Erfolgsmodell: Der innovativste Prozess eines Umlaufbeschlusses nach § 23 Abs. 3 WEG?

Erfolgsmodell Umlaufbeschluss?

Nach einem Jahr digitalem Umlaufbeschluss mit etg24 möchten wir den über 300 Immobilienverwaltungen danken, die diesen vollständig neu entwickelten Prozess zur digitalen Beschlussfassung in ihren verwalteten Wohnungseigentümergemeinschaften eingesetzt haben. 

Bei Einführung der Funktionserweiterung waren wir uns sicher, dass die gesetzliche Änderung durch die WEG-Reform den verstaubten Umlaufbeschluss zu neuem Leben erwecken wird. Eine integrierte und vollautomatische Lösung in unserem Online-Portal war deshalb die logische Konsequenz.

Hatten wir rückblickend Recht damit? Wie viele Umlaufbeschlüsse wurden bereits digital über etg24 gefasst? Wurde die Ausnahme der Allstimmigkeit nach § 23 Abs. 3 S. 2 WEG in der Praxis angenommen und umgesetzt? Ist die Beschlussfassung nun einfacher, schneller und hat den Verwalteralltag revolutioniert? Was sagen die Eigentümer über die neue Möglichkeit?

Als Softwareanbieter können wir quantitativ Antworten auf einige dieser Fragen liefern und einen Einblick in den Querschnitt der Branche bieten. Darüber hinaus erfahren Sie von fünf etg24 nutzenden Verwaltungen, wie der digitale Umlaufbeschluss ihre Verwalterpraxis persönlich verändert hat.

Zahlen, Daten und Fakten

Seit Veröffentlichung unserer neuen Funktion wurden mehr als 1.500 Umlaufbeschlüsse durchgeführt. Es fanden dabei 76.756 digitale Stimmabgaben von insgesamt 8.445 Online-Eigentümern statt (Stand Okt / 2022). Mit einer solch hohen Anwendungszahl hatten wir selbst nicht gerechnet. Normalerweise dauert es immer eine gewisse Zeit, bis eine neue Funktion in der Breite ankommt. Aber beim Umlaufbeschluss haben wir einen Prozessnotstand vorgefunden.

Ein ebenso spannendes Ergebnis ist, dass nur noch 50 % der Umlaufbeschlüsse die bisher bekannte Allstimmigkeit als Mehrheitserfordernis eingestellt hatten. Das bedeutet, dass die andere Hälfte der Umlaufbeschlüsse auf die neue Regelung des WeMoG §23 Abs. 3 S.2 zurückgegriffen hat. Danach können die Wohnungseigentümer beschließen, dass für einen einzelnen Gegenstand die Mehrheit der abgegebenen Stimmen im Umlaufverfahren genügt. Es liegt natürlich auf der Hand, dass Umlaufbeschlüsse mit einer einfachen Mehrheit häufiger angenommen wurden. Die Quote lag hier bei 73 Prozent. Umlaufbeschlüsse mit dem Erfordernis der Allstimmigkeit sind zu 45 Prozent zustande gekommen.

Abstimmung

Verwalterinnen und Verwalter berichten aus der Praxis

Frau Michaela Neuhäusel, Traumverwaltung Neuhäusel (34 digitale Umlaufbeschlüsse über etg24)

„Ich finde den digitalen Umlaufbeschluss bombastisch. Als Einzelunternehmerin ist für mich besonders großartig, dass ich die Abstimmung einfach digital und zeitlich flexibel vorbereiten kann. Das geht auch mühelos mal abends geschwind am Laptop von zu Hause aus. Wenn ich so weit bin, veröffentliche ich die Abstimmung Ad-hoc auf Knopfdruck. Wie viel Zeit ich durch den neuen Prozess über etg24 spare, kann ich gar nicht in Worte fassen und bemessen. Die Ersparnis ist so enorm. Es ist für mich wie ein Jackpot. Ich habe auch direkt nach Einführung des WeMoGs die einfache Mehrheit für verschiedene Themen beschlossen und deshalb schon viele Beschlüsse über etg24 gefasst. Von den Eigentümern erhalte ich nur positives Feedback. Aber auch einstimmige Beschlüsse konnte ich über etg24 zustande bringen. Aktuell hat eine Eigentümergemeinschaft bspw. einstimmig die Beauftragung eines Rechtsanwaltes im Umlaufverfahren beschlossen. Das hätte ich in dem Fall zwar nicht unbedingt machen müssen, aber ich hole gerne die Eigentümer mit ins Boot. Das ist mir wichtig und diese Transparenz schätzen die Kunden sehr. Außerdem erspare ich mir dadurch viele zeitfressende Rückfragen. Auch meine Eigentümerversammlungen mache ich über etg24. Selbst eine 92-jährige Eigentümerin ist begeistert. Zwar besitzt sie schon ein Smartphone, möchte sich nun zusätzlich einen Laptop und Internet zulegen, um bei der nächsten Versammlung selbst online von zu Hause aus teilnehmen zu können. Sie merken, ich komme aus dem Loben der neuen Abstimmungs-Funktion gar nicht mehr raus. Ich kann uneingeschränkt sagen, dass der Umlaufbeschluss aber auch die Versammlung über etg24 eine Erfolgsgeschichte ist, da habe ich keinen Hauch eines Zweifels.“

Frau Franziska Grampe, IMMOBILIEN INTERPRES GmbH (28 digitale Umlaufbeschlüsse über etg24)

„Die Novellierung des WeMoG und die Funktionserweiterung im Kundenportal hat dazu geführt, dass wir mehr Umlaufsbeschlüsse durchführen. Seitdem machen wir all unsere Umlaufbeschlüsse nur noch über etg24, egal ob 100 % der Kunden online registriert sind oder nicht. Denn etg24 ist schon mit allen Daten für die Beschlussfassung gespeist und die Durchführung dadurch viel einfacher und schneller. Es sind bspw. bereits die Miteigentumsanteile und Köpfe für die Abstimmung hinterlegt. Auch erkennt das System, für welche Eigentümer der automatisch generierte Stimmzettel noch postalisch zu versenden ist. Aus diesem Grund werden wir auch bei fast analogen Eigentümergemeinschaften, wie z.B. einer Seniorenwohnanlage, bevorstehende Umlaufbeschlüsse über das Portal durchführen. In diesen Gemeinschaften bekommen die meisten zwar noch Post, trotzdem ist der Prozess über etg24 für uns maximal einfach und erleichtert uns die Arbeit ungemein. Insgesamt führen wir Umlaufbeschlüsse viel lieber als früher durch, da es einfach schneller geht. Grundlage ist aber natürlich, dass alle Daten in etg24 ordentlich gepflegt sind. 

Die Herabsetzung auf eine einfache Mehrheit nach § 23 Abs. 3 S. 2 WEG war und ist für uns sehr wichtig. Gerade in Zeiten von Corona und Kontaktbeschränkungen haben wir, sobald die Möglichkeit bestand, die Versammlung einberufen, auch wenn noch nicht alles beschlussreif war. Wir konnten in der Versammlung alle Themen besprechen und einen Absenkungsbeschluss fassen, um über den Sachverhalt später im Umlaufverfahren zu beschließen. Dabei kündigen wir in den Versammlungen direkt an, dass der Umlaufbeschluss digital über etg24 durchgeführt wird. Auch toll ist, dass wir alle Unterlagen zur Beschlussfassung und Information der Eigentümer digital hinterlegen können und viel weniger Papier drucken und verschicken. Außerdem nutzen wir die Möglichkeit der Live-Vorschau, damit jeder Eigentümer den aktuellen Stand der Abstimmung einsehen kann. Mehrheitlich bekommen wir Lob für etg24. Klar gibt es manchmal ältere Menschen, die anrufen und Startschwierigkeiten haben. Jedoch konnten wir diesen am Telefon schnell erklären, wie sie digital im Portal abstimmen können. Die Allermeisten finden toll, dass die Abstimmung so unkompliziert läuft, sie nichts ausdrucken, ausfüllen und zurückschicken müssen. In jedem Fall ist der Umlaufbeschluss dank WeMoG und etg24 für uns eine Erfolgsgeschichte. Wir hoffen, dass wir mit der digitalen Versammlung an diesen Erfolg anknüpfen können, denn nächstes Jahr möchten wir auch unsere Eigentümerversammlungen über etg24 durchführen.“

Frau Brigitte Reintgen, Hausverwaltung Brigitte Reintgen (28 digitale Umlaufbeschlüsse über etg24)

„Der digitale Umlaufbeschluss in etg24 ist genial! Seit der digitalen Möglichkeit und natürlich dem neuen WeMoG als Türöffner haben wir mehr Umlaufbeschlüsse als früher getätigt. Besonders die Regelung nach § 23 Abs. 3 S. 2 WEG erleichtert uns das Leben. Es entspannt unsere Verwalterpraxis sehr. Nun können wir auch mal mit nur einem Angebot in die Eigentümerversammlung gehen, wenn aufgrund der aktuellen Situation keine drei Angebote mit einem notwendigen Haltbarkeitsdatum von mindesten 5 Wochen zum Zeitpunkt der Einladung vorliegen. Dort beschließen wir über die weiteren Angebote einen Umlaufbeschluss mit einfacher Mehrheit zu tätigen. Auch die Eigentümer nehmen die neue Möglichkeit sehr dankbar an. Die Durchführung über etg24 spart uns enorm viel Zeit. Ich schätze mindesten 50 %, wenn nicht sogar mehr. Ich muss nicht alles ausdrucken, sortieren, zur Post geben, den postalischen Rücklauf wieder erfassen und so weiter. Bei den Eigentümergemeinschaften, bei denen wir bisher Umlaufbeschlüsse über etg24 durchgeführt haben, liegt die Registrierungsquote bei ca. 99 %. Das heißt, ich habe nur noch vereinzelt Eigentümer, die per Post abstimmen. Was außerdem sehr angenehm an der Lösung ist, dass die Eigentümer gut damit zurechtkommen. Das Häkchen digital im Kundenportal zu setzen, bekommt jeder Eigentümer hin. Auch für uns als Verwaltung ist es ausgesprochen intuitiv den Umlaufbeschluss über etg24 durchzuführen. Der digitale Umlaufbeschluss ist für mich ganz klar eine Erfolgsgeschichte aus rechtlicher Sicht als auch aus Sicht der digitalen Umsetzung in etg24.“

Herr Thomas Nitsche, GERBURG Grundstücks- und Hausverwaltungs GmbH (23 digitale Umlaufbeschlüsse über etg24)

„In Kombination mit dem WeMoG ist etg24 die perfekte Umsetzung des digitalen Umlaufbeschlusses gelungen. Seit der Einführung des Gesetzes und der Funktionserweiterung führen wir definitiv mehr Umlaufbeschlüsse durch. Wir haben in den Eigentümerversammlungen Werbung für den digitalen Umlaufbeschluss im Kundenportal gemacht und die neue Lösung vorgestellt. Gerade die Möglichkeit der Beschlussfassung mit einfacher Mehrheit nach einem Absenkungsbeschluss nutzen wir dadurch jetzt regelmäßig.

Ein Beispiel: Wir mussten in einer Versammlung kurzfristig über die Notwendigkeit einer Erhaltungsmaßnahme informieren und haben dabei gleichzeitig per Beschluss einen Sachverständigen damit beauftragt, ein Leistungsverzeichnis zu erstellen sowie darauf basierend Vergleichsangebote einzuholen. Über die anschließende Vergabe des Auftrages waren die Eigentümer bereit, im Umlaufverfahren abzustimmen. Dazu wurde ein Absenkungsbeschluss gefasst, sodass dieser später mit einfacher Mehrheit zustande kommen konnte. Der große Vorteil an der elektronischen Durchführung ist, dass wir das Leistungsverzeichnis, die Angebote, die Vergabeempfehlung des Sachverständigen sowie von uns aufgenommene Fotos zum Sachverhalt problemlos im Kundenportal digital hinterlegen konnten. Dadurch hat der Eigentümer deutlich mehr Unterlagen zur Verfügung, um sich eingehend mit der Thematik zu beschäftigen und kann eine weitaus fundiertere Entscheidung treffen.
Ein weiterer großer Vorteil am neuen Prozess ist die Zeit- und Kostenersparnis. Das Anlegen im Portal geht intuitiv und einfach, als Verwaltung sparen wir uns außerdem zum Großteil den Postversand, da die Masse unserer Kunden das Portal schon nutzt. Der elektronische Umlaufbeschluss selbst ist über etg24 für uns quasi kostenlos, da wir die etg24 Pro Version ohnehin nutzen. Besonders komfortabel finde ich die automatische Berechnung und Visualisierung des Ergebnisses. Und auch von unseren Eigentümern bekamen wir ausschließlich positives Feedback. Sie bekommen über das Kundenportal mehr Informationen, das Abstimmen ist kinderleicht und verursacht keinerlei Aufwand.  

Ich bin fest davon überzeugt, dass der Umlaufbeschluss nach § 23 Abs. 3 S. 2 WEG in den kommenden Jahren noch weiter an Bedeutung gewinnen wird. Insbesondere bei den steigenden Preisen kann der Verwalter sich über vorsorgliche Absenkungsbeschlüsse die Anpassung des Wirtschaftsplanes bzw. Sondervorschüsse zur Liquiditätssicherung einholen. Dies spart außerordentliche Eigentümerversammlungen und erlaubt die exakte Anpassung der Pläne oder Vorschüsse an die tatsächlichen Gegebenheiten. Die anschließende Durchführung der Umlaufbeschlüsse über etg24 kann ich nur empfehlen.“

Frau Hella Vestner-Lieb, H. Vestner GmbH Dienstleistungen (17 digitale Umlaufbeschlüsse über etg24)

„Wir sind begeistert. Die Erstellung eines Umlaufbeschlusses über etg24 ist denkbar einfach. Besonders gut finden wir, dass die im System vorgegebenen Strukturen durch den Prozess durchleiten und wir somit nichts vergessen können. Die Zeit- und Papierersparnisse durch die neue Lösung sind erstaunlich. Wir sparen bestimmt die Hälfte der Zeit. Seit dem WeMoG und der digitalen Abstimmung in etg24 führen wir auch mehr Umlaufbeschlüsse durch. Insbesondere die neue Möglichkeit der einfachen Mehrheit nach einer Versammlung nutzen wir sehr gerne. Die Eigentümer schätzen die Transparenz. Sie können online zu jeder Zeit die verkündeten Beschlüsse einsehen und wissen immer, was gerade läuft. Auch die Einfachheit und Effizienz der Abstimmung kommt gut an. Die Mehrheit kam ohne Probleme zurecht, vereinzelte Rückfragen konnten wir schnell beantworten. Der Umlaufbeschluss ist definitiv eine Erfolgsgeschichte. An dieser Stelle möchten wir noch ein großes Lob ans etg24 Team aussprechen, welches immer gut erreichbar ist und uns tatkräftig zur Seite steht.“

Fazit

Die ausgewerteten Zahlen aus unserer Hausverwalter Software als auch die Befragung einiger Kunden zeigt ein klares Bild: Das WeMoG und die integrierte sowie innovative Umsetzung des Umlaufbeschlusses im Portal etg24 ist eine Erfolgsgeschichte. Über 1.500 Umlaufbeschlüsse und 76.756 digitale Stimmabgaben von insgesamt 8.445 Online-Eigentümern zeigen: Der digitale Prozess funktioniert mühelos. Außerdem ist die einmalige Integration im Kundenportal für alle beteiligten Personen eine wahre Arbeitserleichterung. Die Nutzer sind sich einig, die Aufwandseinsparungen sind enorm. Auf Verwalterseite schätzen die meisten Kunden eine Einsparung von mindestens 50 Prozent. Auch die Eigentümer sind begeistert, da die Abstimmung digital im Portal für sie mit wenigen Klicks erledigt ist.  

Wir sind uns sicher, dass sich der Umlaufbeschluss weiter in der Praxis etabliert. Eine clevere Lösung, um jederzeit schnell und einfach eine Abstimmung zu starten, ist zu empfehlen. Nutzen Sie etg24, sind alle notwendigen Daten bereits im Portal hinterlegt und die Erstellung eines neuen Umlaufbeschlusses eine Sache von wenigen Minuten. Die Eigentümer stimmen in ihrer gewohnten Kundenportal-Umgebung ab und müssen sich nicht auf ein neues System zur Beschlussfassung umstellen.

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Erfolgsgeschichten mit etg24

"Bereits seit 9 Jahren nutzen wir das Kundenportal etg24 mit zunehmender Begeisterung als zentrale Kommunikationsplattform und digitales Verwalterbüro. Gerade in den vergangenen zwei Jahren, in denen persönliche Kontakte erheblich eingeschränkt werden mussten, waren wir sehr dankbar über die Möglichkeit, unseren Kunden alle wesentlichen Unterlagen digital über das Portal zur Verfügung stellen zu können. Ganz besonders begrüßen wir es, dass nun auch die in ihrer Bedeutung aufgewerteten Umlaufverfahren komfortabel über das Portal abgewickelt werden können. Auch mit der zwischenzeitlich neu geschaffenen „App-Funktion“ können wir die regelmäßigen Liegenschaftsbegehungen künftig effektiver ausführen und auswerten. Zudem wollen wir in diesem Jahr auch erste Versuche mit der Hybriden Eigentümerversammlung starten und freuen uns, dass dies jetzt auch über die neue Versammlungsfunktion in etg24 möglich ist."
Patrik Riesterer
Hausverwaltungen Riesterer
"Ein sehr gutes Tool, das permanent weiterentwickelt wird. Wir sind schon lange digital unterwegs, aber erst mit etg24 konnten wir die internen Abläufe in der Hausverwaltung perfektionieren. Das liegt auch daran, dass unsere Kunden mitziehen, weil die Bedienung intuitiv ist und keiner Handbücher bedarf. Einladung online mit allen Unterlagen automatisch zusammengefasst ist so unfassbar zeitsparend und auch die Umlaufbeschlüsse sind online eine Wohltat. Wir können hier nur Danke sagen und freuen uns schon auf weitere Neuerungen und die damit verbundene Zeitersparnis."
Friedrich J. Maier-Bode
"Ich bin total begeistert und es ist so, wie in der Schulung von Herrn Preißer angekündigt, die Eigentümer nehmen das Tool „Abstimmung“ gut an. Ich habe heute das erste schriftliche Umlaufverfahren in etg24 eröffnet und tatsächlich war nach 10 Minuten die erste Abstimmung eingetragen. Ich freue mich sehr über die Erweiterung."
Sandra Rudolph
AKV Immobilienverwaltungs GmbH
"etg24 stellt mit seiner Software ein hervorragendes und zeitgemäßes Tool für die digitale Immobilienverwaltung bereit. Die Zeitersparnis und die Erleichterung unseres Arbeitsalltags sind täglich spürbar. Auch den guten Support, der stets schnell und zuverlässig reagiert, möchten wir lobend hervorheben. Auch deshalb können wir sowohl die Firma als auch das Produkt etg24 uneingeschränkt weiterempfehlen."
Jacqueline Gill
Wüstenrot Haus- und Städtebau GmbH
"Unsere Kunden schätzen die Informationen und Kontaktmöglichkeiten sehr, da sie sich aufgrund des gut strukturierten Aufbaus sehr schnell zurechtfinden. Selbst Kunden und Redakteure des Unternehmens, die technisch nicht so versiert sind, kommen damit gut zurecht. Alles in allem können wir die Produkte von etg24 wirklich sehr empfehlen."
Ralf M. Ebinger
SGV Schwäbische Gebäudeverwaltung
"etg24 ist für uns weitaus mehr als nur eine cloudbasierte Datenbank. Aufgrund der immer größeren Anforderungen seitens unserer Kunden, kann über dieses Portal eine schnelle und transparente Bearbeitung verschiedenster Vorgänge erfolgen. Neben der Bereitstellung von Informationen und Unterlagen, welche unseren Kunden somit „rund um die Uhr“ abseits jeder Öffnungs- und Arbeitszeiten zur Verfügung stehen, lassen sich z. B. auch die z. T. komplexen Abläufe einer Sanierung über mehrere Monate in einem Vorgang komprimiert und für alle Kunden sowie Nutzer einsehbar übersichtlich darstellen. Aus diesen Gründen können wir etg24 mit bestem Wissen und Gewissen an sämtliche Kollegen weiterempfehlen."
Michael Keuter
Keuter Grundbesitzverwaltung GmbH
"etg24 hat unsere digitale Arbeitsweise in erheblichem Umfang positiv verändert und ist inzwischen zu einem vollständigen Archivierungstool für alle verwalteten Wohnungen geworden. Über 80 % unserer Eigentümer nutzen diese Plattform zur Kommunikation und die von uns regelmäßig bereitgestellten Informationen zu aktuellen Sachständen, bspw. bei der Beschlusserfüllung, der Beseitigung von Schäden und der Vorbereitung auf kommende Eigentümerversammlungen."
Joachim Sacher
GERBURG Grundstücks- und Hausverwaltungs GmbH

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Michaela Knodt | LEITUNG SALES & SUPPORT

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