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Michaela Knodt | HEAD OF SALES
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Im Rahmen des Wirtschaftsplans versucht der Verwalter die für die Verwaltung des Objekts im kommenden Jahr anfallenden Kosten zu kalkulieren. Anhand dieser Kalkulation haben die Eigentümer Vorschüsse zu entrichten (sog. Hausgeld), durch welche der Finanzbedarf der Wohnungseigentümergemeinschaft gedeckt werden soll. Kommt es allerdings dazu, dass die Hausgeldzahlungen nicht ausreichen, beispielsweise aufgrund unvorhergesehener Ausgaben, muss diese Liquiditätslücke durch sogenannte Sonderumlagen geschlossen werden. Wie eine solche zustande kommt, wer die hierfür erforderlichen Kosten zu tragen hat und weitere wichtige Informationen zur Sonderumlage werden im Folgenden erläutert.
Inhalt
Eine Sonderumlage dient dazu, unvorhergesehene, d.h. außerordentliche Kosten für das Gemeinschaftseigentum zu decken, die nicht durch die laufenden Rücklagen oder das Hausgeld finanziert werden können. Sie stellt insofern einen Nachtrag zum Wirtschaftsplan und den darin aufgeführten Ausgaben dar. Grundsätzlich hat sich im Falle einer Sonderumlage die finanzielle Lage nicht so entwickelt, wie dies am Anfang des Wirtschaftsjahres prognostiziert wurde.
Eine Sonderumlage kommt in verschiedenen Fällen in Betracht:
Für die Sonderumlage ist eine maximale Höhe gesetzlich nicht vorgeschrieben. Je nachdem, wofür die Sonderumlage beschlossen wird und wie groß die finanzielle Lücke bei der Wohnungseigentümergemeinschaft ist, kann der Betrag stark variieren. Die Höhe ist daher einzelfallabhängig.
Grundsätzlich wird die Höhe einer Sonderumlage durch die WEG in Form eines Beschlusses festgesetzt. In dem Beschluss müssen die Eigentümer die Beteiligungsquoten der Miteigentümer festsetzen oder zumindest den anzuwendenden Verteilungsschlüssel angeben. Geschieht dies nicht und können sich die Miteigentümer aufgrund dessen ihre Beteiligungsquote nicht aus dem Beschluss erschließen, ist dieser nichtig. Wird ein unzutreffender Verteilungsschlüssel angegeben, ist der Beschluss gem. § 44 Abs. 1 S. 1 Alt. 1 WEG anfechtbar.
Die auf die Sonderumlage zu leistenden Beträge dürfen nur zum Ausgleich von Verbindlichkeiten verwendet werden, die der Grund für die Umlage waren. Weiterhin muss der Beschluss angemessen sein und ordnungsmäßiger Verwaltung i.S.d. § 18 Abs. 2 Nr. 2 WEG entsprechen. Bei einer Liquiditätsumlage ist dies zu verneinen, wenn der Finanzbedarf auch anderweitig, beispielsweise durch Kreditaufnahme, Geltendmachung fälliger Ansprüche der Gemeinschaft oder durch Auflösung einer zu hohen Erhaltungsrücklage gedeckt werden könnte.
Eine Erhaltungsumlage entspricht nur ordnungsmäßiger Verwaltung, wenn die sie betreffende Maßnahme auch zeitnah durchgeführt werden soll. Kann mit der Maßnahme noch bis zur Aufstellung des nächsten Wirtschaftsplans gewartet werden, ist der Beschluss der Erhaltungsumlage rechtswidrig. Darüber hinaus entspricht eine Erhaltungsumlage nicht ordnungsmäßiger Verwaltung, wenn ausreichende Erhaltungsrücklagen bestehen, aus welchen die Erhaltungsmaßnahme finanziert werden könnte.
Ist die Höhe der Umlage unangemessen, ist der betreffende Beschluss anfechtbar.
Digitale Immobilienverwaltung
Für die Sonderumlage haften alle zum Zeitpunkt der Fälligkeit im Grundbuch als Eigentümer eingetragenen Personen (Fälligkeitstheorie). Kommt es zum Eigentümerwechsel, ist es folglich irrelevant, wer zum Zeitpunkt der Beschlussfassung Eigentümer der Miteigentumsanteile war. Für die Zahlungspflicht kommt es nur darauf an, wer bei Fälligkeit der Forderung Eigentümer der Miteigentumsanteile ist.
Die Haftungsquote richtet sich dann grundsätzlich nach dem Verteilungsschlüssel des § 16 Abs. 2 S. 1 WEG, wonach alle Eigentümer entsprechend ihrer Miteigentumsanteile (MEA) die Kostenlast zu tragen haben. Gem. § 16 Abs. 2 S. 2 WEG können die Eigentümer hiervon abweichende Vereinbarungen treffen (Bsp.: Die Sonderumlage muss pro Eigentumswohnung anteilig gezahlt werden). Die Zahlungspflicht des Eigentümers tritt unabhängig von seiner persönlichen Zustimmung zum Beschluss der Sonderumlage ein. Ausreichend ist vielmehr, dass der Beschluss mit der Mehrheit der Stimmen der Eigentümer gefasst wurde, § 25 Abs. 1 WEG:
Im Falle eines Mietverhältnisses kann man die Kosten der Sonderumlage nicht auf den Mieter umlegen. Die Pflicht zur Zahlung verbleibt beim Vermieter (= Eigentümer).
Die Fälligkeit der Sonderumlage wird grundsätzlich in der Eigentümerversammlung beschlossen. Insofern liegt eine gem. § 28 Abs. 3 WEG von den Grundsätzen des bürgerlichen Gesetzbuches abweichende Entscheidung durch die Eigentümer vor. Beschließen die Eigentümer nicht über die Fälligkeit der Sonderumlage, kommt § 271 Abs. 1 BGB zur Anwendung. Hiernach ist die Sonderumlage „sofort“ fällig.
Eine rückwirkende Fälligkeit kann nicht beschlossen werden. Werden die zusätzlichen Mittel aus der Umlage verwendet, ist dies in der Jahresabrechnung darzustellen.
Grundsätzlich gilt: Sonderumlagen sind steuerlich nicht absetzbar. Allerdings können hiervon im Einzelfall Abweichungen bestehen. Daher sollte stets ein Steuerexperte bei steuerlichen Fragen zu Rate gezogen werden.
Häufig sind Eigentümer finanziell nicht in der Lage, die kurzfristigen, außerplanmäßigen Forderungen zu erfüllen. Viele stellen sich dann die Frage: „Ich kann die Sonderumlage nicht zahlen, was nun?“
Ist absehbar, dass man die Sonderumlage nicht erbringen kann, sollte man dies der Eigentümergemeinschaft – vertreten durch den Verwalter (§ 9b Abs. 1 WEG) – mitteilen, sodass eine einvernehmliche Lösung gefunden werden kann. Gemeinsam sollten Möglichkeiten wie Ratenzahlung oder Finanzierungsoptionen erörtert werden. Grundsätzlich sollte der zahlungsunfähige Eigentümer zunächst ein Darlehen aufnehmen, um das Insolvenzrisiko von der Gemeinschaft auf die Bank zu übertragen. Scheitert auch dies, beispielsweise an fehlender Kreditwürdigkeit des Eigentümers, haben die übrigen Eigentümer die fehlende Summe entsprechend ihrer Miteigentumsanteile (§ 16 Abs. 2 S. 1 WEG) zu tragen (Ausfalldeckungsumlage).
Da eine Sonderumlage dazu dient, unvorhergesehene, außerplanmäßige Kosten abzudecken, ist es schwierig, sich als einzelner Eigentümer auf eine solche vorzubereiten.
Eine effektive Möglichkeit wäre dafür zu sorgen, dass der Eigentümergemeinschaft genügend Liquidität in Form von Instandhaltungsrücklagen zur Verfügung steht. Derartige Rücklagen können von den Eigentümern in der Eigentümergemeinschaft beschlossen werden. Liegt eine solche vor, kann die Eigentümergemeinschaft die Finanzierung der Maßnahme über die Rücklage beschließen und muss hierfür nicht ihre Eigentümer in Anspruch nehmen.
Eine zweite Möglichkeit stellt die genaue Überwachung der Immobilie dar. Hierfür verantwortlich ist grundsätzlich die Immobilienverwaltung. Die Eigentümer haben insofern also einen kompetenten Verwalter zu bestellen. Der Verwalter kann frühzeitig erforderliche Reparaturen an der Immobilie oder Ähnliches erkennen und die Eigentümer hierüber informieren, sodass diese von den Kosten nicht überrascht werden.
Über die digitale Hausverwalter Software von etg24 können Beschlüsse hinsichtlich einer Sonderumlage einfach digital im Rahmen einer Eigentümerversammlung Online oder eines Umlaufbeschlusses gefasst werden. Hierdurch kann kurzfristig auf anfallende Kosten reagiert und die Liquidität der Eigentümergemeinschaft flexibel gestaltet werden.
Nachdem ein Beschluss über die Sonderumlage gefasst wurde, können die Eigentümer diesen über die Software online einsehen und sich über ihren zu zahlenden Betrag informieren. Ist nicht der konkrete Betrag, sondern der Verteilungsschlüssel angegeben – beispielsweise nach Miteigentumsanteilen gem. § 16 Abs. 2 S. 1 WEG – können sich die Eigentümer über ihre Miteigentumsanteile in der Software informieren.
Kommt es zu Änderungen hinsichtlich der Sonderumlage, werden die Eigentümer auch hierüber in der Software im Rahmen der Benachrichtigungsfunktion informiert.
Die Sonderumlage dient dazu, Liquiditätslücken der Eigentümergemeinschaft zu schließen und deren Schuldendeckungsfähigkeit – d.h. die Fähigkeit, fällige Verbindlichkeiten zu erfüllen – zu gewährleisten. Zu unterscheiden sind grundsätzlich die Liquiditätsumlage und die Erhaltungsumlage. Beide bedürfen eines Beschlusses der Eigentümerversammlung und müssen ordnungsmäßiger Verwaltung entsprechen. Ist dies nicht der Fall sind die Beschlüsse anfechtbar oder sogar nichtig (§ 23 Abs. 4 WEG).
Eine durch die WEG beschlossene Sonderumlage ist sofort fällig (§ 271 I BGB), sofern nicht durch die Eigentümer Abweichendes vereinbart wurde. Jeder Eigentümer haftet grundsätzlich entsprechend seiner Miteigentumsanteile, § 16 Abs. 2 S. 1 WEG. Kann ein Eigentümer seinen Anteil an der Sonderumlage nicht erbringen, müssen die anderen Eigentümer für diesen, wiederum entsprechend ihrer Miteigentumsanteile, einspringen. Um von anfallenden Kosten nicht überrascht zu werden, sollte jede Eigentümergemeinschaft eine Instandhaltungsrücklage beschließen, mithilfe derer Reparaturmaßnahmen und Ähnliches finanziert werden kann. Außerdem sollte der Verwalter die Immobilie stets überwachen, um frühzeitig erforderliche Maßnahmen erkennen und den Eigentümern mitteilen zu können.
Um feststellen zu können, welche Kosten für die Verwaltung einer Immobilie von der Gemeinschaft aufgebracht werden müssen und ob die finanziellen Mittel der WEG hierfür ausreichen, hat der Buchhalter alle geschäftlichen Aktivitäten zu dokumentieren. Wer die Aufgabe der WEG Buchhaltung wahrnimmt, welche Dokumente hierfür erforderlich sind und mit welchen Tools die WEG Buchhaltung erleichtert werden kann, wird in diesem Beitrag erläutert.
Im Verwaltervertrag werden die Rechte und Pflichten der Hausverwaltung niedergeschrieben. Wie ein solcher Vertrag zustande kommt, welche Rechtsnatur der Verwaltervertrag einer WEG hat und welcher Inhalt vereinbart werden sollte, wird in diesem Blogbeitrag erläutert.
Seit der Einführung des Wohnungseigentumsgesetzes im Jahre 1951, kann an Wohnungen individuell Eigentum begründet werden. Dieses Eigentum kann entsprechend den §§ 873, 925 BGB auch übertragen werden, sodass es innerhalb von Wohnungseigentümergemeinschaften zu Eigentümerwechseln kommen kann. Wie ein solcher Eigentümerwechsel abläuft, welche rechtlichen Vorgaben zu beachten sind und wie sich der Eigentümerwechsel auf ein Mietverhältnis auswirkt, wird in diesem Beitrag erläutert.
Michaela Knodt | HEAD OF SALES
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