Sonderumlage in einer Eigentümergemeinschaft

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Sicherstellung der Liquidität einer Wohnungseigentümergemeinschaft

Im Rahmen des Wirtschaftsplans versucht der Verwalter die für die Verwaltung des Objekts im kommenden Jahr anfallenden Kosten zu kalkulieren. Anhand dieser Kalkulation haben die Eigentümer Vorschüsse zu entrichten (sog. Hausgeld), durch welche der Finanzbedarf der Wohnungseigentümergemeinschaft gedeckt werden soll. Kommt es allerdings dazu, dass die Hausgeldzahlungen nicht ausreichen, beispielsweise aufgrund unvorhergesehener Ausgaben, muss diese Liquiditätslücke durch sogenannte Sonderumlagen geschlossen werden. Wie eine solche zustande kommt, wer die hierfür erforderlichen Kosten zu tragen hat und weitere wichtige Informationen zur Sonderumlage werden im Folgenden erläutert.

1. Wozu dient eine Sonderumlage?

Eine Sonderumlage dient dazu, unvorhergesehene, d.h. außerordentliche Kosten für das Gemeinschaftseigentum zu decken, die nicht durch die laufenden Rücklagen oder das Hausgeld finanziert werden können. Sie stellt insofern einen Nachtrag zum Wirtschaftsplan und den darin aufgeführten Ausgaben dar. Grundsätzlich hat sich im Falle einer Sonderumlage die finanzielle Lage nicht so entwickelt, wie dies am Anfang des Wirtschaftsjahres prognostiziert wurde. 

Eine Sonderumlage kommt in verschiedenen Fällen in Betracht:

  • Üblicherweise wird sie beschlossen, wenn unvorhergesehene Ausgaben auftreten oder Eigentümer ihren Anteil am Hausgeld nicht bezahlen können. Die Umlage dient dann dazu, die Liquidität der Gemeinschaft sicherzustellen (sog. Liquiditätsumlage). 
  • Die Eigentümer können eine Sonderumlage aber auch beschließen, wenn bestimmte Erhaltungsmaßnahmen an der Immobilie erforderlich werden und die dafür geschaffenen Rücklagen (i.d.R. Instandhaltungsrücklage) nicht ausreichend sind (sog. Erhaltungsumlage).

2. Wie hoch darf eine Sonderumlage sein?

Für die Sonderumlage ist eine maximale Höhe gesetzlich nicht vorgeschrieben. Je nachdem, wofür die Sonderumlage beschlossen wird und wie groß die finanzielle Lücke bei der Wohnungseigentümergemeinschaft ist, kann der Betrag stark variieren. Die Höhe ist daher einzelfallabhängig.

Grundsätzlich wird die Höhe einer Sonderumlage durch die WEG in Form eines Beschlusses festgesetzt. In dem Beschluss müssen die Eigentümer die Beteiligungsquoten der Miteigentümer festsetzen oder zumindest den anzuwendenden Verteilungsschlüssel angeben. Geschieht dies nicht und können sich die Miteigentümer aufgrund dessen ihre Beteiligungsquote nicht aus dem Beschluss erschließen, ist dieser nichtig. Wird ein unzutreffender Verteilungsschlüssel angegeben, ist der Beschluss gem. § 44 Abs. 1 S. 1 Alt. 1 WEG anfechtbar.

Die auf die Sonderumlage zu leistenden Beträge dürfen nur zum Ausgleich von Verbindlichkeiten verwendet werden, die der Grund für die Umlage waren. Weiterhin muss der Beschluss angemessen sein und ordnungsmäßiger Verwaltung i.S.d. § 18 Abs. 2 Nr. 2 WEG entsprechen. Bei einer Liquiditätsumlage ist dies zu verneinen, wenn der Finanzbedarf auch anderweitig, beispielsweise durch Kreditaufnahme, Geltendmachung fälliger Ansprüche der Gemeinschaft oder durch Auflösung einer zu hohen Erhaltungsrücklage gedeckt werden könnte. 

Eine Erhaltungsumlage entspricht nur ordnungsmäßiger Verwaltung, wenn die sie betreffende Maßnahme auch zeitnah durchgeführt werden soll. Kann mit der Maßnahme noch bis zur Aufstellung des nächsten Wirtschaftsplans gewartet werden, ist der Beschluss der Erhaltungsumlage rechtswidrig. Darüber hinaus entspricht eine Erhaltungsumlage nicht ordnungsmäßiger Verwaltung, wenn ausreichende Erhaltungsrücklagen bestehen, aus welchen die Erhaltungsmaßnahme finanziert werden könnte. 

Ist die Höhe der Umlage unangemessen, ist der betreffende Beschluss anfechtbar. 

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3. Wer muss die Sonderumlage bezahlen?

Für die Sonderumlage haften alle zum Zeitpunkt der Fälligkeit im Grundbuch als Eigentümer eingetragenen Personen (Fälligkeitstheorie). Kommt es zum Eigentümerwechsel, ist es folglich irrelevant, wer zum Zeitpunkt der Beschlussfassung Eigentümer der Miteigentumsanteile war. Für die Zahlungspflicht kommt es nur darauf an, wer bei Fälligkeit der Forderung Eigentümer der Miteigentumsanteile ist.

Die Haftungsquote richtet sich dann grundsätzlich nach dem Verteilungsschlüssel des § 16 Abs. 2 S. 1 WEG, wonach alle Eigentümer entsprechend ihrer Miteigentumsanteile (MEA) die Kostenlast zu tragen haben. Gem. § 16 Abs. 2 S. 2 WEG können die Eigentümer hiervon abweichende Vereinbarungen treffen (Bsp.: Die Sonderumlage muss pro Eigentumswohnung anteilig gezahlt werden). Die Zahlungspflicht des Eigentümers tritt unabhängig von seiner persönlichen Zustimmung zum Beschluss der Sonderumlage ein. Ausreichend ist vielmehr, dass der Beschluss mit der Mehrheit der Stimmen der Eigentümer gefasst wurde, § 25 Abs. 1 WEG:

Im Falle eines Mietverhältnisses kann man die Kosten der Sonderumlage nicht auf den Mieter umlegen. Die Pflicht zur Zahlung verbleibt beim Vermieter (= Eigentümer).

4. Wann wird die Sonderumlage fällig?

Die Fälligkeit der Sonderumlage wird grundsätzlich in der Eigentümerversammlung beschlossen. Insofern liegt eine gem. § 28 Abs. 3 WEG von den Grundsätzen des bürgerlichen Gesetzbuches abweichende Entscheidung durch die Eigentümer vor. Beschließen die Eigentümer nicht über die Fälligkeit der Sonderumlage, kommt § 271 Abs. 1 BGB zur Anwendung. Hiernach ist die Sonderumlage „sofort“ fällig.

Eine rückwirkende Fälligkeit kann nicht beschlossen werden. Werden die zusätzlichen Mittel aus der Umlage verwendet, ist dies in der Jahresabrechnung darzustellen. 

5. Ist eine Sonderumlage steuerlich absetzbar?

Grundsätzlich gilt: Sonderumlagen sind steuerlich nicht absetzbar. Allerdings können hiervon im Einzelfall Abweichungen bestehen. Daher sollte stets ein Steuerexperte bei steuerlichen Fragen zu Rate gezogen werden. 

6. Was kann man tun, wenn man die Sonderumlage nicht bezahlen kann?

Häufig sind Eigentümer finanziell nicht in der Lage, die kurzfristigen, außerplanmäßigen Forderungen zu erfüllen. Viele stellen sich dann die Frage: „Ich kann die Sonderumlage nicht zahlen, was nun?“ 

Ist absehbar, dass man die Sonderumlage nicht erbringen kann, sollte man dies der Eigentümergemeinschaft – vertreten durch den Verwalter (§ 9b Abs. 1 WEG) – mitteilen, sodass eine einvernehmliche Lösung gefunden werden kann. Gemeinsam sollten Möglichkeiten wie Ratenzahlung oder Finanzierungsoptionen erörtert werden. Grundsätzlich sollte der zahlungsunfähige Eigentümer zunächst ein Darlehen aufnehmen, um das Insolvenzrisiko von der Gemeinschaft auf die Bank zu übertragen. Scheitert auch dies, beispielsweise an fehlender Kreditwürdigkeit des Eigentümers, haben die übrigen Eigentümer die fehlende Summe entsprechend ihrer Miteigentumsanteile (§ 16 Abs. 2 S. 1 WEG) zu tragen (Ausfalldeckungsumlage).

7. Wie kann man sich auf eine Sonderumlage vorbereiten?

Da eine Sonderumlage dazu dient, unvorhergesehene, außerplanmäßige Kosten abzudecken, ist es schwierig, sich als einzelner Eigentümer auf eine solche vorzubereiten. 

Eine effektive Möglichkeit wäre dafür zu sorgen, dass der Eigentümergemeinschaft genügend Liquidität in Form von Instandhaltungsrücklagen zur Verfügung steht. Derartige Rücklagen können von den Eigentümern in der Eigentümergemeinschaft beschlossen werden. Liegt eine solche vor, kann die Eigentümergemeinschaft die Finanzierung der Maßnahme über die Rücklage beschließen und muss hierfür nicht ihre Eigentümer in Anspruch nehmen. 

Eine zweite Möglichkeit stellt die genaue Überwachung der Immobilie dar. Hierfür verantwortlich ist grundsätzlich die Immobilienverwaltung. Die Eigentümer haben insofern also einen kompetenten Verwalter zu bestellen. Der Verwalter kann frühzeitig erforderliche Reparaturen an der Immobilie oder Ähnliches erkennen und die Eigentümer hierüber informieren, sodass diese von den Kosten nicht überrascht werden. 

8. Was sollte man noch über die Sonderumlage bei etg24 wissen?

Über die digitale Hausverwalter Software von etg24 können Beschlüsse hinsichtlich einer Sonderumlage einfach digital im Rahmen einer Eigentümerversammlung Online oder eines Umlaufbeschlusses gefasst werden. Hierdurch kann kurzfristig auf anfallende Kosten reagiert und die Liquidität der Eigentümergemeinschaft flexibel gestaltet werden. 

Nachdem ein Beschluss über die Sonderumlage gefasst wurde, können die Eigentümer diesen über die Software online einsehen und sich über ihren zu zahlenden Betrag informieren. Ist nicht der konkrete Betrag, sondern der Verteilungsschlüssel angegeben – beispielsweise nach Miteigentumsanteilen gem. § 16 Abs. 2 S. 1 WEG – können sich die Eigentümer über ihre Miteigentumsanteile in der Software informieren. 

Kommt es zu Änderungen hinsichtlich der Sonderumlage, werden die Eigentümer auch hierüber in der Software im Rahmen der Benachrichtigungsfunktion informiert.

9. Fazit

Die Sonderumlage dient dazu, Liquiditätslücken der Eigentümergemeinschaft zu schließen und deren Schuldendeckungsfähigkeit – d.h. die Fähigkeit, fällige Verbindlichkeiten zu erfüllen – zu gewährleisten. Zu unterscheiden sind grundsätzlich die Liquiditätsumlage und die Erhaltungsumlage. Beide bedürfen eines Beschlusses der Eigentümerversammlung und müssen ordnungsmäßiger Verwaltung entsprechen. Ist dies nicht der Fall sind die Beschlüsse anfechtbar oder sogar nichtig (§ 23 Abs. 4 WEG).

Eine durch die WEG beschlossene Sonderumlage ist sofort fällig (§ 271 I BGB), sofern nicht durch die Eigentümer Abweichendes vereinbart wurde. Jeder Eigentümer haftet grundsätzlich entsprechend seiner Miteigentumsanteile, § 16 Abs. 2 S. 1 WEG. Kann ein Eigentümer seinen Anteil an der Sonderumlage nicht erbringen, müssen die anderen Eigentümer für diesen, wiederum entsprechend ihrer Miteigentumsanteile, einspringen. Um von anfallenden Kosten nicht überrascht zu werden, sollte jede Eigentümergemeinschaft eine Instandhaltungsrücklage beschließen, mithilfe derer Reparaturmaßnahmen und Ähnliches finanziert werden kann. Außerdem sollte der Verwalter die Immobilie stets überwachen, um frühzeitig erforderliche Maßnahmen erkennen und den Eigentümern mitteilen zu können. 

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Wir sind für Sie da

Michaela Knodt | HEAD OF SALES 

Bei Fragen zu unserem Produkt steht unser Team Ihnen gerne Rede und Antwort. Auch falls Sie einmal Hilfe brauchen, sind wir natürlich gerne für Sie da.

Erfolgsgeschichten mit etg24

"Bereits seit 9 Jahren nutzen wir das Kundenportal etg24 mit zunehmender Begeisterung als zentrale Kommunikationsplattform und digitales Verwalterbüro. Gerade in den vergangenen zwei Jahren, in denen persönliche Kontakte erheblich eingeschränkt werden mussten, waren wir sehr dankbar über die Möglichkeit, unseren Kunden alle wesentlichen Unterlagen digital über das Portal zur Verfügung stellen zu können. Ganz besonders begrüßen wir es, dass nun auch die in ihrer Bedeutung aufgewerteten Umlaufverfahren komfortabel über das Portal abgewickelt werden können. Auch mit der zwischenzeitlich neu geschaffenen „App-Funktion“ können wir die regelmäßigen Liegenschaftsbegehungen künftig effektiver ausführen und auswerten. Zudem wollen wir in diesem Jahr auch erste Versuche mit der Hybriden Eigentümerversammlung starten und freuen uns, dass dies jetzt auch über die neue Versammlungsfunktion in etg24 möglich ist."
Patrik Riesterer
Hausverwaltungen Riesterer
"Ein sehr gutes Tool, das permanent weiterentwickelt wird. Wir sind schon lange digital unterwegs, aber erst mit etg24 konnten wir die internen Abläufe in der Hausverwaltung perfektionieren. Das liegt auch daran, dass unsere Kunden mitziehen, weil die Bedienung intuitiv ist und keiner Handbücher bedarf. Einladung online mit allen Unterlagen automatisch zusammengefasst ist so unfassbar zeitsparend und auch die Umlaufbeschlüsse sind online eine Wohltat. Wir können hier nur Danke sagen und freuen uns schon auf weitere Neuerungen und die damit verbundene Zeitersparnis."
Friedrich J. Maier-Bode
"Ich bin total begeistert und es ist so, wie in der Schulung von Herrn Preißer angekündigt, die Eigentümer nehmen das Tool „Abstimmung“ gut an. Ich habe heute das erste schriftliche Umlaufverfahren in etg24 eröffnet und tatsächlich war nach 10 Minuten die erste Abstimmung eingetragen. Ich freue mich sehr über die Erweiterung."
Sandra Rudolph
AKV Immobilienverwaltungs GmbH
"etg24 stellt mit seiner Software ein hervorragendes und zeitgemäßes Tool für die digitale Immobilienverwaltung bereit. Die Zeitersparnis und die Erleichterung unseres Arbeitsalltags sind täglich spürbar. Auch den guten Support, der stets schnell und zuverlässig reagiert, möchten wir lobend hervorheben. Auch deshalb können wir sowohl die Firma als auch das Produkt etg24 uneingeschränkt weiterempfehlen."
Jacqueline Gill
Wüstenrot Haus- und Städtebau GmbH
"Unsere Kunden schätzen die Informationen und Kontaktmöglichkeiten sehr, da sie sich aufgrund des gut strukturierten Aufbaus sehr schnell zurechtfinden. Selbst Kunden und Redakteure des Unternehmens, die technisch nicht so versiert sind, kommen damit gut zurecht. Alles in allem können wir die Produkte von etg24 wirklich sehr empfehlen."
Ralf M. Ebinger
SGV Schwäbische Gebäudeverwaltung
"etg24 ist für uns weitaus mehr als nur eine cloudbasierte Datenbank. Aufgrund der immer größeren Anforderungen seitens unserer Kunden, kann über dieses Portal eine schnelle und transparente Bearbeitung verschiedenster Vorgänge erfolgen. Neben der Bereitstellung von Informationen und Unterlagen, welche unseren Kunden somit „rund um die Uhr“ abseits jeder Öffnungs- und Arbeitszeiten zur Verfügung stehen, lassen sich z. B. auch die z. T. komplexen Abläufe einer Sanierung über mehrere Monate in einem Vorgang komprimiert und für alle Kunden sowie Nutzer einsehbar übersichtlich darstellen. Aus diesen Gründen können wir etg24 mit bestem Wissen und Gewissen an sämtliche Kollegen weiterempfehlen."
Michael Keuter
Keuter Grundbesitzverwaltung GmbH
"etg24 hat unsere digitale Arbeitsweise in erheblichem Umfang positiv verändert und ist inzwischen zu einem vollständigen Archivierungstool für alle verwalteten Wohnungen geworden. Über 80 % unserer Eigentümer nutzen diese Plattform zur Kommunikation und die von uns regelmäßig bereitgestellten Informationen zu aktuellen Sachständen, bspw. bei der Beschlusserfüllung, der Beseitigung von Schäden und der Vorbereitung auf kommende Eigentümerversammlungen."
Joachim Sacher
GERBURG Grundstücks- und Hausverwaltungs GmbH

Das sagen Eigentümer und Mieter

„Mit der Gestaltung und der Nutzung des Infoportals etg24 bin ich persönlich sehr zufrieden. Es ist von unschätzbarem Vorteil, wenn man alle aktuellen und auch zeitlich zurückliegenden Daten und Informationen zur Immobilie jeder Zeit im Portal abrufen kann.“
Erhard W.
Eigentümer aus dem Raum Stuttgart
„Eine wirklich übersichtliche Plattform für den Eigentümer. Die Benutzeroberfläche ist intuitiv und einfach zu bedienen, alle Kategorien sind sinnvoll und übersichtlich angeordnet. Dokumente findet man ohne Aufwand. Ladezeiten und Stabilität sind ausgezeichnet.“
Cornelia S.
Eigentümerin aus Berlin