Beschlussfassung einer WEG

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Die Handlungsform der Eigentümergemeinschaft

In einer Wohnungseigentümergemeinschaft wohnen verschiedene Eigentümer gemeinsam unter einem Dach. Sie teilen sich ein Objekt, über welches sie nur gemeinschaftlich entscheiden können. Probleme müssen gemeinsam erörtert und gelöst werden. Um unterschiedliche Vorstellungen zusammenzubringen und möglichst die Interessen aller Eigentümer wahrnehmen zu können, entscheidet die Wohnungseigentümergemeinschaft in Form von Beschlüssen. Wie Beschlüsse zu Stande kommen, welche Art von Beschlüssen es gibt und wie die Beschlussfassung in einer WEG abläuft, wird in diesem Beitrag erläutert.

1. Was ist eine Beschlussfassung der WEG?

Bei der Beschlussfassung einer WEG geht es um die Verwaltung des Gemeinschaftseigentums. Im Rahmen der Beschlussfassung der WEG können Eigentümer ihre Mitwirkungsrechte nach § 19 Abs. 1 WEG an der gemeinschaftlichen Verwaltung des Objekts (§ 18 Abs. 1 WEG) ausüben. Hierbei werden in Form von Beschlüssen Angelegenheiten wie Instandhaltungen oder Reparaturen des gemeinsamen Objekts, welche der Eigentümer – anders als beim Sondereigentum – nicht alleine treffen kann, geregelt. Die Beschlussfassung in der WEG stellt folglich einen demokratischen Willensbildungsprozess innerhalb der Eigentümergemeinschaft sicher und richtet die Verwaltung des Objekts an den Vorstellungen der Mehrheit der Eigentümer aus.

Beschlüsse können in verschiedenen Formen auftreten:

  • Positivbeschluss: Mehrheitliche Annahme eines Beschlussantrags.
  • Negativbeschluss: Mehrheitliche Ablehnung eines Beschlussantrags. Hier erfolgt keine Änderung der rechtlichen oder tatsächlichen Verhältnisse der WEG. Dennoch hat auch ein Negativbeschluss aufgrund der verbindlichen Willensbildung der Gemeinschaft Beschlussqualität.
    • Abzugrenzen ist der Negativbeschluss zum Positivbeschluss mit negativem Regelungsinhalt. Dieser Beschluss ist darauf gerichtet, etwas Bestimmtes nicht zu tun. Mit anderen Worten wird ein negativer Beschlussantrag positiv beschieden.
      Beispiel: Zustimmung zur Aussetzung einer Baumaßnahme

  • Geschäftsordnungsbeschluss: Regeln den Ablauf einer Eigentümerversammlung

Grundsätzlich erfolgt die Beschlussfassung einer WEG mit einfacher Mehrheit § 25 Abs. 1 WEG (sog. Mehrheitsbeschlüsse). Für die Beschlussfassung der WEG ist es neu, dass kein Beschlussfähigkeitsquorum mehr erforderlich ist. Das bedeutet, dass die Eigentümerversammlung bereits dann Beschlüsse fassen kann, wenn nur ein einzelner Eigentümer an der Versammlung teilnimmt. 

Eine Ausnahme sieht § 21 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 WEG vor. Wenn für eine bauliche Veränderung die Kosten auf alle Wohnungseigentümer nach dem Verhältnis ihrer Anteile umgelegt werden sollen, wird eine doppelt qualifizierte Mehrheit benötigt. Danach müssen mehr als 2/3 aller abgegebenen Stimmen zustimmen und dabei die Hälfte aller Miteigentumsanteile repräsentieren. 

Die gefassten Beschlüsse sind für alle Wohnungseigentümer (§ 14 Abs. 1 Nr. 1 WEG) und die Gemeinschaft selbst bindend. Sie werden vom Verwalter ausgeführt und umgesetzt.

2. Wie grenzt man zwischen der Beschlussfassung einer WEG und einer Vereinbarung ab?

Ein Beschluss ist von einer Vereinbarung nach § 10 WEG abzugrenzen. Während eine Vereinbarung ein schuldrechtlicher Vertrag ist, welcher der Zustimmung aller Wohnungseigentümer bedarf, ist die Beschlussfassung der WEG ein Rechtsgeschäft eigener Art, für welches in den meisten Fällen eine einfache Mehrheit ausreichend ist. 

Vereinbarungen ergänzen oder ändern gesetzliche Vorgaben (sofern diese abdingbar sind) und regeln damit die Rahmenbedingungen einer Wohnungseigentümergemeinschaft. Die Beschlussfassung in einer WEG hingegen dient der Regelung alltäglicher Fragen. Bei Beschlüssen geht es um die ordnungsgemäße Verwaltung im Sinne des § 19 WEG.

Vereinbarungen unterliegen keinen Formvorgaben, auch wenn diese in den meisten Fällen aufgrund von andernfalls auftretenden Beweisschwierigkeiten zumindest schriftlich abgeschlossen werden. Meistens werden Vereinbarungen außerdem im Grundbuch eingetragen, um deren Wirksamkeit auch gegenüber nachfolgenden Eigentümern, welche eine Sondereigentumseinheit erwerben, sicherzustellen, § 10 Abs. 3 S. 1 WEG. Demgegenüber normiert das WEG-Gesetz für die Beschlussfassung in den §§ 23-25 bestimmte Vorgaben. Es muss insbesondere eine Niederschrift über die in der Versammlung gefassten Beschlüsse angefertigt, § 24 Abs. 6 WEG, und eine Beschlusssammlung entsprechend § 24 Abs. 7 WEG geführt werden. Darüber hinaus werden aber auch bei „normalen“ Beschlüssen keine Formvorgaben wie Schrift- oder Textform vorgegeben.

Eine Vereinbarung kann nur nichtig oder wirksam sein. Ein Beschluss hingegen kann darüber hinaus rechtswidrig sein. Rechtswidrige Beschlüsse können angefochten werden.

3. Vorbereitung einer Beschlussfassung der WEG

Grundsätzlich ist der Rahmen für die Beschlussfassung der WEG eine Versammlung, die sogenannte Eigentümerversammlung (§ 23 Abs. 1). Daneben besteht die Möglichkeit eines Umlaufverfahrens, an dessen Ende ein Umlaufbeschluss steht, § 23 Abs. 3 S. 1 WEG. Die meisten Beschlüsse werden in der Eigentümerversammlung gefasst.

Die Eigentümerversammlung ist zunächst einzuberufen, d.h. die Versammlung muss angekündigt und alle Eigentümer müssen eingeladen werden. Dies erfolgt grundsätzlich durch den Verwalter und richtet sich nach den Vorgaben des § 24 Abs. 1-4 WEG. Mit der Einberufung sind insbesondere die Beschlussgegenstände der konkreten Versammlung (Tagesordnung) bekannt zu geben, § 23 Abs. 2 WEG. 

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4. Ablauf einer Beschlussfassung der WEG im Rahmen einer Eigentümerversammlung

In der Versammlung wird ein Tagesordnungspunkt nach dem anderen aufgerufen und von den Eigentümern beraten. Im Anschluss wird über den Antrag auf Beschlussfassung der WEG abgestimmt. Dieser muss hinreichend bestimmt sein, sodass alle Eigentümer mit „Ja“ oder „Nein“ über den Sachverhalt entscheiden können. Die anschließende Abstimmung erfolgt nach dem durch Vereinbarung, Geschäftsordnungsbeschluss oder den Verwalter selbst bestimmten Verfahren, regelmäßig durch Handzeichen, Stimmzettel oder digital per Smartphone. Im Rahmen dieser Abstimmung hat jeder Eigentümer eine Stimme. Der Gesetzgeber sieht nach § 25 Abs. 2 S. 1 WEG das sog. „Kopfstimmprinzip“ vor. In der Teilungserklärung der WEG kann jedoch ein anderes Stimmrecht geregelt sein. 

Nachdem jeder seine Stimme abgegeben hat, zählt der Versammlungsleiter bzw. seine verwendete Software, wie beispielsweise etg24, die Stimmen aus und stellt das Ergebnis fest. Ein Beschluss wurde angenommen, wenn die erforderliche Mehrheit, in der Regel eine einfache Mehrheit, d.h. mehr Ja- als Nein-Stimmen, vorliegt, § 25 I WEG. Die Beschlussfassung der WEG wird mit Verkündung des Ergebnisses wirksam. 

Über die in einer Eigentümerversammlung gefassten Beschlüsse ist ein Protokoll anzufertigen, § 24 Abs. 6 S. 1 WEG. Dieses stellt allerdings keine Wirksamkeitsvoraussetzung für die Beschlussfassung einer WEG dar, sofern nichts anderes durch Vereinbarung geregelt worden ist. Die getroffenen Beschlüsse sind ferner in eine Sammlung aufzunehmen, welche den Anforderungen des § 24 Abs. 7 WEG entsprechen muss. 

Getroffene Beschlüsse können von den Eigentümern angefochten werden.

5. Was muss ein Beschluss enthalten?

Ein Beschluss selbst ist nur die Zustimmung, beziehungsweise die Ablehnung der Eigentümer hinsichtlich eines konkreten Beschlussgegenstandes. Der Beschluss als solcher ist folglich nur die Handlungsform der Eigentümerversammlung. 

Über die getroffenen Beschlüsse ist eine Beschluss-Sammlung zu führen. Eine solche konnte früher viel Zeit und Arbeitsaufwand in Anspruch nehmen. In Zeiten der Digitalisierung wird die Beschluss-Sammlung einfach online, mithilfe der etg24-Software nach jeder Versammlung automatisch erstellt und sofort für die Eigentümer zur Verfügung gestellt. Welche Angaben diese enthalten muss, ist in § 24 Abs. 7 WEG geregelt. Zur Beschlussfassung einer WEG gibt es Muster im Internet, welche den Aufbau einer derartigen Sammlung exemplarisch darstellen können, um einen groben Eindruck zu vermitteln.

6. Wann reicht eine schriftliche Beschlussfassung der WEG?

Im Rahmen eines Umlaufverfahrens ist es ausreichend, wenn die Eigentümer dem Beschluss in Textform zustimmen, § 23 Abs. 3 S. 1 WEG. Die Eigentümer müssen ihre Zustimmung in einer lesbaren Erklärung, in der die Person des Erklärenden genannt ist, auf einem dauerhaften Datenträger mitteilen (§ 126b BGB). Die insofern strengere Schriftform gem. § 126 I BGB erfüllt diese Anforderungen, ist aber keine zwingende Voraussetzung (mehr). Vielmehr reicht auch die Zustimmung per E-Mail oder in einem Online-Portal wie etg24 für die Beschlussfassung einer WEG  aus. 

7. Wann muss die Beschlussfassung der WEG einstimmig sein?

Die Beschlussfassung der WEG im Rahmen eines Umlaufverfahrens gem. § 23 Abs. 3 S. 1 WEG setzt Einstimmigkeit voraus. Das heißt jeder Eigentümer muss zustimmen. Selbst im Falle einer Enthaltung eines einzelnen Eigentümers, kommt der Beschluss nicht zu Stande. Allerdings können die Eigentümer beispielsweise in einer Eigentümerversammlung beschließen, dass für einzelne Gegenstände die Mehrheit der abgegebenen Stimmen für die Beschlussfassung der WEG genügt, § 23 Abs. 3 S. 2 WEG. Hierdurch wird das Umlaufverfahren effektiver und praxistauglicher gemacht, da nicht jedem Eigentümer ein faktisches Vetorecht zusteht, sondern die überwiegende Meinung der Eigentümer auch im Umlaufverfahren entscheidet. 

Ein Beschluss, die erforderliche Stimmenmehrheit im Rahmen des Umlaufverfahrens generell auf eine einfache Stimmenmehrheit herabzusetzen, ist nichtig.

8. Was sollte man noch über die Beschlussfassung einer WEG mit etg24 wissen?

Mithilfe der Hausverwalter Software von etg24 wird die Beschlussfassung einer WEG digital und effizient gestaltet. etg24 unterstützt die Verwaltung in jedem Punkt der Beschlussfassung einer WEG:

Schon die Einladung zur Eigentümerversammlung kann über etg24 online an alle Eigentümer versandt werden. Hierbei sieht der Verwalter sogar, welche Eigentümer die digitale Einladung bereits empfangen haben. 

Im Rahmen der Beschlussfassung der WEG selbst kann nun über jeden Tagesordnungspunkt über die Software abgestimmt werden. Das zuvor ausgewählte Abstimmungsverfahren, sowie die jeweiligen Stimmgewichtungen können vorab eingetragen werden. Nach der Abstimmung berechnet die Software das Abstimmungsergebnis automatisch und zeigt dieses für alle Eigentümer, die anwesend sind, aber auch für diejenigen, die an der Eigentümerversammlung Online teilnehmen, an und verkündet damit das Abstimmungsergebnis. Des Weiteren erstellt etg24 eine gem. § 24 Abs. 6 S. 1 WEG erforderliche Niederschrift, welche direkt von den in § 24 Abs. 6 S. 2 WEG genannten Personen digital unterschrieben werden kann. 

Im Nachgang der Beschlussfassung der WEG können die Eigentümer die Beschlüsse, sowie deren aktuelle Gültigkeit – welche sich, beispielsweise durch Anfechtungen oder Gerichtsentscheidungen, jederzeit verändern könnte – über die digitale Sammlung der Beschlüsse einsehen.

9. Fazit

Die Beschlussfassung einer WEG stellt, jedenfalls im Rahmen einer Eigentümerversammlung, eine demokratische Willensbildung innerhalb der Gemeinschaft sicher. In der Versammlung ist im Grundsatz eine einfache Mehrheit ausreichend, um über die ordentliche Verwaltung des Eigentumsobjekts zu entscheiden, § 25 Abs. 1 WEG. Etwas Anderes gilt hinsichtlich der Beschlussfassung der WEG im Umlaufverfahren: Hier ist zunächst Einstimmigkeit erforderlich. Indes können die Eigentümer von diesem Grundsatz durch Beschluss abweichen und für einzelne Beschlussgegenstände eine einfache Mehrheit festlegen, § 23 Abs. 3 WEG. 

Mithilfe von etg24 wird die Beschlussfassung einer WEG digital und einfach gestaltet, weil jeder erforderliche Schritt direkt über die Software durchgeführt werden kann. Ist die Beschlussfassung der WEG fehlerhaft abgelaufen, kann dies gegebenenfalls dazu führen, dass man den WEG Beschluss anfechten kann oder dieser sogar nichtig ist. Auch über diese Umstände können sich die Eigentümer dann mit Hilfe der Software von etg24 jederzeit informieren.

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Wir sind für Sie da

Michaela Knodt | HEAD OF SALES 

Bei Fragen zu unserem Produkt steht unser Team Ihnen gerne Rede und Antwort. Auch falls Sie einmal Hilfe brauchen, sind wir natürlich gerne für Sie da.

Erfolgsgeschichten mit etg24

"Bereits seit 9 Jahren nutzen wir das Kundenportal etg24 mit zunehmender Begeisterung als zentrale Kommunikationsplattform und digitales Verwalterbüro. Gerade in den vergangenen zwei Jahren, in denen persönliche Kontakte erheblich eingeschränkt werden mussten, waren wir sehr dankbar über die Möglichkeit, unseren Kunden alle wesentlichen Unterlagen digital über das Portal zur Verfügung stellen zu können. Ganz besonders begrüßen wir es, dass nun auch die in ihrer Bedeutung aufgewerteten Umlaufverfahren komfortabel über das Portal abgewickelt werden können. Auch mit der zwischenzeitlich neu geschaffenen „App-Funktion“ können wir die regelmäßigen Liegenschaftsbegehungen künftig effektiver ausführen und auswerten. Zudem wollen wir in diesem Jahr auch erste Versuche mit der Hybriden Eigentümerversammlung starten und freuen uns, dass dies jetzt auch über die neue Versammlungsfunktion in etg24 möglich ist."
Patrik Riesterer
Hausverwaltungen Riesterer
"Ein sehr gutes Tool, das permanent weiterentwickelt wird. Wir sind schon lange digital unterwegs, aber erst mit etg24 konnten wir die internen Abläufe in der Hausverwaltung perfektionieren. Das liegt auch daran, dass unsere Kunden mitziehen, weil die Bedienung intuitiv ist und keiner Handbücher bedarf. Einladung online mit allen Unterlagen automatisch zusammengefasst ist so unfassbar zeitsparend und auch die Umlaufbeschlüsse sind online eine Wohltat. Wir können hier nur Danke sagen und freuen uns schon auf weitere Neuerungen und die damit verbundene Zeitersparnis."
Friedrich J. Maier-Bode
"Ich bin total begeistert und es ist so, wie in der Schulung von Herrn Preißer angekündigt, die Eigentümer nehmen das Tool „Abstimmung“ gut an. Ich habe heute das erste schriftliche Umlaufverfahren in etg24 eröffnet und tatsächlich war nach 10 Minuten die erste Abstimmung eingetragen. Ich freue mich sehr über die Erweiterung."
Sandra Rudolph
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"etg24 stellt mit seiner Software ein hervorragendes und zeitgemäßes Tool für die digitale Immobilienverwaltung bereit. Die Zeitersparnis und die Erleichterung unseres Arbeitsalltags sind täglich spürbar. Auch den guten Support, der stets schnell und zuverlässig reagiert, möchten wir lobend hervorheben. Auch deshalb können wir sowohl die Firma als auch das Produkt etg24 uneingeschränkt weiterempfehlen."
Jacqueline Gill
Wüstenrot Haus- und Städtebau GmbH
"Unsere Kunden schätzen die Informationen und Kontaktmöglichkeiten sehr, da sie sich aufgrund des gut strukturierten Aufbaus sehr schnell zurechtfinden. Selbst Kunden und Redakteure des Unternehmens, die technisch nicht so versiert sind, kommen damit gut zurecht. Alles in allem können wir die Produkte von etg24 wirklich sehr empfehlen."
Ralf M. Ebinger
SGV Schwäbische Gebäudeverwaltung
"etg24 ist für uns weitaus mehr als nur eine cloudbasierte Datenbank. Aufgrund der immer größeren Anforderungen seitens unserer Kunden, kann über dieses Portal eine schnelle und transparente Bearbeitung verschiedenster Vorgänge erfolgen. Neben der Bereitstellung von Informationen und Unterlagen, welche unseren Kunden somit „rund um die Uhr“ abseits jeder Öffnungs- und Arbeitszeiten zur Verfügung stehen, lassen sich z. B. auch die z. T. komplexen Abläufe einer Sanierung über mehrere Monate in einem Vorgang komprimiert und für alle Kunden sowie Nutzer einsehbar übersichtlich darstellen. Aus diesen Gründen können wir etg24 mit bestem Wissen und Gewissen an sämtliche Kollegen weiterempfehlen."
Michael Keuter
Keuter Grundbesitzverwaltung GmbH
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Joachim Sacher
GERBURG Grundstücks- und Hausverwaltungs GmbH

Das sagen Eigentümer und Mieter

„Mit der Gestaltung und der Nutzung des Infoportals etg24 bin ich persönlich sehr zufrieden. Es ist von unschätzbarem Vorteil, wenn man alle aktuellen und auch zeitlich zurückliegenden Daten und Informationen zur Immobilie jeder Zeit im Portal abrufen kann.“
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