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Die Verwaltung einer Immobilie verursacht Kosten, die von der Gemeinschaft aufgebracht werden müssen. Hierbei ist zunächst festzustellen, welche Kosten das sind und in welcher Höhe diese bestehen. Anschließend wird im Rahmen der WEG Buchhaltung überprüft, ob die finanziellen Mittel der Gemeinschaft ausreichen, um diese Kosten zu decken. Hierfür hat der Buchhalter alle geschäftlichen Aktivitäten zu dokumentieren und zu überwachen. Wer die Aufgabe der WEG Buchhaltung wahrnimmt, welche Dokumente hierfür erforderlich sind und mit welchen Tools die WEG Buchhaltung erleichtert werden kann, wird in diesem Beitrag erläutert.
Inhalt
Die WEG Buchhaltung ist ein wesentlicher Bestandteil der Organisation und Verwaltung einer Immobilie. Die WEG Buchhaltung steht in Abgrenzung zur Jahresabrechnung gem. § 28 Abs. 2 S. 2 WEG: Die Buchhaltung dient der Vorbereitung der WEG Abrechnung und erfolgt durch die Immobilienverwaltung, meist durch einen externen Verwalter. Für die Hausverwaltung bedeutet Buchhaltung verschiedene Aufgaben, insbesondere die Dokumentation und Überwachung der Einnahmen und Ausgaben innerhalb eines Wirtschaftsjahres.
Die WEG-Buchhaltung umfasst dabei alle Kosten, die im Zusammenhang mit dem Betrieb, der Instandhaltung und der Verwaltung der konkreten Immobilie anfallen. Dazu gehören:
Zu den Einnahmen gehören insbesondere:
Der WEG-Buchhalter hat die fristgerechte Zahlung bei Ausgaben und bei Einnahmen laufend zu überwachen.
Die innerhalb der Gemeinschaft anfallenden Kosten werden grundsätzlich gem. § 16 Abs. 2 S. 1 WEG entsprechend der Miteigentumsanteile verteilt. In welchem Umfang ein konkreter Eigentümer an der Immobilie beteiligt ist, ergibt sich dabei aus der Teilungserklärung.
Von diesem Grundsatz können die Eigentümer gem. § 16 Abs. 2 S. 2 WEG entweder durch Vereinbarung oder im Einzelfall auch durch Beschluss abweichen und einen anderen Verteilungsschlüssel anwenden. In der Praxis ist es üblich, dass derartige Abweichungen entsprechend den individuellen Bedürfnissen der konkreten Gemeinschaft beschlossen werden.
Digitale Immobilienverwaltung
Welche Unterlagen für die WEG Buchhaltung erforderlich sind, hängt stark vom Einzelfall, insbesondere von der Beschaffenheit der konkreten Eigentümergemeinschaft und deren geschäftlichen Aktivitäten ab. Je größer die WEG, desto mehr Unterlagen sind typischerweise für die WEG Buchhaltung erforderlich.
Einige wichtige Dokumente sind:
Bei der WEG Buchhaltung können an vielen Stellen Probleme auftreten, welche dann wiederum zu einer ungenauen Jahresabrechnung und im schlimmsten Fall zu zusätzlichen Kosten für die Gemeinschaft und damit für die Eigentümer führen können. Zu diesen Problemen gehören:
Gelöst werden können diese Probleme, indem eine klare Kommunikation innerhalb der WEG stattfindet. Dem wird am besten durch einen professionellen WEG Buchhalter, welcher seine Aufgabe sachgerecht wahrnimmt und regelmäßig Kontrollen durchführt, Rechnung getragen. Durch die Reform des WEG im Rahmen des Wohnungseigentumsmodernisierungsgesetzes im Jahr 2020 sollten derartige Probleme in Zukunft aber minimiert werden. Wohnungseigentümer sind nämlich gem. § 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG verpflichtet, einen zertifizierten Verwalter zu bestellen. Diese Verwalter verfügen über die erforderlichen kaufmännischen und rechtlichen Kenntnisse, um eine präzise WEG Buchhaltung durchführen zu können (§ 26a WEG).
Um die WEG Buchhaltung zu vereinfachen, bieten sich vor allem Online-Tools an. Dokumente müssen nicht mehr analog gesammelt, ausgedruckt und abgeheftet werden, sondern können einfach digital und zentral über eine Hausverwalter Software oder eine App verwaltet werden. Hierdurch wird der Hausverwaltung die Buchhaltung erheblich erleichtert.
Eine solche Software ist beispielsweise die Dokumentenmanagement Software von etg24. Der Verwalter kann Rechnungen, Verträge oder Bankauszüge einfach in die Software hochladen und diese bei Bedarf jederzeit wieder abrufen. Ebenfalls können alle für die Rechnungsprüfung erforderlichen Dokumente für andere Nutzer, wie Eigentümer, Mieter, aber auch Beiratsmitglieder zur Verfügung gestellt werden. Hierdurch wird eine effektive Überwachung der Buchhaltung durch die Hausverwaltung ermöglicht.
Insgesamt führt die Nutzung von etg24 dazu, dass die WEG Buchhaltung transparenter und fehlerfreier wird. Dies ist sowohl für die WEG Verwaltung, als auch für die Eigentümer des Objekts von großem Vorteil und verbessert die interne Zusammenarbeit.
WEG Buchhaltung beschreibt die Aufgabe der Überwachung von Einnahmen und Ausgaben einer Wohnungseigentümergemeinschaft und dient der Vorbereitung der Jahresabrechnung. Die Buchhaltung wird durch den WEG Verwalter wahrgenommen.
Mithilfe digitaler Tools, wie der Software von etg24, kann der Verwalter dabei präzise alle Dokumente sortieren, speichern und anschließend überprüfen. Hierdurch wird eine effektive Verwaltung der Immobilien sichergestellt.
Die Verwaltung einer Immobilie ist ein komplexer Vorgang, der vor allem in der analogen Ausführung Unmengen an Papierkram hervorbringt. Während dies vor 20 Jahren noch mit viel Zeitaufwand verbunden war, hat sich mit der Zeit eine effektivere Art der Verwaltung herauskristallisiert, welche von jedermann genutzt werden kann: Die Rede ist von der Verwaltung mithilfe moderner Immobilienverwaltung Software.
Was eine Immobilienverwaltung Software ist, welche Vorteile sie für Ihre Objektverwaltung mitbringt und was das Ganze mit einem Waschtrockner zu tun hat, erfahren Sie in diesem Artikel.
Um alle Vorschläge aus Politik und Wissenschaft, zur Bekämpfung des Klimawandels effektiv umsetzen zu können, bedarf es einer einheitlichen gesetzlichen Grundlage für die EU. Dies hat der europäische Gesetzgeber zum Anlass genommen, im Rahmen der Energie- Effizienz-Richtlinie zentrale Vorgaben hinsichtlich der effizienten Verwendung von Energie aufzustellen. Welche Vorgaben das sind, inwiefern diese für die Mitgliedsstaaten verbindlich sind und welche Veränderungen die EED für Hausverwalter, Eigentümer und Mieter mit sich bringt, wird Ihnen in diesem Beitrag erläutert.
Eine Immobilie kostet auch nach deren Erwerb regelmäßig Geld. Sowohl durch die Bewohnung des Objekts, als auch durch erforderliche Instandhaltungsmaßnahmen fallen vielerlei Kosten an. Um auf diesen nicht sitzen zu bleiben, legen Vermieter (= Eigentümer) die Nebenkosten im Rahmen einer Nebenkostenabrechnung normalerweise auf die Mieter des Objekts um.
Ob dies ohne Weiteres zulässig ist, wann eine Nebenkostenabrechnung aufgestellt werden muss und welche Kosten überhaupt umlagefähig sind, erfahren Sie in diesem Blogbeitrag.
Michaela Knodt | HEAD OF SALES
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