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Michaela Knodt | HEAD OF SALES
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Wichtige Entscheidungen über das gemeinschaftliche Eigentum werden im Rahmen der Eigentümerversammlung getroffen. Es kann allerdings vorkommen, dass Eigentümer zum Versammlungszeitpunkt – beispielsweise aufgrund gesundheitlicher Probleme oder Abwesenheit – verhindert sind. Um dennoch die eigenen Interessen wahrnehmen zu können, kann eine Vollmacht für die Eigentümerversammlung an bestimmte Personen erteilt werden. In diesem Artikel erfahren Sie nicht nur grundsätzlich alles Wichtige zur Vollmacht für die Eigentümerversammlung, sondern auch, wie Verwaltungen und Eigentümer in der Praxis Vollmachten digital und einfach handhaben
Gliederung
In einer Wohnungseigentümergemeinschaft leben verschiedene Miteigentümer zusammen unter einem Dach. Sie teilen sich ein Gebäude, wobei es Räumlichkeiten gibt, welche grundsätzlich nur von einem Eigentümer genutzt werden können (Sondereigentum), sowie Räumlichkeiten, welche allen Eigentümern zur Verfügung stehen (Gemeinschaftseigentum). Fallen Entscheidungen bezüglich des Gemeinschaftseigentums an, müssen darüber alle Miteigentümer entscheiden können. Derartige Entscheidungen werden im Rahmen der Eigentümerversammlung getroffen.
Mindestens einmal pro Jahr muss der Verwalter die Eigentümer zu einer Eigentümerversammlung laden. Abzugrenzen ist diese von weiteren außerordentlichen Eigentümerversammlungen, welche für kurzfristig anfallende Vorhaben einberufen werden können. Gegenstand der jährlichen Eigentümerversammlung sind regelmäßige Entscheidungen über bauliche Änderungen und Renovierungen, die Erstellung des Wirtschaftsplans, die Jahresabrechnung, Entlastung des Verwalters und des Verwaltungsbeirates sowie Entscheidungen über die Änderung der Hausordnung etc.
Die Teilnahme an der Eigentümerversammlung ist für Sie als Eigentümer nicht verpflichtend. Sie ist allerdings insofern sinnvoll, als im Rahmen der Eigentümerversammlung wichtige Entscheidungen getroffen werden, die meistens auch Ihren Alltag beeinflussen können. Sollten Sie am Tag der Versammlung verhindert sein, können Sie eine einfache Vollmacht für die Eigentümerversammlung erteilen.
Wie bereits dargelegt, erfolgt im Rahmen der Eigentümerversammlung die Entscheidung über interne Fragen. Diese gehen daher auch nur die Mitglieder der Eigentümergemeinschaft etwas an. Andere Personen sind grundsätzlich nicht zur Eigentümerversammlung zugelassen. Es gilt der Grundsatz der Nicht-Öffentlichkeit.
Wem ein Eigentümer eine Vollmacht für die Eigentümerversammlung erteilen kann, ist grundsätzlich in der Gemeinschaftsordnung geregelt. Unter Berücksichtigung des Grundsatzes der Nicht-Öffentlichkeit ist meist ein sehr enger Personenkreis dazu in der Lage, von Ihnen ermächtigt zu werden. Dazu gehören: Andere Miteigentümer, der Verwalter, Mitglieder des Verwaltungsbeirats, der Ehegatte, sowie andere Verwandte gerader Linie. Ist in der Gemeinschaftsordnung keine Einschränkung festgelegt, kann grundsätzlich jede Person bevollmächtigt werden.
Für die Erteilung der Vollmacht zur Eigentümerversammlung gelten die Regeln des Bürgerlichen Gesetzbuches über die Stellvertretung (§§ 167 ff. BGB). Demnach kann die Vollmacht gegenüber dem zu Bevollmächtigenden (§ 167 I Alt. 1 BGB, sog. „Innenvollmacht“) erteilt werden. Ebenfalls möglich ist es, dem Verwalter, welcher zumeist die Eigentümerversammlung leitet, die Vollmacht zukommen zu lassen (§ 167 I Alt. 2 BGB, sog. „Außenvollmacht“).
Grundsätzlich bedarf eine Vollmacht keiner bestimmten Form. Anders ist dies jedoch bei der Vollmacht für die Eigentümerversammlung: Gem. § 25 Abs. 3 WEG bedarf die Vollmacht der Textform. Es muss also eine lesbare Erklärung, in der die Person des Erklärenden genannt ist, auf einem dauerhaften Datenträger abgegeben werden (§ 126b BGB). Im Unterschied zur Schriftform, bei welcher der Erklärende die Urkunde eigenhändig unterzeichnen muss, ist bei der Textform auch die Erteilung via E-Mail oder Online-Kundenportal an die Eigentümerversammlung für die Vollmacht ausreichend. Die Anforderungen an die Erteilung der Vollmacht sind dank der Textform demnach nicht sehr hoch, die Vorteile aber enorm: Die Textform erleichtert den Beweis bezüglich des Bestehens einer Vollmacht sowie deren Umfang.
Die Formvorgabe ist insofern auch sinnvoll, als der Bevollmächtigte zu Beginn die Vollmacht der Eigentümerversammlung vorlegen muss. Tut er dies nicht, ist die Stimmabgabe grundsätzlich unwirksam, sofern der Verwalter diese unverzüglich zurückweist (§ 174 S. 1 BGB).
Wird ein Beschluss trotz unwirksamer Stimmabgabe gefasst, ist dieser deshalb nicht nichtig. Er kann aber von den anderen Eigentümern angefochten werden. Dies hat den Vorteil, dass getroffene Beschlüsse nicht erneut gefasst werden müssen, sofern die Stimmabgabe des Vertreters ohne Vollmacht für die Eigentümerversammlung keine Auswirkung auf das Ergebnis hat.
Digitale Immobilienverwaltung
Es stellt sich die Frage, ob es für die Eigentümerversammlung eine Vollmacht als Vorlage gibt.
Welchen Inhalt die Vollmacht im Rahmen der Eigentümerversammlung haben soll, hängt zunächst davon ab, welche Interessen der vertretene Eigentümer verfolgt. Vor der Eigentümerversammlung erhält jeder Eigentümer eine Tagesordnung, welche jeden Punkt der anstehenden Versammlung zu bezeichnen hat (§ 23 Abs. 2 WEG). Der Eigentümer kann entweder dem Vertreter überlassen, wie er über diese Punkte abstimmen möchte oder er kann sich im Vorfeld Gedanken über seinen Willen und dem Vertreter Vorgaben zu seinem Abstimmungsverhalten machen (Weisung). Hierbei handelt es sich um eine Absprache des Eigentümers und des Vertreters untereinander im Innenverhältnis. Eine Zuwiderhandlung des Bevollmächtigten führt nicht zur Unwirksamkeit der Stimmabgabe, möglicherweise aber zu einer Haftung des Vertreters gegenüber dem Eigentümer. Maßgeblich für eine solche Haftung wird insbesondere sein, ob die abweichende Entscheidung des Vertreters im Interesse des Eigentümers lag oder nicht.
Will der Eigentümer verbindlich festlegen, wie der Vertreter sich zu verhalten hat, muss er die Vorgaben zum Abstimmungsverhalten bezüglich jedes einzelnen Punktes in der Vollmachtsurkunde angeben. Man spricht von einer Beschränkung des Außenverhältnisses. Die Vollmacht des Vertreters ist dann in jeder Hinsicht beschränkt – sein Verhalten genauestens vorgegeben. Eine Abweichung des Vertreters im Einzelfall ist dann nicht möglich. Eine Zuwiderhandlung führt zwar nicht direkt zu einer Nichtigkeit des Beschlusses, allerdings zu dessen Anfechtbarkeit, sofern die anderen Miteigentümer die Überschreitung der Vertretungsmacht in der Eigentümerversammlung beanstandet haben.
Ansonsten sollte die Vollmacht für die Eigentümerversammlung folgendes Muster zumindest enthalten:
Sollten Sie sich bei der Formulierung einer derartigen Vollmacht unsicher sein, finden Sie im Internet eine Vorlage Vollmacht für die Eigentümerversammlung als Word-Datei. Oder Sie nutzen unsere Muster-Vorlage für die Vollmacht zur Eigentümerversammlung:
Über die Hausverwaltungssoftware von etg24 lassen sich Eigentümerversammlungen digital, transparent und einfach verwalten. Angefangen von der Einladung, über das Vollmachten-Management, die Durchführung einer Präsenz und/oder einer Eigentümerversammlung online, der Protokollerstellung sowie der Beschlusssammlung.
Nachdem die Verwaltung im Onlineportal die Versammlung erstellt und angekündigt hat, können die Eigentümer mit wenigen Klicks eine Rückmeldung über ihre Teilnahme eintragen. Sollten Eigentümer aus persönlichen Gründen an der Teilnahme verhindert sein, können sie dies in der Hausverwaltung App oder der Web-Version von etg24 hinterlegen. Es besteht die Möglichkeit anzugeben, dass man sich durch die Verwaltung oder einen Dritten, z. B. einen Miteigentümer, vertreten lassen möchte. Die digitale Vollmacht für die Eigentümerversammlung kann entweder mit oder ohne Weisung hinterlegt werden.
Versammlungen mit dem Onlineportal etg24 zu verwalten, bringt allen Beteiligten ein Maximum an Effizienz. Die hinterlegten Weisungen werden von der Software bei der Abstimmung berücksichtigt. Auch im automatisch generierten Protokoll sind die Teilnehmer und die Vergabe aller Vollmachten sauber dokumentiert.
Im Rahmen der Eigentümerversammlung werden grundsätzliche Fragen bezüglich des Gemeinschaftseigentums entschieden. Diese betreffen das alltägliche Leben aller Miteigentümer. Die Vollmacht für die Eigentümerversammlung hilft Eigentümern, ihre Interessen auch bei persönlicher Abwesenheit wahrnehmen zu können. Mithilfe von etg24 können Vollmachten für die Eigentümerversammlung ohne größeren Aufwand schnell und einfach erteilt werden. Die digitale Software erleichtert allen beteiligten Parteien, egal ob Hausverwaltung, Eigentümer oder Bevollmächtigter, das Handling von Vollmachten enorm.
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Während des Corona-Lockdowns konnten Verwalter keinen persönlichen Kontakt zu ihren Eigentümern und Mietern pflegen, was zur Folge hatte, dass alternative Prozesse entwickelt werden mussten. Die Lösung hieß: Digitale Mieterkommunikation.
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