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Michaela Knodt | HEAD OF SALES
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Jeder Eigentümer kann im Rahmen von Abstimmungen in der Eigentümerversammlung seine individuellen Interessen verwirklichen. Um die Stimme überhaupt abgeben zu können, müssen die Eigentümer zunächst einmal Kenntnis von der geplanten Eigentümerversammlung erlangen. Darüber hinaus können die Eigentümer ihre Stimme nur sachgerecht abgeben, wenn sie im Vorhinein die Möglichkeit hatten, sich über die anstehenden Themen zu informieren, eventuell Rechtsrat einzuholen und sich Gedanken über ihr Abstimmverhalten zu machen. Diese sachgerechte Stimmabgabe soll durch die Einladungsfrist zur Eigentümerversammlung gewährleistet werden. Was Verwalter und Eigentümer bei der Einladungsfrist für die Eigentümerversammlung beachten müssen, wird im Folgenden dargelegt.
Gliederung
Die Einladungsfrist für die Eigentümerversammlung dient hauptsächlich dazu, den Eigentümern die Vorbereitung auf die anstehende Versammlung zu ermöglichen. Zu einer solchen zählt insbesondere die inhaltliche Vorbereitung auf die anstehenden Themen.
Außerdem kann ein Eigentümer möglicherweise nicht persönlich zu einer Versammlung erscheinen, beispielsweise weil er nicht in der Nähe des konkreten Eigentumsobjekts wohnt. Er kann sich dann einen geeigneten Vertreter suchen und ihm eine Vollmacht für die Eigentümerversammlung erteilen. In einem solchen Fall sollte er sich darüber hinaus auch über die inhaltliche Ausgestaltung der Vertretungsmacht Gedanken machen.
Jedenfalls fallen vor einer Eigentümerversammlung diverse Vorbereitungsmaßnahmen an. Die Einladungsfrist für die Eigentümerversammlung ermöglicht es den Teilnehmern, diese ohne Zeitdruck treffen zu können.
Die Einladungsfrist für die Eigentümerversammlung beträgt gem. § 24 Abs. 4 Satz 2 WEG mindestens drei Wochen. Ausnahmen hiervon sind nur in Fällen besonderer Dringlichkeit zulässig. Wann eine solche „besondere Dringlichkeit“ im Sinne des § 24 Abs. 4 Satz 2 vorliegt, ist im Einzelfall zu bestimmen. Regelmäßig wird die „besondere Dringlichkeit“ im Rahmen der Einladungsfrist zu außerordentlichen Eigentümerversammlungen relevant, etwa weil spontan dringliche Maßnahmen zur Erhaltung des gemeinschaftlichen Eigentums anfallen, bei denen ein Abwarten der Einladungsfrist für die Eigentümerversammlung zur Verschlimmerung von Schäden am Eigentumsobjekt führen würde. Es gilt der Grundsatz: Je dringlicher die Maßnahme, desto kürzer darf die Einladungsfrist im Vorfeld der Eigentümerversammlung bestimmt werden.
Ist eine Frist von weniger als drei Wochen gesetzt worden, muss der Grund für die Verkürzung den Eigentümern in der Einladung mitgeteilt werden. In der Versammlung darf dann grundsätzlich nur über das dringliche Thema abgestimmt werden, es sei denn, alle Eigentümer sind mit der Hinzunahme anderer Themen einverstanden. Darüber hinaus steht es den Eigentümern frei, für die WEG eine Einladungsfrist in der zu vereinbaren, die von den gesetzlichen Vorgaben des § 24 Abs. 2 WEG abweicht. Eine längere Einladungsfrist für die Eigentümerversammlung ist stets zulässig.
Die Einladungen für die Eigentümerversammlung versendet regelmäßig der Verwalter der Wohnungseigentümergemeinschaft mindestens einmal pro Jahr (§ 24 Abs. 1 WEG, sog. „ordentliche Eigentümerversammlung“). Außerdem kann eine zusätzliche Einladung erfolgen, wenn mehr als ein Viertel der Wohnungseigentümer dies in Textform unter Angabe des Zwecks und der Gründe verlangt. (§ 24 Abs. 2, sog. „außerordentliche Eigentümerversammlung“).
Wurde kein Verwalter bestellt oder ist dieser beispielsweise aus gesundheitlichen Gründen verhindert, kann der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats oder dessen Stellvertreter, grundsätzlich aber nicht das einzelne Mitglied des Verwaltungsbeirats, zur Eigentümerversammlung einladen. Des Weiteren kann auch der einzelne Eigentümer zur Versammlung laden, wenn ihm diese Aufgabe durch Mehrheitsbeschluss in einer Eigentümerversammlung übertragen worden ist, § 24 Abs. 3 WEG.
Neben der Einladungsfrist zur Eigentümerversammlung ist die Formerfordernis zu beachten. Die Einladung selbst hat gem. § 24 Abs. 4 S. 1 WEG in Textform zu erfolgen. Es muss also eine lesbare Erklärung, in der die Person des Erklärenden genannt ist, auf einem dauerhaften Datenträger abgegeben werden (§ 126b BGB). Dieses Erfordernis ist sowohl bei Einladung per Brief als auch bei Einladung per E-Mail oder sonstigem elektronischen Datenträger, beispielsweise über das Kundenportal von etg24, gewahrt.
Alle Eigentümer einer Wohnungseigentümergemeinschaft müssen unter Berücksichtigung der Einladungsfrist zur Eigentümerversammlung eingeladen werden. Dies ist unabhängig davon, ob sie stimmberechtigt sind oder nicht. Grund hierfür ist, dass alle Eigentümer gleichermaßen ein Interesse daran haben über das Stattfinden einer Eigentümerversammlung und der dazugehörigen Tagesordnung informiert zu sein. Gegebenenfalls können zur Eigentümerversammlung auch Sachverständige, Statiker, Architekten, Rechtsanwälte etc. eingeladen werden, wenn die Tagesordnungspunkte hierzu Anlass geben. Im Falle einer Insolvenz kann auch ein Insolvenzverwalter, bei einem Todesfall der Nachlassverwalter eingeladen werden.
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Zunächst stellt sich die Frage, wie die mindestens dreiwöchige Einladungsfrist für die Eigentümerversammlung konkret zu berechnen ist.
Die Berechnung der Einladungsfrist für die Eigentümerversammlung richtet sich nach den allgemeinen Vorschriften des BGB zur Fristberechnung, d.h. insbesondere den §§ 187 Abs. 1, 188 Abs. 2 BGB.
Die Einladungsfrist für die Eigentümerversammlung beginnt zu laufen, wenn die Einladung dem Empfänger i.S.d. § 130 BGB zugegangen ist. „Zugang“ liegt vor, wenn die Einladung derart in den Machtbereich des Empfängers gelangt ist, dass unter gewöhnlichen Umständen mit Kenntnisnahme zu rechnen ist, aber auch dann, wenn der Empfänger zuvor tatsächlich Kenntnis von der Erklärung erlangt.
Fraglich ist, wann Zugang im Falle eines Briefes oder einer E-Mail eintritt. Regelmäßig ist davon auszugehen, dass Briefkästen spätestens abends von den Inhabern geleert werden. Zugang tritt demnach am Abend des Tages des Einwurfs ein. Bei einer E-Mail tritt Zugang ein, wenn die Mail auf dem Server des Empfängers gelandet ist. Es ist davon auszugehen, dass E-Mails im Laufe des Geschäftstages abgerufen werden. Zugang tritt dann spätestens am Abend des Tages der Versendung ein. Wird die E-Mail am Wochenende versendet, tritt Zugang spätestens mit Ablauf des nächsten Werktages ein.
Wenn die Einladungsfrist für die Eigentümerversammlung nicht eingehalten wird, kann dies zur Anfechtbarkeit von Beschlüssen führen, die in der jeweiligen Eigentümerversammlung gefasst wurden. Erforderlich hierfür ist allerdings, dass konkret festgestellt werden kann, dass die Eigentümer aufgrund der Verkürzung der Einladungsfrist für die Eigentümerversammlung an der Stimmabgabe gehindert wurden und das Abstimmungsergebnis beeinflusst wurde.
Beispiel 1 – Postversand
Die Hausverwaltung der Wohnungseigentümergemeinschaft setzt eine Versammlung für den 25. März an. Der Verwalter versendet die Einladungen für die Versammlung am 2. März per Brief. Aufgrund eines Streiks bei der Deutschen Post AG geht die Einladung den Eigentümern erst am 5. März zu. Wurde die Einladungsfrist für die Eigentümerversammlung gewahrt?
Zwar hat die Hausverwaltung die Einladung rechtzeitig bei der Post aufgegeben, allerdings ist das für die Berechnung der Frist nicht relevant. Vielmehr kommt es für die Einhaltung der Einladungsfrist zur Eigentümerversammlung auf den Zugang bei den Eigentümern gem. § 130 BGB an. Die Einladung ging den Eigentümern am 5. März zu. Um die Ladungsfrist für die Eigentümerversammlung einzuhalten, hätte die Einladung spätestens einen Tag zuvor, am 4. März, und damit drei Wochen vor der Eigentümerversammlung den Eigentümern zugehen müssen (§ 24 Abs. 4 Satz 2 WEG). Die Einladungsfrist für die Eigentümerversammlung wurde im Beispiel 1 folglich nicht gewahrt. Dass die Hausverwaltung kein Verschulden hinsichtlich des Streiks bei der Deutschen Post AG trifft, ist irrelevant.
Beispiel 2 – digitaler Versand
Die Verwaltung der Wohnungseigentümergemeinschaft setzt eine Versammlung für den 25. März an. Die Eigentümergemeinschaft ist digital und jeder Eigentümer besitzt eine E-Mail-Adresse. Der Verwalter versendet die Einladung für die Versammlung am 2. März über das Kundenportal etg24. Alle Eigentümer erhalten umgehend die Einladung zur Eigentümerversammlung per E-Mail und können im geschützten Portal ihre Dokumente sicher und datenschutzkonform downloaden.
Ein Streik der Deutschen Post AG wirkt sich im Beispiel 2 nicht auf die Einhaltung der Einladungsfrist zur Eigentümerversammlung aus, da alle Eigentümer per Textform digital eingeladen worden sind. Vielmehr gilt die Einladung den Eigentümern schon am 2. März als zugegangen. Die dreiwöchige Einladungsfrist für die Eigentümerversammlung ist demnach problemlos gewahrt.
Die Verwaltung muss zunächst darauf achten, dass der Zugang bei den einzuladenden Eigentümern rechtzeitig erfolgt. Es empfiehlt sich daher, beim postalischen Versand stets einen Zuschlag von einigen Tagen für die Einladungsfrist zur Eigentümerversammlung mit einzuberechnen.
Des Weiteren sollten die Einladenden darauf achten, dass die Einladung auch allen Eigentümern zugegangen ist. Bei einer postalischen Versendung kann dies mit einem Einschreiben mit Rückschein oder einem Übergabeeinschreiben gewährleistet werden. Im Falle einer Versendung per E-Mail sollte man eine Lesebestätigung aktivieren. Mithilfe der Hausverwalter Software von etg24 besteht die Möglichkeit, die Einladung über das Kundenportal in das elektronische Postfach der Eigentümer zu versenden. Der Nutzer erhält umgehend eine E-Mail mit der Einladung sowie der Information, dass die zugehörigen Dokumente im Portal etg24 zur Verfügung stehen. Die Hausverwaltung kann im Anschluss einsehen, ob und wenn ja, wann die Einladung geöffnet wurde.
Außerdem ist darauf zu achten, dass die Einladungsfrist für die Eigentümerversammlung für sämtliche Tagesordnungspunkte gilt. Sollte also ein Punkt auf der Einladung vergessen und den Eigentümern nicht mehr rechtzeitig im Vorhinein mitgeteilt werden, kann in der konkreten Versammlung grundsätzlich nicht über diesen Punkt entschieden werden, es sei denn, alle Eigentümer stimmen zu.
Die Einladungsfrist zur Eigentümerversammlung dient dazu, Eigentümern eine sachgerechte Vorbereitung auf die Eigentümerversammlung zu ermöglichen. Die Frist beträgt gem. § 24 Abs. 4 Satz 2 WEG mindestens drei Wochen und kann im Einzelfall bei besonderer Dringlichkeit verkürzt werden. Die Einladungsfrist zur Eigentümerversammlung beginnt ab Zugang der Einladung bei den Eigentümern zu laufen. Die Einladung muss alle geplanten Tagesordnungspunkte enthalten. Tut sie das nicht, kann in der Versammlung über die fehlenden Punkte kein Beschluss gefasst werden. Beschließen die Eigentümer dennoch über einen solchen Punkt, kann der Beschluss durch die Eigentümer angefochten werden. Es liegt demnach im Interesse der Hausverwaltung und der gesamten Eigentümerversammlung, die Einladungsfrist, sowie die sonstigen Vorgaben bezüglich der Einladung einzuhalten.
Der digitale Versand der Einladung zur Eigentümerversammlung bietet allen beteiligten Parteien Vorteile. Die Einladungsfrist ist mit der Software etg24 unkompliziert zu wahren, da alle Eigentümer unmittelbar per E-Mail informiert werden. Außerdem haben die Eigentümer alle relevanten Informationen im Kundenportal zur Verfügung stehen, um sich umfangreich auf die Versammlung vorzubereiten. Übrigens kann mit etg24 die Eigentümerversammlung online, hybrid und in Präsenz von Anfang bis Ende digital abgebildet werden.
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