ihrem Kundenportal einfach und schnell. Sie benötigen lediglich einen Computer oder ein mobiles Endgerät, eine E-Mail-Adresse sowie einen Internetzugang.

Besonders praktisch: Mit der etg24-App tragen Ihre Kunden alle Informationen zu Ihrer Immobilie im Taschenformat immer bei sich. Die App steht für alle Nutzer kostenfrei im Google Play und App Store zum Download zur Verfügung.

2. Weitere Transparenz mit etg24 plus – Schritt zwei

Falls Sie von etg24 in der kostenfreien BASIS-Version überzeugt sind, können Sie im nächsten Schritt anhand von etg24 PLUS noch mehr Arbeitszeit einsparen. Um Ihre digitale Immobilienverwaltung noch effizienter und übersichtlicher zu gestalten, können Sie die Objekte auch verschiedenen Gruppen zuordnen. Dokumentieren Sie Vorgänge und Termine, weisen Sie Ihren Mitarbeitern Berechtigungen für Objekte und Objektgruppen zu und gruppieren Sie die Nutzer Ihres Kundenportals nach Rollen. Ab der Version etg24 PLUS gibt es die Rollen Eigentümer, Mieter, Beirat, Bevollmächtigter und Lieferant. Nun können Sie Ihre Belegprüfung komplett digital und kontaktlos durchführen.

Vorgänge und Termine schaffen bei Ihren Kunden Transparenz. Denn so sind sie immer auf dem neusten Stand, was Ihre Immobilie betrifft. Durch jede zusätzliche Funktion im Kundenportal, die mehr Service und Transparenz schafft, steigt die Registrierungsquote. Und je höher die Registrierungsquote steigt, desto mehr profitieren Sie von den Vorteilen eines digitalen Kundenportals.

Ein weiterer Zusatz: etg24 connect. Mit dieser Funktion binden Sie automatisch die Inhalte externer Dienstleister Ihrer Immobilienverwaltung mit ein.

3. Der letzte Schritt zur vollständigen Digitalisierung Ihrer Immobilienverwaltung

Mit etg24 PRO decken Sie Ihre tagtäglichen Aufgaben in der digitalen Cloud ab. Lediglich die Buchhaltung erledigen Sie in einem System Ihrer Wahl oder lagern die Buchhaltung vielleicht auch komplett aus. Sie entscheiden, denn mit etg24 haben Sie die volle Flexibilität hinsichtlich Ihrer Abrechnung. etg24 PRO bietet Ihnen die maximale Funktionsauswahl für digitale Profiverwaltungen.

Zum Beispiel:

  • Verwalten Sie auf der Vertragsebene. Für jeden Eigentümer- und Mietvertrag können Sie die Unterlagen und Kommunikationen in der entsprechenden Vertragsakte hinterlegen. Alles was früher in der Akte einer Hängeregistratur oder einem Ordner abgeheftet wurde, wird jetzt im Handumdrehen in der digitalen Akte festgehalten. So sind die Informationen mit wenigen Klicks jederzeit sofort zur Hand, auch im Homeoffice oder der langersehnten Weltreise.
  • etg24 Post: Stellen Sie Ihren Kunden beliebig viele Sendungen digital zu. Das Verschicken der Einladung zur Eigentümerversammlung nimmt viel Zeit in Anspruch? Drucken, Sortieren, Kuvertieren und danach noch zur Post – das ist zeitaufwändig. Das alles können Sie digital in nur wenigen Minuten über etg24 erledigen. Damit sparen Sie Zeit, Ressourcen (Papier, Druckerpatronen, …) sowie Kosten fürs Porto. Außerdem erhalten Sie in etg24 einen Öffnungsnachweis, sogar mit Uhrzeit. Besser und einfacher als ein Einschreiben mit Rückschein.
  • etg24 To-Dos: Managen Sie Ihre Aufgaben und Notizen mit minimalem Aufwand. In etg24 können Sie sich an beliebiger Stelle eine Notiz erstellen, um keine Information mehr zu vergessen. Hiermit erstellen Sie ebenfalls Aufgaben für sich und die Kollegen. Nichts geht mehr unter. Außerdem verschwinden die Post its und Notizzettel auf Ihrem Schreibtisch. Alles wird automatisch in der entsprechenden Vertragsakte oder dem Vorgang einsortiert.
  • etg24 Kundendatenverwaltung: Verwalten Sie all Ihre Eigentümer- und Mieterdaten in der Cloud, auch wenn der Kunde noch nicht im Kundenportal registriert ist. Natürlich können Sie sich die Benutzerliste auch als Excel-Datei exportieren und darauf aufbauend einen Serienbrief über Word erstellen, oder Auswertungen für die Verwaltung vornehmen.

Zusammenfassung – Welche Vorteile bietet Ihnen etg24 zur digitalen Immobilienverwaltung?

✔️ Der erste Schritt ist kostenfrei und unverbindlich.

✔️ Ermöglichung von Mobilität in herausfordernden Zeiten durch unsere Cloud-Lösung.

✔️ Zeitersparnis und effizientes, intuitives Arbeiten.

✔️ Mehr Service für den Eigentümer und Mieter und dadurch höhere Kundenbindung.

✔️ Umweltschonend durch Einsparung an Ressource. (Papier, Raum, Druckerpatronen)

✔️ Hohe Flexibilität und Reduktion von Abhängigkeiten: etg24 ist kompatibel mit jeder Abrechnungssoftware.

Probieren Sie es aus! Melden Sie sich jetzt für die kostenlose Basisversion von etg24 an.

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Weitere Beiträge

Die neue Nutzeransicht unseres Kundenportals ist da!

Ab sofort wartet auf die Nutzer des etg24 Kundenportals – wie z. Bsp. Eigentümer und Mieter – eine moderne und noch schickere Ansicht. Auch steht den Nutzern unsere App im Google Playstore und App Store zur Verfügung.