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Michaela Knodt | HEAD OF SALES
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Jeder Eigentümer nimmt die Versammlung durch seine eigenen Augen, beeinflusst durch individuelle Emotionen und Vorprägungen wahr. Eine sachgerechte, objektive Bewertung des Geschehens in einer Eigentümerversammlung erscheint dadurch beinahe unmöglich. Diese Problematik beseitigt das Protokoll der Eigentümerversammlung weitestgehend. Was genau ein Protokoll der Eigentümerversammlung ist, wie es aufgebaut ist und wie ein solches zu Stande kommt, wird im Folgenden erläutert.
Inhalt
Das Protokoll einer Eigentümerversammlung ist eine Niederschrift aller gefassten Beschlüsse, § 24 Abs. 6 S. 1 WEG. Neben den Beschlüssen selbst können im Protokoll auch andere wichtige Informationen, sowie gegebenenfalls der Ablauf der Diskussionen, die während einer Eigentümerversammlung stattgefunden haben, festgehalten werden. Das Protokoll der Eigentümerversammlung erfüllt damit zunächst Dokumentationszwecke. Es bleibt der Verwaltung und den Eigentümern auch noch Jahre nach der Versammlung möglich, den Hergang bestimmter Entscheidungen nachvollziehen zu können. Des Weiteren können sich auch Wohnungseigentümer, die an der konkreten Versammlung nicht persönlich teilgenommen haben, über die wesentlichen Punkte informieren. Es werden also auch Informationsinteressen der Eigentümerversammlung durch das Protokoll befriedigt.
Wer das Protokoll für die Eigentümerversammlung erstellen muss, ist im Wohnungseigentumsgesetz nicht geregelt, kann aber individualvertraglich – regelmäßig in der Gemeinschaftsordnung – durch die Eigentümer festgelegt werden. Erfolgt keine Vereinbarung, ist von einer Pflicht des Versammlungsvorsitzenden auszugehen. Versammlungsvorsitzender ist in der Regel der Verwalter der Gemeinschaft, § 24 Abs. 5 WEG.
Hinsichtlich etwaiger Vorgaben bezüglich des Inhalts des Protokolls für die Eigentümerversammlung ist das Gesetz sparsam. Eine verbindliche Regelung findet sich im WEG nicht. In der Praxis haben sich allerdings einige Punkte herauskristallisiert, die in einem Protokoll für die Eigentümerversammlung enthalten sein sollten. Dazu gehören:
Darüber hinaus können auch Zusammenfassungen über den Ablauf der Diskussionen, sowie etwaige Äußerungen der Eigentümer in das Protokoll der Eigentümerversammlung aufgenommen werden. Ein Anspruch der Eigentümer auf Aufnahme eines Diskussionsbeitrages besteht hingegen nicht. Dem Versammlungsvorsitzenden kommt insofern ein breites Ermessen hinsichtlich der Führung des Protokolls zu. Dabei hat er unrichtige oder verzerrte Darstellungen von Diskussionsbeiträgen, sowie die Aufnahme von beleidigenden Äußerungen zu unterlassen, ist ansonsten aber in der Gestaltung frei. Erstellt man zum ersten Mal ein Protokoll, lässt sich im Internet ein Protokoll für die Eigentümerversammlungen als Muster finden, welches man als Vorlage heranziehen kann.
Wann das Protokoll der Eigentümerversammlung vorliegen muss, ist nicht ausdrücklich geregelt. Das heißt, für das Protokoll der Eigentümerversammlung ist keine Frist normiert. Vielmehr wird in § 24 Abs. 6 S. 1 WEG nur auf die „unverzügliche“ Anfertigung eines Protokolls Bezug genommen. „Unverzüglich“ bedeutet ohne schuldhaftes Zögern, § 121 Abs. 1 S. 1 BGB. Konkret ist damit gemeint, dass das Protokoll so schnell wie möglich angefertigt werden muss. Diese Vorgabe ist regelmäßig dann eingehalten, wenn das Protokoll am nächsten Werktag, aber spätestens eine Woche vor Ablauf der Anfechtungsfrist, d.h. drei Wochen nach der Versammlung, vorliegt. Andernfalls wurde der Eigentümerversammlung das Protokoll zu spät vorgelegt.
Die Protokollierung eines gefassten Beschlusses ist keine Wirksamkeitsvoraussetzung. Ist das Protokoll der Eigentümerversammlung falsch, begründet dies keinen Anfechtungsgrund, es sei denn, es wurde durch die Gemeinschaft individualvertraglich etwas anderes vereinbart. Der einzelne Eigentümer hat nur einen Anspruch auf Berichtigung des Protokolls, wenn erhebliche Mängel ersichtlich sind. Wird das Protokoll der Eigentümerversammlung dann berichtigt, sind hiervon alle anderen Eigentümer zu unterrichten.
Alle Eigentümer haben ein Recht auf ein Protokoll zur Eigentümerversammlung. Ein besonderes Interesse ist hierfür nicht erforderlich. Dies folgt aus dem allgemeinen Einsichtsnahmerecht gem. § 18 Abs. 4 WEG. Weiterhin können die Eigentümer auch Dritte, insbesondere potentielle Erwerber einer Wohnung, zur Einsichtnahme ermächtigen. Neben der Einsicht in die Protokolle selbst, kann der Eigentümer auch die Fertigung von Kopien gegen Erstattung der Kosten von dem Verwalter verlangen.
Der Anspruch auf Einsichtnahme richtet sich gegen die Wohnungseigentümergemeinschaft, vertreten durch deren Organe und damit der Sache nach gegen die Hausverwaltung. Sofern nichts anderes vereinbart ist, hat die Einsichtnahme beim Verwalter während der allgemeinen Büro-Öffnungszeiten zu erfolgen. In Zeiten der Digitalisierung kann die Hausverwaltung das Protokoll auch einfach bequem in einem online Kundenportal wie etg24 hinterlegen. Rund um die Uhr haben die Eigentümer so die Möglichkeit, alle Dokumente in einem geschützten und datenschutzkonformen Portal einzusehen.
Digitale Immobilienverwaltung
Gem. § 24 Abs. 6 S. 2 WEG ist das Protokoll der Eigentümerversammlung von dem Vorsitzenden und einem Wohnungseigentümer und, falls ein Verwaltungsbeirat bestellt ist, auch von dessen Vorsitzenden oder seinem Vertreter zu unterzeichnen. Durch die Unterschrift gleich mehrerer Personen kommt dem Protokoll der Eigentümerversammlung eine hohe Beweiskraft zu, da dieses und die darin enthaltenen Informationen insofern von mehreren Personen bestätigt worden sind. Aufgrund dieser Beweisfunktion kann das Protokoll auch nur von Personen, die selbst an der Versammlung teilgenommen haben, unterzeichnet werden.
Kann eine Unterschrift nicht innerhalb des maßgeblichen Zeitraums („unverzüglich“) eingeholt werden, ist eine Nachholung grundsätzlich möglich. Das Fehlen einer Unterschrift macht die Beschlüsse weder nichtig, noch begründet sie deren Anfechtbarkeit. Das Fehlen hat nur eine Wirkung: Es deutet darauf hin, dass das Protokoll der konkreten Eigentümerversammlung unrichtig sein könnte, weil eine der genannten Personen ihre „Zustimmung“ in Form der Unterschrift nicht erbracht hat. Die Beweiskraft des Protokolls ist dann eingeschränkt.
Der Wortlaut des Gesetzes („Niederschrift“) könnte zunächst darauf hindeuten, dass das Protokoll für die Eigentümerversammlung in Papierform geführt werden muss. Im Zeitalter der Digitalisierung und aufgrund immer neuer technischer Möglichkeiten ist zweifellos, dass auch eine digitale „Niederschrift“ den Anforderungen genügt.
Es empfiehlt sich, das Protokoll übersichtlich und strukturiert zu gestalten. Außerdem sollte es klar und präzise formuliert sein. Selbstverständlich sollten alle wichtigen Informationen enthalten sein, um eine möglichst genaue Zusammenfassung der Sitzung zu erhalten. Hierbei empfiehlt es sich, das Dokument zu nummerieren und mithilfe von Abschnitten zu gliedern.
etg24 generiert automatisch nach jeder Eigentümerversammlung, die mithilfe der Hausverwaltungssoftware durchgeführt wurde, egal ob in Präsenz oder in Form einer Eigentümerversammlung Online, ein Protokoll für die Eigentümerversammlung.
etg24 ermöglicht es der Verwaltung, Abstimmungen direkt digital durchzuführen. Hierfür erhält jeder Eigentümer über das etg24-Kundenportal die Tagesordnungspunkte und kann dann einfach per Klick seine Stimme am Smartphone, Tablet oder Laptop digital abgeben. Hat ein Eigentümer kein derartiges Gerät zur Verfügung, kann der Versammlungsleiter das Abstimmungsverhalten des Eigentümers manuell in die Software eintragen. Egal ob nun digital abgestimmt wurde oder nicht, das Ergebnis wird von etg24 berechnet. Nachdem über alle Tagesordnungspunkte abgestimmt wurde, kann der Verwalter die digitale Versammlung beenden. etg24 generiert nun ein fertiges Protokoll der Eigentümerversammlung, welches alle wichtigen Informationen (s.o.) enthält. Dieses kann direkt danach digital von allen gem. § 24 Abs. 6 S. 2 WEG zur Unterschrift angehaltenen Personen elektronisch unterzeichnet werden. Abschließend speichert etg24 das Protokoll digital ab und stellt es für alle Eigentümer und dem Verwaltungsbeirat im Kundenportal online zur Verfügung.
Hiermit ist es zum einen leichter, die „unverzügliche“ Bereitstellung der Niederschrift zu ermöglichen, zum anderen unterlaufen insgesamt deutlich weniger Fehler bei der Erstellung des Protokolls für die Eigentümerversammlung, als wenn man dieses handschriftlich anfertigen müsste.
Das Protokoll der Eigentümerversammlung dient dazu, den Ablauf einer Eigentümerversammlung nachvollziehen zu können. Dadurch haben auch Eigentümer, welche nicht an der Versammlung teilnehmen konnten, die Möglichkeit, sich über die Geschehnisse zu informieren. Darüber hinaus kann man sich auch noch Jahre nach der Versammlung über diese informieren. Im digitalen Zeitalter wird dies durch die etg24-Software erleichtert. Das Protokoll der Eigentümerversammlung wird direkt nach der Versammlung digital erstellt und allen Berechtigten online dauerhaft zur Verfügung gestellt. etg24 ermöglicht ein effektives Dokumentenmanagement. Besuche im Büro des Hausverwalters oder das Kramen in Aktenordnern ist damit Geschichte!
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