Leitfaden zur Digitalisierung Ihrer Immobilienverwaltung – In 3 Schritten zum Erfolg

Digitalisierung als unabdingbarer Erfolgsfaktor für Ihre Verwaltung

Warum Sie Ihre Immobilienverwaltung digitalisieren sollten? Diese Frage können wir Ihnen ganz einfach beantworten. In Zeiten der Pandemie und verstärktem Einsatz von Homeoffice wird es immer wichtiger, mobil arbeiten zu können. Häuserhohe Stapel mit Papier gefüllten Ordnern machen dies nicht möglich. 

Doch auch darüber hinaus gibt es viele weitere Vorteile der digitalen Immobilienverwaltung, die den Verwalteralltag vereinfachen: So sparen Sie zum Beispiel Zeit durch weniger Telefonanrufe sowie Kosten durch den digitalen Versand Ihrer Briefe. Für Ihren Kunden bietet ein digitales Onlineportal eine verbesserte Serviceleistung, da alle Informationen rund um die Uhr online abrufbar sind. 

Wir alle sind es aus dem Alltag mittlerweile gewohnt über aktuelle Informationen auf Abruf sofort digital zu verfügen, egal ob Online-Banking, Shopping oder die Buchung des Sommerurlaubs. Deshalb ist es nicht verwunderlich, dass sich Kundenportale für Eigentümer und Mieter immer mehr zum Standard entwickeln.

etg24 – Die wohnungswirtschaftliche Plattform zur digitalen Immobilienverwaltung

Mit etg24 verfügen Sie über eine wohnungswirtschaftliche Plattform zur digitalen Immobilienverwaltung. Unser Kundenportal bringt alle Parteien einer Immobilie digital an einen Ort. Es handelt sich um eine Informations- und Kommunikationsplattform, auf der rund um die Uhr alle relevanten Dokumente und Kommunikationswege zur Verfügung gestellt und archiviert werden. So haben Sie und Ihre Nutzer immer alles zur Hand – mit nur einem Klick. 

etg24 ist jedoch nicht nur ein schickes Kundenportal, sondern für Sie als Verwalter/in eine wahre Arbeitserleichterung. Nutzen Sie etg24 als führendes System, können Sie von jedem Ort aus arbeiten, Ihre Objekte- und Kundendaten verwalten, Ihre To-Do`s organisieren, Vorgänge abbilden, Ihre Ansprechpartner und ganz digital Ihre Post mit Nachweis versenden. 

Die eigenen Prozesse vollständig auf die digitale Ebene zu bringen, nimmt etwas Zeit in Anspruch – hier sprechen wir aus langjähriger Erfahrung. Wir von etg24 möchten Sie auf diesem Weg unterstützen und bedarfsgerechte Lösungen zur Verfügung stellen.

In diesem Artikel möchten wir Ihnen einen Leitfaden zur Digitalisierung Ihrer Immobilienverwaltung präsentieren. So können Sie selbstständig den ersten Schritt in die Online Verwaltung tätigen.

1. Der erste Schritt zur Digitalisierung kostenfrei mit etg24 BASIS

Zu Beginn steht die Digitalisierung der Dokumente

Mit etg24 BASIS haben Sie die Möglichkeit, kostenfrei den ersten Schritt Richtung Digitalisierung zu gehen. Bilden Sie Ihre Objekte, Einheiten, Eigentümer und Mieter in etg24 digital ab.

Beginnen Sie Ihre Dokumente zu digitalisieren und unverbindlich, kontaktlos sowie DSGVO-konform in etg24 abzulegen. Wir empfehlen zunächst das letzte Eigentümerversammlungsprotokoll, den Energieausweis, Versicherungsschein, Teilungserklärung sowie Gebäudeplan einer jeden Immobilie zu digitalisieren. Danach können Sie nach und nach alle ETV-Protokolle ablegen, sowie alle Verträge, Hausordnungen, Aufteilungspläne und die restliche Stammakte.


Starten Sie mit Kundenportalfunktionen in die digitale Verwaltung – Integrierte Kommunikationsfunktion

Gestalten Sie Kommunikationsprozesse einfach, effizient und strukturiert. In der kostenlosen Version des Kundenportals stehen Ihren Kunden bereits Standard Serviceformulare für viele Anwendungsfälle zur Verfügung. Ebenso verfügen Sie und Ihre Kunden über eigene Postfächer, in denen Nachrichten gesammelt werden. Sie möchten viele Kunden auf einmal erreichen? Nutzen Sie den individuell eingespielten Fragen-Antworten-Katalog oder schalten Sie Meldungen – wie ein Aushang am schwarzen Brett, nur digital.

Für Ihre Eigentümer und Mieter ist der Registrierungsvorgang in Ihrem Kundenportal einfach und schnell. Sie benötigen lediglich einen Computer oder ein mobiles Endgerät, eine E-Mail-Adresse sowie einen Internetzugang.

Besonders praktisch: Mit der etg24-App tragen Ihre Kunden alle Informationen zu Ihrer Immobilie im Taschenformat immer bei sich. Die App steht für alle Nutzer kostenfrei im Google Play und App Store zum Download zur Verfügung.

 

2. Weitere Transparenz mit etg24 plus – Schritt zwei

Falls Sie von etg24 in der kostenfreien BASIS-Version überzeugt sind, können Sie im nächsten Schritt anhand von etg24 PLUS noch mehr Arbeitszeit einsparen. Um Ihre digitale Immobilienverwaltung noch effizienter und übersichtlicher zu gestalten, können Sie die Objekte auch verschiedenen Gruppen zuordnen. Dokumentieren Sie Vorgänge und Termine, weisen Sie Ihren Mitarbeitern Berechtigungen für Objekte und Objektgruppen zu und gruppieren Sie die Nutzer Ihres Kundenportals nach Rollen. Ab der Version etg24 PLUS gibt es die Rollen Eigentümer, Mieter, Beirat, Bevollmächtigter und Lieferant. Nun können Sie Ihre Belegprüfung komplett digital und kontaktlos durchführen. 

Vorgänge und Termine schaffen bei Ihren Kunden Transparenz. Denn so sind sie immer auf dem neusten Stand, was Ihre Immobilie betrifft. Durch jede zusätzliche Funktion im Kundenportal, die mehr Service und Transparenz schafft, steigt die Registrierungsquote. Und je höher die Registrierungsquote steigt, desto mehr profitieren Sie von den Vorteilen eines digitalen Kundenportals. 

Ein weiterer Zusatz: etg24 connect. Mit dieser Funktion binden Sie automatisch die Inhalte externer Dienstleister Ihrer Immobilienverwaltung mit ein. 

3. Der letzte Schritt zur vollständigen Digitalisierung Ihrer Immobilienverwaltung

Mit etg24 PRO decken Sie Ihre tagtäglichen Aufgaben in der digitalen Cloud ab. Lediglich die Buchhaltung erledigen Sie in einem System Ihrer Wahl oder lagern die Buchhaltung vielleicht auch komplett aus. Sie entscheiden, denn mit etg24 haben Sie die volle Flexibilität hinsichtlich Ihrer Abrechnung. etg24 PRO bietet Ihnen die maximale Funktionsauswahl für digitale Profiverwaltungen.

Zum Beispiel:
Zusammenfassung – Welche Vorteile bietet Ihnen etg24 zur digitalen Immobilienverwaltung?

Probieren Sie es aus! Melden Sie sich jetzt für die kostenlose Basisversion von etg24 an.

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Erfolgsgeschichten mit etg24

"Bereits seit 9 Jahren nutzen wir das Kundenportal etg24 mit zunehmender Begeisterung als zentrale Kommunikationsplattform und digitales Verwalterbüro. Gerade in den vergangenen zwei Jahren, in denen persönliche Kontakte erheblich eingeschränkt werden mussten, waren wir sehr dankbar über die Möglichkeit, unseren Kunden alle wesentlichen Unterlagen digital über das Portal zur Verfügung stellen zu können. Ganz besonders begrüßen wir es, dass nun auch die in ihrer Bedeutung aufgewerteten Umlaufverfahren komfortabel über das Portal abgewickelt werden können. Auch mit der zwischenzeitlich neu geschaffenen „App-Funktion“ können wir die regelmäßigen Liegenschaftsbegehungen künftig effektiver ausführen und auswerten. Zudem wollen wir in diesem Jahr auch erste Versuche mit der Hybriden Eigentümerversammlung starten und freuen uns, dass dies jetzt auch über die neue Versammlungsfunktion in etg24 möglich ist."
Patrik Riesterer
Hausverwaltungen Riesterer
"Ein sehr gutes Tool, das permanent weiterentwickelt wird. Wir sind schon lange digital unterwegs, aber erst mit etg24 konnten wir die internen Abläufe in der Hausverwaltung perfektionieren. Das liegt auch daran, dass unsere Kunden mitziehen, weil die Bedienung intuitiv ist und keiner Handbücher bedarf. Einladung online mit allen Unterlagen automatisch zusammengefasst ist so unfassbar zeitsparend und auch die Umlaufbeschlüsse sind online eine Wohltat. Wir können hier nur Danke sagen und freuen uns schon auf weitere Neuerungen und die damit verbundene Zeitersparnis."
Friedrich J. Maier-Bode
"Ich bin total begeistert und es ist so, wie in der Schulung von Herrn Preißer angekündigt, die Eigentümer nehmen das Tool „Abstimmung“ gut an. Ich habe heute das erste schriftliche Umlaufverfahren in etg24 eröffnet und tatsächlich war nach 10 Minuten die erste Abstimmung eingetragen. Ich freue mich sehr über die Erweiterung."
Sandra Rudolph
AKV Immobilienverwaltungs GmbH
"etg24 stellt mit seiner Software ein hervorragendes und zeitgemäßes Tool für die digitale Immobilienverwaltung bereit. Die Zeitersparnis und die Erleichterung unseres Arbeitsalltags sind täglich spürbar. Auch den guten Support, der stets schnell und zuverlässig reagiert, möchten wir lobend hervorheben. Auch deshalb können wir sowohl die Firma als auch das Produkt etg24 uneingeschränkt weiterempfehlen."
Edna Steininger
Wüstenrot Haus- und Städtebau GmbHn
"Unsere Kunden schätzen die Informationen und Kontaktmöglichkeiten sehr, da sie sich aufgrund des gut strukturierten Aufbaus sehr schnell zurechtfinden. Selbst Kunden und Redakteure des Unternehmens, die technisch nicht so versiert sind, kommen damit gut zurecht. Alles in allem können wir die Produkte von etg24 wirklich sehr empfehlen."
Ralf M. Ebinger
SGV Schwäbische Gebäudeverwaltung
"etg24 ist für uns weitaus mehr als nur eine cloudbasierte Datenbank. Aufgrund der immer größeren Anforderungen seitens unserer Kunden, kann über dieses Portal eine schnelle und transparente Bearbeitung verschiedenster Vorgänge erfolgen. Neben der Bereitstellung von Informationen und Unterlagen, welche unseren Kunden somit „rund um die Uhr“ abseits jeder Öffnungs- und Arbeitszeiten zur Verfügung stehen, lassen sich z. B. auch die z. T. komplexen Abläufe einer Sanierung über mehrere Monate in einem Vorgang komprimiert und für alle Kunden sowie Nutzer einsehbar übersichtlich darstellen. Aus diesen Gründen können wir etg24 mit bestem Wissen und Gewissen an sämtliche Kollegen weiterempfehlen."
Michael Keuter
Keuter Grundbesitzverwaltung GmbH
"etg24 hat unsere digitale Arbeitsweise in erheblichem Umfang positiv verändert und ist inzwischen zu einem vollständigen Archivierungstool für alle verwalteten Wohnungen geworden. Über 80 % unserer Eigentümer nutzen diese Plattform zur Kommunikation und die von uns regelmäßig bereitgestellten Informationen zu aktuellen Sachständen, bspw. bei der Beschlusserfüllung, der Beseitigung von Schäden und der Vorbereitung auf kommende Eigentümerversammlungen."
Joachim Sacher
GERBURG Grundstücks- und Hausverwaltungs GmbH

Das sagen Eigentümer und Mieter

„Mit der Gestaltung und der Nutzung des Infoportals etg24 bin ich persönlich sehr zufrieden. Es ist von unschätzbarem Vorteil, wenn man alle aktuellen und auch zeitlich zurückliegenden Daten und Informationen zur Immobilie jeder Zeit im Portal abrufen kann.“
Erhard W.
Eigentümer aus dem Raum Stuttgart
„Eine wirklich übersichtliche Plattform für den Eigentümer. Die Benutzeroberfläche ist intuitiv und einfach zu bedienen, alle Kategorien sind sinnvoll und übersichtlich angeordnet. Dokumente findet man ohne Aufwand. Ladezeiten und Stabilität sind ausgezeichnet.“
Cornelia S.
Eigentümerin aus Berlin

Michaela Knodt | LEITUNG SALES & SUPPORT

Bei Fragen zu unseren Produkten steht unser Team Ihnen gerne Rede und Antwort. Auch falls Sie einmal Hilfe brauchen, sind wir natürlich gerne für Sie da.