Protokoll der Eigentümerversammlung

Die Zusammenfassung der Beschlüsse

Jeder Eigentümer nimmt die Versammlung durch seine eigenen Augen, beeinflusst durch individuelle Emotionen und Vorprägungen wahr. Eine sachgerechte, objektive Bewertung des Geschehens in einer Eigentümerversammlung erscheint dadurch beinahe unmöglich. Diese Problematik beseitigt das Protokoll der Eigentümerversammlung weitestgehend. Was genau ein Protokoll der Eigentümerversammlung ist, wie es aufgebaut ist und wie ein solches zu Stande kommt, wird im Folgenden erläutert.

1. Was ist ein Protokoll für die Eigentümerversammlung?

Das Protokoll einer Eigentümerversammlung ist eine Niederschrift aller gefassten Beschlüsse, § 24 Abs.  6 S. 1 WEG. Neben den Beschlüssen selbst können im Protokoll auch andere wichtige Informationen, sowie gegebenenfalls der Ablauf der Diskussionen, die während einer Eigentümerversammlung stattgefunden haben, festgehalten werden. Das Protokoll der Eigentümerversammlung erfüllt damit zunächst Dokumentationszwecke. Es bleibt der Verwaltung und den Eigentümern auch noch Jahre nach der Versammlung möglich, den Hergang bestimmter Entscheidungen nachvollziehen zu können. Des Weiteren können sich auch Wohnungseigentümer, die an der konkreten Versammlung nicht persönlich teilgenommen haben, über die wesentlichen Punkte informieren. Es werden also auch Informationsinteressen der Eigentümerversammlung durch das Protokoll befriedigt.

Wer das Protokoll für die Eigentümerversammlung erstellen muss, ist im Wohnungseigentumsgesetz nicht geregelt, kann aber individualvertraglich – regelmäßig in der Gemeinschaftsordnung – durch die Eigentümer festgelegt werden. Erfolgt keine Vereinbarung, ist von einer Pflicht des Versammlungsvorsitzenden auszugehen. Versammlungsvorsitzender ist in der Regel der Verwalter der Gemeinschaft, § 24 Abs. 5 WEG.

2. Was muss in einem Protokoll für die Eigentümerversammlung enthalten sein?

Hinsichtlich etwaiger Vorgaben bezüglich des Inhalts des Protokolls für die Eigentümerversammlung ist das Gesetz sparsam. Eine verbindliche Regelung findet sich im WEG nicht. In der Praxis haben sich allerdings einige Punkte herauskristallisiert, die in einem Protokoll für die Eigentümerversammlung enthalten sein sollten. Dazu gehören:

  • Der Name der Eigentümergemeinschaft und deren Anschrift
  • Datum, Ort und Beginn der Eigentümerversammlung
  • Der Name des Versammlungsleiters 
  • Eine Liste aller Anwesenden Eigentümer oder deren Vertreter
  • Die Tagesordnung
  • Beschlussanträge und Abstimmungsergebnisse, sowie das jeweilige Abstimmungsverfahren

Darüber hinaus können auch Zusammenfassungen über den Ablauf der Diskussionen, sowie etwaige Äußerungen der Eigentümer in das Protokoll der Eigentümerversammlung aufgenommen werden. Ein Anspruch der Eigentümer auf Aufnahme eines Diskussionsbeitrages besteht hingegen nicht. Dem Versammlungsvorsitzenden kommt insofern ein breites Ermessen hinsichtlich der Führung des Protokolls zu. Dabei hat er unrichtige oder verzerrte Darstellungen von Diskussionsbeiträgen, sowie die Aufnahme von beleidigenden Äußerungen zu unterlassen, ist ansonsten aber in der Gestaltung frei. Erstellt man zum ersten Mal ein Protokoll, lässt sich im Internet ein Protokoll für die Eigentümerversammlungen als Muster finden, welches man als Vorlage heranziehen kann.

3. Wann muss das Protokoll einer Eigentümerversammlung vorliegen?

Wann das Protokoll der Eigentümerversammlung vorliegen muss, ist nicht ausdrücklich geregelt. Das heißt, für das Protokoll der Eigentümerversammlung ist keine Frist normiert. Vielmehr wird in § 24 Abs. 6 S. 1 WEG nur auf die „unverzügliche“ Anfertigung eines Protokolls Bezug genommen. „Unverzüglich“ bedeutet ohne schuldhaftes Zögern, § 121 Abs. 1 S. 1 BGB. Konkret ist damit gemeint, dass das Protokoll so schnell wie möglich angefertigt werden muss. Diese Vorgabe ist regelmäßig dann eingehalten, wenn das Protokoll am nächsten Werktag, aber spätestens eine Woche vor Ablauf der Anfechtungsfrist, d.h. drei Wochen nach der Versammlung, vorliegt. Andernfalls wurde der Eigentümerversammlung das Protokoll zu spät vorgelegt.

Die Protokollierung eines gefassten Beschlusses ist keine Wirksamkeitsvoraussetzung. Ist das Protokoll der Eigentümerversammlung falsch, begründet dies keinen Anfechtungsgrund, es sei denn, es wurde durch die Gemeinschaft individualvertraglich etwas anderes vereinbart. Der einzelne Eigentümer hat nur einen Anspruch auf Berichtigung des Protokolls, wenn erhebliche Mängel ersichtlich sind. Wird das Protokoll der Eigentümerversammlung dann berichtigt, sind hiervon alle anderen Eigentümer zu unterrichten. 

4. Wer bekommt ein Protokoll der Eigentümerversammlung?

Alle Eigentümer haben ein Recht auf ein Protokoll zur Eigentümerversammlung. Ein besonderes Interesse ist hierfür nicht erforderlich. Dies folgt aus dem allgemeinen Einsichtsnahmerecht gem. § 18 Abs. 4 WEG. Weiterhin können die Eigentümer auch Dritte, insbesondere potentielle Erwerber einer Wohnung, zur Einsichtnahme ermächtigen. Neben der Einsicht in die Protokolle selbst, kann der Eigentümer auch die Fertigung von Kopien gegen Erstattung der Kosten von dem Verwalter verlangen.

Der Anspruch auf Einsichtnahme richtet sich gegen die Wohnungseigentümergemeinschaft, vertreten durch deren Organe und damit der Sache nach gegen die Hausverwaltung. Sofern nichts anderes vereinbart ist, hat die Einsichtnahme beim Verwalter während der allgemeinen Büro-Öffnungszeiten zu erfolgen. In Zeiten der Digitalisierung kann die Hausverwaltung das Protokoll auch einfach bequem in einem online Kundenportal wie etg24 hinterlegen. Rund um die Uhr haben die Eigentümer so die Möglichkeit, alle Dokumente in einem geschützten und datenschutzkonformen Portal einzusehen.  

5. Wer muss das Protokoll der Eigentümerversammlung unterzeichnen?

Gem. § 24 Abs. 6 S. 2 WEG ist das Protokoll der Eigentümerversammlung von dem Vorsitzenden und einem Wohnungseigentümer und, falls ein Verwaltungsbeirat bestellt ist, auch von dessen Vorsitzenden oder seinem Vertreter zu unterzeichnen. Durch die Unterschrift gleich mehrerer Personen kommt dem Protokoll der Eigentümerversammlung eine hohe Beweiskraft zu, da dieses und die darin enthaltenen Informationen insofern von mehreren Personen bestätigt worden sind. Aufgrund dieser Beweisfunktion kann das Protokoll auch nur von Personen, die selbst an der Versammlung teilgenommen haben, unterzeichnet werden. 

Kann eine Unterschrift nicht innerhalb des maßgeblichen Zeitraums („unverzüglich“) eingeholt werden, ist eine Nachholung grundsätzlich möglich. Das Fehlen einer Unterschrift macht die Beschlüsse weder nichtig, noch begründet sie deren Anfechtbarkeit. Das Fehlen hat nur eine Wirkung: Es deutet darauf hin, dass das Protokoll der konkreten Eigentümerversammlung unrichtig sein könnte, weil eine der genannten Personen ihre „Zustimmung“ in Form der Unterschrift nicht erbracht hat. Die Beweiskraft des Protokolls ist dann eingeschränkt.

6. Wie muss ein Protokoll der Eigentümerversammlung aussehen?

Der Wortlaut des Gesetzes („Niederschrift“) könnte zunächst darauf hindeuten, dass das Protokoll für die Eigentümerversammlung in Papierform geführt werden muss. Im Zeitalter der Digitalisierung und aufgrund immer neuer technischer Möglichkeiten ist zweifellos, dass auch eine digitale „Niederschrift“ den Anforderungen genügt.

Es empfiehlt sich, das Protokoll übersichtlich und strukturiert zu gestalten. Außerdem sollte es klar und präzise formuliert sein. Selbstverständlich sollten alle wichtigen Informationen enthalten sein, um eine möglichst genaue Zusammenfassung der Sitzung zu erhalten. Hierbei empfiehlt es sich, das Dokument zu nummerieren und mithilfe von Abschnitten zu gliedern.

7. Was sollte man noch über das Protokoll der Eigentümerversammlung bei etg24 wissen?

etg24 generiert automatisch nach jeder Eigentümerversammlung, die mithilfe der Hausverwaltungssoftware durchgeführt wurde, egal ob in Präsenz oder in Form einer Eigentümerversammlung Online, ein Protokoll für die Eigentümerversammlung

etg24 ermöglicht es der Verwaltung, Abstimmungen direkt digital durchzuführen. Hierfür erhält jeder Eigentümer über das etg24-Kundenportal die Tagesordnungspunkte und kann dann einfach per Klick seine Stimme am Smartphone, Tablet oder Laptop digital abgeben. Hat ein Eigentümer kein derartiges Gerät zur Verfügung, kann der Versammlungsleiter das Abstimmungsverhalten des Eigentümers manuell in die Software eintragen. Egal ob nun digital abgestimmt wurde oder nicht, das Ergebnis wird von etg24 berechnet. Nachdem über alle Tagesordnungspunkte abgestimmt wurde, kann der Verwalter die digitale Versammlung beenden. etg24 generiert nun ein fertiges Protokoll der Eigentümerversammlung, welches alle wichtigen Informationen (s.o.) enthält. Dieses kann direkt danach digital von allen gem. § 24 Abs. 6 S. 2 WEG zur Unterschrift angehaltenen Personen elektronisch unterzeichnet werden. Abschließend speichert etg24 das Protokoll digital ab und stellt es für alle Eigentümer und dem Verwaltungsbeirat im Kundenportal online zur Verfügung.

Hiermit ist es zum einen leichter, die „unverzügliche“ Bereitstellung der Niederschrift zu ermöglichen, zum anderen unterlaufen insgesamt deutlich weniger Fehler bei der Erstellung des Protokolls für die Eigentümerversammlung, als wenn man dieses handschriftlich anfertigen müsste. 

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8. Fazit

Das Protokoll der Eigentümerversammlung dient dazu, den Ablauf einer Eigentümerversammlung nachvollziehen zu können. Dadurch haben auch Eigentümer, welche nicht an der Versammlung teilnehmen konnten, die Möglichkeit, sich über die Geschehnisse zu informieren. Darüber hinaus kann man sich auch noch Jahre nach der Versammlung über diese informieren. Im digitalen Zeitalter wird dies durch die etg24-Software erleichtert. Das Protokoll der Eigentümerversammlung wird direkt nach der Versammlung digital erstellt und allen Berechtigten online dauerhaft zur Verfügung gestellt. etg24 ermöglicht ein effektives Dokumentenmanagement. Besuche im Büro des Hausverwalters oder das Kramen in Aktenordnern ist damit Geschichte!

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Wir sind für Sie da

Michaela Knodt | HEAD OF SALES 

Bei Fragen zu unserem Produkt steht unser Team Ihnen gerne Rede und Antwort. Auch falls Sie einmal Hilfe brauchen, sind wir natürlich gerne für Sie da.

Erfolgsgeschichten mit etg24

"Bereits seit 9 Jahren nutzen wir das Kundenportal etg24 mit zunehmender Begeisterung als zentrale Kommunikationsplattform und digitales Verwalterbüro. Gerade in den vergangenen zwei Jahren, in denen persönliche Kontakte erheblich eingeschränkt werden mussten, waren wir sehr dankbar über die Möglichkeit, unseren Kunden alle wesentlichen Unterlagen digital über das Portal zur Verfügung stellen zu können. Ganz besonders begrüßen wir es, dass nun auch die in ihrer Bedeutung aufgewerteten Umlaufverfahren komfortabel über das Portal abgewickelt werden können. Auch mit der zwischenzeitlich neu geschaffenen „App-Funktion“ können wir die regelmäßigen Liegenschaftsbegehungen künftig effektiver ausführen und auswerten. Zudem wollen wir in diesem Jahr auch erste Versuche mit der Hybriden Eigentümerversammlung starten und freuen uns, dass dies jetzt auch über die neue Versammlungsfunktion in etg24 möglich ist."
Patrik Riesterer
Hausverwaltungen Riesterer
"Ein sehr gutes Tool, das permanent weiterentwickelt wird. Wir sind schon lange digital unterwegs, aber erst mit etg24 konnten wir die internen Abläufe in der Hausverwaltung perfektionieren. Das liegt auch daran, dass unsere Kunden mitziehen, weil die Bedienung intuitiv ist und keiner Handbücher bedarf. Einladung online mit allen Unterlagen automatisch zusammengefasst ist so unfassbar zeitsparend und auch die Umlaufbeschlüsse sind online eine Wohltat. Wir können hier nur Danke sagen und freuen uns schon auf weitere Neuerungen und die damit verbundene Zeitersparnis."
Friedrich J. Maier-Bode
"Ich bin total begeistert und es ist so, wie in der Schulung von Herrn Preißer angekündigt, die Eigentümer nehmen das Tool „Abstimmung“ gut an. Ich habe heute das erste schriftliche Umlaufverfahren in etg24 eröffnet und tatsächlich war nach 10 Minuten die erste Abstimmung eingetragen. Ich freue mich sehr über die Erweiterung."
Sandra Rudolph
AKV Immobilienverwaltungs GmbH
"etg24 stellt mit seiner Software ein hervorragendes und zeitgemäßes Tool für die digitale Immobilienverwaltung bereit. Die Zeitersparnis und die Erleichterung unseres Arbeitsalltags sind täglich spürbar. Auch den guten Support, der stets schnell und zuverlässig reagiert, möchten wir lobend hervorheben. Auch deshalb können wir sowohl die Firma als auch das Produkt etg24 uneingeschränkt weiterempfehlen."
Jacqueline Gill
Wüstenrot Haus- und Städtebau GmbH
"Unsere Kunden schätzen die Informationen und Kontaktmöglichkeiten sehr, da sie sich aufgrund des gut strukturierten Aufbaus sehr schnell zurechtfinden. Selbst Kunden und Redakteure des Unternehmens, die technisch nicht so versiert sind, kommen damit gut zurecht. Alles in allem können wir die Produkte von etg24 wirklich sehr empfehlen."
Ralf M. Ebinger
SGV Schwäbische Gebäudeverwaltung
"etg24 ist für uns weitaus mehr als nur eine cloudbasierte Datenbank. Aufgrund der immer größeren Anforderungen seitens unserer Kunden, kann über dieses Portal eine schnelle und transparente Bearbeitung verschiedenster Vorgänge erfolgen. Neben der Bereitstellung von Informationen und Unterlagen, welche unseren Kunden somit „rund um die Uhr“ abseits jeder Öffnungs- und Arbeitszeiten zur Verfügung stehen, lassen sich z. B. auch die z. T. komplexen Abläufe einer Sanierung über mehrere Monate in einem Vorgang komprimiert und für alle Kunden sowie Nutzer einsehbar übersichtlich darstellen. Aus diesen Gründen können wir etg24 mit bestem Wissen und Gewissen an sämtliche Kollegen weiterempfehlen."
Michael Keuter
Keuter Grundbesitzverwaltung GmbH
"etg24 hat unsere digitale Arbeitsweise in erheblichem Umfang positiv verändert und ist inzwischen zu einem vollständigen Archivierungstool für alle verwalteten Wohnungen geworden. Über 80 % unserer Eigentümer nutzen diese Plattform zur Kommunikation und die von uns regelmäßig bereitgestellten Informationen zu aktuellen Sachständen, bspw. bei der Beschlusserfüllung, der Beseitigung von Schäden und der Vorbereitung auf kommende Eigentümerversammlungen."
Joachim Sacher
GERBURG Grundstücks- und Hausverwaltungs GmbH

Das sagen Eigentümer und Mieter

„Mit der Gestaltung und der Nutzung des Infoportals etg24 bin ich persönlich sehr zufrieden. Es ist von unschätzbarem Vorteil, wenn man alle aktuellen und auch zeitlich zurückliegenden Daten und Informationen zur Immobilie jeder Zeit im Portal abrufen kann.“
Erhard W.
Eigentümer aus dem Raum Stuttgart
„Eine wirklich übersichtliche Plattform für den Eigentümer. Die Benutzeroberfläche ist intuitiv und einfach zu bedienen, alle Kategorien sind sinnvoll und übersichtlich angeordnet. Dokumente findet man ohne Aufwand. Ladezeiten und Stabilität sind ausgezeichnet.“
Cornelia S.
Eigentümerin aus Berlin