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Michaela Knodt | HEAD OF SALES
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Die Verwaltung eines gemeinschaftlichen Objekts erfordert finanzielle Mittel. Insbesondere die Instandhaltung, Reparatur aber auch die reine Bewohnung des Objekts verursachen Kosten, welche durch Einnahmen der Gemeinschaft gedeckt werden müssen. Um die erforderlichen Einnahmen auf die anfallenden Kosten abstimmen und die Liquidität der Gemeinschaft sicherstellen zu können, ist ein Wirtschaftsplan aufzustellen. Wie genau ein solcher Wirtschaftsplan aussieht, wer für die Erstellung verantwortlich ist, und welche sonstigen Anforderungen einzuhalten sind, wird Ihnen in diesem Beitrag erläutert.
Inhalt
Der Wirtschaftsplan einer Eigentümergemeinschaft ist ein Dokument, das die finanzielle Grundlage der Verwaltung von Gemeinschaftseigentum darstellt. Abzugrenzen ist zwischen dem Gesamtwirtschaftsplan und dem Einzelwirtschaftsplan, hierzu aber sogleich noch mehr.
Der Grundgedanke eines Wirtschaftsplans ist einfach erklärt: Er soll sicherstellen, dass die Gemeinschaft zukünftig über ausreichend liquide Mittel verfügt. Hierfür werden die erforderlichen Einnahmen der Gemeinschaft mit deren Ausgaben verglichen. Ausgaben sind insbesondere Kosten für die Instandhaltung, Reparaturen, Versicherungen aber auch Reinigungs- und Energiekosten. Einnahmen erzielt die Eigentümergemeinschaft hingegen maßgeblich durch die (monatlichen oder jährlichen) Beiträge der Wohnungseigentümer (sog. „Hausgeld“). Die Höhe des Hausgeldes richtet sich im Wirtschaftsplan nach der konkreten Einheit, z. B. Wohnung oder Garage. Nach § 16 WEG haben Eigentümer die Kosten im Verhältnis der Miteigentumsanteile ihrer Sondereigentumseinheit zu tragen. Andere Verteilerschlüssel für einzelne Kosten können jedoch davon abweichend vereinbart werden. Der jeweils zu entrichtende Betrag wird im Einzelwirtschaftsplan angegeben, welcher die Kosten eines Eigentümers für sein Sondereigentum ausweist. Für diese Kosten hat jeder Eigentümer Vorschüsse an die Gemeinschaft zu leisten.
Darüber hinaus kann eine Wohnungseigentümergemeinschaft Rücklagen bilden. Rücklagen sind Ersparnisse der Eigentümergemeinschaft, die für etwaige zukünftige Ausgaben zurückgelegt werden. Solche Ausgaben können sich beispielsweise aus kurzfristig erforderlichen Reparaturmaßnahmen ergeben.
Um einen sachgerechten Überblick über die finanzielle Lage der Wohnungseigentümergemeinschaft zu verschaffen, muss der Wirtschaftsplan realitätsbezogen aufgestellt werden. Das bedeutet, dass insbesondere der aktuelle Zustand der Immobilie zu berücksichtigen ist. Anhaltspunkte für die anfallenden Kosten können die Jahresabrechnungen der Vorjahre liefern. Da es kaum möglich erscheint, die Kosten einer Gemeinschaft im Vorhinein präzise vorherzusagen, wird den Erstellern ein breites Schätzungsermessen eingeräumt. Ordnungsgemäßer Verwaltung widerspricht der Wirtschaftsplan nur dann, wenn er zu wesentlich überhöhten Vorschussforderungen oder zu erheblichen Nachzahlungspflichten führt. Wann eine Vorschussforderung „wesentlich“ oder eine Nachzahlungspflicht „erheblich“ ist, ist eine Frage des Einzelfalls.
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Während der Wirtschaftsplan zukunftsorientiert die Einnahmen und Ausgaben der Eigentümergemeinschaft für das kommende Wirtschaftsjahr aufstellt, befasst sich die Jahresabrechnung retrospektiv mit dem zurückliegenden Jahr. Der Wirtschaftsplan steckt folglich die finanziellen Vorgaben für die Zukunft ab, während die Jahresabrechnung schaut, ob diese Ziele in der Vergangenheit erreicht wurden oder nicht. Stimmt die Jahresabrechnung mit dem zuvor aufgestellten Wirtschaftsplan nicht überein, sind eventuell Nachzahlungen seitens der Eigentümer zu tätigen oder Rückzahlungen an die Eigentümer zu gewähren. Die Jahresabrechnung, welche vom Verwalter aufzustellen und offenzulegen ist, § 28 Abs. 2 S. 2 WEG, gibt folglich Auskunft über die tatsächliche finanzielle Situation der Gemeinschaft.
Der Wirtschaftsplan selbst wird nicht von der Eigentümergemeinschaft erstellt. Vielmehr trifft die Pflicht, den Wirtschaftsplan aufzustellen, die Hausverwaltung, § 28 Abs. 1 S. 2 WEG. Dieser wiederum dient der Eigentümerversammlung als Grundlage für die Beschlüsse über die Vorschüsse zur Kostentragung (=Hausgeld) und zu den nach § 19 Abs. 2 Nr. 4 WEG oder durch Beschluss vorgesehenen Rücklagen. Bevor die Gemeinschaft den Beschluss allerdings als Grundlage heranziehen kann, soll der Wirtschaftsplan durch den Verwaltungsbeirat überprüft und mit einer Stellungnahme versehen werden, § 29 Abs. 2 S. 2 WEG. Ist kein Verwaltungsbeirat bestellt, entfällt diese Prüfung. Ein fehlerhafter Wirtschaftsplan einer WEG ist wirksam, kann aber innerhalb der gesetzlichen Frist gem. § 45 S. 1 WEG angefochten werden.
Gemäß § 28 Abs. 1 S. 2 WEG ist der Verwalter dazu verpflichtet, als Grundlage für die Festsetzung der von den Eigentümern zu entrichtenden Vorschüsse und entsprechenden Rücklagen nach § 28 Abs. 1 S. 1 WEG einen Wirtschaftsplan aufzustellen. Folglich hat die Gemeinschaft gegenüber dem Verwalter einen Anspruch auf Aufstellung des Wirtschaftsplans.
Ein direkter Anspruch einzelner Eigentümers gegenüber dem Verwalter besteht hingegen nicht. Allerdings haben die Eigentümer gegenüber der Gemeinschaft einen Anspruch auf ordnungsgemäße Verwaltung, § 18 Abs. 2 WEG. Zur ordnungsgemäßen Verwaltung gehört gem. § 19 Abs. 2 Nr. 5 WEG insbesondere die Festsetzung des Hausgeldes, deren Grundlage der Wirtschaftsplan ist. Stellt der Verwalter keinen Wirtschaftsplan auf, können Eigentümer eine Leistungsklage gegen die Gemeinschaft erheben. Diese wiederum kann dann vom Verwalter verlangen, den Wirtschaftsplan zu erstellen.
Ein Wirtschaftsplan wird grundsätzlich einmal jährlich für das kommende Wirtschaftsjahr aufgestellt. Das Wirtschaftsjahr ist mangels abweichender Vereinbarungen mit dem Kalenderjahr gleichzusetzen, § 28 Abs. 1 S. 2 WEG. Der Wirtschaftsplan ist immer vor dem Beginn des betreffenden Jahres zu erstellen. Eine rückwirkende Aufstellung ist grundsätzlich nichtig, denn den Eigentümern fehlt die Kompetenz hierzu. Werden umfangreiche, nicht im ursprünglichen Wirtschaftsplan vorgesehene Ausgaben innerhalb eines Wirtschaftsjahres erforderlich, beispielsweise aufgrund von Sanierungsarbeiten am Eigentumsobjekt, kann der Wirtschaftsplan angepasst werden. Diese nachträglichen Ergänzungen im Wirtschaftsplan werden als Sonderumlagen bezeichnet. Sie werden in einem Nachtragswirtschaftsplan durch den Verwalter festgesetzt. Auf dessen Grundlage wird dann das zu entrichtende Hausgeld der Eigentümer angepasst.
Beginnt ein neues Kalenderjahr, ohne dass ein neuer Wirtschaftsplan aufgestellt wurde, kann die Wohnungseigentümergemeinschaft vereinbaren, dass der alte Plan so lange fort gilt, bis ein neuer beschlossen wird. Diese sogenannte Fortgeltungsklausel dient dazu, die Liquidität der Gemeinschaft auch dann sicherzustellen, wenn sich die Aufstellung des neuen Wirtschaftsplans verzögert. Eine einmalige Aufstellung unter Vereinbarung einer zeitlosen Fortgeltung ist hingegen nicht möglich. Der Wirtschaftsplan soll realitätsbezogen sein, sodass er bei Änderung der gegebenen Umstände grundsätzlich auch geändert werden muss. Eine jährliche Überprüfung dieser Umstände erscheint dabei sachgerecht.
Der Anspruch auf Aufstellung des Wirtschaftsplans entsteht mit Beginn des vorangehenden Wirtschaftsjahres. Er wird allerdings erst einen Monat vor Beginn des betreffenden Wirtschaftsjahres fällig. Soll also der Wirtschaftsplan für eine WEG zum Beispiel für das Jahr 2023 aufgestellt werden, hat die Gemeinschaft ab dem 01.01.2022 einen Anspruch darauf. Der Anspruch ist allerdings erst ab dem 01.12.2022 fällig, d.h. erst ab diesem Zeitpunkt kann die Gemeinschaft den Anspruch auch gegenüber dem Verwalter durchsetzen.
Der Wirtschaftsplan einer Wohnungseigentümergemeinschaft besteht aus drei wesentlichen Teilen:
Weiterhin kann in der Gemeinschaftsordnung der konkreten WEG für den Wirtschaftsplan die Pflicht zur Schaffung und damit auch zur Aufführung weiterer Rücklagen begründet werden. Der reine Vermögensbestand einer Eigentümergemeinschaft ist hingegen nicht im Wirtschaftsplan auszuweisen.
Die konkrete Gestaltung des Wirtschaftsplans wird im Gesetz nicht vorgeschrieben und steht damit grundsätzlich im Ermessen der Hausverwaltung. Allerdings muss die Ausgestaltung ordnungsgemäßer Verwaltung entsprechen und den eben aufgeführten Mindestinhalt enthalten. Weiterhin muss der Wirtschaftsplan für einen durchschnittlichen Wohnungseigentümer in zumutbarer Weise verständlich sein und ohne Weiteres von diesem überprüft werden können.
Aufgrund der Relevanz des Wirtschaftsplans, findet sich dieser auch in der Software von etg24 wieder. Der Wirtschaftsplan ist für jede Eigentumswohnung von Bedeutung.
Wie bereits erwähnt, dient der Wirtschaftsplan als Grundlage für den Beschluss der Eigentümer über die Vorschüsse zur Kostentragung und den vorgesehenen Rücklagen, § 28 Abs. 1 S. 1 WEG. Diese Beschlüsse wiederum werden regelmäßig in der Eigentümerversammlung gefasst. Um den Eigentümern eine fundierte Vorbereitung dieser Beschlüsse zu ermöglichen, erscheint es sachgerecht, ihnen den Wirtschaftsplan schon vorab im Rahmen der Einladung zur Eigentümerversammlung zukommen zu lassen. Hierzu ist der Einladende gem. § 23 Abs. 2 WEG grundsätzlich auch verpflichtet. Über die Software von etg24 kann die Einladung und damit auch der Wirtschaftsplan digital an alle Eigentümer versendet werden. Auch der gesamte Prozess rund um die Versammlung von der Vollmachtenvergabe bis zur Beschlusssammlung kann über die Software etg24 digitalisiert werden.
Der Wirtschaftsplan wird bei den persönlichen Dokumenten der Eigentümer in der Hausverwaltungssoftware hinterlegt, sodass sich jederzeit über die persönlichen Verpflichtungen in Form der Vorschüsse gegenüber der Gemeinschaft informiert werden kann.
Wird eine Sonderumlage notwendig, kann etg24 besonders bei kleineren Gemeinschaften sehr praktisch sein. Mit etg24 besteht die Möglichkeit, blitzschnell einen Umlaufbeschluss zu erstellen und durchzuführen. Dabei können alle Eigentümer mit wenigen Klicks in ihrer App abstimmen.
Der Wirtschaftsplan ist für die finanzielle Stabilität einer Wohnungseigentümergemeinschaft von herausragender Bedeutung. Anhand des Wirtschaftsplans werden die voraussichtlichen Ausgaben berechnet und den Einnahmen gegenübergestellt. Während Ausgaben für alles Mögliche, wie Reparatur- und Instandhaltungsarbeiten, anfallen können, stellt die Haupteinnahmequelle einer Wohnungseigentümergemeinschaft das sogenannte Hausgeld dar. Unter Hausgeld versteht man Leistungen, die von allen Eigentümern, entsprechend ihrer Miteigentumsanteile oder anderweitig vereinbarter Verteilungsschlüssel, an die Gemeinschaft zu entrichten sind. Die Höhe des Hausgeldes der Eigentümer wird in den Einzelwirtschaftsplänen festgelegt. Zusammen mit dem Gesamtwirtschaftsplan und den Beträgen für Rücklagen stellen diese die Liquidität der Gemeinschaft sicher.
Der Wirtschaftsplan einer Immobilie ist damit sowohl für gegenwärtige Eigentümer der Gemeinschaft, als auch für potentielle Kaufinteressenten von großer Bedeutung. Darüber hinaus ist der Wirtschaftsplan auch für Mieter, welche sich über die finanzielle Lage des Mietobjekts informieren wollen, von Relevanz. Mithilfe der Dokumentenmanagement-Software von etg24 erhalten die Eigentümer jederzeit Zugriff auf bereits aufgestellte Wirtschaftspläne, sowie etwaige Änderungen. Diese können dann bei Bedarf auch Dritten, wie potentiellen Erwerbern oder Mietern zur Verfügung gestellt werden. Hierdurch wird eine effektive Haus- und Immobilienverwaltung sichergestellt.
In einer Immobilie fallen grundsätzlich viele Aufgaben an, die der Erhaltung und Nutzung des Objekts dienen. Um eine sachgerechte Verwaltung sicherzustellen, werden in der Praxis häufig externe Verwalter mit der Wahrnehmung beauftragt. Fraglich ist, ob es sich auch für die Immobilienverwaltung von kleinen Objekten lohnt, einen Verwalter zu bestellen und ob diese gegebenenfalls sogar dazu verpflichtet ist.
Die Anforderungen an ein Gebäude können sich im Laufe der Zeit ändern, sodass bauliche Veränderungen erforderlich werden.
Wann eine bauliche Veränderung – insbesondere in Abgrenzung zu einer Erhaltungsmaßnahme – vorliegt, ob eine solche ohne Weiteres durchgeführt werden kann und wer die Kosten einer solchen Maßnahme zu tragen hat, wird Ihnen in diesem Blogbeitrag erläutert.
Eigentümer haben die Kosten für die Instandhaltung des Objekts selbst aufzubringen. Um von diesen nicht überrascht zu werden und die Existenz der Eigentümer, bzw. die Instandhaltung der Immobilie, zu gefährden, verpflichtet das Wohnungseigentumsgesetz Wohnungseigentümergemeinschaften dazu, eine angemessene Instandhaltungsrücklage zu bilden. Was genau eine Instandhaltungsrücklage ist, wann diese angemessen ist und wer sie zu zahlen hat, wird Ihnen in diesem Blogbeitrag erläutert.
Michaela Knodt | HEAD OF SALES
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