Leitfaden Hausverwaltung digitalisieren – In 3 Schritten zum Erfolg

Digitalisierung der Hausverwaltung als unabdingbarer Erfolgsfaktor

Warum Sie Ihre Hausverwaltung digitalisieren sollten? Diese Frage können wir Ihnen ganz einfach beantworten. In Zeiten der Pandemie und verstärktem Einsatz von Homeoffice wird es immer wichtiger, mobil arbeiten zu können. Haushohe Stapel mit Papier gefüllten Ordnern machen dies nicht möglich. Insbesondere die nachwachsende Generation von Fachkräften, setzt die Möglichkeit des digitalen Arbeitens bei der Auswahl des künftigen Arbeitgebers voraus. Angesichts des Fachkräftemangels ist es notwendig, dass Sie Ihre Hausverwaltung digitalisieren, denn nur so können Sie sich als attraktiver Arbeitgeber positionieren

Doch auch darüber hinaus hat eine digitale Hausverwaltung viele Vorteile, die den Verwalter-Alltag vereinfachen: So sparen Sie zum Beispiel Zeit durch weniger Telefonanrufe sowie Kosten durch den digitalen Versand Ihrer Briefe. Auch für Ihre Kunden entstehen viele Vorteile, wenn Sie Ihre Hausverwaltung digitalisieren. Bieten Sie ein digitales Onlineportal an, erhöhen Sie Ihre Serviceleistung, da alle Informationen rund um die Uhr online abrufbar sind. Wir alle sind es aus dem Alltag mittlerweile gewohnt, auf Abruf sofort über aktuelle Informationen digital zu verfügen, egal ob Online-Banking, Shopping oder die Buchung des Sommerurlaubs. Deshalb ist es nicht verwunderlich, dass sich Kundenportale für Eigentümer und Mieter immer mehr zum Standard etablieren und es unerlässlich ist, die Hausverwaltung zu digitalisieren.

Doch wie beginnt man mit der vermeintlichen Mammutaufgabe „Hausverwaltung digitalisieren“ ? In diesem Artikel geben wir Ihnen einen Leitfaden zur Hand, mit welchem Sie selbstständig die ersten Schritte in die Online-Verwaltung tätigen. 

 

Inhalt

✔️ Schritt für Schritt mit etg24 Ihre Hausverwaltung digitalisieren

  1. Hausverwaltung digitalisieren – kostenfrei mit etg24 BASIS
  2. Weitere Transparenz mit etg24 plus
  3. vollständige Digitalisierung Ihrer Immobilienverwaltung


✔️ Zusammenfassung
– Hausverwaltung digitalisieren mit etg24

Schritt für Schritt mit etg24 Ihre Hausverwaltung digitalisieren

Was ist etg24 überhaupt? Mit etg24 verfügen Sie über eine Hausverwalter Software, um Ihre Hausverwaltung zu digitalisieren. Unser integriertes Kundenportal bringt alle Parteien einer Immobilie digital an einen Ort zusammen. Es handelt sich um eine Informations- und Kommunikationsplattform, auf der rund um die Uhr alle relevanten Dokumente und Kommunikationswege zur Verfügung gestellt und archiviert werden. So haben Sie und Ihre Nutzer immer alles zur Hand – mit nur wenigen Klicks. 

etg24 ist jedoch nicht nur ein modernes Kundenportal, sondern für Sie als Verwalter/-in eine wahre Arbeitserleichterung. Nutzen Sie etg24 als führendes System, können Sie von jedem Ort aus arbeiten, Ihre Objekt- und Kundendaten verwalten, Ihre To-Dos organisieren, Vorgänge abbilden, Eigentümerversammlungen und Umlaufbeschlüsse durchführen, Ihre Ansprechpartner pflegen und ganz digital Ihre Post mit Nachweis versenden. 

Die eigenen Prozesse vollständig auf die digitale Ebene zu bringen, nimmt etwas Zeit in Anspruch – hier sprechen wir aus langjähriger Erfahrung. Wir von etg24 unterstützen auf diesem Weg und stellen bedarfsgerechte Lösungen zur Verfügung.

1. Hausverwaltung digitalisieren – Der erste Schritt kostenfrei mit etg24 BASIS

Zu Beginn steht die Digitalisierung der Dokumente

Mit etg24 BASIS haben Sie die Möglichkeit, kostenfrei den ersten Schritt zu gehen, um Ihre Hausverwaltung zu digitalisieren. Bilden Sie zunächst Ihre Objekte, Einheiten, Eigentümer und Mieter in etg24 ab und beginnen Sie Ihre Dokumente zu digitalisieren. Diese können Sie kostenfrei sowie DSGVO-konform im Dokumentenarchiv von etg24 ablegen. In der Verwaltung werden personenbezogene Daten erhoben, weshalb auf eine datenschutzkonforme Lösung Wert zu legen ist. etg24 erfüllt die Datenschutzstandards gemäß DIN ISO/IEC 27001 und speichert Daten ausschließlich auf Servern in Deutschland. 

Wir empfehlen zunächst das letzte Eigentümerversammlungsprotokoll, den Energieausweis, Versicherungsschein, Teilungserklärung sowie Gebäudeplan einer jeden Immobilie zu digitalisieren. Danach können Sie nach und nach alle ETV-Protokolle sowie Verträge, Hausordnungen, Aufteilungspläne und die restliche Stammakte ablegen. 

Integrierte Kommunikationsfunktion – Starten Sie mit Kundenportalfunktionen in die digitale Verwaltung

Um Ihre Hausverwaltung effizient zu digitalisieren, sind Kommunikationsprozesse einfach und strukturiert digital abzubilden. In der kostenlosen Version des Kundenportals stehen Ihren Eigentümern und Mietern bereits Standard-Serviceformulare für viele Anwendungsfälle zur Verfügung. Ebenso besitzen Sie und Ihre Kunden eigene Postfächer, in denen Nachrichten gesammelt werden. Sie möchten viele Kunden auf einmal erreichen? Nutzen Sie den individuell eingespielten Fragen-Antworten-Katalog oder schalten Sie Meldungen – wie ein Aushang am Schwarzen Brett, nur digital.

Für Ihre Eigentümer und Mieter ist der Registrierungsvorgang im Kundenportal einfach und schnell. Diese benötigen lediglich einen Computer oder ein mobiles Endgerät, eine E-Mail-Adresse sowie einen Internetzugang.

Eine mobile App gehört heutzutage dazu, wenn Sie Ihre Hausverwaltung digitalisieren möchten. Mit der etg24 Hausverwaltung App tragen Ihre Kunden und Mitarbeiter alle Informationen zur Immobilie im Taschenformat immer bei sich. Die App steht allen Nutzern kostenfrei im Google Play und App Store zum Download bereit.

2. Weitere Transparenz mit etg24 plus – Schritt zwei

Nachdem Sie die Dokumente und Kommunikation in Ihrer Hausverwaltung digitalisiert haben, können Sie im nächsten Schritt mit etg24 PLUS noch mehr Arbeitszeit einsparen. Um Ihre digitale Immobilienverwaltung effizienter und übersichtlicher zu gestalten, können Sie Objekte verschiedenen Gruppen zuordnen, um Informationen objektübergreifend zu teilen. Außerdem dokumentieren Sie digital Vorgänge wie Sanierungsarbeiten oder Schadensfälle und anstehende Termine, welche Sie auch im Kundenportal veröffentlichen können. Das schafft bei Ihren Kunden Transparenz. Denn so sind Eigentümer und Mieter immer auf dem neusten Stand, was ihre Immobilie betrifft. Übrigens: Durch jede zusätzliche Funktion im Kundenportal, die mehr Service und Transparenz schafft, steigt die Registrierungsquote. Und je höher die Registrierungsquote, desto mehr profitieren Sie davon, dass Sie Ihre Hausverwaltung digitalisieren. 

Ab der Version etg24 PLUS gibt es zusätzlich zu den Rollen Eigentümer und Mieter auch die Rollen Beirat, Bevollmächtigter und Lieferant. Dadurch kann u. a.  die Belegprüfung komplett digital und kontaktlos durchgeführt werden. 

Ein weiterer Zusatz: etg24 connect. Mit dieser Funktion binden Sie automatisch die Inhalte externer Dienstleister und Lieferanten Ihrer Immobilienverwaltung mit ein. 

3. Der letzte Schritt zur vollständigen Digitalisierung Ihrer Immobilienverwaltung

Mit etg24 PRO decken Immobilienverwalter tagtägliche Aufgaben in der Cloud ab. Lediglich die Buchhaltung erledigen Sie in einem System Ihrer Wahl oder lagern die Buchhaltung vielleicht auch komplett aus. Sie entscheiden, denn mit etg24 haben Sie die volle Flexibilität hinsichtlich Ihrer Abrechnung. etg24 PRO bietet die maximale Funktionsauswahl, um Ihre Hausverwaltung zu digitalisieren. Folgend einige Beispiele:

Strukturierte digitale Kundendatenverwaltung in der Cloud

Für jeden Eigentümer- und Mietvertrag können Sie Kontaktdaten, Unterlagen und Kommunikationen in der entsprechenden Vertragsakte hinterlegen, auch wenn der Kunde noch nicht im Kundenportal registriert ist. Alles, was früher in der Akte einer Hängeregistratur oder einem Ordner abgeheftet wurde, wird jetzt im Handumdrehen in der digitalen Akte festgehalten. So sind die Informationen mit wenigen Klicks jederzeit sofort zur Hand, auch im Homeoffice oder während der langersehnten Weltreise. Natürlich können Sie sich auch die Benutzerliste eines ganzen Objekts als Excel-Datei exportieren und darauf aufbauend einen Serienbrief über Word erstellen, oder Auswertungen für die Verwaltung vornehmen.

Postversand in Ihrer Hausverwaltung digitalisieren

Das Verschicken der Einladung zur Eigentümerversammlung und der Abrechnungen nimmt viel Zeit in Anspruch? Drucken, Sortieren, Kuvertieren und danach noch zur Post bringen – das ist zeitaufwendig. Das alles können Sie in Ihrer Hausverwaltung digital in nur wenigen Minuten über etg24 erledigen. Damit sparen Sie Zeit, Ressourcen (Papier, Druckerpatronen, …) sowie Kosten fürs Porto. Außerdem erhalten Sie in etg24 einen digitalen Öffnungsnachweis der Nachricht/Sendung, inklusive Uhrzeitstempel. Besser und einfacher als ein Einschreiben mit Rückschein.

Eigentümerversammlungen und Umlaufbeschlüsse in der Hausverwaltung digitalisieren  

Den gesamten Prozess rund um Umlaufbeschlüsse und Eigentümerversammlungen in der Hausverwaltung zu digitalisieren, spart massig Arbeitszeit. Dank sauberer Datenstruktur und integrierter Online-Abstimmung können Immobilienverwaltungen die Beschlussfassung vollständig und ohne zusätzlichen Aufwand über etg24 abbilden: Angefangen von der Vorbereitung der Beschlusspunkte, der rechtskonformen Stimmabgabe im Umlaufverfahren oder der hybriden Eigentümerversammlung, der automatischen Auswertung und Verkündung sowie Protokollerstellung bis hin zur Beschluss-Sammlung. Vollautomatisch kann dabei mit gewählter Stimmgewichtung (Miteigentumsanteilen, Einheiten und Köpfe) sowie Mehrheitsmodus (Allstimmig/Einfache Mehrheit) das Ergebnis berechnet werden.

Arbeitsalltag mit den digitalen To Dos organisieren

Arbeiten Sie oder Ihre Mitarbeiter noch mit Post-it’s und Notizzetteln auf dem Schreibtisch? Dann sollten Sie das Aufgabenmanagement in Ihrer Hausverwaltung digitalisieren! Aufgaben und Notizen managen Verwalter mit minimalem Aufwand in der digitalen Software. In etg24 kann an beliebiger Stelle eine Notiz bzw. Aufgabe erstellt und dem verantwortlichen Mitarbeiter zugeordnet werden. Alle Aufgaben erscheinen gesammelt auf einem To Do-Dashboard in einer Kalenderansicht.

Zusammenfassung – Hausverwaltung digitalisieren mit etg24

Probieren Sie es aus! Melden Sie sich jetzt für die kostenlose Basisversion von etg24 an.

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Erfolgsgeschichten mit etg24

"Bereits seit 9 Jahren nutzen wir das Kundenportal etg24 mit zunehmender Begeisterung als zentrale Kommunikationsplattform und digitales Verwalterbüro. Gerade in den vergangenen zwei Jahren, in denen persönliche Kontakte erheblich eingeschränkt werden mussten, waren wir sehr dankbar über die Möglichkeit, unseren Kunden alle wesentlichen Unterlagen digital über das Portal zur Verfügung stellen zu können. Ganz besonders begrüßen wir es, dass nun auch die in ihrer Bedeutung aufgewerteten Umlaufverfahren komfortabel über das Portal abgewickelt werden können. Auch mit der zwischenzeitlich neu geschaffenen „App-Funktion“ können wir die regelmäßigen Liegenschaftsbegehungen künftig effektiver ausführen und auswerten. Zudem wollen wir in diesem Jahr auch erste Versuche mit der Hybriden Eigentümerversammlung starten und freuen uns, dass dies jetzt auch über die neue Versammlungsfunktion in etg24 möglich ist."
Patrik Riesterer
Hausverwaltungen Riesterer
"Ein sehr gutes Tool, das permanent weiterentwickelt wird. Wir sind schon lange digital unterwegs, aber erst mit etg24 konnten wir die internen Abläufe in der Hausverwaltung perfektionieren. Das liegt auch daran, dass unsere Kunden mitziehen, weil die Bedienung intuitiv ist und keiner Handbücher bedarf. Einladung online mit allen Unterlagen automatisch zusammengefasst ist so unfassbar zeitsparend und auch die Umlaufbeschlüsse sind online eine Wohltat. Wir können hier nur Danke sagen und freuen uns schon auf weitere Neuerungen und die damit verbundene Zeitersparnis."
Friedrich J. Maier-Bode
"Ich bin total begeistert und es ist so, wie in der Schulung von Herrn Preißer angekündigt, die Eigentümer nehmen das Tool „Abstimmung“ gut an. Ich habe heute das erste schriftliche Umlaufverfahren in etg24 eröffnet und tatsächlich war nach 10 Minuten die erste Abstimmung eingetragen. Ich freue mich sehr über die Erweiterung."
Sandra Rudolph
AKV Immobilienverwaltungs GmbH
"etg24 stellt mit seiner Software ein hervorragendes und zeitgemäßes Tool für die digitale Immobilienverwaltung bereit. Die Zeitersparnis und die Erleichterung unseres Arbeitsalltags sind täglich spürbar. Auch den guten Support, der stets schnell und zuverlässig reagiert, möchten wir lobend hervorheben. Auch deshalb können wir sowohl die Firma als auch das Produkt etg24 uneingeschränkt weiterempfehlen."
Jacqueline Gill
Wüstenrot Haus- und Städtebau GmbH
"Unsere Kunden schätzen die Informationen und Kontaktmöglichkeiten sehr, da sie sich aufgrund des gut strukturierten Aufbaus sehr schnell zurechtfinden. Selbst Kunden und Redakteure des Unternehmens, die technisch nicht so versiert sind, kommen damit gut zurecht. Alles in allem können wir die Produkte von etg24 wirklich sehr empfehlen."
Ralf M. Ebinger
SGV Schwäbische Gebäudeverwaltung
"etg24 ist für uns weitaus mehr als nur eine cloudbasierte Datenbank. Aufgrund der immer größeren Anforderungen seitens unserer Kunden, kann über dieses Portal eine schnelle und transparente Bearbeitung verschiedenster Vorgänge erfolgen. Neben der Bereitstellung von Informationen und Unterlagen, welche unseren Kunden somit „rund um die Uhr“ abseits jeder Öffnungs- und Arbeitszeiten zur Verfügung stehen, lassen sich z. B. auch die z. T. komplexen Abläufe einer Sanierung über mehrere Monate in einem Vorgang komprimiert und für alle Kunden sowie Nutzer einsehbar übersichtlich darstellen. Aus diesen Gründen können wir etg24 mit bestem Wissen und Gewissen an sämtliche Kollegen weiterempfehlen."
Michael Keuter
Keuter Grundbesitzverwaltung GmbH
"etg24 hat unsere digitale Arbeitsweise in erheblichem Umfang positiv verändert und ist inzwischen zu einem vollständigen Archivierungstool für alle verwalteten Wohnungen geworden. Über 80 % unserer Eigentümer nutzen diese Plattform zur Kommunikation und die von uns regelmäßig bereitgestellten Informationen zu aktuellen Sachständen, bspw. bei der Beschlusserfüllung, der Beseitigung von Schäden und der Vorbereitung auf kommende Eigentümerversammlungen."
Joachim Sacher
GERBURG Grundstücks- und Hausverwaltungs GmbH

Das sagen Eigentümer und Mieter

„Mit der Gestaltung und der Nutzung des Infoportals etg24 bin ich persönlich sehr zufrieden. Es ist von unschätzbarem Vorteil, wenn man alle aktuellen und auch zeitlich zurückliegenden Daten und Informationen zur Immobilie jeder Zeit im Portal abrufen kann.“
Erhard W.
Eigentümer aus dem Raum Stuttgart
„Eine wirklich übersichtliche Plattform für den Eigentümer. Die Benutzeroberfläche ist intuitiv und einfach zu bedienen, alle Kategorien sind sinnvoll und übersichtlich angeordnet. Dokumente findet man ohne Aufwand. Ladezeiten und Stabilität sind ausgezeichnet.“
Cornelia S.
Eigentümerin aus Berlin

Michaela Knodt | LEITUNG SALES & SUPPORT

Bei Fragen zu unseren Produkten steht unser Team Ihnen gerne Rede und Antwort. Auch falls Sie einmal Hilfe brauchen, sind wir natürlich gerne für Sie da.