WEG-Selbstverwaltung

Verwaltung durch die Eigentümer

Teilen sich mehrere Personen ein Objekt als gemeinschaftliches Eigentum, fallen diverse Aufgaben und Probleme an, die bewältigt und gelöst werden müssen: Das Objekt kann sich über die Jahre abnutzen, bauliche Maßnahmen können erforderlich werden oder vielleicht machen einzelne Bewohner des Objekts Probleme. Auch die laufende Buchführung über alle Geldflüsse, die Erstellung der Jahresabrechnung und des Wirtschaftsplans sind Kernelemente der ordnungsgemäßen Verwaltung. Diese Aufgaben und Probleme dürfen nicht ohne weiteres durch die einzelnen Eigentümer wahrgenommen werden, da diese andernfalls ihre Befugnisse überschreiten würden. 

Häufig wird deshalb ein externer Verwalter bestellt, allerdings kann die Eigentümergemeinschaft als solche unter gewissen Voraussetzungen auch selbst die Verwaltung in die Hand nehmen. Wie die Selbstverwaltung funktioniert, welche Vor- und Nachteile sich dadurch ergeben und in welchen Fällen eine WEG in die Selbstverwaltung gehen sollte, wird in diesem Beitrag erklärt.

1. Was bedeutet WEG Selbstverwaltung?

Die Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums wird im Rahmen der WEG Selbstverwaltung durch die Eigentümer wahrgenommen. Es wird in diesem Fall kein externer Verwalter bestellt. Die WEG in Selbstverwaltung stellt demnach eine unabhängige Form der Verwaltung dar. Hierbei ist zu unterscheiden zwischen der „echten Selbstverwaltung“ und der „unechten Selbstverwaltung“:

1.1. Echte WEG-Selbstverwaltung:

Die Eigentümer übernehmen sämtliche Verwaltungsaufgaben gemeinschaftlich, ohne einen externen Verwalter oder einen Verwalter aus den eigenen Reihen zu bestellen. Die Wohnungseigentümergemeinschaft ist dann „verwalterlos“. In diesem Fall braucht die WEG in Selbstverwaltung keinen Mustervertrag, welcher das Verhältnis zu einem Verwalter regelt. Vielmehr erfordert die echte WEG-Selbstverwaltung, dass beispielsweise Verträge von allen Eigentümern gemeinschaftlich zu schließen und zu unterzeichnen sind. Das kann sehr zeitaufwendig und kompliziert sein. Auch ist es nicht gestattet, einzelne Eigentümer durch einen einfachen Beschluss dazu zu bevollmächtigen. Es ist nur erlaubt, beispielsweise im Rahmen einer Vereinbarung, Miteigentümern eine Vertretungsbefugnis für spezielle Aufgaben oder Aufgabenbereiche zu erteilen. Im Rahmen dieser Kompetenzverteilung können Eigentümer, Verträge für die WEG abschließen und sonstige Rechtsgeschäfte mit Dritten schließen (Dienstleister, Handwerkern etc.). Zu beachten ist, dass die „echte Selbstverwaltung“ nur bei WEGs mit weniger als neun Sondereigentumseinheiten zulässig ist, § 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG.

1.2. Unechte WEG-Selbstverwaltung:

Die Eigentümer ernennen per Beschluss einen internen Verwalter aus den eigenen Reihen. Dieser Eigentümer übernimmt alle Aufgaben der Verwaltung selbstständig, wie ein externer Verwalter. Für den Fall, dass der interne Verwalter für seine Tätigkeit von der WEG mehr als eine Aufwandsentschädigung erhält, hat dieser die Berufszulassungsregeln für Verwalter gemäß § 34 c der Gewerbeordnung zu beachten. Neben der Notwendigkeit, eine Erlaubnis für Wohnimmobilienverwalter bei der Behörde einzuholen, trifft den „Eigentümer-Verwalter“ auch eine Weiterbildungspflicht. Außerdem gilt zu beachten, dass seit der WEG-Reform Eigentümer einen Anspruch auf einen zertifizierten Verwalter nach § 26a WEG haben, es sei denn, es bestehen weniger als neun Sondereigentumsrechte, ein Wohnungseigentümer wurde zum Verwalter bestellt und weniger als ein Drittel der Wohnungseigentümer verlangt die Bestellung eines zertifizierten Verwalters.

2. Ist eine WEG verpflichtet, einen Verwalter zu haben?

Eine Wohnungseigentümergemeinschaft ist nicht unbedingt dazu verpflichtet, einen Verwalter zu bestellen. Vielmehr obliegt die Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums zunächst grundsätzlich der Gemeinschaft selbst, § 18 Abs. 1 WEG. Nach § 19 Abs. 1 WEG kann die Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums durch Vereinbarung der Wohnungseigentümer geregelt werden. Ist eine solche Vereinbarung jedoch nicht vorhanden, beschließen die Wohnungseigentümer eine ordnungsgemäße WEG Verwaltung und Benutzung, vgl. § 19 Abs. 2 WEG. Der Gesetzgeber sieht für die ordnungsgemäße Verwaltung gemäß § 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG unter anderem einen zertifizierten Verwalter vor. Ausgenommen sind dabei kleine WEGs mit weniger als neun Sondereigentumsrechten (siehe Kapitel 1.2.). 

3. Selbstverwaltung in der WEG – was sind die Voraussetzungen?

Es stellt sich die Frage, welche Voraussetzungen in der Praxis erfüllt sein sollten, damit die Selbstverwaltung einer WEG funktionieren kann. Hier ist zunächst eine funktionierende Zusammenarbeit der Eigentümer zu nennen. Diese wird meist nur gegeben sein, wenn sich die Eigentümer untereinander gut verstehen. Denn im Rahmen der Selbstverwaltung müssen die Eigentümer Kompromisse eingehen und miteinander kooperieren. Eine solche Kooperation wiederum setzt eine klare Kommunikation und Transparenz innerhalb der Gemeinschaft voraus. Sind diese Voraussetzungen nicht erfüllt, wird eine sachgerechte und effektive Selbstverwaltung in den meisten Fällen scheitern. 

Weiterhin müssen Eigentümer vorhanden sein, die überhaupt bereit dazu sind, die anstehenden Aufgaben der WEG im Rahmen der Selbstverwaltung wahrzunehmen. Ein Anreiz hierfür könnte die WEG in Selbstverwaltung durch eine Aufwandsentschädigung setzen. 

Selbst wenn sich dann Eigentümer finden, die hierzu bereit sind, heißt das nicht, dass diese auch über ausreichend juristische und kaufmännische Fähigkeiten verfügen, um die Verwaltung sachgerecht wahrnehmen zu können. Dies kann dazu führen, dass Fehler in der Verwaltung des Objekts entstehen, die zur Haftung der Eigentümer führen. Für die WEG in Selbstverwaltung ist kein Haftungsausschluss vorgesehen, sodass diese grundsätzlich vollumfänglich schadensersatzpflichtig sein kann. Für solche Fälle kann der Abschluss einer Versicherung sinnvoll sein, dazu aber sogleich noch mehr. Weiterhin muss die WEG in Selbstverwaltung genügend Ressourcen aufbringen, um die Verwaltung effektiv gestalten zu können. Dazu gehört insbesondere ein System zur Verwaltung von Dokumenten und Informationen. Ein solches System für die WEG in Selbstverwaltung stellt die Software von etg24 dar. Welche Vor- und Nachteile diese bietet, wird im Folgenden noch erläutert.

4. WEG Selbstverwaltung oder externe Hausverwaltung?

Ob für eine WEG die Selbstverwaltung oder ein externer Verwalter sinnvoll sind, hängt von den individuellen Bedürfnissen und der Beschaffenheit der Gemeinschaft ab. Im Grundsatz lässt sich sagen, dass die Selbstverwaltung in der Regel nur bei kleineren WEGs sinnvoll sein wird, da die qualitativen und quantitativen Anforderungen  bei größeren WEGs meist sehr hoch sind.

Abgesehen davon haben beide Formen der Verwaltung ihre Vor- und Nachteile:

Selbstverwaltung:

Die Selbstverwaltung ist deshalb sinnvoll, weil die Interessen der Verwaltung in diesem Fall mit denen der Eigentümer gleichlaufen, wohingegen bei einem externen Verwalter auch das eigene Unternehmen und dessen Umsatz Berücksichtigung findet. Außerdem ist der Verwalter bzw. die Eigentümer bei der WEG in Selbstverwaltung stets vor Ort und daher über aktuelle Vorkommnisse informiert. Sie können sich dann direkt ein Bild von der Lage machen und schnell handeln. 

Andererseits ist zu beachten, dass eine WEG in Selbstverwaltung nur funktionieren kann, wenn es überhaupt Eigentümer gibt, die bereit dazu sind, Zeit in die anstehenden Aufgaben zu investieren. Dies wird wohl nur in einer Gemeinschaft der Fall sein, in welcher sich die Eigentümer untereinander gut verstehen. Darüber hinaus müssen diese auch über entsprechende juristische, technische und kaufmännische Kenntnisse verfügen, was häufig nicht der Fall sein wird.

Externe Verwaltung:

Ein externer Verwalter hingegen ist in der Regel sachkundig, hat die erforderliche Erfahrung und meist auch ein System, welches eine effektive Verwaltung des Objekts sicherstellen kann. Die Verwaltung des Objekts ist mit einem externen Verwalter „professioneller“ aufgestellt, als bei einer WEG in Selbstverwaltung. Zu beachten bleiben allerdings die finanziellen Nachteile für die WEG, welche durch die Vergütung des Verwalters entstehen. Insbesondere kleinere WEGs erhalten überhaupt sehr schwer eine professionelle Verwaltung und wenn ja, nur für eine auf die Einheitenanzahl heruntergebrochene hohe Verwaltervergütung. Der Grund hierfür ist, dass sich die Verwaltung kleinerer Gemeinschaften häufig wirtschaftlich kaum rentiert. Eine gewisse Grundgebühr bei der Verwaltung eines Objekts ist deshalb notwendig und gerechtfertigt. 

Andererseits ist zu beachten, dass eine WEG in Selbstverwaltung nur funktionieren kann, wenn es überhaupt Eigentümer gibt, die bereit dazu sind, Zeit in die anstehenden Aufgaben zu investieren. Dies wird wohl nur in einer Gemeinschaft der Fall sein, in welcher sich die Eigentümer untereinander gut verstehen. Darüber hinaus müssen diese auch über entsprechende juristische, technische und kaufmännische Kenntnisse verfügen, was häufig nicht der Fall sein wird.

5. Welche Aufgaben übernimmt eine WEG in Selbstverwaltung?

Auch die WEG in Selbstverwaltung hat die Aufgaben einer ordnungsgemäßen Verwaltung i.S.d. § 19 WEG wahrzunehmen. Dazu gehört insbesondere die Durchführung einer ordentlichen Eigentümerversammlung (vgl. § 24 I WEG), aber auch die Erstellung von Wirtschaftsplänen und Jahresabrechnungen (vgl. § 28 I, II WEG). Weitere Aufgaben sind beispielsweise die Kommunikation mit den Eigentümern und die Verwaltung von gemeinschaftlichen Ressourcen und Dokumenten. Kurz gesagt: Die WEG in Selbstverwaltung hat alle Aufgaben, die in einer WEG anfallen und unter Umständen sonst von einem externen Verwalter wahrgenommen werden, selbst wahrzunehmen.

6. Braucht man als WEG in Selbstverwaltung eine Versicherung?

Aufgrund der zumeist fehlenden Expertise der Eigentümer in einer WEG in Selbstverwaltung kann es dazu kommen, dass sich Fehler bei der Verwaltung des Objekts einschleichen. Diese können in unterschiedlichsten Bereichen auftreten, beispielsweise in Form von fehlerhaften Verträgen oder der Versäumung einer Frist. Dies kann dazu führen, dass sich die Eigentümer haftbar machen. Um sich im Falle einer solchen Haftung abzusichern, ist eine Vermögensschadenhaftpflichtversicherung für eine WEG in Selbstverwaltung von Nutzen. 

Darüber hinaus sollte auch eine Wohngebäude- und Elementarversicherung zur Absicherung gegen Schäden am Eigentumsobjekt, beispielsweise durch Feuer oder Unwetter, abgeschlossen werden. 

Darüber hinaus hängt die Versicherungssituation von der konkreten Gefahrensituation der Eigentümergemeinschaft und dem konkreten Objekt ab. Im Einzelfall sollte hierzu der Rat eines Profis eingeholt werden, um individuell sinnvolle Versicherungen abschließen zu können.

7. Was sollte man noch über WEG Selbstverwaltung bei etg24 wissen?

Mithilfe der Hausverwalter Software von etg24 wird die Wohnungsverwaltung eines Objekts unterstützt und die gesamte Eigentümergemeinschaft transparent über alle Aktivitäten der Verwaltung auf dem Laufenden gehalten. Die Software ermöglicht es, zahlreiche Aufgaben im Rahmen der Objektverwaltung einfach und digital wahrzunehmen. Dies gilt sowohl für die Fälle, in denen die Verwaltung von einem externen Verwalter wahrgenommen wird, aber auch für Fälle der WEG in Selbstverwaltung. So können beispielsweise Einladungen zu Eigentümerversammlungen online versendet, Umlaufverfahren mithilfe von etg24 durchgeführt, aber auch die Protokolle zur Eigentümerversammlung über etg24 einfach online gestellt und von den Nutzern eingesehen werden. 

Die WEG Verwaltung Software von etg24 unterstützt effektiv die sich selbst verwaltende Gemeinschaft und kann in bestimmten Fällen sogar mangelnde Kompetenz der Eigentümer durch Transparenz und benutzerfreundliche Bedienung wettmachen. Mithilfe von etg24 wird die Selbstverwaltung einer WEG insbesondere für kleine WEGs zu einer ernstzunehmenden Alternative gegenüber einem externen Verwalter.

8. Fazit

Die Verwaltungsaufgaben in einer Wohnungseigentümergemeinschaft können sowohl durch einen externen Verwalter, als auch durch die Gemeinschaft selbst wahrgenommen werden. 

Vor allem für kleine Objekte mit nur wenigen Sondereigentumseinheiten ist die Form der Selbstverwaltung eine sinnvolle Alternative, insbesondere deshalb, weil sich schwer Immobilienverwaltungen finden lassen, die kleine Objekte aufnehmen. Falls sich doch eine Verwaltung bereit erklärt, wird diese eine hohe Gebühr verlangen müssen. 

Die WEG in Selbstverwaltung hat einen Großteil der in Bezug auf das Objekt anfallenden Aufgaben, insbesondere diejenigen, die sonst von einem externen Verwalter übernommen werden, wahrzunehmen. Die WEG in Selbstverwaltung ist darauf angewiesen, dass sich ihre Eigentümer in den Prozess der Verwaltung mit einbringen und ihre Aufgaben sachgerecht wahrnehmen. Erforderlich hierfür ist ein einfaches und maximal transparentes System zur Ordnung und Systematisierung von Informationen und Daten. Ein solches System wird durch die Software von etg24 zur Verfügung gestellt. Dieses ermöglicht den Eigentümern eines Objekts eine sachgerechte und effektive Verwaltung und spart damit sowohl Zeit als auch Kosten.

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Wir sind für Sie da

Michaela Knodt | HEAD OF SALES 

Bei Fragen zu unserem Produkt steht unser Team Ihnen gerne Rede und Antwort. Auch falls Sie einmal Hilfe brauchen, sind wir natürlich gerne für Sie da.

Erfolgsgeschichten mit etg24

"Bereits seit 9 Jahren nutzen wir das Kundenportal etg24 mit zunehmender Begeisterung als zentrale Kommunikationsplattform und digitales Verwalterbüro. Gerade in den vergangenen zwei Jahren, in denen persönliche Kontakte erheblich eingeschränkt werden mussten, waren wir sehr dankbar über die Möglichkeit, unseren Kunden alle wesentlichen Unterlagen digital über das Portal zur Verfügung stellen zu können. Ganz besonders begrüßen wir es, dass nun auch die in ihrer Bedeutung aufgewerteten Umlaufverfahren komfortabel über das Portal abgewickelt werden können. Auch mit der zwischenzeitlich neu geschaffenen „App-Funktion“ können wir die regelmäßigen Liegenschaftsbegehungen künftig effektiver ausführen und auswerten. Zudem wollen wir in diesem Jahr auch erste Versuche mit der Hybriden Eigentümerversammlung starten und freuen uns, dass dies jetzt auch über die neue Versammlungsfunktion in etg24 möglich ist."
Patrik Riesterer
Hausverwaltungen Riesterer
"Ein sehr gutes Tool, das permanent weiterentwickelt wird. Wir sind schon lange digital unterwegs, aber erst mit etg24 konnten wir die internen Abläufe in der Hausverwaltung perfektionieren. Das liegt auch daran, dass unsere Kunden mitziehen, weil die Bedienung intuitiv ist und keiner Handbücher bedarf. Einladung online mit allen Unterlagen automatisch zusammengefasst ist so unfassbar zeitsparend und auch die Umlaufbeschlüsse sind online eine Wohltat. Wir können hier nur Danke sagen und freuen uns schon auf weitere Neuerungen und die damit verbundene Zeitersparnis."
Friedrich J. Maier-Bode
"Ich bin total begeistert und es ist so, wie in der Schulung von Herrn Preißer angekündigt, die Eigentümer nehmen das Tool „Abstimmung“ gut an. Ich habe heute das erste schriftliche Umlaufverfahren in etg24 eröffnet und tatsächlich war nach 10 Minuten die erste Abstimmung eingetragen. Ich freue mich sehr über die Erweiterung."
Sandra Rudolph
AKV Immobilienverwaltungs GmbH
"etg24 stellt mit seiner Software ein hervorragendes und zeitgemäßes Tool für die digitale Immobilienverwaltung bereit. Die Zeitersparnis und die Erleichterung unseres Arbeitsalltags sind täglich spürbar. Auch den guten Support, der stets schnell und zuverlässig reagiert, möchten wir lobend hervorheben. Auch deshalb können wir sowohl die Firma als auch das Produkt etg24 uneingeschränkt weiterempfehlen."
Jacqueline Gill
Wüstenrot Haus- und Städtebau GmbH
"Unsere Kunden schätzen die Informationen und Kontaktmöglichkeiten sehr, da sie sich aufgrund des gut strukturierten Aufbaus sehr schnell zurechtfinden. Selbst Kunden und Redakteure des Unternehmens, die technisch nicht so versiert sind, kommen damit gut zurecht. Alles in allem können wir die Produkte von etg24 wirklich sehr empfehlen."
Ralf M. Ebinger
SGV Schwäbische Gebäudeverwaltung
"etg24 ist für uns weitaus mehr als nur eine cloudbasierte Datenbank. Aufgrund der immer größeren Anforderungen seitens unserer Kunden, kann über dieses Portal eine schnelle und transparente Bearbeitung verschiedenster Vorgänge erfolgen. Neben der Bereitstellung von Informationen und Unterlagen, welche unseren Kunden somit „rund um die Uhr“ abseits jeder Öffnungs- und Arbeitszeiten zur Verfügung stehen, lassen sich z. B. auch die z. T. komplexen Abläufe einer Sanierung über mehrere Monate in einem Vorgang komprimiert und für alle Kunden sowie Nutzer einsehbar übersichtlich darstellen. Aus diesen Gründen können wir etg24 mit bestem Wissen und Gewissen an sämtliche Kollegen weiterempfehlen."
Michael Keuter
Keuter Grundbesitzverwaltung GmbH
"etg24 hat unsere digitale Arbeitsweise in erheblichem Umfang positiv verändert und ist inzwischen zu einem vollständigen Archivierungstool für alle verwalteten Wohnungen geworden. Über 80 % unserer Eigentümer nutzen diese Plattform zur Kommunikation und die von uns regelmäßig bereitgestellten Informationen zu aktuellen Sachständen, bspw. bei der Beschlusserfüllung, der Beseitigung von Schäden und der Vorbereitung auf kommende Eigentümerversammlungen."
Joachim Sacher
GERBURG Grundstücks- und Hausverwaltungs GmbH

Das sagen Eigentümer und Mieter

„Mit der Gestaltung und der Nutzung des Infoportals etg24 bin ich persönlich sehr zufrieden. Es ist von unschätzbarem Vorteil, wenn man alle aktuellen und auch zeitlich zurückliegenden Daten und Informationen zur Immobilie jeder Zeit im Portal abrufen kann.“
Erhard W.
Eigentümer aus dem Raum Stuttgart
„Eine wirklich übersichtliche Plattform für den Eigentümer. Die Benutzeroberfläche ist intuitiv und einfach zu bedienen, alle Kategorien sind sinnvoll und übersichtlich angeordnet. Dokumente findet man ohne Aufwand. Ladezeiten und Stabilität sind ausgezeichnet.“
Cornelia S.
Eigentümerin aus Berlin